L物业服务集团公司档案管理办法

　　GT-BF-ZHGL-005-20**(A/0)

　　1目的

　　为加强L物业服务集团有限公司档案管理工作，实现档案的科学管理，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》结合公司实际，特制定本办法。

　　2适用范围

　　适用于集团职能部门、在杭区域、分公司及控股子公司，参股公司遵照执行。

　　3职责

　　3.1 集团综合管理部为档案管理的归口管理部门，负责集团本部的档案管理，对其他职能部门、在杭区域、分子公司、专业公司的档案管理工作进行检查、监督、指导等，并负责本办法的解释和修订。

　　3.2 集团各职能部门为本部门档案的管理部门。

　　3.3 在杭区域、分子公司、专业公司综合管理部为本单位档案管理的管理部门。

　　3.4 集团本部、在杭区域、分子公司、专业公司应设立档案管理员，负责本单位、本部门、本系统档案的管理工作，并保持人员的相对稳定。文书档案管理员一般由综合管理部人员担任;合同档案管理员一般由物业管理部人员担任;业主档案由各物业服务中心指定专人担任;特种载体档案管理员由企业文化部人员担任，其他单位统一由综合管理部人员担任。档案管理员工作职责主要包括：

　　3.4.1 统筹规划档案管理工作，协助制定、实施档案管理办法;

　　3.4.2 负责文书档案、合同档案、业主档案、特种载体档案收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、利用、销毁工作。

　　4. 工作程序

　　4.1 定义

　　4.1.1 档案

　　档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有查考和利用价值的，以不同载体形式存在，并有不同内容特征的历史记录和原始凭证(包括文字、图表、图纸、声像、电子文件等)。包括文书档案、合同档案、业主档案和特种档案四大类。档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压资料。档案管理分为收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、利用、销毁八大操作程序。

　　4.1.2 文书档案

　　文书档案是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。

　　4.1.3 合同档案

　　合同档案是指《顾问咨询服务合同》、《早期介入服务合同》、《前期物业服务合同》、《物业服务合同》及涉及较大金额的委托合同、采购合同、房屋租赁合同和其它会对公司有重大影响不能即时履行完毕的合同。不包括劳动合同及其它内部责任承包管理协议。

　　4.1.4 业主档案

　　业主档案是指与业主有关的各类信息材料，包括业主购房资料、业主领房资料、业主房屋装修资料、业主入住资料、业主基本信息、业主健康信息、重大事项记录等。

　　4.1.5 特种档案

　　特种档案是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的，一般以非纸质材料为信息载体的历史资料，主要分为声像档案、电子档案、实物档案三大类。

　　4.2 档案管理的构成

　　档案管理是指对档案进行收集、整理、归档、保管、统计、利用、鉴定、销毁等一系列过程的管理。

　　4.2.1 档案收集，是指对凡是反映公司经营管理活动、具有查考利用价值的书面文件材料收集的过程。

　　4.2.2 档案整理，是指遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，并区别不同的价值，以便于保管和利用的整理过程。

　　4.2.3 档案归档，是指在工作中形成的具有保存价值的应归档的文件材料的归档过程。

　　4.2.4 档案保管，是指档案置于档案库房中保管过程。

　　4.2.5 档案统计，是指与档案管理各项工作同步进行统计的过程。

　　4.2.6 档案利用，是指填写利用登记表单、审批、借阅、归还等环节形成的系列活动。

　　4.2.7 档案鉴定，特指对已超过保管期限的档案进行再次鉴定的活动。

　　4.2.8 档案销毁，是指对鉴定无利用价值的档案进行销毁的活动。

　　4.3 档案管理的内容

　　4.3.1 档案的收集

　　凡是反映公司经营管理活动、具有查考利用价值的文件、载体材料均属档案范围。集团综合管理部档案管理员负责集团本部及本部门档案的收集;集团各职能部门档案管理员负责本部门及本系统档案的收集;各单位档案管理员负责本单位档案的收集。

　　4.3.1.1 文书档案、合同档案具体收集对象如下：

　　a)政府机关或行业管理部门的文书材料等。

　　b)公司董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料。

　　c)公司控股、参股的分子公司、专业公司的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料。

　　d)公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料。

　　e)公司印发的各种正式文件的签发单、审核稿。

　　f)公司给上级部门的情况汇报及请示等。

　　g)公司下属各单位、部门的请示和公司的批复文件。

　　h)公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等。

　　i)公司各类调研工作形成的文件材料。

　　j)公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、成本等各类数据资料。

　　k)各类投诉处理材料。

　　l)公司法律纠纷处理材料。

　　m)公司的工商登记资料，所属公司报送的工商登记备案资料。

　　n)公司各类资质、权属证书，所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料。

　　o)公司大事记、简介。

　　p)公司《章程》及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件。

　　q)公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册。

　　r)公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等。

　　s)公司文书材料、合同、协议等。

　　t)公司重要的各类协议合同，所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料。

　　u)其它各类相关资料。

　　4.3.1.2 业主档案具体收集对象如下：

　　收集与业主有关的各类信息材料，包括业主购房资料、业主领房资料、业主房屋装修资料、业主入住资料、业主基本信息、业主健康信息、重大事项记录等。具体收集的种类详见《业主档案管理办法》。

　　4.3.1.3 特种档案具体收集对象如下：

　　a)声像档案指公司在经营活动中形成的，具有保存价值的以音响、影像等方式记录、辅以文字说明能并反映公司的主要职能活动和工作成果的历史资料。包括照片、录音带、录像带等，其中照片档案由底片、照片及文字说明构成;公司领导、各级党政领导和著名人物参加的与公司有关的重大活动;公司组织或参加的重要会议、公司领导参与的重要活动等;记录公司重大事件和其他特殊现象;反映公司业务质量的情况;其他经典楼盘的物业管理调研资料;公司广告宣传内容;其他具有保存价值的声像资料。

　　b)电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，其存储介质主要有磁盘(硬盘、软盘)、磁带、光盘和U盘等。电子档案需实行纸质文件和电子文件双套归档。具体收集范围：公司行政管理与业务管理活动中形成的各种文本文件;利用计算机辅助设计等技术形成的具有查考利用价值的图形文件和模型文件;公司使用的各种数据文件;设备运行所需要的操作系统。

　　c)实物档案是指公司在经营活动中，形成的一些反映公司工作史实的实物材料，如锦旗、奖杯、牌匾及其他具有历史和纪念意义或保存价值的实物材料。各单位综合管理部负责公司特种档案的收集工作，公司其他职能部门应配合做好特种文件的整理、收集工作。

　　4.3.1.4 收集时间

　　a)各单位、部门档案管理员对各类档案应随时收集。

　　b)各单位档案管理部门应随时查询、收集特种文件，相关职能部门应在工作完成后的一个月内将基础材料整理成符合收集要求的特种资料，其中电子档案需一式二份(一份供存档，一份供调阅)，相应的文字资料应同时交本档案管理部门。

　　4.3.1.5 收集要求

　　a)各类档案要收集齐全，包括档案的事由、时间、地点、人物、背景等。

　　b)特种档案除收集齐全外，应在档案上标明名称、数量、编制部门、编制日期、密级等。

　　c)照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。

　　d)磁带(软盘)盒上应标明软件名称、文件数、编制部门、编制日期、密级等。

　　e)录音带盒上应标明讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间、录制日期和密级等。

　　f)录像带盒上需标明摄制时间、摄制部门、规格、制式、密级等;奖杯、牌匾等应写明背景情况。

　　g)电子文件必须是可读文件，若有加密，应告知密码。

　　h)所有准备归档的特种文件必须在有关的设备上演示检测，运转正常才能归档。

　　i)声像档案或电子档案中如存放多份文件，资料提供部门应建立文件目录清单。

　　4.3.1.6 各单位综合管理部门确认归档资料符合要求后，应填写移交清单一式两份，由双方经办人签字，一份由相关部门保存，一份由各单位综合管理部门接收。

　　4.3.2 档案的整理

　　档案整理，是指遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，并区别不同的价值，以便于保管和利用的整理过程，一般包括档案的分类、排列、编号、编目等过程。

　　档案分类：按年度分类，指根据文件形成和处理的年度对档案进行分类。一般档案以文件签发日期(落款日期)为准，跨年度形成的文件，统一以办结年度为准;文件没有标注日期的，通过分析、对照等方法，考证和推断文件的日期;按问题分类，指按照文件内容所说明的问题对文书档案进行分类。按保管期限分类，指按照时间分永久、长期、短期三种。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去。长期保存，一般是指档案须保存五年至二十年左右;短期保存，一般是指五年以下。后两者称为定期保存。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案，到保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存，特种档案的保存方式一般为永久保存。具体划分参见《文书档案归档范围及保管期限表》。

　　档案的排列，指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

　　档案编号，应根据类目和排列顺序逐件编号。档案整理时，在文件首页上端中间位置加盖归档章或左上角包角，并填写相关内容。归档章或包角应设置“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“件号”、“问题”等项。

　　全宗号年度室编件号

　　问题保管期限*馆编件号

　　示例1：

　　图1归档章式样(规格：45㎜×16㎜)

　　图2 包角式样

　　全宗号：集团综合管理部负责给在杭区域、分子公司、专业公司及有关部门/单位编制全宗号代号(详见附录5)。

　　年度：文件形成的年度，一般以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如20**。

　　保管期限：归档文件保管期限的简称，“永久”(20年以上)标注为“Y”,长期(5-20年)标注为“C”，短期(5年以下)标注为“D”。

　　件号：文件的排列顺序号，包括室编件号。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始流水标注。

　　问题：类目的问题名称或规范化简称，相应的类目名称和标注代码参见《文书档案归档范围及保管期限表》。

　　档案编目，应依据《文书档案归档范围及保管期限表》和室编件号顺序编制档案目录。档案目录用纸采用国际标准A4型(297mm×210mm),档案目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　示例2：

　　归档文件目录

　　件号责任者文号题名日期页数备注

　　件号：填写室编件号。

　　责任者：指制发文件的单位或部门，即文件的发文机关。

　　文号：即文件的发文字号。

　　题名：指文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。

　　日期：即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

　　页数：即每一件档案的页数，文件中有图文的页面为一页。

　　备注栏：注释文件需说明的情况。

　　4.3.2.1 文书、合同档案的整理：

　　a)集团实行集团、职能部门、物业服务中心分级立卷的制度，实行“谁办文，谁立卷”的原则，并由档案人员负责监督指导。集团文书、合同档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：各单位、部门综合管理部将办理完毕的公司文件资料和本部门档案管理专员将办理完毕的部门文件资料收集齐全，按年代--问题分类法组合立卷。第二层级：各单位、部门综合管理部对公司及本部门已经立卷归档的案卷按照年代--组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，并用编制案卷目录的方式固定下来。

　　b)公司文书、合同等档案采用“年度-问题-保管期限”的复式分类法进行分类。文书档案分类：按每年度下各问题分类，也可按照文件内容所说明的问题对文书档案进行分类。

　　c)合同分类：A类，《顾问咨询服务合同》、《早期介入服务合同》、《前期物业服务合同》、《物业服务合同》、《前期物业服务协议》等;B类，涉及较大金额的委托合同、采购合同、房屋租赁合同和其它会对公司有重大影响不能即时履行完毕的合同。以上B类合同不包括劳动合同及其它内部责任承包管理协议等。

　　4.3.2.2 业主档案信息的整理：

　　a)业主档案应按规划区块的幢、单元、房号的顺序进行排列。档案排列顺序一经确定，即对档案进行编号。档案编号方法采用自然数。

　　b)应指派专人负责业主档案的整理编号工作。

　　c)建立业主档案目录。

　　具体整理要求详见《业主档案管理办法》

　　4.3.2.3 特种档案的整理：

　　a)档案人员在将特种文件归档前，应首先填写《特种文件目录清单》;登记并验收合格后，将录音、录像带、磁盘等电子档案以及实物上贴上标签，按照年代--问题分类，按内容编号(同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编同一案卷号，然后每盘再依次编排序号)，写明相关内容;最后将具有共同主题内容的特种文件组成案卷，集中编放。

　　b)电子文件按其形成规律和自身特点可划分为文本文件、图像(纸)文件、数据文件和命令文件四部分。

　　c)文本文件应分门别类加以管理，可建立子目录系统加以分类;图像(纸)文件、命令文件应根据成套性原则按项目加以整理;数据文件根据其相关性加以整理。

　　4.3.3 档案的归档

　　档案归档，在工作中形成的具有保存价值的应归档的文件材料的归档过程，包括档案的立卷、案卷排列、编号、归档等过程。按归档内容、归档时间和归档程序，由档案管理员集中统一收集本单位、部门档案并进行预整理，所有员工不得据为己有或拒绝归档。

　　4.3.3.1 文书、合同档案等归档要求：

　　a)各单位综合管理部一般情况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　b)在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，合一立卷。

　　c)归档文件应按其形成年度分别立卷;跨年度的请示与批复在批复的年度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。

　　d)归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列、装订。

　　e)文书、合同等档案一般应按“件”装订。一般以每份文件、合同、协议等为一件，文件正本与审批件为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;请示与批复为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件。

　　f)文书、合同等档案装订时，应保持正本在前，审批件在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;批复在前，请示在后;不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

　　g)文书、合同等档案采用线装方式或包角方式。在文件装订边装订时，应将档案的左、下侧对齐，用三孔一线装订法装订;采用文件档案左上角包角装订时，应将文件左、上侧对齐，用胶水将每页文件左上角粘连。

　　h)文书、合同、协议等档案装订时，不得使用任何易生锈物或易腐蚀品。

　　4.3.3.2 业主信息档案归档要求：

　　a) 盒内资料首先应为业主档案目录。

　　b) 目录页后为按目录内容顺序放置业主相关资料，如内容增加，应及时在目录中予以登记。

　　c)制作并放置业主档案相关资料的档案盒应按顺序号排列在业主档案专用文件柜中。业主档案盒的制作详见《业主档案管理规程》(GT-BF-KF003-20**)。

　　4.3.3.3 特种档案归档要求

　　a)档案人员在将特种文件归档前，应首先填写《特种文件目录清单》;登记并验收合格后，将录音、录像带、磁盘等电子档案以及实物上贴上标签，按照年代--问题分类，按内容编号(同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编同一案卷号，然后每盘再依次编排序号)，写明相关内容;最后将具有共同主题内容的特种文件组成案卷，集中编放。

　　b)录音、录像等声像档案应有相应的文字说明，主要项目包括编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况、数量、备注等。实物档案的标签上应写明编号、实物名称、数量、特征、来源、获得者以及必要的说明。

　　c)照片一般将一项内容整理为一卷，内容相近的也可组成一卷。照片的编号，应先编每卷的卷号，再编每卷的页号，再编卷内照片的序号。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。

　　d)底片要先进行分类，再编号登入目录登记簿中。一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编一个底片号。底片号按收到的先后次序编号登记保管。底片目录登记簿包括如下项目：分类号、底片号、简要内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间、底片数量、技术状况、底片来源、收到日期、备考。其中底片号是上述项目中最重要的一项，编写在乳剂面的右上角，同时在保存的纸袋外面打上底片号。

　　e)特种档案根据涉及公司商业秘密情况分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级。档案人员在编目立档时应标明密级，并妥善保管好档案资料，严防外泄。

　　4.3.3.4 立卷

　　a)按排列顺序，依次编写页号。一个页面一个页号，页号位置在每页文件正面的右上角，背面的左上角。

　　b)照要求填写卷内文件目录和备考表。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件，按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清楚的，要查清，填入有关项内。

　　c)卷封面逐项按规定填写清楚，字迹工整、清晰，简明扼要，确切地反映卷内文件资料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，保管期限划分准确。

　　d)内文件资料要去掉金属物，对破损的文件资料应裱糊、复制。案卷必须装订整齐，采用三点一线装订法。装订前须经档案室人员复核。

　　4.3.3.5 案卷排列编号

　　a)案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序，一般按照时间先后依次排列。案卷排放的顺序一经确定，就应对各案卷逐个进行编号，案卷编号方法只能采用自然数，并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种，一种是统编，适用于案卷数量较少的情况;另一种为分编，即按案卷的类别、年度等分别编立从1号卷开始的号序。

篇2：集团公司档案管理办法

　　集团公司档案管理办法范本

　　第一章 总 则

　　第一条为了加强EE公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为EE公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

　　第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

　　第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

　　第四条EE公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。

　　第二章 归档范围

　　第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等)均属归档范围。

　　第六条上级机关文件材料应归档的有。

　　(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料;

　　(二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

　　(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七条公司文件材料应归档的有。

　　(一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件;

　　(三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;

　　(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;

　　(五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料;

　　(六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;

　　(七)反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;

　　(八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);

　　(九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;

　　(十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等;

　　(十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

　　(十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本;

　　(十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表;

　　(十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根;

　　(十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

　　(十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;

　　(十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

　　(十九)公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证;

　　(二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

　　第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

　　(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;

　　(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

　　第三章 立卷归档要求

　　第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。

　　第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

　　第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

　　第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

　　(二)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。

　　(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

　　(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

　　(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　(七)本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。

　　第四章 档案保管期限

　　第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

　　第十四条确定公司档案保管期限的原则

　　(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　第五章 档案的鉴定与销毁

　　第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

　　第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

　　第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

　　第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

　　第六章 档案的借阅

　　第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。

　　第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

　　第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

　　第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。

　　第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

　　第七章 罚 则

　　第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

　　第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例)进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

　　第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

　　第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

　　第八章 附 则

　　第三十条本办法由总公司办公室负责解释。

　　第三十一条各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

　　第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

篇3：公司文书档案管理办法(6)

　　公司文书档案管理办法(六)

　　1 总则

　　为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。

　　2 适用范围

　　本标准适用于公司文书档案管理。

　　3 术语和定义

　　文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。

　　4 管理职责

　　4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。

　　4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。

　　4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。

　　5 管理活动、程序及要求

　　5.1.文书档案收集

　　5.1.1文书档案收集的范围

　　5.1.1.1上级来文及资料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司历史档案。

　　5.1.1.4已撤消旧机构的档案。

　　5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

　　5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。

　　5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。

　　5.1.2文书档案的收集

　　5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。

　　5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。

　　5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。

　　5.2.立卷与归档

　　5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。

　　5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。

　　5.3文书档案的整理和保管

　　5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。

　　5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。

　　5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。

　　5.4.文书档案的统计和检查

　　5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。

　　5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。

　　5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。

　　5.5.文书档案的利用和借阅

　　5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司办公室主任批准后方可将档案借出。

　　5.5.2复制档案资料时，需经公司办公室主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途，并由文书档案室进行复印。

　　5.6.文书档案的鉴定和销毁

　　5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史，科学和现实价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。

　　5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查，核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。

　　5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。