物业管理处对外发文规程

　　1、管理处在日常工作中经常需要通过书面形式与外界沟通、联系。对外发文体现公司的形象并可能涉及相关法律条款，管理处必须认真对待。

　　2、根据管理处工作性质，发文形式主要有对业户的公共告示和单位公文往来。

　　3、公共告示是指小区所有业户应了解的有关信息，如停电检修、水箱清洗、友情提示、宣传教育、缴款通知等内容。

　　4、公共告示应使用有公司标识的统一印制的报告纸，字体要求是：标题“黑体”、内容“仿宋体”，落款要写全称，并盖管理处公章。应做到文字规范，杜绝错别字。

　　5、公文往来是指管理处因工作关系与发展商、前任物业公司、业委会、合作供方、水、电、煤、环卫及居委、房管办等领导部门或相关部门之间的收发文。

　　6、公文文书除字体、文字的上述要求外，针对不同发文内容，还应注意文体、格式的规范。对外发文应及时报公司职能部门流转审核(填“发文审批流转表”)，总经理室审批，如有需要，由公司法律顾问进行复核。根据发文内容、性质的不同，决定落款的名称(公司或管理处);盖章按“印章管理操作规程”要求执行。

　　7、所有公共告示和公文往来都应做好分类归档工作，建立各类收发文的目录。公共告示要做好及时收回，注意时效;公文往来应做好签收或留存有关证据(如挂号、快递收据等)。收发文作为档案，按“档案管理操作规程”要求执行。

篇2：大学后勤管理处收发文管理办法

　　文书管理制度

　　--大学后勤管理处收发文管理办法

　　为充分发挥后勤管理处办公室牵头作用，确保后勤管理处办公程序规范、运转高效、服务优质、协调有方、督办有力，特制定本收发文管理办法。

　　一、发文管理规定

　　(一)发文办理指以后勤管理处名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。

　　(二)草拟

　　草拟公文应当做到：

　　1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出的新政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　3、公文的文种应当根据行文目的、相关职能部门的职权与主送部门的行文关系确定。

　　4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　6、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

　　7、应当使用国家法定计量单位。

　　8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　(三)审核

　　1、以后勤管理处名义拟制公文，必须要经过后勤管理处主要领导审阅，核准确需行文后，方可正式行文。

　　2、拟制公文时，对涉及学校其他部门职权范围内的事项，后勤管理处应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文;

　　3、如出现意见分歧，后勤管理处的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，后勤管理处可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请学校领导协调或裁定。

　　(四)会签

　　1、公文送后勤管理处领导签发前，应当由办公室进行审核并编制文号。审核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。

　　2、以后勤管理处名义签发的上行文，由后勤管理处主要负责人或者党务负责人签发;

　　3、以后勤管理处名义签发的下行文或平行文，属后勤管理处分管领导职权范围内的一般由分管领导签发。

　　①后勤管理处上行文由办公室拟稿。文件形成后，属后勤管理处的由处长签发，属党内的由后勤党总支书记签发。

　　处长(签发)

　　办公室(拟稿) 办公室(编号、打印、存档) 后勤党总支书记(签发)

　　②后勤管理处下行文或平行文由后勤管理处各中心办公室拟稿，分管副处长审核、签发。

　　各中心办公室(拟稿) 分管该中心业务的副处长(签发) 各中心办公室(编号、打印、存档)

　　③属于后勤管理处秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

　　办公室(拟稿) 处长(签发秘密标示) 行政主管(报送) 办公室(存档)

　　④后勤管理处发文机关代字有四种：

　　分别设为：后勤【发】、 后勤【字】、 后勤【函】、 后勤【会纪】。

　　(五)复核

　　1、公文正式印制前，后勤管理处办公室工作人员应当进行复核。

　　2、复核的重点是：行文方式是否妥当，格式是否统一规范，公文格式是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

　　3、由后勤管理处各中心草拟的公文如在复核过程中改动较大，应在修改后，请各中心负责人重新进行审核。

　　(六)印制

　　1、以后勤管理处名义签发的公文，由办公室统一安排印制、用印、登记、分发等工作。

　　①已签发的后勤管理处文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按后勤管理处文印管理规定处理。

　　②后勤管理处文件印制后，由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

　　2、公文原稿及时存档，需归档公文应及时移交档案室。

　　(七)、分发

　　1、后勤管理处的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

　　2、秘密文件由专人按核定的范围报送。

　　3、经签发的文件原稿送办公室存档。

　　二、收文管理规定

　　(一)后勤管理处对收到公文的办理过程，有签收、登记、审批、拟办、批办、承办、催办、归档等环节。

　　(二)签收

　　1、对签收收到的公文，办公室应当及时送后勤管理处领导圈阅批示，不得延误。

　　2、对标明紧急字样的公文，除及时送后勤管理处领导圈阅批外，应当明确标出办理时限。

　　(三)登记

　　收文登记的范围包括：

　　1、后勤管理处部门之间正式往来的各种收文，如上级机关(**大学)的政策性、指导性、交办性、参阅性公文;

　　2、后勤管理处各中心的呈请性公文;

　　3、平行或其他不相隶属机关(**大学各职能部门)的商洽性、询问性公文;

　　4、参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等;

　　5、重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料;

　　6、群众来信等。

　　(四)审批

　　1、审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当在处理单上明确签署意见，其他审批人签名视为同意;

　　2、没有具体工作事项的，签名表示已阅知。

　　(五)拟办

　　1、凡需后勤管理处及其所属中心贯彻执行、具体办理或阅知的公文均需拟办。

　　2、对上级来文的拟办，应提出要求办理、贯彻落实的后勤管理处具体中心或负责人;

　　3、对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办，需要明确指定负责复文的中心或负责人员，必要时注明时限。如：“拟请在×月×日办复”，“拟请×××同志负责办理”;

　　4、对需要联合办理的公文的拟办，应明确指定牵头负责部门，以免各中心之间互相争办或者相互推诿。

　　(六)批办

　　1、是指由后勤管理处主管领导人对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。

　　2、批办意见应规范地书写在《文件批办单》的批办栏内，一般不要写在公文的白边区上。

　　(七)承办

　　1、经后勤管理处主管领导批办后的公文，应交有关中心或负责人具体负责办理，以将批办意见落到实处。

　　2、在公文办理完毕之后，承办人员应清晰、工整地在《文件批办单》的相应栏目内，填写承办的经过与结果，并填写承办人姓名与日期，以备日后查询。

　　(八)催办

　　1、后勤管理处领导批示的公文，或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办;

　　2、紧急公文要做到跟踪催办，重要公文要做到重点催办，一般公文要做到定期催办。

　　(九)归档

　　1、凡发送到后勤管理处的文件，均由行政主管统一负责接收，并于接件当日填写阅办单，送交后勤管理处处长批示。

　　2、处长批示后，按领导批示的要求立即送达后勤管理处有关部门执行;

　　3、属急件的，应在接件后即时报送。

　　4、外来文件阅办处理完毕后，后勤管理处办公室负责按立卷归档要求及时分类归档。

　　(十)阅办

　　1、后勤管理处各中心或个人要对所承办的公文事项，及时落实，及时反馈。紧急公文当天回复;重要公文三天之内回复;一般公文一周之内回复。

　　2、后勤管理处文件阅办部门或个人对有阅办要求的文件，必须在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至后勤管理处办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

　　此管理办法自颁布之日起执行。