FT物业企业档案分类编号办法
第一条 为了有利于档案的整理、保管和利用，有利于档案的规范化、标准化和现代化管理，特制定本办法。
第二条 按照FT物业管理有限公司的管理权限与岗位职责结合文件材料形成的特点，FT物业全宗档案分类原则是：按照档案的形成和来源、时间及内容的不同，分成若干类，并且结合各类档案的性质和特点分别进行管理。
第三条 根据《天津市企业档案管理规定》、《天津市物业管理企业档案管理工作指导意见》，FT物业企业档案共分为八大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、物业管理类、物业项目类、会计类和特殊载体档案(包括：声像档类、实物类及电子文件)及其他类。
各类档案根据其形成的特点和载体的不同，采取不同的分类方法：
(一)党群工作类、行政管理类、经营管理类和物业管理类属于文书档案范畴。包括：FT物业各职能部门在党群工作、行政管理、经营管理、市场扩展、物业管理及品质管理等项工作活动中形成的并办理完毕，具有保存价值和查考利用价值的文件、图纸、表格等文件材料。
文书档案的分类是按照大类-年度-保管期限分类法。根据文件材料的归档范围，按照文件自然形成的规律，保持文件之间的历史联系便于保管和利用的原则，结合文件的保管价值进行分类。
(二)物业项目管理档案是指FT物业对所承揽的物业服务项目管理过程中所收集的基础管理资料和管理过程中所产生的相关业务文件材料。物业项目档案按照文件材料的类别分为两个二级类目：项目基础管理类(包括基建类、设备类和业主档案类3个三级类目)和项目业务管理类(包括房屋管理、设施管理、环境管理、绿化管理等7个三级类目)。
(三)会计档案是指FT物业在会计工作中形成的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计专业文件材料。会计档案是按照会计工作的程序和保管价值分为凭证类、帐薄类、报表类和其它类四个二级类目。
(四)特殊载体档案包括：
1、声像档案是指FT物业在工程管理、房屋销售工作和党务、政务活动中形成的录音、录像、照片、光盘、磁盘等特殊载体的档案。
2、实物档案是指FT物业在项目管理工作及社会活动中受到上级表彰，有保存价值的奖章奖牌、证书奖状、奖杯锦旗及有关人员赠送的字画、题词、工艺品等物品。
3、电子档案是指在日常办公使用计算机形成的电子文件需要备份保存的并刻制光盘后归档的电子文件。
(五)其他类是指不能归入以上大类中保管的应归档的文件材料如：公开出版或内部出版刊物以及装修修缮工作的文件材料等。
第四条 档案排列与编号：
归档的文件材料经过分类、立卷后形成的档案，要按照一定的规律进行系统排列，确定每份文件和案卷在每类内的位置，编制文件“件号”和“案卷号”，使文件和案卷之间保持固定的位置，便于保管和利用。
(一)文书档案按文件级管理，以大类(问题)-年度-保管期限的顺序排列编制“件号”，按照保管期限的不同分别装入档案盒内保管。档案盒“盒号”的编制是在大类内按照永久-长期-短期的顺序逐年流水编制。
(二)物业项目管理类档案按照案卷级管理，根据物业服务项目的不同，在一个项目内按照服务专业结合时间顺序排列。
(三)会计档案在二级类目下按照保管期限[即：永久、25年、15年、5年]的顺序进行排列并编制案卷顺序号。根据会计档案产生案卷的数量，暂定为十年一流水编制案卷目录。
(四)声像档案在二级类目下按时间顺序分别进行排列并编制案卷顺序号，十年一流水编制案卷目录。
(五)实物档案在一级类目下按照时间顺序和二级类目的次序分别进行排列并编制案卷顺序号，十年一流水编制案卷目录。
(六)其他类档案按照档案形成的实际情况进行排列和编目。
第五条 归档案卷经过整理、分类、排列、编号后，要输入档案软件进行存储并打印出案卷目录、文件目录等各种检索工具，为档案的开发利用提供服务。
篇2：油品调运分公司档案分类规则
油品调运分公司档案分类规则
为规范工贸公司油品调运分公司档案管理工作，根据国家档案局《工业企业档案分类试行规则》及上级单位《档案分类规则》，结合本企业档案工作实际，制定本规则。
一、本规则明确了油品调运分公司档案的分类原则、类目设置及基本范围；
二、油品调运分公司档案分类原则是以公司全部档案为对象，充分反映企业的职能划分，并结合档案形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的科学管理和档案信息资源的开发利用。
三、油品调运分公司档案分类共设置9个一级类目，即党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品生产类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、特殊管理类。其类目名称、排列顺序统一使用油品调运分公司分类表（附后）标记，代码可根据企业分类情况以英文字母或阿拉伯数字顺序标记。
四、油品调运分公司档案分类二级类目按照企业管理职能和档案形成特点设置、档案分类表中的二级类目是企业进行档案分类的基本类目。二级类目的代码和排列顺序不作统一规定。
五、声像、事务等非纸质载体形式的档案，可按其载体形式的不同组织建立案卷目录，其保管要求应符合国家有关规定。
篇3：建筑工程公司档案分类管理说明
建筑工程公司档案分类管理说明
1文件档案的管理：
1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。
1.4 档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
1.6 文件档案纸张的规格以A4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2电子文档的管理：
2.1 收集、积累要求：
■记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。
■在"无纸化"计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩
方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。
■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.2 收集、积累方法：
■及时按照要求制作电子文件备份。
■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2.3 归档要求：
■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
3声像档案的管理：
3.1 声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片)，重要资料要附文字说明。
3.2 文字说明的编写要求：
■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
3.4 底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。
3.5 原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。