管理处文档管理工作内容

　　文书档案(简称"文档")作为物业管理处重要的信息资源，它具有记录信息真实性、来源广泛性、内容丰富性等特点，形式包括工作记录、文书、音像、图片等，是管理处信息管理的基础和重要对象。

　　在计算机技术广泛应用于信息管理前，传统意义上的信息管理工作主要内容还是企业对在各项活动中形成的全部文档进行的手工搜集、保存、检索和开发利用，此信息管理方式对于物业管理企业仍是进行信息管理工作的重要形式。文档管理工作内容主要包括如下：

　　1、制定和完善管理处文档工作规范和标准;

　　2、制定管理处文档形成、积累、整理和归档制度，确定文料归档范围、时间和保存期限;

　　3、收集、整理、保管、统计管理处文档，鉴定和销毁已过期的文档;

　　4、组织进行管理处档案的开发和利用;

　　5、制定管理处各类文档的保密级、保密期限及安全保护措施;

　　6、指导、检查及监督各部门文档的形成、积累、整理和归档以及修理与补充。协调和支持各部门文档管理工作。

篇2：公司文档资料管理规定

　　公司文档资料的管理规定

　　1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全;

　　2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如：销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;

　　3、公司文件由办公室起草，发文程序为：拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;

　　4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;

　　5、公司的收文程序为：收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;

　　6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档;

　　7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围;

　　8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的责任;

　　9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还;

　　10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅;

　　11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;

　　12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。

篇3：X公司文档资料统一管理制度

　　某公司文档资料统一管理的制度

　　一、档案资料的管理规定

　　1.为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。

　　2.由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。

　　3.各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。

　　4.所有业务合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别由业务部、财务部存档，各业务部每月整理汇总合同清单。

　　5.图书资料由各部门自己保管，但各部门需向运营中心提交清单，并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。

　　二、文档资料的主要范围

　　1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等；

　　2、公司的各种规划、计划、总结等资料；

　　3、各部门例会和重要会议的会议纪要；

　　4、员工个人档案（员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件）以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；

　　5、员工提案、述职报告等文字材料。

　　三、文档资料的调用原则及规定

　　1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。

　　2、调用本部门文档，须经本部门经理申批。

　　3、调用外部门文档，经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。

　　4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档，违者按情节轻重予以处罚。