大厦客户报刊邮件服务规程

　　1 目的

　　为规范为客户提供报刊、邮件(以下简称邮件)服务，及时、准确的将邮件发放到客户，制定本规程。

　　2 范围

　　本规程规定了邮件的订阅、邮件的接收、邮件的发放、邮件的处理。

　　本规程适用于大厦邮件的管理。

　　3 职责

　　3.1 客服前台负责邮件的接收。

　　3.2 客服助理负责邮件的分拣和发放。

　　b) 每月底最后三天前台人员根据具体情况，校对一次《报刊订阅一览表》，及时清除订阅到期的

　　客户名单和订阅到期的底单。

　　4 规程

　　4.1 邮件的订阅

　　a) 客服前台收到客户提供的邮局订阅报刊底单的复印件时，将订阅报刊底单复印件所载明的信息

　　登记在《报刊订阅一览表》内，作为日后邮件发放的依据。

　　b) 每年12月底，由客服经理组织发函督促客户进行征订活动。

　　4.2 邮件的接收

　　每日上午或下午邮递员将邮件送到邮件分捡室，由前台人员核查邮件种类、数量，与邮递员做

　　好接收手续，核对无误后在邮局相关单据上加盖管理处收发章。

　　根据大堂邮包到厦时间，及时取回邮包。

　　4.3 邮件的发放

　　a) 客服助理根据《报刊订阅一览表》按公司类别分拣，将相应的单元号写在报头右上角，并按报

　　头单元号插放在邮件柜相应的单元插格中。

　　b) 由客户服务助理直接将报刊、邮件送到客户手中，与客户当面清点，挂号信、汇款单、包裹单

　　由相应的收件人在《邮件、刊物签收表》上签字。

　　4.4 邮件的处理

　　a) 地址不详或因搬迁暂存过期及其它客观原因无法发送的平信，设法查清其详细地址交与客户，

　　如确实无法查明其地址在逾期三日内将邮件退回邮局;

　　b) 挂号邮件因客观原因不能及时送达客户时应向部门负责人汇报，征得同意后自接收该挂号邮件

　　三日内做退件处理，并填写《退信登记》;

　　c) 由于邮局或其它原因出现多余报刊、邮件一律暂存三日。过期不予以保留;

　　d) 统计缺少报刊情况，如：报刊名称、缺少份数、缺少日期、缺少单元等，及时将信息传达到邮

　　局，争取补回缺少部分;

　　e) 未入住客户的邮件需妥善保管，尽量与未入住客户联系取走信件。

　　f) 客户投诉缺报时，及时查明原因，予以答复和妥善解决。

　　g) 客户投诉送错报刊、邮件时，及时检查底单和《报刊订阅一览表》，查找错误原因并及时纠正。

　　h) 对已迁出大厦的客户的信件暂集中保管一个月，超过保管期限按退信处理。

　　5 相关文件

　　无

　　6 相关记录

　　6.1 《报刊订阅一览表》

　　6.2 《邮件、刊物签发表》

　　6.3 《退信登记》

篇2：某公司报刊、邮件、函电收发制度

　　公司报刊、邮件、函电收发制度

　　一、报刊、邮件、信函由前台工作人员负责签收、发放。

　　二、公司前台设有邮件箱，各店邮件、信函放在邮箱中，由各店派人签字领取交由本店前台;

　　三、办公室负责提供订阅报刊的部门及报刊种类清单。

　　四、前台每天对邮局送来的报刊应对分送清单分类清点，发现差错及时要求补缺。

　　五、前台收到邮局送来的报刊后，应在半小时内将报刊发送到订阅人手中，不得拖延。

　　六、总经理订阅的报刊、及私人信件前台送交办公室，由办公室专人负责整理上交总经理办公室。

　　七、公司各部门需外发的邮件应提前送交办公室，由办公室指定专人送交当地邮局寄发。

　　八、前台在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即通知收件人，收件人应及时去邮局取款取件。超期罚款，责任自负。

　　九、公司外来邮件、信函一律经前台签收分发。不论公私邮件应随到随清，及时分发，不得丢失、损坏。

　　十、对邮局送来非公司邮件，经核实确认后，应及时退回，不能私自扣留。

　　执行部门： 责任人签名：

篇3：公司报刊、邮件、函电收发制度(7)

　　公司报刊、邮件、函电收发制度(七)

　　(一)全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由公司收发室负责收发。

　　(二)外发函、电要求。

　　1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午6点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。

　　2.每天下午6点以前，全公司收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。

　　(三)外来邮件管理

　　1.外来邮件一律经公司收发室签收分发。

　　2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。

　　3.一般公启函、电和公司内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。

　　4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。

　　5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。

　　6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。

　　(四)报刊订购与收发。

　　1.报刊订购。

　　(1)订购时间：上半年、下半年

　　(2)订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。

　　2.报刊收发。

　　(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

　　(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间2小时，任何人不得进入收发室。

　　(3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。

　　(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。

　　(五)收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式。

　　(六)收发室内外应经常保持整齐清洁。

　　(七)收发室由办公室负责管理，其工作质量由办公室进行检查、考核，并承担责任。