物业经理人

物业管理审计之物业公司篇

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  物业公司的收入来源包括物业管理收入(一般为包干的物业费)、替物业产权人及使用人代收代缴/转售的水电费等服务收费、闲置房屋及停车场等公共区域设施租赁收费、物业大修收入等。由于物业公司收入类型多且来源对象范围广,因此对于收入确认的真实性、完整性及合规性的检查尤为重要,审计中应主要关注以下方面风险:

  1、物业费收缴的及时性、合理性

  物业费收取标准在业主入住前签订的物业服务协议中即予以明确,并按一定周期收取。有数据显示,我国TOP100物业公司的物业费平均收缴率仅为90%左右,因此建立有效的物业费催收机制对物业公司的营收保证至关重要。同时,对于空置房屋物业费的收取及业主老带新物业费的减免等特殊情况,物业公司应提前与开发商约定收取的标准及方法,并及时对账收取。

  一般情况下,相同业态(如住宅、办公、商业)房屋的物业费收取标准应保持一致,审计师可关注是否存在物业费价格明显偏低且无正当理由的情况。

  2、经营类收入入账的完整性

  停车费、广告、场地租赁等经营性收入虽不属于物业公司根正苗红的主营业务,但由于经营机会多、可操作性空间大,也就成为了物业公司的重要收入来源之一。

  这部分收入主要存在确认完整性的风险,审计师可通过比照公司对应业务台账,实地走访观察闲置房屋及场地的使用状态(是否对外经营租赁)、检查物业管辖区域内出现的各类广告等商业行为是否按规定签订合同并准确入账确认收入、利用停车场IC卡系统生成的业主信息清单对应检查车位费收入是否准确完整等方式进行分析复核,验证物业公司对上述收入类项目的入账是否及时、完整、规范,是否存在截流。

  3、代收缴费用的准确性、规范性

  物业公司代收代缴/转售的项目主要包括水、电、有线电视、采暖、燃气费等,审计过程中除了检查物业公司收费与合同约定及向业主公示的标准是否一致、入账金额是否准确外,还应关注票据的真实性、合规性,以防止虚构业务。物业公司应向业主开具正规发票(转售时)或收据,完整填列交款人及交款单位、房号、交款内容、所属期间、交款金额、所属人等信息,加盖财务章并留底;公司应设开票人以外的人员专门负责票据管理,及时登记、核对或回收注销。

  4、现金收款的内控有效性

  随着电子支付业务的普及,目前物业公司的现金收费越来越少,但现金收款的内控有效性关乎该部分收入确认的完整性和及时性,因此小编在审计时也做了特别关注。小编所审计的物业公司现金收款均来源于临时停车收费,除了对财务人员进行必要的访谈了解现金转存及入账流程外,为了验证收款的完整性,小编直接搬小马扎去停车场抬杆处观察了临时停车车流量及收费情况,并与收费大爷来了个唠家常式“访谈”,从而估算了一天的临时停车现金收费情况,与实际入账的金额进行了比较,同时也检验了现金入账的时效性。

  物业公司成本费用审计

  物业公司的成本费用包括人力成本、外包服务费、代收代缴款项、办公费、公共设备设施维修保养费、绿化保洁费等,主要存在虚增风险。审计中主要关注以下方面内容:

  1、人力及劳务外包成本的合理性

  作为劳动密集型的服务行业,人力成本在物业公司成本费用中所占比重较大,审计时应注意分析公司人员结构的合理性,重点关注劳务人员群体的数量及其实际履职的真实性,以防止通过虚增人数方式增加成本、转移资金。

  为压缩自身人员规模、规避用工风险、简化管理,目前较多物业公司会将部分基础业务交由专业劳务外包公司开展,此时则要重点关注劳务外包单位的选择,关注劳务外包费用标准的约定是否合理性,就项目收费标准与分包工作量及市场水平进行比较。

  2、物料采购的真实性

  物业公司的物料采购内容主要包括开展物业服务所需的设备、工具,以及维修材料等,检查中可重点关注非消耗品(如工服、对讲机、其他非消耗性工具等)的大量频繁采购、以及与市场价格相比较为异常的采购情况;对于维修材料的采购则可以结合物业公司在对应期间的工程维修量,对相应的材料耗用量、成本价格及消耗结构进行检查测算。

  此外

  除上述内容外,审计中还可以运用趋势分析法,将本年度各类收入、成本费用项目发生额与以前年度加以比较,据此分析变动情况,对于明显和异常变动的项目进一步查明原因,以核实是否存在漏记、隐瞒或虚记的问题。

篇2:某物业管理公司年度第一次质量内审计划

  某物业管理公司20**年第一次质量内审计划

  目的:检查本公司质量体系是否能按ISO9001提供质量保证,是否具备申请IISO9001认证的条件。

  性质:例行内部质量体系审核

  范围:质量手册覆盖的所有部门和要素,重点是ISO9001所要求的各要素及涉及的各职能部门。

  依据:ISO9001质量保证标准、手册、相关的程序文件、流程和作业指导书

  审核组:组长--zz,组员--zzz

  审核时间:20**年10月20日~22日(详见日程安排表)

  说明:

  1、第一审核组负责人为zz、第二组为zz。

  2、由审核组长依据经审批后的计划,在10月18日前制定出检查表,和刘锳商议定稿,于19日提交顾问审阅。

  3、日程表中所列要素号均为标准的要素号而非本公司质量手册的章节号,各审组在收到经审批的计划后,应对照质量手册在完全熟悉质量体系文件的基础上进行内审。

  4、本次内审为第一次内审,各审核组在审核过程中如发现计划审核的要素不能履盖受审部门的重要工作时,可申请管理者代表并与受审部门负责人商议后增加审核要素。

  日程安排表

  日期

  时间

  第一组(***)

  第二组(****)

  10月20日

  9:00~9:30

  首次会议

  9:30~12:30

  行政部/管理者代表/经理(4.1总要求、4.2文件要求、5.1管理承诺、5.2以顾客为中心、5.3质量方针、5.4策划、5.5职责权限和沟通、5.6管理评审、6.0资源管理)

  经营部(5.4策划、7.5生产和服务提供)、财务部(7.4采购、7.5.5产品防护[仓库管理])

  13:30~17:30

  南苑客户服务中心(7.1产品实现的策划、7.2.1与产品有关的要求的确定、7.2.2与产品有关的要求的评审、7.2.3顾客沟通、7.5.4顾客财产、8.2.1顾客满意)

  西苑客户服务中心(同南苑)

  17:30~18:00

  审核组内部会议,整理审核结果,与部门负责人交换意见

  10月21日

  9:30~12:30

  南苑保安部(6.2.2能力意识和培训、7.5.1生产和服务提供的控制、7.5.3标识和可追溯性、7.5.4顾客财产、8.2.3过程的监视和测量、8.2.4产品的监视和测量)

  西苑保安部(同南苑)

  13:30~17:30

  南苑工程部(6.2.2能力意识和培训、7.5.1生产和服务提供的控制、7.5.2生产和服务提供过程的确认、7.5.3标识和可追溯性、7.6监视和测量装置的控制)

  西苑工程部(同南苑)

  17:30~18:00

  审核组内部会议,整理审核结果,与部门负责人交换意见

  10月22日

  9:30~12:30

  南苑保洁部(6.2.2能力意识和培训、7.2.3顾客沟通、7.5.1生产和服务提供的控制、7.5.2生产和服务提供过程的确认)

  西苑保洁部(同南苑)

  13:30~16:00

  南苑绿化部(6.2.2能力意识和培训、7.5.1生产和服务提供的控制、7.5.2生产和服务提供过程的确认、7.5.3标识和可追溯性、7.5.4顾客财产)

  西苑绿化部(同南苑)

  16:00~18:00

  审核组末次会议,总结、与各部门负责人交流

  计划编制:zz 审批:zz

  时间:20**年10月13日 时间:20**年10月14日

篇3:某物业管理公司年度第二次内审计划

  某物业管理公司20**年第二次内审计划

  目的:检查香樟林管理处成立后,质量体系是否能按ISO9001提供质量保证,是否具备申请IISO9001认证的条件。

  性质:例行内部质量体系审核

  范围:质量手册覆盖的所有部门和要素,重点是ISO9001所要求的各要素及涉及的各职能部门。

  依据:ISO9001质量保证标准、手册、相关的程序文件、流程和作业指导书

  审核组:组长--zz,组员--CCC

  审核时间:20**年12月19、20日(详见日程安排表)

  说明:

  1、由审核组长依据经审批后的计划,在12月18日前制定出检查表,交管理者代表审批。

  2、日程表中所列要素号均为标准的要素号而非本公司质量手册的章节号,审核组在收到经审批的计划后,应对照质量手册在完全熟悉质量体系文件的基础上进行内审。

  3、审核组在审核过程中如发现计划审核的要素不能履盖受审部门的重要工作时,可申请管理者代表并与受审部门负责人商议后增加审核要素。

  日程安排表

  日期

  时间

  审核员:****

  12月19日

  9:00~9:30

  首次会议

  9:30~12:30

  管理处主任(4.1总要求4.2.3文件控制5.1管理承诺、5.2以顾客为中心、5.3质量方针、5.5职责权限和沟通、6.0资源管理、7.3设计和开发)

  13:30~15:00

  客户服务中心(7.1产品实现的策划、7.2.1与产品有关的要求的确定、7.2.2与产品有关的要求的评审、7.2.3顾客沟通、7.3设计和开发、8.2.4产品的监视和测量)

  15:00~17:30

  保安部(6.2.2能力意识和培训、7.5.1生产和服务提供的控制、7.5.3标识和可追溯性、7.5.4顾客财产、8.2.3过程的监视和测量、8.2.4产品的监视和测量)

  17:30~18:00

  审核组内部会议,整理审核结

  果,与部门负责人交换意见

  12月20日

  13:30~17:30

  南苑工程部(6.2.2能力意识和培训、7.5.1生产和服务提供的控制、7.5.2生产和服务提供过程的确认、7.5.3标识和可追溯性、7.6监视和测量装置的控制)

  17:30~18:00

  审核组内部会议,整理审核结

  果,与部门负责人交换意见

  10月22日

  9:30~12:30

  南苑保洁部(6.2.2能力意识和培训、7.2.3顾客沟通、7.5.1生产和服务提供的控制、7.5.2生产和服务提供过程的确认)

  13:30~16:00

  南苑绿化部(6.2.2能力意识和培训、7.5.1生产和服务提供的控制、7.5.2生产和服务提供过程的确认、7.5.3标识和可追溯性、7.5.4顾客财产)

  16:00~18:00

  审核组末次会议,总结、与各

  部门负责人交流

  计划编制:NN 审批:JJ

  时间:20**年12月16日 时间:20**年12月17日

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