篇2：航空大学后勤集团文书档案管理规定

　　航空大学后勤集团文书档案管理规定

　　文书档案是集团工作运行的记录，是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度，严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作，特制订本规定。

　　一、文书档案管理的基本原则

　　文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则，以集中管理为主。

　　集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。

　　集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理，以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。

　　保密性文书按照上级规定执行。

　　二、归档文书的范围

　　1.学校和上级部门签发、转发的文件。

　　2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。

　　3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。

　　4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。

　　5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。

　　6.相关的法律法规及标准。

　　7.具有查存价值的资料。

　　三、管理部门及职责

　　1.集团党政办公室：负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。

　　负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。

　　2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。

　　3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。

　　4.各单位应确定一名文件管理人员，负责本单位文件的管理与归档工作。

　　5.管理职责

　　⑴ 搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。

　　⑵ 积极开展文书档案的提供与利用工作。

　　⑶ 进行文书档案鉴定与统计。

　　⑷ 保证文书档案质量，防止丢失、损坏。

　　四、文书档案的点验

　　办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验：

　　1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。

　　2.对领导审批的文件，应确认领导签署的意见是否已办理，如已办理，应在办理结果一栏签字，并将相关文书合并统一归档。

　　3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字，主管领导审批签发，并注明签发日期。

　　五、立卷

　　1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理，每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起，不得分开，即正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批复在前，请示在后;转发在前，原件在后。

　　3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。

　　4.卷内文件应按照发文时间先后顺序，依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写，页号在公文右下角连续填写。

　　5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首, 备考表放在卷尾。

　　6.填写完整档案盒各项内容，将整理好的公文，放入档案盒存入文件柜。

　　六、归档管理

　　1.各单位文件管理人员应在每年一月底前，将上一年度的文件整理归档，归档时应按照立卷要求整理。

　　2.个人不能保存应归档的公文。

　　3.拟制、修改和签批的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外，需翻印的须经办公室主任批准。翻印时，应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时，应当加盖复制单位印章。

　　5.各单位应设立专用文件柜，保持归档文件清洁，防止受潮、虫蛀、腐蚀。

　　七、归档文书的借阅

　　1.借阅归档公文应履行借阅手续，填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。

　　2.原则上案卷不许借出，只供在办公室查阅，需借出的须经主管领导或办公室批准。

　　3.借阅期限一般不超过十天，到期应及时归还。需延长借阅时间的，应经办公室主任同意。到期未还的，文件管理人员应及时催促借阅人员归还。

　　4.借阅归档公文的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。

　　5.因工作需要复制档案时，必须经办公室主任批准。

　　6.借阅档案归还时，文件管理人员应当面认真查验档案的完整性，发现遗失、损坏时，应查问借阅人员原因，并报办公室主任。

　　7.集团以外的单位借阅归档公文时，须经主管领导同意，并按规定办理借阅手续。

　　八、公文保存期

　　1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。

　　2.指导工作运行类公文保存期为三年。

　　3.一般短期通知类公文保存期为一年。

　　九、公文的收回与销毁

　　1.不具备归档和存查价值的公文，经过办公室主任批准后，可不作为归档公文存档。需销毁时，由文件管理人员填写《文件销毁清单》，注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期，批准人和销毁人应签名。

　　2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。

　　集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。

　　各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。

　　3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理，已到保存期的公文应编写收回与销毁公文的通知和目录，明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。

　　收回的公文应建立收文登记。

　　4.收回过期公文，文件管理人员应填写《文件销毁清单》，销毁人和监督销毁人应在清单上签名，并注明销毁日期。

　　6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅，并加盖“作废保存”印章。

　　十、电子文档的处理

　　1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。

　　2.各单位应有专人和专门设备，对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。

　　3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。

　　十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

　　十二、本规定自公布之日起执行。

篇3：学校后勤物业公司档案管理制度

　　学校后勤物业公司档案管理制度

　　一、归档要求

　　归档文件的总要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

　　3、文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后。

　　4、文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。档案盒编号原则取部门汉语拼音首字母;如公司为“LDWY-01”;仙林学生公寓为“*LGY-01”;东区公用房“DQGF-01”;以此类推。

　　5、按各类档案资料的保密级别、保存期限，必须以规定的格式逐件填写文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;文件目录放在卷首。

　　6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　二、归档范围

　　1、各类具有查考利用价值的文件材料：公文、传真、图表、电子版资料、图片、PPT、报刊、录音、录像等;

　　2、各项会议形成的文件材料;包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

　　3、报刊、杂志及发表的稿件、理论性文章;

　　4、有效证照、证件、印章;资金、业务往来方面的文件材料：含合同、特约服务协议、重要报表等;

　　5、规章制度体系(含部门)、内部发文：包含总经理批示后的各项决议、公司决定等;

　　6、工作总结、计划;楼宇接管数据、流程，与相关部门的交接资料;

　　7、具有法律效力及保存价值的文件;

　　8、办公电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

　　9、获得的社会荣誉资料;

　　10、其他有必要归档管理的资料：包括声像形式记录下来的对公司物业管理与服务产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　三、 档案保管期限

　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期、短期、临时四种。长期为十至五十年左右;短期为十年以下，三年以上;临时为半年至三年。

　　2、确定公司档案保管期限的原则

　　(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　(4)凡是需要“持续改进”，每半年或每年度均要修订的文件材料，列为临时保管。

　　四、档案级别

　　1、档案分受控档案和非受控档案两类。档案的受控由部门提议，品质技术部、经理办核定受控和非受控。

　　2、受控档案需加盖受控章，只许在特定场所翻阅或特定人保管，不许外借或外传;确有工作需要时，需经公司总经理批准。

　　3、对已到保存期限的档案要请相关部门根椐保存期限的要求，填写《报废申请单》报品质技术部经总工程师批准后，进行销毁。

　　五、档案的借阅

　　1、借阅档案必须严格履行登记手续，借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　2、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准;借阅非本部门的业务档案须经档案分管副总批准。

　　3、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经理批准。

　　4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　5、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关规定办理。

　　六、电子、纸质档案的存储

　　1、公司所有区域办公电脑必须按要求存放公司相关的文件、资料，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

　　2、各物管处主任即为电脑档案管理责任人。须定时对本部门的电脑按照公司要求进行检查;经理办将对各部门电脑档案的管理进行检查。

　　3、各部门电脑档案管理责任人每学期，将部门电脑档案拷入指定的移动硬盘进行备份，同时过往文件不许删除、覆盖，并标注拷贝日期。

　　4、所有归档的文件标题不宜过于简要，标题中需注明“关于××通知、报告、申请”等，并标注具体日期。

　　5、重要的文件(会议诀议、电子考勤记录)等不仅要电子备份，还要求纸质备份;防止丢失。

　　七、罚则

　　1、凡违反本制度，公司人事变动交接时造成文件资料不全或丢失的，一经发现，根椐《*物业奖惩办法》规定，给予部门文件管理人二级处罚;部门负责人二级处罚，在全公司通报批评。

　　2、未经总经理批准转借、复印或携带受控文件或档案外出的，视具体情况，对部门负责人和当事人书面检查，在全公司通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。借阅后凡不按期限归还的需限期归还，并根椐《*物业奖惩办法》相关规定，视拖延期限的长短给予借阅人一级或二级处罚。

　　3、在外借过程中造成档案遗失的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司秘密，造成恶劣后果者，椐《*物业奖惩办法》相关规定，给予当事人三级处罚。

　　4、凡违反本制度第六条，无故不归档的备份文件材料的，不按规定存放电子、纸质档案，不按规定接受检查，根椐《*物业奖惩办法》相关规定，视情节给予相应级别的处罚。

　　八、附则

　　1、本制度自20**年5月1日生效。

　　2、本制度由*物业经理办负责解释。

篇4：后勤物业中心物业档案管理作业指导书

　　后勤物业中心物业档案管理作业指导书

　　1.0 目的

　　保证物业档案管理的科学化和规范化。

　　2.0 适用范围

　　适用于物业管理中心各类档案的立卷及归档管理。

　　3.0 职责

　　客户服务部档案管理岗位人员负责档案管理工作并进行质量控制。

　　4.0 过程和方法

　　4.1档案管理的分类

　　4.1.1家属区档案。的(代号0.1)

　　4.1.2教学区档案。(代号0.2)

　　4.1.3学生社区档案。(代号0.3).

　　4.1.4物管中心档案。(代号0.4)

　　4.1.5总公司档案。(代号0.5)

　　4.1.6学校文件资料档案。(代号0.6)

　　4.1.7物管中心内部档案。(代号0.7)

　　4.1.8客户服务部档案。(代号0.8

　　4.1.9外来文件档案。(代号0.9)

　　4.1.10合同协议。(代号1)

　　4.1.11各个分档案下设二级科目。

　　4.2档案的收集

　　4.2.1国家有关的文件资料。

　　4.2.2行业有关的文件资料。

　　4.2.3学校有关的文件资料。

　　4.2.4总公司有关的文件资料。

　　4.2.5物管中心有关文件资料。

　　4.2.6物管中心下属各个部门有关文件资料。

　　4.2.7客户服务部文件资料。

　　4.2.8各部门设档案资料信息报送员。

　　4.2.9客户服务部档案管理人员定期每两月收集归档档案资料。

　　4.2.10各部门办理完毕的文件是档案收集的主要来源。

　　4.2.11档案管理人员对资料齐全的档案应及时归档，做到时间准确、类别清楚、存放有序、查找方便。

　　4.2.12重要的文件资料向学校档案室报送。

　　4.3 档案的存档

　　4.3.1 存档时，应当按档案的分类编号，将档案放置在相应的位置。做好档案索引，以便于查找。

　　4.3.2 档案目录格式分为档案的卷内目录格式见《卷内目录》及档案案卷目录格式见《 案卷目录》。

　　4.3.3 案卷的厚度一般1.5CM-5CM，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或裉色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以认清的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。

　　4.4 档案的整理

　　4.4.1归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

　　4.4.2档案文件的整理，www.pmceo.com以件为单位进行。一般以一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等，一册(本)为一件;正本与定稿合为一件;来文与复文合为一件;正件与附件合为一件。

　　4.5 档案的保管

　　4.5.1档案管理人员了解和掌握档案管理的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。

　　4.5.2档案的保管应加强重点，照顾一般;立足长远，保证当前。

　　4.5.3档案保管的期限

　　⑴物管中心及各部门工作记录为二年。

　　⑵物管中心文件资料为八年。

　　⑶后勤总公司文件资料为十五年。

　　⑷学校的文件资料和合同协议为长期。

　　4.6 档案借阅

　　4.6.1物业档案供客户服务部经理、物管中心主任内部查阅;物管中心下属部门和上级部门因工作原因查阅档案者，应由查阅人填写《查阅档案申请表》，经客户服务部经理、物管中心主任同意，在《查阅档案登记薄》签名后，方可查阅档案，查阅资料不得带出档案室。

　　4.6.2对需要借出档案的，应填写《借阅档案申请表》，经客户服务部经理、物管中心主任同意，借阅人在《借阅档案登记薄》签名后，方可借阅档案。档案借出前档案管理人员应清点借出档案的页数，并在《借阅档案登记薄》注明档案页数。档案借出后借阅人应在规定的期限内返还，档案管理人员对归还档案应认真清点档案页数，对于页数与借出前不符的，要求借出人写出书面原因，经客户服务部经理、物管中心主任批准后再次归档。档案借出又归还的，档案管理人对借出档案材料的齐全性负责。

　　4.6.3查阅、借阅档案人员应保持档案单独原始状态，档案不得换页、抽页、插页，不得涂改污损。

　　4.6.4查阅电子档案可根据上述程序进行查询，查询结果仅供工作使用，对查询结果不得未经许可就提供给其他组织和个人，更不得将查询内容私自打印，或以电子文本形式保存。

　　4.6.5物业档案不得交给本系统以外的单位或个人查阅、借阅，因上级或司法调查要查阅的按相关规定办理。

　　4.6.6档案损坏或遗失的处理

　　档案管理人员www.pmceo.com、借阅档案人员将档案损坏或遗失的应尽快采取补救措施，责任人应写出书面说明材料，客户服务部经理签字确认，报物管中心主任审批，在物管中心通报批评，并备案。对连续二次以上发生损坏或遗失行为应启动纠正措施程序。

　　4.7 档案的销毁

　　4.7.1对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经客户服务部经理鉴定，报物管中心主任批准后，按规定销毁。

　　4.7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　4.7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字

　　4.8档案移交

　　档案管理人员因工作原因调离本岗位的，须将所管理档案的数量状况想接管人员清点交接清楚，办好移交手续。

　　4.9监督检查

　　客户服务部经理每年至少组织一次物业档案保管、使用情况检查，如发现档案资料丢失、损坏等问题应及时汇报，有条件的应立即采取补救措施，对相关责任人要追究相关责任。

　　5.0 支持性文件

　　《中华人民共和国档案法》

　　《客户服务部工作职责》

　　《客户服务部信息沟通处理细则》

　　6.0 记录

　　《查阅档案申请表》

　　《查阅档案登记薄》

　　《借阅档案申请表》

　　《借阅档案登记薄》

　　《档案分类、归档范围、保管期限表》

　　《卷内文件目录》

　　《案卷目录》

　　《档案销毁记录表》