新建物业小区档案资料的建立与管理

　　物业资料

　　1产权资料

　　(1)项目批准资料

　　(2)用地批准资料

　　(3)建筑许可证照

　　(4)拆迁安置资料

　　(5)房地产平面图

　　2 技术资料

　　（1）竣工图--包括总平面图，建筑，结构，设备，附属工程及隐蔽管线的全套竣工图

　　（2）地质勘查报告

　　（3）工程合同及开，竣工报告

　　（4）工程预决算

　　（5）施工图会审记录

　　（6）工程设计变通及技术核定单

　　（7）隐蔽工程验收签证

　　（8）沉降观察记录

　　（9）竣工验收证明书

　　（10）刚才水泥等主要材料的质量保证书

　　（11）新材料，构配件的鉴定合格书

　　（12）水，电，采暖，卫生器具，电梯等设备的检验合格书

　　（13）砂浆，混凝土试块试压报告

　　（14）供水供暖的试压报告

　　（15）园林绿化图及其详情

　　（16）设备清单，安装高度记录，使用注意事项说明书，质保书和

　　保修单

　　（17）有关工程项目的其他重要技术决定和文件

　　3 物业进行维修养护，及更新改造时的资料

　　业主档案

　　管理处负责建立业主档案，业主档案一户一袋；

　　业主档案的管理办法按公司档案室要求操作；

　　文档管理员负责业主档案的收集、整理、归档、利用；

　　业户服务部主管应在每月5日前把上月的有关业主资料、产权清单、租赁清单送管理处文档管理员签收；

　　管理处经理每季度检查一次业主档案工作，对发现问题用书面通知整改；

　　业主档案内容：

　　入伙通知单；

　　入伙手续书；

　　业主使用公约；

　　装修责任书；

　　验房签收单；

　　入伙手续资料签收单；

　　产权清单；

　　租赁清单；

　　售房合同复印件；

　　权证复印件；

　　其他有关业主资料。

　　权籍管理

　　业户服务部主管要掌握管理区域内入住业主的权属情况，负责业主资料的收集，并将业主相关的资料记录在管理手册中，管理手册要动态的反映业主产权的转移、使用权的变更情况；能正确反映业主权属转移、变更的时间和方式；

　　业户服务部主管负责编制产权清册、租赁清册，并输入计算机；

　　产权清册内容：

　　房屋类型；使用面积、建筑面积；土地分摊面积；使用情况；附设设施情况；车库使用情况。

　　租赁清册内容：

　　租赁户姓名；租赁时间；使用房屋地址；内部装修情况；其他。

　　业户服务部主管每月出一份产权清单、租赁清单，清单要系统正确反映目前实际情况；

　　管理处经理负责审核产权清单、租赁清单。每月一次抽查管理手册，对于抽查中发现记录不规范或不及时登录权属变更情况，管理处经理应书面通知，进行整改。

篇2：物业品质部推迟提交部门档案资料说明

　　物业品质部关于推迟提交部门档案资料的说明

　　编号：PB/px/20**/03/24/01

　　致：行政办公室

　　由：品质保证部

　　要旨：关于推迟提交部门档案资料的说明

　　日期：二O**年*月**日

　　抄报：

　　我部的档案资料已整理完毕，鉴于公司在迎接QHSE管理体系的认证审核时需查看二O**年的内审、管理评审、日常巡查、月度考评、顾客意见调查及外部审核等资料，故我部申请在认证审核后另行确定时间往公司资料室移交此部分资料。

　　特此说明

　　签署 ：

　　品质保证部经理

　　ZDH/LJ*/LJ*