管理处文书档案管理

　　文书档案（简称"文档"）作为物业管理处重要的信息资源，它具有记录信息真实性、来源广泛性、内容丰富性等特点，形式包括工作记录、文书、音像、图片等，是管理处信息管理的基础和重要对象。

　　在计算机技术广泛应用于信息管理前，传统意义上的信息管理工作主要内容还是企业对在各项活动中形成的全部文档进行的手工搜集、保存、检索和开发利用，此信息管理方式对于物业管理企业仍是进行信息管理工作的重要形式。文档管理工作内容主要包括如下：

　　1、制定和完善管理处文档工作规范和标准；

　　2、制定管理处文档形成、积累、整理和归档制度，确定文料归档范围、时间和保存期限；

　　3、收集、整理、保管、统计管理处文档，鉴定和销毁已过期的文档；

　　4、组织进行管理处档案的开发和利用；

　　5、制定管理处各类文档的保密级、保密期限及安全保护措施；

　　6、指导、检查及监督各部门文档的形成、积累、整理和归档以及修理与补充。协调和支持各部门文档管理工作。

篇2：公司文书档案管理办法(6)

　　公司文书档案管理办法(六)

　　1 总则

　　为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。

　　2 适用范围

　　本标准适用于公司文书档案管理。

　　3 术语和定义

　　文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。

　　4 管理职责

　　4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。

　　4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。

　　4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。

　　5 管理活动、程序及要求

　　5.1.文书档案收集

　　5.1.1文书档案收集的范围

　　5.1.1.1上级来文及资料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司历史档案。

　　5.1.1.4已撤消旧机构的档案。

　　5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

　　5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。

　　5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。

　　5.1.2文书档案的收集

　　5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。

　　5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。

　　5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。

　　5.2.立卷与归档

　　5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。

　　5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。

　　5.3文书档案的整理和保管

　　5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。

　　5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。

　　5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。

　　5.4.文书档案的统计和检查

　　5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。

　　5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。

　　5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。

　　5.5.文书档案的利用和借阅

　　5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司办公室主任批准后方可将档案借出。

　　5.5.2复制档案资料时，需经公司办公室主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途，并由文书档案室进行复印。

　　5.6.文书档案的鉴定和销毁

　　5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史，科学和现实价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。

　　5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查，核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。

　　5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。

篇3：后勤集团文书档案管理规定

>　　大学后勤集团文书档案管理规定

　　文书档案是集团工作运行的记录，是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度，严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作，特制订本规定。

　　一、文书档案管理的基本原则

　　文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则，以集中管理为主。

　　集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。

　　集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理，以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。

　　保密性文书按照上级规定执行。

　　二、归档文书的范围

　　1.学校和上级部门签发、转发的文件。

　　2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。

　　3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。

　　4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。

　　5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。

　　6.相关的法律法规及标准。

　　7.具有查存价值的资料。

　　三、管理部门及职责

　　1.集团党政办公室：负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。

　　负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。

　　2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。

　　3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。

　　4.各单位应确定一名文件管理人员，负责本单位文件的管理与归档工作。

　　5.管理职责

　　⑴ 搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。

　　⑵ 积极开展文书档案的提供与利用工作。

　　⑶ 进行文书档案鉴定与统计。

　　⑷ 保证文书档案质量，防止丢失、损坏。

　　四、文书档案的点验

　　办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验：

　　1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。

　　2.对领导审批的文件，应确认领导签署的意见是否已办理，如已办理，应在办理结果一栏签字，并将相关文书合并统一归档。

　　3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字，主管领导审批签发，并注明签发日期。

　　五、立卷

　　1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理，每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起，不得分开，即正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批复在前，请示在后;转发在前，原件在后。

　　3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。

　　4.卷内文件应按照发文时间先后顺序，依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写，页号在公文右下角连续填写。

　　5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首, 备考表放在卷尾。

　　6.填写完整档案盒各项内容，将整理好的公文，放入档案盒存入文件柜。

　　六、归档管理

　　1.各单位文件管理人员应在每年一月底前，将上一年度的文件整理归档，归档时应按照立卷要求整理。

　　2.个人不能保存应归档的公文。

　　3.拟制、修改和签批的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外，需翻印的须经办公室主任批准。翻印时，应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时，应当加盖复制

　　单位印章。

　　5.各单位应设立专用文件柜，保持归档文件清洁，防止受潮、虫蛀、腐蚀。

　　七、归档文书的借阅

　　1.借阅归档公文应履行借阅手续，填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。

　　2.原则上案卷不许借出，只供在办公室查阅，需借出的须经主管领导或办公室批准。

　　3.借阅期限一般不超过十天，到期应及时归还。需延长借阅时间的，应经办公室主任同意。到期未还的，文件管理人员应及时催www.pmceo.com促借阅人员归还。

　　4.借阅归档公文的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。

　　5.因工作需要复制档案时，必须经办公室主任批准。

　　6.借阅档案归还时，文件管理人员应当面认真查验档案的完整性，发现遗失、损坏时，应查问借阅人员原因，并报办公室主任。

　　7.集团以外的单位借阅归档公文时，须经主管领导同意，并按规定办理借阅手续。

　　八、公文保存期

　　1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。

　　2.指导工作运行类公文保存期为三年。

　　3.一般短期通知类公文保存期为一年。

　　九、公文的收回与销毁

　　1.不具备归档和存查价值的公文，经过办公室主任批准后，可不作为归档公文存档。需销毁时，由文件管理人员填写《文件销毁清单》，注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期，批准人和销毁人应签名。

　　2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。

　　集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。

　　各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。

　　3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理，已到保存期的公文应编写收回与销毁公文的通知和目录，明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。

　　收回的公文应建立收文登记。

　　4.收回过期公文，文件管理人员应填写《文件销毁清单》，销毁人和监督销毁人应在清单上签名，并注明销毁日期。

　　6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅，并加盖“作废保存”印章。

　　十、电子文档的处理

　　1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。

　　2.各单位应有专人和专门设备，对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。

　　3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。

　　十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

　　十二、本规定自公布之日起执行。