XX物业档案管理细则
为了加强XX物业服务中心档案管理工作，根据国家、市档案局及公司有关档案管理规定，制订本制度。
一、文件资料的形成与分类
1.资料的形成
(1)子/分公司、服务中心各部门工作中形成的具有保存价值的文件资料根据《公司文书立卷归档管理办法》向档案室归档。
(2)文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在专(兼)职档案人员岗位中予以明确。
(3)公司档案室要对各子/分公司、服务中心文件资料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
2.资料的分类
文件资料的归档分类
一、基础管理
1、房屋及配套设施设备使用资料
(1)建设用地规划许可证
(2)建设工程规划许可证
(3)规划总平面图
(4)用地红线图
2、承接查验手续、承接查验协议
(1)物业服务企业查验记录及问题处理情况
(2)小区竣工总平面图
(3)单体建筑、结构、设备竣工图
(4)配套设施、地下管网工程竣工图
(5)共用设施设备清单
(6)有关设施设备安装、使用和维护保养等技术资料
(7)各单项工程竣工验收证明材料(土建竣工验收书、消防竣工验收证明、水电竣工验收书、通信系统竣工验收证明等)
(8)物业质量保修文件和物业使用说明文件
(9)业主名册
(10)公共配套设施的产权及收益归属清单
(11)消防、供水、供暖的试压报告
3、物业服务企业资料
(1)企业资料(营业执照、资质证书、服务项目分承包合同或协议，承包方的企业营业执照、资质证明)
(2)与建设单位签订的前期物业服务合同
(3)临时管理公约
(4)与业委会签订的物业服务合同
(5)物业管理各项制度
(6)争创优秀规划和具体实施方案，并经业委会签字盖章
(7)物业管理职业资格证书
(8)各类专业人员的专业上岗证书
(9)员工资料
(10)计算机应用情况和智能化(对讲、监控等)设备的使用情况
(11)物业服务费用、经营性收支财务报表
(12)物业服务费用、经营性收支公开有关记录、照片
4、物业维修基金使用资料
申请专项维修基金的维修项目预算额、施工单位，使用后公布具体情况等相关记录
5、业主委员会资料
(1)成立业委会的申请
(2)业主大会议事规则
(3)业委会备案证明
(4)业主大会、业委会会议决定和会议记录
(5)物业企业与业委会往来文件
6、业主资料
(1)购房合同及身份证的复印件、入伙通知书、入伙手续书、前期物业服务协议、管理规定、物业服务费收缴协议、共建安全文明小区协议书、交付使用住户验收表、领用钥匙登记表、催交费用通知书
(2)住户明细表(现住人口登记表)
(3) 装修档案
①一次或二次装修申请表、装修协议书
②施工企业资质证明复印件、施工人员上岗证书复印件
③室内装修设计平面图
(4)维修装修资料
①房管维修保养任务单、修理通知
②回访记录
③公共设施设备巡检记录
④违章装修记录
⑤限期整改通知单
7、记录
(1)执行值班制度情况(值班表、值班记录)
(2)来电、来访、接待记录和处理记录
(3)问题处理后有回访记录
(4)维修服务的派工单和统计表(及时率、返修率)
(5)业主建议征询单
(6)对征询单的满意率统计表
(7)业主的意见建议整改措施及落实情况记录。
二、房屋、共用部位、共用设施管理与维修养护
(1)企业对违反规划私搭乱建、擅自改变房屋、公共设施用途现象书面劝阻、报告文件
(2)室外广告牌、霓虹灯安装报主管部门审批手续
(3)装修协议、装修申请、审核、监管、验收等记录
(4)对违规装修的劝阻、制止证明材料及书面报告相关主管部门的证明材料
篇2：某医院声像档案管理细则
医院声像档案管理细则
1、目的
为加强对声像档案的管理，妥善收集与保管医院重要会议、活动拍摄的照片、图片、录像等声像资料，制定本细则。
2、适用范围
2.1本细则适用于医院各类声像资料的管理，包括医院召开的重要会议的声像资料(含数码照片、录像资料，下同)、外事活动的声像资料、重要培训与学术讲座的声像资料、科研成果及开展的新技术、新项目声像资料。
2.2本细则仅针对声像档案的管理，从属于医院《档案管理制度》。
3、工作程序
3.1会议、培训、活动的组织部门需指定专人(以下简称采集人)负责现场声像资料的采集与整理。
3.2会议、培训、活动结束15个工作日内，采集人根据要求，将声像资料制作成册连同底片(含电子版文件)送交档案室统一管理。
3.3认真执行声像资料归档交接手续，声像资料采集人应为声像资料附以简要文字说明，包括标题、人员姓名、排列顺序、时间、地点等基本信息。
3.4各部门(科室)采集人送交的声像资料(包括底片、电子版文件)，由档案室进行分类、编号，填写目录，按声像资料的介质规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”，并辅以文字说明，按照时间顺序进行保存。
3.5借阅声像资料应履行借阅手续，资料档案不经允许不得反拍，更不得涂抹损坏。档案归还时，档案管理人员要认真检查，发现以上问题，视情节轻重给予经济处罚。
3.6声像资料档案要分级进行管理，对珍贵的历史照片应列为重点保护范围，妥善保存，原则上不予外借。如因公务确需借阅，应经院办(人事行政部)负责人批准。
3.7集团重要会议、活动的声像资料，除医院存档外，应复制一份报集团人事行政部存档备案，执行《重要事项管理制度》。
篇3：某医院仪器设备档案管理细则
医院仪器设备档案管理细则
1、目的
为加强对仪器设备档案的管理，妥善收集与管理大型、贵重、精密仪器、设备的相关资料，制定本细则。
2、适用范围
2.1本细则适用于医院对重点仪器设备资料的管理，包括设备说明书、合格证、维修证、图纸等全部随机资料及后续服务资料。
2.2本细则仅针对仪器设备档案的管理，从属于医院《档案管理制度》。
3、管理范围
3.1凡价值在1万元以上的进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备，必须建立档案。
3.2凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件，应存入该仪器设备档案内。
3.3凡属归档范围内的仪器设备，到货后应由药械部的兼职档案人员参加开箱验收，详细填写验收报告(一式两份)并存档备案。
3.4凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件、仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料，均为存档范围。
3.5已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档，不得随意乱放，以免丢失。
4、工作要求
4.1药械部的兼职档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、维修和使用统计工作。
4.2仪器设备档案内的文件材料，要按时间顺序排列，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面标在右上角，背面标在左上角，并完整填写卷内目录。
4.3仪器设备档案应一式三份，原件交院办(人事行政部)档案室，一份复印件留在设备使用部门备用，一份复印件在药械部存档。院办(人事行政部)负责监督、检查档案管理情况和设备使用情况。
4.4仪器设备档案应放置在专用的档案柜中，做到完整安全，存放有序，查找方便，不得随意堆放，严防毁坏和散失。
4.5仪器设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要必须借用时，应经院办(人事行政部)负责人同意。
4.6办理借阅手续后借出的档案材料，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，并应按期归还，如有损坏或遗失，由借用人负责赔偿。