物管企业信息管理手册

　　信息管理是企业管理中的一项重要职能，它能使企业更清晰地辨明目标，帮助企业更好地完成实现目标过程中的每项活动。管理好信息能使企业“做正确的事”，同时“把正确的事做好”。

　　近十多年来，计算机、通讯技术飞速发展，不仅加快了社会和经济发展的速度，也增强了外部环境对企业的影响，使企业必须及时地了解社会经济信息，使自身经营活动迅速适应环境的变化，及时对信息进行分析处理，准确作出科学的决策，提高信息管理利用水平，达到最优经营管理效果。

　　现代企业的经济循环和持续发展从一定意义上说是企业对人、财、物、技术及信息资源的开发和利用，企业经营管理者们应深刻认识到信息对企业生存与发展的重要作用，信息 成为企业的第五大重要资源，信息管理成为企业经营管理工作的非常重要组成部分。

　　本册《信息管理册》顾问书主要是针对物业管理的行业特点，对物业管理企业在信息资源管理工作中的基本知识及操作方法介绍。

　　 针对行业特性，熟练掌握物管企业信息管理在信息搜集、传递和文档管理等工作上的基本流程和操作，是物业管理处进行信息管理起步工作的入手点;

　　 现代物管企业广泛应用计算机、网络技术。在物业管理处计算机、网络等硬件配置条件成熟的情况下，利用网络、通信技术和资源逐步搭建物业管理处信息平台(网站)，同时根据管理处自身条件，自行开发或购买成熟的物业管理信息软件，提高信息管理和应用水平;

　　 信息管理是一项系统工作，内容涉及管理处经营管理的多个方面，在其他册顾问书已作说明介绍的如文件管理等个别内容，为便于对信息管理工作内容的综合了解，本册仅作目录，具体内容可参见其他册顾问书相关章节;

　　 本册顾问书根据管理处具体情况，编制了相关工作的制度流程及记录表格可供在实际工作中参考使用。

　　(一) 信息传递、利用与反馈

　　一、信息管理概念

　　1、信息的含义：“信息”是在社会经济活动中经常用到的一个术语，不同的行业对于信息有着不同的定义和解释，无论对信息如何解释，信息的含义都应包括以下三方面：

　　1) 信息的客观性。信息本源于企业内外部环境，它反映了某种事物的现实状态.体现了人们对事实的认识和理解程度。

　　2) 信息的主观性。信息是人们有目的地对数据进行加工处理的结果，它的表现形式是根据人们的需要情况来决定的。

　　3) 信息的有用性。信息是人们从事某项工作或行动所需要的依据，它和人的行为密切相关，并通过信息接受者的决策或行动来体现它所具有的价值。

　　2、企业信息管理

　　指企业在经营活动中对信息活动过程的管理。企业运用一定的技术和方法，对信息搜集、检索、研究、发布、交流和提供服务的过程，使信息资源与企业其他资源合理配置，有效满足企业当前和未来的信息需求，实现企业经营管理目标。

　　二、 信息传递管理规定

　　1.目的

　　为规范管理处信息收集、分析及反馈流程，提高信息对管理处经营管理应用水平。

　　2.范围

　　****物业管理处

　　3.职责

　　3.1综合管理部：负责管理处信息管理工作的整体规划及指导、监督及信息流程的制定，所有管理处相关经营和管理信息的整合、收集、传递、跟踪及监督工作;

　　3.2部门主管：负责部门内业务信息的流转、管理和处理，根据职能指定专人对信息进行分析、反馈工作;

　　3.3全体员工：对个人涉及到的管理处相关信息均有收集、传递、反馈和按规定保密的义务，对信息在流程中出现任何问题，有权及时反映或提出合理化建议。

　　4.方法及过程控制

　　4.1各部门应保持开放心态，及时、准确地将信息传递给管理处相应部门和人员;

　　4.2各部门之间及部门内部应以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证实地加入个人主观臆测的信息，对以非正常方式传播信息对管理处造成不良影响的人员，管理处将追究其相应责任;

　　4.3管理处员工应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控信息向无关人员泄露;

　　4.4综合管理部负责通过各种媒体收集、发布有关物业管理行业信息及管理处的内部管理信息，并有针对性地进行深入分析;

　　4.5综合管理部负责接收、转发与地产及其他外部往来的信息和文件，及时传递给相关领导及责任部门(人)，并负责有关工作的落实、反馈;

　　4.6管理处各部门负责收集来自客户的投诉、建议、需求等信息，负责本部门日常管理过程中的经验、举措等管理信息的搜集、报送;

　　4.7各部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求及时报送给管理处相关领导或职能部门;

　　4.8各部门对发生的重大、突发事件信息，在事发后半小时内上报综合管理部或经理，所采取措施及处理情况应在三天之内汇报;

　　4.9各部门须在每月30日前汇总本部门当月工作完成情况和下月工作计划，报管理处综合管理部。综合管理部须在每月30日前制定管理处下月工作计划;

　　4.10综合管理部负责对各部门反映的问题，及各部门需要管理处或其他部门协调解决的问题的处理情况进行跟踪，并将结果及时反馈给相关领导及部门;

　　4.11各部门须在每年12月30日前汇总部门本年度工作完成情况，制定下年度工作计划，报管理处综合管理部。综合管理部在每年1月20日前制定管理处年度工作计划。

　　三、文件报批和信息传递程序管理规定

　　1、目的：

　　为规范文件报批和信息传递流程，减少管理失误，提高效率。

　　2、适用范围：

　　****管理处

　　3、职责：

　　信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。

　　4、方法和过程控制：

　　4.1文件报批流程

　　4.1.1关于报批部门

　　4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑采购的审批部门为上级领导审批。

　　4.1.1.2人事、行政类文件、员工活动的报批部门为综合管理部;

　　4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理;

　　4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。

　　4.1.2报批程序

　　4.1.2.1由单一部门审批的文件，由报批部门直接报相应审批部门审批;

　　4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批，由经理综合协调负责转发相关部门(人员)和跟踪。

　　4.1.2.3报批文件只能使用单一收件人(可抄送相关人员)。

　　4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象，收件人负责文件的审批跟踪。

　　4.1.2.5文件须有签署人。

　　4.1.3各部门在执行过程中可将意见及时反馈给经理。

　　4.2信息传递管理制度

　　4.2.1各部门人员应保持开放心态，及时、准确地将信息在内部发布或传递给相应部门。

　　4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人，全权负责本部门的信息管理工作。

　　4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息，对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任，严重者将移交司法机关处理。

　　4.2.4员工应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。

　　4.2.5各部门须在每月月末最后一天下班前(遇节假日向前顺延)将本部门《月度工作计划表》和《月度工作完成情况表》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;各部门须在每周五前将本部门的《周信息报》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报《专项工作日报》，并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档;各部门应及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门，其中重大、突发事件，在事发生后1小时内上报经理或有关领导，所采取措施应在三天之内上报。

　　4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管，否则将视为重大的违反公司规定处理。

　　4.2.7各部门对上网帐号及密码要严格管理，部门及职员的上网密码应每月更换一次，如本部门有人员离职，应立即更换其在职期间所掌握的所有密码，以确保信息安全。

　　4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。

　　4.2.9不得利用互联网泄露公司机密，查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息，对违反此规定的行为，公司将做严肃处理。

　　4.2.10操作时，应遵守INTERNET国际惯例，不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件，不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。

　　4.2.11不得利用INTERNET从事私人工作，综合管理部将定期对各帐号使用情况进行监控、检查。

　　四、信息反馈与发布

　　物业管理管理处日常经营管理工作中进行信息的反馈和发布内容主要有：

　　1、 《管理服务报告》：在每季度末将该季度物业管理服务情况对业主进行公告。内容包括：保安、保洁、绿化、设备设施、客户服务等业务管理服务情况和财务情况;(详见顾问书《客户服务册》、本册提及即可)

　　2、 通知、公告：在小区内设置固定公告栏，以管理处正式发文形式对小区业主或相关人员进行的通知、公告。例如：《关于小区实施车辆使用停车卡的通知》;

　　3、 标识信息：为避免工作过程中有可能给业主及其他人员带来的不便，而进行标识性的信息发布;例如在小区消杀工作中的警示性CI标识;

　　4、 提示信息：为提高客户服务水平，对小区业主进行的温馨提示。例如：在恶劣天气时对业主进行的温馨提示;

　　5、 宣传信息：例如：社区活动的宣传资料或宣传画;

　　6、 其他信息：业主具有知情权所需了解的其他相关物业管理服务信息。

　　7、 《半月信息统计表》：每半月对管理处各部门各项工作统计和汇总，编制工作半月报，内容包括：半月管理处要闻、业务管理信息、内部管理、投诉及建议处理、前期重要工作跟进及疑难问题、需协调解决问题及下半月工作重点等内容，供内部交流及领导审阅;

　　8、 按照管理处职能和业务管理要求，在管理处内部进行反馈和发布的计划、总结、纪要等各类信息;

　　9、 管理处网站电子公告：在管理处内、外部网上进行反馈和发布各类信息。

　　五、 媒体接待交流程序

　　1.目的

　　避免各种媒体报道给管理处带来负面影响，并对媒体加以引导，以维护并拓展管理处形象。

　　2.适用范围

　　适用****管理处各部门

　　3.职责

　　3.1综合管理部为管理处与媒体接触的对口部门，相关事务由综合管理部负责。

　　3.2管理处媒体发言人负责与媒体接触时的各种发言。

　　4.方法与过程控制

　　4.1管理处与媒体交流程序

　　4.1.1管理处设媒体发言人一人，负责与媒体接触时的各种发言;管理处形象宣传、重要新闻发布由管理处经理或指定授权人发言。

　　4.1.2媒体发言人由综合管理部主管担任。

　　4.1.3发言时应安排相关人员进行记录，相关纪要应存档。

　　4.1.4综合管理部须对与媒体的接触、沟通情况进行记录。媒体播发有关新闻时，如为电视或电台，应安排专人进行录像或录音进行存档;如为报纸、杂志等，应进行剪辑后存档。

　　4.1.5如播发的属重大新闻，综合管理部应组织全体员工或相关人员观看。

　　4.1.6各部门若有相关媒体欲对有关情况进行报道，须征得综合管理部同意并在指定委托范围和内容与媒体进行接触。

　　4.1.7若有关情况有可能给管理处带来负面影响，由综合管理部直接与媒体接触。

　　六、公共预警信息发布程序

　　1.目的

　　为加大对自然灾害、流行性疾病等公共预警信息的监控力度，提高防范及应付紧急事件的能力，避免因预警信息的疏漏，造成客户和管理处财产及人身的损害。

　　2.适用范围

　　管理处各部门

　　3.职责

　　3.1经理负责现场指挥抗灾救援工作;

　　3.2监控中心工作人员负责收集并及时向各部门发布相关已公布的预警信息，客户服务部负责对客户信息的发布;

　　3.3综合管理部负责监控预警信息传播情况，协调监督各部门应急措施的实施情况，协助救援工作。

　　4.方法及过程控制

　　4.1监控中心工作人员每天7:00收听新闻广播和天气预报。当媒体报道将有暴风雨及寒流等天气以及河汛时，中心工作人员应马上向气象台等部门进行电话咨询，并将气象台等部门发布的预警信号向各部门通报，并每隔2小时通报一次最新情况,直至预警信号解除。

　　4。2管理处每位员工从公共传媒获得自然灾害、流行性疾病等预警信息后,须及时通知监控中心值班人员，中心值班人员经核实后，方可通报。

　　4.3监控中心值班人员将收到的公共预警信息在《值班记录本》上进行登记后即刻向各部门通报一次，并要求在10分钟内通报完毕。通报过程中须记录各部门接受信息人的姓名、接受时间。

　　4.4部门的信息受理人应在《值班记录本》上登记信息来源、时间和内容，并将接收到的预警信号在5分钟内通知本部门主管，各部门主管应及时将信息传递给本部门所有人员。

　　4.5客户服务部接到预警信号后，经客服主管同意并指定专人将信息以最合适的形式向业主、用户传播，对传播的信息必须进行登记，并通过出入口岗加快传递信息的速度和广度。

　　4.6居住在低洼地区的员工要随时做好防暴风雨的自救准备，预备好沙袋防洪。雷雨天气时计算机终端要关闭。

　　4.7险情有可能发生前，经理亲临现场组织协助抢险工作，综合管理部负责巡视各部门应急措施落实情况，各部门主管指挥所属人员落实应急措施。

　　4.7.1组织抢险队伍、准备抢险物资、安排相关专业技术人员检查给排水、供配电等机电设备，切断霓虹灯及有危险的室外电源，停止室外工程作业，加固户外设施或拆除临时设施。

　　4.7.2同时安排人员检查小区内房屋的门、窗、阳台、天台，对家里无人而门窗未关好的房间，应用电话联系该住户。

　　4.7.3沟、井、渠、管道、地漏由保洁主管安排人员检查疏通，并做好防护措施。

　　4.8对于流行性疾病，综合管理部应指定人员联系防疫部门，获得防疫方法，并以通知的形式向顾客和员工传达，落实防疫措施。

篇2：集团有限公司员工手册：信息管理规范

　　集团有限公司员工手册：信息管理规范

　　信息管理规范--IT系统服务营运服务事业部负责解释

　　公司对MIS的使用有若干严格的规定，事关DON通信、病毒防治、上网计算机使用软驱及光驱等方面，请您务必仔细阅读公司有关规定。这里特别提请您注意如下几个方面：

　　 在公司内请您不要用计算机玩游戏、看影碟，听音乐;

　　 利用公司内部网络收发文件，尤其是内部发文一定要进行查毒处理;

　　 未经公司批准，请不要拷贝公司拥有版权或外部供应商提供的版权软件;

　　 研发网和测试网必须与办公网严格分开;

　　 办公用机不得安装存在安全隐患的软件;

　　 办公用机必须安装公司防病毒软件，并定期清理隔离区;外来软盘和光盘使用前必须进行病毒检查工作;办公用机未加密码，不的设立完全共享;

　　 办公用机及其他网络设备的IP地址由IT部统一规划、分配，任何人不得随意配置使用;

　　 请勿使用非法软件;

　　 请勿滥用网络资源。

篇3：建设集团管理实施手册: 信息管理

　　建设集团管理实施手册: 信息管理

　　第十五章 施工项目信息管理

　　15.1 一般规定

　　15.1.1 信息管理旨在适应项目管理的需要，为预测未来和正确决策提供依据，提高管理水平。项目经理部应建立项目信息管理系统，优化信息结构，实现项目管理信息化。

　　15.1.2 项目经理部应及时收集信息，并将信息准确、完整地传递给使用单位和人员。

　　15.1.3 项目信息应包括项目经理部在项目管理过程中形成与工程相关的各种数据、表格、图纸、文字、图片、音像资料等。

　　15.1.4 项目信息应由专人或兼职担任项目信息管理员，负责收集、整理、管理本项目范围内的信息，建立健全相关登记台帐、文书管理档案和计算机管理档案。

　　15.1.5 项目经理应定期组织检查项目信息的收集、整理和管理情况，并进行签字认可。认可后的项目信息要及时进行存储。

　　15.1.6 项目信息收集和整理应随工程的进展及时进行，要保证信息的真实与准确。

　　15.2 项目信息的内容

　　15.2.1 基本信息

　　(1) 法律、法规与部门规章信息;

　　(2) 市场信息;

　　(3) 自然条件信息。

　　15.2.2 工程概况信息

　　(1) 工程实体概况;

　　(2) 场地与环境概况;

　　(3) 参与建设的各外部兄弟单位和内部参战单位概况;

　　(4) 施工合同;

　　(5) 工程造价计算书。

　　15.2.3 施工信息

　　(1) 施工记录信息;

　　(2) 施工技术资料信息。

　　15.2.4 项目管理信息

　　(1) 项目管理规划大纲信息和项目管理实施规划信息;

　　(2) 项目进度控制信息;

　　(3) 项目质量控制信息;

　　(4) 项目安全控制信息;

　　(5) 项目成本控制信息;

　　(6) 项目现场管理信息;

　　(7) 项目合同管理信息;

　　(8) 项目材料管理信息、构配件管理信息和工、器具管理信息;

　　(9) 项目人力资源管理信息;

　　(10) 项目机械设备管理信息;

　　(11) 项目资金管理信息;

　　(12) 项目技术管理信息;

　　(13) 项目组织协调信息;

　　(14) 项目竣工验收信息;

　　(15) 项目考核评价信息。

　　15.3 项目信息管理系统

　　15.3.1 项目信息管理程序

　　(1) 项目经理部各职能部室应对项目过程中，与项目有关的本部门职能范围内的，来自业主(总包方)、监理、参与工程建设的兄弟单位和其它相关部门以及项目经理部作业队、分包单位的相关信息进行收集。

　　(2) 收集到的信息由项目信息管理员定期进行整理、文书归档和计算机归档。

　　(3) 项目经理应定期组织相关人员检查经信息管理员收集、归纳、整理后的信息，并由项目经理进行签字认可。

　　(4) 项目信息管理员应按照目录完整、层次清晰、结构严密的原则，及时将经签字确认后的信息存入计算机，并制作成光盘编号保存。

　　(5) 及时将项目信息纳入建设公司信息管理系统渠道。

　　15.3.2 应利用计算机对项目信息进行管理，并建立项目信息管理系统。项目信息管理系统应能使项目管理层与企业管理层及作业层信息收集渠道畅通、信息资源共享。

　　15.3.3 项目信息管理系统基本构成图：

　　15.3.4 项目信息管理系统应满足下列要求：

　　(1) 应方便项目信息输入、整理和存储;

　　(2) 应有利于用户提取信息;

　　(3) 应能及时调整数据、表格与文档;

　　(4) 应能灵活补充、修改与删除数据;

　　(5) 信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要;

　　(6) 应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项目结算信息、项目统计信息等有良好的接口。

　　15.3.5 项目信息管理系统应保证与下列关系的连接：

　　(1) 项目经理部各职能部门;

　　(2) 项目经理部与劳务作业层;

　　(3) 项目经理与企业法定代表人;

　　(4) 项目经理部与业主(总包方)和分包人;

　　(5) 项目经理与监理机构等;

　　(6) 建设公司(分公司、专业公司)信息管理部门。