物业档案管理基础知识

　　一、物业档案定义

　　物业公司、项目、各部门从事业务等活动中直接形成对企业有价值的各种历史记录，包括：各种文字、记录、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　二、物业档案管理对企业管理的意义

　　※ 是评优的重要考核条件

　　※ 是质量体系评审的重要条件

　　※ 是企业文化的沉淀和传承

　　三、物业档案构成明细

　　会计档案和职工个人及特殊载体档案按照国家专门规定整理

　　1、会计档案管理办法(财会字〔1998〕32号)

　　2、照片档案管理规范(GB/T11821-20**)

　　3、磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15-1995)

　　4、企业职工档案管理工作规定(劳力字〔1992〕33号)

　　四、传统整理方法--以卷为管理单位

　　一般分类方法有：部门、内容、年度、保存期限、保密程度

　　档案管理程序：

　　档案收集---分类整理--编号装订--立卷归档--档案修正--档案使用

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　　立卷：立卷就是把已办理完有保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程

　　备考表：用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

　　装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容，加盖保存期限的章

　　五、卷内文件排列

　　(1)管理性企业文件材料按问题、时间或重要程度排列。

　　(2)案卷内文件材料排列：1、文字材料在前，图样在后;2、译文在前，原文在后;3、正件在前，附件在后;4、印件在前，定(草)稿在后;5、 批复在前，请示在后; 6、复文在前，来文在后;7、案件的结论性文件在前，依据性材料在后

　　(3)基建类文件材料按项目依据性材料、基础性材料、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收排列。

　　(4)设备类文件材料按依据性排列如：使用说明、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修顺序排列。

　　六、档案排架

　　从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一按保管期限分别排架，卷内文件材料页号的编写：案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号;双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。一般每卷不超过2公分(200张)。

　　图样页号编写在标题栏外，卷内目录、卷内备考表不编写页号。

　　七、归档纸型

　　一般采用国际标准A4型(297mm×210mm)或国家通用16开型(260mm×185mm)。图样折叠时标题栏露在右下角，盒脊厚度可根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，卷盒采用337克重以上的无酸牛皮纸制作。

　　八、档案保存期限

　　短期档案：为1-4年;

　　长期档案：为5-10年;

　　永久档案：为永久保存;

篇2：干部档案管理信息网络系统研究

摘要:随着社会的不断发展和进步、离退休人员数量的增加，我国的人口老龄化的趋势日益显著。传统的档案管理模式由于信息更新不及时、服务内容单一、管理方法简单程式化等问题，不能适用于离退休干部档案管理工作的需要。因此，在信息技术快速发展的今天，我们要加强离退休干部档案管理信息网络系统的研究，以为政府决策和离退休干部管理工作提供一个全方位的信息化服务。本文就离退休干部档案管理信息网络系统的研究工作进行了阐述，为加强信息化档案管理工作提供了一些参考。

关键词:离退休干部；档案管理；信息网络系统；研究

随着社会的不断发展和进步、离退休人员数量的增加，我国的人口老龄化的趋势日益显著。传统的档案管理模式由于信息更新不及时、服务内容单一、管理方法简单程式化等问题，不能适用于离退休干部档案管理工作的需要。离退休干部的档案管理是一项非常关键的工作，因此，在信息技术快速发展的今天，我们要加强离退休干部档案管理信息网络系统的研究，充分利用信息技术的优势来不断提高管理效率和管理质量，为政府决策和离退休干部管理工作提供一个全方位的信息化服务。

1离退休干部档案管理信息网络系统建设的重要意义

在信息化时代，加强离退休干部档案管理信息网络系统建设是一项极其重要的工作，目前，我国处于人口老龄化的阶段，随着的离退休人员的增加，传统的干部档案管理模式，已经不能够科学全面的记录干部的相关事迹，因此，需要建立离退休干部档案信息网络系统，通过采用信息化的管理方式和管理手段以及档案管理网络化的管理方法，来加强离退休干部档案的信息化管理工作，方便对离退休干部档案的管理、使用和查询。加强离退休干部档案的信息化管理，做好档案编排工作，可以有效实现对广大干部的客观监督，避免一些不良风气和事件的发生。信息化时代也对离退休干部的档案管理工作提出了较高的要求，干部人事档案是组织人事部门了解和正确选用干部的基础资料，它记录着干部的成长轨迹、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现及业绩等方方面面，因此，要实事求是，确保干部档案的全面性和真实性。通过建立离退休干部档案管理信息网络系统可以节省纸制档案摆放所需要的空间，使查阅更为便捷，有效提高了档案管理的时效性、真实性和全面性以及档案管理办公效率，实现了科学化的现代办公。

2离退休干部档案管理信息网络系统的建设

在进行离退休干部档案管理信息网络系统建设时，要结合离退休干部管理的实际情况及特点来确定总体结构框图，简化整个系统设计，建立以C/S模式为主体的体系结构，利用VisualBasic.NET编程语言进行设计开发，将整个系统的设计为档案管理、功能管理和系统管理三个主要模块。在档案管理模块中建立人员基本信息和管理工作档案两个子模块，管理工作档案主要是用以日常工作管理，人员基本信息主要用来记录离退休干部的各项信息数据，如工资情况、健康慰问、党费交纳情况、老有所为活动参与情况、家庭地址和联系电话等等。这些信息是系统运行的基础数据，在建立系统时，务必要确保相关数据的准确性，以便在日后进行离退休干部档案管理时，能够实现更好的为离退休干部进行管理服务。系统中的功能管理模块主要设计成管理离退休干部的个人信息、对离退休干部按不同的分类进行统计以及综合查询并生成报表打印功能这三个模块。系统管理模块主要包括权限管理和系统维护两个子模块，通过对管理人员的权限进行限定和更改删除，使整个系统具有动态灵活性。

3离退休干部档案信息化管理的建立途径

3.1完善各项机制建设

干部管理信息化建设首先要完善机制建设，通过加大应用开发力度，打造安全准确、高效便捷的管理平台，使干部信息化管理工作更为规范化。二是要建立信息维护机制，定期对信息库进行维护更新，使信息得到及时更新，实现系统中信息的准确和“零”遗漏。三是建立信息督查机制，通过定期或不定期的对信息库中信息数据进行随机检查，及时修正问题信息，确保信息管理实现“零”差错。四是建立网络系统运行管理机制，及时对信息管理系统进行升级、备份，加强系统各项设备的维护，确保系统“零”故障运行。五是建立信息安全保密机制，通过设置用户权限、数据审批等方式，做好干部信息系统信息库管理的安全保密工作。

3.2拓展各项应用功能

离退休干部档案管理信息化建设还要以需促用、以用促建为原则，对干部信息库各项功能进行拓展，使离退休干部档案管理信息网络更为专业化。一是要在干部档案信息管理系统设置信息掌上查询的子模块，通过将干部信息掌上查询系对接干部系统信息库，使系统数据的查询和导出更加便捷、简单。二是要以离退休干部档案管理信息网络系统中的干部信息库建立建立干部数字档案查询系统模块，使干部档案的安全性得到有效保障。三是建立干部测评数据库，对离退休干部档案管理系统进行有针对性的测评及数据分析，使离退休干部档案管理信息网络系统更为智能化。四是建立干部变化信息导入功能和系统提醒功能，通过规范的采集模版设定，对离退休干部的各项变化信息进行及时更新，确保信息录入的确、高效。五是简化信息查询过程，使离退休干部档案管理信息网络系统的信息查询更为方便、快捷。

4结论

随着社会的不断发展和进步，建设离退休干部档案管理信息网络系统已经成为时代发展的必然趋势，通过离退休干部档案管理信息网络系统对离退休干部档案进行信息化管理，有效提高了离退休干部的管理效率和管理质量，为政府决策和离退休干部管理工作提供一个全方位的信息化服务。

参考文献

[1]王智.离退休干部档案管理信息网络系统探究[J].城建档案,20**,25(11):125-126.

[2]王晓萍.离退休人员档案管理信息系统的设计与实现[J].中国集体经济,20**,17(24):53-54.

[3]阎智灵.离退休人员档案管理信息系统的设计与实现[J].企业文化旬刊,20**,13(4):154-155.

作者：兰花 单位：河北唐山开滦（集团）有限责任公司林唐社区服务中心

篇3：精选文书档案管理员竞聘演讲稿范本

精选文书档案管理员竞聘演讲稿范本

尊敬的各位领导、各位评委：

大家好!

首先由衷的感谢公司各位领导为我提供这次难得的竞聘机会。

我叫**，现年**岁，大学**学历。***年到****。****年******工作。。我这次竞聘的岗位是文书及档案管理。

首先，我向各位领导和评委谈谈自己对文书及档案管理工作的认识。

****年***月，我有幸被借调到公司办公室工作，主要负责公司信访维稳及文书工作，通过一年多的实践，使我深刻认识到文档工作既是办公室最基础、最核心的业务，更是企业高效运转和规范管理的重要支撑，不仅影响着办公室整体工作价值的发挥，也直接关系到公司建设。

文书工作程序流畅、制度规范健全，就能使公文运转畅通，反映情况及时，处理问题迅速，即有利于工作的开展，公司的健康发展，反之若文书处理工作混乱，不按行文规则办事，工作无章可循、无据可查，我们公司如何良性运转。而对档案管理工作的认识，档案管理是“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的一项工作。

我竞聘文书及档案管理一职，我自认为有以下几点优势：

一、业务优势。

****年自己在负责信访维稳工作的同时也一直兼发文管理这项文书工作，所以对办公系统的模块较为熟悉，对系统里公司发文的排版、生成、发送和归档、公司电子印章的使用和管理都轻车熟路。同时，通过办公室实行的“AB”角色切换，使自己对文书和档案管理工作也有一定的工作经验，所以我对自己胜任此项工作很有信心。而且，我认为办公室作为公司永不停歇的中枢机器，办公室的每一位工作人员都必须是万能的零件，以备急需，这就要求我还需更加努力学习新的知识来扩充自己的综合业务能力。

二、年龄优势。

**岁的我，激情中多了份内敛;成熟中多了份朝气，既少了份浮躁，又添了份庄重。大家都知道，文书及档案管理工作是“繁、杂、细、忙、燥”，既是对业务技能的考验也是对性格的磨练。而我的这个年龄段具有的良好素养之花相信在这个岗位上将淋漓绽放。

如：用成熟和内敛让自己在公文处理中祛繁留干、忙而有序、杂而有章，及时、准确、从容、细致、严密、谨慎的将公司公文上传下达，督促办理以确保公文的及时性、准确性、安全性。对档案管理，我会用激情和朝气，“燥中创新”让在自己在档案管理中，不断更新观念，结合集团公司的实际情况，做好开发利用档案的实用价值。

三、作风上的优势。

我具有较强的敬业精神。俗话说“干一行，爱一行”。虽然自己一直在平凡的岗位上工作，但对工作认真负责，一丝不苟，勤勤恳恳，任劳任怨，这是我做好工作的基本要求;处事上讲究原则，时效，廉洁自律，这是我做好工作的必然条件;待人真诚，与同事团结互助，当好领导的参谋与助手是办公室文员的优良作风，也是我个人的行为准则。

如果领导和同事们信任我，使我能有幸任文书及档案管理一职，我将从以下三个方面开展工作：

一、着手抓好行文制度，以文档工作的规范有序促进公司日常管理规范化

结合公司实施标准化管理为契机，全面贯彻办公室业务标准化工作指南，大力健全文档工作规章制度体系和标准化体系。一是清理文档管理规章制度，制订管理标准，编制工作流程，形成完善的管理制度和标准体系，为文档工作的规范有序开展奠定坚实基础。在实际工作中，坚持落实制度，执行标准，兑现考核，实现“管理有制度、操作有标准、处理有流程、评价有效果”，从而有力地推动公司日常管理规范化。

二、着手抓好质量和效率，以公文处理的严谨高效推动公司执行力建设。

公司公文数量大，文种多，可向在收文环节增设文书评估拟办，按照来文性质、内容和轻重缓急，分提“办件”、“阅件”和“参阅件”。“办件”和“阅件”限时处理，过程督办，超时考核。在发文环节，严把发文的排版、生成、发送最后一道关，坚持“三不放过”

做到标点符号不合格不放过、错字漏字不放过、格式不规范不放过，力争做到“零”差错。并严格按照《公文质量考核评价办法》，实行退文和统计，并进行办文通报进行考核，以确保公文质量和处理效率。

三、着手抓好档案工作管理，实现档案价值及档案知识共享。

作为一名档案管理员，我认为除了做好档案“保管员”已不能充分实现现代档案管理目标。因此，我将会从档案实体的“保管员”转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。充分发挥档案在维护公司利益、促进公司发展中的特殊价值，对涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表重大成就的事的文档资料，分文逐类，妥善保管。

四、着手抓好公文培训，以员工素质提升促进办公室工作水平上台阶。

俗话说“活到老，学到老”。

由于公司管理基础薄弱，而各个单位公文的行文水平参差不齐，文档工作要进一步创新创效、体现价值还需加强学习和培训。如采取授课讲解、讨论交流、操作示范等方式，系统教授文档管理业务标准，交流推广典型经验与做法，切实强化业务知识培训。

各位领导，各位同事，岗位代表的是一种信任和责任，参加竞聘代表的是一种信心，古人说“天生我才必有用”。既然是花，我就要开放;既然是树，我就要长成栋梁;既然是石头，我就要去铺出大路;既然是公司的一员，我就竭力为公司奉献自己最璀璨的光和热。无论竞聘的结果怎样，我都将一如既往地努力工作，象雷锋同志那样，做一颗永不生锈的螺丝钉，公司把我拧在哪里，我就在那里闪闪发光!

谢谢大家!