TS16949程序文件:质量体系文件和资料控制程序

　　⒈目的:

　　对质量体系文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。

　　⒉范围:

　　适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。

　　⒊职责:

　　3•1管理者代表组织"手册"和"程序文件"的编制、修订、管理工作，并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。

　　3•2"手册"和"程序文件"由总经理批准。

　　3•3各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。

　　3•4资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。

　　⒋工作程序:

　　4•1文件及资料的分类与编号

　　4•1•1文件和资料分为以下几类:

　　①质量手册;

　　②程序文件;

　　③外来文件;

　　④其他质量文件。

　　4•1•2文件和资料分为受控文件和非受控文件:

　　①公司内发放的质量手册为受控文件，由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件;

　　②程序文件为受控文件;

　　③受控文件用红色"受控"及"归口部门代号"印章标记。

　　4•2文件的编写

　　4•2•1管理者代表负责编写《质量手册》各个章节，手册内容应相互协调，避免重复与漏写。

　　4•2•2管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。

　　4•2•3其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。

　　4•3文件的审批

　　4•3•1质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

　　4•3•2程序文件由主管相应要素的部门负责人审核，总经理批准。

　　4•3•3审批主要内容:

　　①内容是否符合QS-9000标准，职责是否明确、合理;

　　②各文件之间是否协调;

　　③与上级政策法规是否一致。

　　4•3•4部门业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签，管理者代表负责审批和控制。

　　4•4文件的发放

　　4•4•1质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放，使用人在文件领用登记表上签字，受控文件必须加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章。

　　4•4•2质量手册和程序文件发放范围:

　　①总经理、管理者代表、副总经理;

　　②各部门负责人。

　　4•4•3外来文件(包括顾客的图纸、软件)由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门，文件原稿由资料员保管，文件作废后由资料员收回并填写销毁清单，报管理者代表批准后销毁。

　　4•4•4其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门，领用人在文件领用登记表上签字。

　　4•4•5资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单，各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。

　　4•4•6如文件发生破损，由文件执行部门提出书面申请，由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件，并在备注栏中注明"更换"字样。

　　4•5文件的复审与更改

　　4•5•1质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审，每年复审一次。对不合适的文件应重新修订，对适用的文件在文件首页右上方"文件编号"处加盖红色"****年确认"印章。年份用公元纪年表示。

　　4•5•2文件如在条文上需要更改，由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单，经原审批人员或经授权人员审批实施更改，并在手册/程序文件修改记录表(见附录A)上登记。

　　4•6文件的更换与作废

　　4•6•1文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换，管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。

　　4•6•2新版文件实施后，原文件自行作废，由资料员按原文件收/发登记表统一收回，并填写文件销毁清单，原版文件及一份复印件封存备查，并加盖红色"保留"印章。

　　4•7文件的管理

　　4•7•1文件经审核批准后，原版文件由资料员统一归档保存，并填写文件归档登记表。

　　4•7•2文件应妥善保管，防霉、防蛀，保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上，防止文件损坏。若有损坏应及时修补。

　　4•7•3文件原件一律不准外借，非本公司人员需借阅，由管理者代表审批后可借阅复制件，若需复制，应经总经理批准，并填写文件收/发登记表。任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。

　　⒌相关文件:

　　无。

　　⒍相关表单:

　　见清单。

篇2：房地产招标计划相关资料报审程序

　　1、目的

　　为规范分公司在计划相关资料报审工作中的做法,特制订本工作流程,加强工作计划性,优化工作流程,简化审批手续。提高工作效率,明确各相关部门在此工作中的职责。

　　2、适用范围

　　总计划表、拟分包工程清单、年度招标采购计划、月度招标计划、月度材料采购计划、单项招标/采购计划。

　　3、术语和定义

　　"总计划表" 作为项目工程的材料(设备)需求进度总表,在项目开工前应编制完毕,并作为分公司进行采购行为的参考依据,内容包括:甲供、甲指、甲方认质认价。

　　"拟分包工程清单"分公司在上报施工总承包招标方案时,需报审该工程的甲方直接分包工程清单。

　　4、职责

　　4.1工程部上报的资料应包括在项目开工前的材料(设备)需求总计划表、甲方拟分包工程清单。原则上各项材料(设备)及分包工程的采购时间应予以明确,但考虑到施工现场管理的变数过多,允许出现时间不明确的,但时间不明确的材料(设备)采购、www.pmceo.com分包工程的实际需求时间由工程部提前向采购部发出请购单。

　　4.2采购部对工程部报送的年度招标计划、月度招标计划、月度材料采购计划、单项招标/采购计划进行审核,并报分公司相关部门审批,经分公司总经理签字后上报总公司采购部备案。

　　4.3工程部应及时核对并确认所报的年度招标计划、月度招标计划、月度材料采购计划、单项招标/采购计划是否符合材料(设备)需求总表,是否满足工程需要(数量、质量、时间等等),招标、采购物资/服务是否均在计划内。

　　4.4分公司生产副总对采购部的年度招标计划、月度招标计划、月度材料采购计划、单项招标/采购计划进行审核,对产品/服务的质量标准是否符合工程需要,实施招标、采购的时间是否满足工程进度进行审核。

　　4.5分公司总经理对此工作负全面的领导责任。

　　5、工作程序

　　5.1 工程部须提前60天上报月采购计划,招标计划须提前90天以上上报(以上日期不包括施工图设计周期、编制预算周期、特定材料的生产及制作周期,如铝合金门窗、防盗门、电梯、箱变等,具体填报表格见附表一、附表二、附表三);

　　5.2 采购部接到工程部报送的采购/招标计划后于2日内审核完毕并继续上报审核;

　　5.3 工程部4小时内核对完毕;

　　5.3 分公司生产副总接到采购部计划后4小时内审核完成;

　　5.4 分公司总经理接到采购部计划后4小时内审核完成;

　　5.5 分公司采购部将审核完毕的采购/招标计划于2小时内上报至总公司采购部备案;分公司工程部按规定提前将采购/招标需求计划报于采购部;分公司采购部于每月6日前上报月采购计划报至总公司采购部,年度需求计划应于每年12月25日前上报。

篇3：房地产公司质量体系文件资料控制工作程序

　　房地产公司质量体系文件资料控制程序

　　1.目的

　　通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。

　　2.范围

　　本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。

　　3.职责

　　3.1工程部是文件控制的主管部门，主要负责：

　　a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况；

　　b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。

　　3.2总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作；

　　3.3各部门负责分管范围内的文件管理工作；

　　3.4项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范围：

　　4.1.1用以指导质量体系运行的文件和资料，包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件；

　　4.1.2用以指导项目具体运作的文件和资料；

　　4.1.3外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。

　　4.2文件和资料的编制与审批

　　4.2.1根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准：

　　a.《手册》和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准；

　　b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准；

　　c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。

　　d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。

　　4.2.2文件的编写要求，执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。

　　4.3文件的标识与发放

　　4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法，对文件进行编号。

　　4.3.2对质量手册和质量管理作业文件，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加盖受控章。

　　4.3.3根据文件的发放范围，由发放部门做好发放登记，填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。

　　4.3.3各部门资料员负责签收文件，填写"文件接收登记表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改时，由更改部门填写"文件更改申请/通知单"，说明更改的理由和内容，并由原审批人审批，当原审批人因故不能审批时，应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。

　　4.4.2文件的原编制部门负责将审批通过的"文件更改申请/通知单"发至各部门资料员。

　　4.4.3各部门资料员根据"文件和资料更改申请/通知单"进行更改，在文件的"更改记录"中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母"G"加顺序数字表示，如"G3"代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性，可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后，应换版发行。

　　4.4.4对图样的修改，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.5文件的保存与回收

　　4.5.1对归档文件和资料的保存和管理，执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。

　　4.5.2对各部门保存的文件资料，由部门资料员负责妥善保管，防止污损遗失，保存期限为一般为3年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。

　　4.5.3受控文件不得随意复印，需要时，应向其归控管理部门申请，批准后，方可进行复制。

　　4.5.4文件换版后，由原发放部门负责将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖"作废"章予以标识。

　　4.6外来文件的控制

　　4.6.1对外来文件，由接收部门负责进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范围。

　　a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负责签收登记，交分管领导签批后贯彻实施；

　　b)工程施工技术类文件，由工程部负责保存和处理，对

建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用。

　　c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负责处理。

　　4.6.2各部门按照分工管理范围，负责主动收集相应的外来文件（如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等），并对文件的落实情况进行相应的跟踪。

　　4.7项目部负责工程项目的图纸使用管理，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.8总经理工作部负责公司的档案管理，各部门按分工做好本部门的档案管理工作，执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。

　　4.9总经理工作部负责公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。

　　4.10总经理工作部负责公司的图书资料管理，执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。

　　4.11工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检查指导。

　　5.质量记录

　　5.1QR05-01文件发放登记表

　　5.2QR05-02文件接收登记表

　　5.3QR05-03文件借阅登记表

　　5.4QR05-04文件更改申请/通知单

　　5.5QR05-05受控文件清单

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件编码规定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》

　　6.3Q/TZH-WI-008《档案管理办法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理办法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》