管理处文档库建立和目录
物业管理处文档案的建立是信息管理工作的重要内容，文档库是管理处各类档案的重要储备地，服务于物业管理处每一部门。对于物业管理处文档库的建立，可根据管理处职能和业务管理的实际情况，编制文档分类目录，保证文档资料完整并易于检索，作为物业管理处进行各类文档管理的规范基础。
1、文档分类编号规则：
1)编号原则上应根据职能管理和业务管理的各类工作内容进行分类，按照文档一、二、三级目录进行编号。如：一级目录"物业规划档案"下的第一条"用地批准文件"，则其编号为"1-1"，如该二目录对应下文档有多卷以上，则每卷的编号顺序为"1-1-1、1-1-2……"。
2)现场管理的日常工作文档也须按序号进行编码，以防止在工作现场的遗失，在工作文档完成后，由责任人按时定期交资料室编号、存档。
3)在文件夹（盒/袋）封面或侧面应有标识，上面注明目录号、文档标题等。文件夹（盒/袋）应有卷内目录，详细列明卷内的文件资料。
4)文档管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续，如文档资料有遗失，追究当事人责任。
2、文档目录分类
序号一级目录二级目录
1物业规划档案用地批准文件
项目批准文件
2物业接管验收资料移交证明资料
验收证明资料
3工程档案竣工资料
技术资料
4产权资料
5物业委托管理合同
6房屋使用及公众制度房屋使用资料
7管理处证照管理处专业化管理资料
8架构及职责
9行政管理档案
10后勤管理档案采购文件资料
资产、仓库管理记录
内务管理记录
钥匙管理记录
11合同管理档案
12人事管理档案人事资料
员工培训记录
员工考核记录
岗位资格证书
13财务管理档案
14维修基金管理
15房屋管理档案房屋本体维修资料
房屋管理资料
16公用设施设备管理档案共用设施设备
管理资料
共用设施设备运行维护记录
17给排水系统
管理档案给排水系统维护保养
18供配电系统管理档案
19消防设备设施管理档案消防系统运行维护记录
20安全管理档案安全管理资料
安全防范措施
安全工作记录
21消防管理档案消防管理资料
消防应急方案
消防工作记录
22车辆管理档案停车场管理资料
停车场管理记录
非机动车辆管理档案
23保洁管理档案保洁管理资料
保洁工作记录
24消杀服务档案
25绿化管理档案绿化管理资料
绿化工作记录
26业主档案
27租户档案
28社区文化活动档案社区文化活动资料
29经营管理档案有偿服务档案
商户管理档案
30客户服务档案客房服务工作记录
31业主委员会档案
篇2：公司文档资料管理规定
公司文档资料的管理规定
1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全;
2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如：销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;
3、公司文件由办公室起草，发文程序为：拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;
4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;
5、公司的收文程序为：收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;
6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档;
7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围;
8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的责任;
9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还;
10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅;
11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;
12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。
篇3：学校后勤公司办公室文档员岗位工作职责
学校后勤公司办公室文档员岗位职责
（1）树立全心全意为学校、公司和各部门服务的思想，接受任务态度积极、认真，热爱本职工作。做到不迟到、不早退，有事向领导请假。
（2）按时保质保量地完成领导和各部门的文件、材料的打印、复印工作。及时将上级下发的文件送交于领导传阅。
（3）增强工作责任心，提高工作效率，保证打印质量。节约纸张及其它文印用品，爱护、保养打印设备。
（4）严格执行保密制度，遵守保密纪律，凡尚未公布的事项概不外传，所有打印文稿和接收文件均须建档，并妥善保管，不许无关人员翻阅、接触。
（5）严格档案管理，认真整理、装订，归类放置、妥善保管。
（6）认真做好公司报刊的订阅、收取和发放工作。
（8）积极完成领导交办的其它任务。