房地产集团有限公司文书档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作，实现文书档案的科学管理，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 本规定中的文书档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。
第三条 文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。
第四条 综合管理部为公司文书档案的归口管理部门，负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。
第五条 本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章 文件的收集
第六条 公司文件资料的收集范围
凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。
(一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材料
1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;
2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;
3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;
4、职能部门对公司各类请示事项的批复;
5、其它相关资料。
(二)公司文书材料
l、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料;公司
控股、参股的项目公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料;
2、公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料;
3、公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿;
4、公司给上级部门的情况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;
5、公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等;
6、公司各类调研工作形成的文件材料;
7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;
8、公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;
9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料;
10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料;
ll、各类投诉处理材料;
12、公司经济纠纷处理材料;
13、公司的工商登记资料;所属公司报送的工商登记备案资料;
14、公司各类资质、权属证书;所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料;
15、公司重要的各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料;
16、公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料;
17、公司大事记、全宗介绍;
l8、公司《章程》及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件; 19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册;
20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等;
21、其它各类相关资料。
(三)非隶属单位的文件资料
非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。
第三章 文件的整理与立卷
第七条 公司实行公司、部门分级立卷的制度，坚持 “谁办文，谁立卷”的原则，并由档案人员负责监督指导。
第八条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：综合管理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全，按年代--问题分类法组合立卷。第二层级：综合管理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷按照年代--组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，并用编制案卷目录的方式固定下来。
第九条 归档文书的整理要求
(一)综合管理部一般情
况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(二)在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开;文电应合一立卷。
(三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。
(四)归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列。
批复、批示在前，请示、报告在后;正件在前，附件在后;批转文件在前，被批转文件在后。
第十条 立卷
(一)卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。一个页面一个页号，
页号位置在每页文件正面的右上角，背面的左上角。
(二)按照要求填写卷内文件目录和备考表。
卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件，按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清楚的，要查清，填入有关项内。
(三)案卷封面逐项按规定填写清楚，字迹工整、清晰，简明扼要，确切地反映卷内文件资料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，保管期限划分准确。
(四)卷内文件资料要去掉金属物，对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必须装订整齐，采用三点一线装订法，装订前须经档案室人员复核;文件资料也可根据特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、编号、归档
第十一条 归档时间与手续
归档时间是指立卷部门将需要归档的文件向综合管理部移交的时间。
部门归档时间为次年 5 月底以前(重要文件资料应及时归档)，各部门须按时向综合管理部移交档案，同时填写案卷移交清单一式两份，由双方经办人签字,一份由部门保存，一份由综合管理部接收。交接双方根据移交目录清点核对
第十二条 案卷排列编号
案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序，一般按照时间先后依次排列.案卷排放的顺序一经确定，就应对各案卷逐个进行编号，.案卷编号方法只能采用自然数，并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种，一种是统编,适用于案卷数量较少的情况;另一种为分编，即按案卷的类别、年度等分别编立从1 号卷开始的号序。
第十三条 案卷目录
(一)案卷目录的编制方法
案卷目录中的条目必须严格按案卷的排列顺序登录，且必须忠实反映案卷号的号序系统，即每本案卷目录必须是一个从1 号卷开始的完整系统。
(二)案卷目录的形式、结构与内容
案卷目录的形式均为书本式(簿册式)，最好加硬质封皮。开本尺寸一般采用A4 纸尺寸。
案卷目录的结构及内容：
l、封面和扉页
主要内容为全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和目录号一般并列标写于左上角或右上角;目录名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷目录”4 字构成，书写于中间位置;编制年月书写于下部中间位置;编制单位的位置一般在编制年月上面。
2、目次
即目录所分类目的索引，专用于全宗内进行了分类但案卷号却未分编的目录中,若案卷号分编的目录则无需设目次。
3、序言或说明
对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况进行简要说明的文字。
4、案卷目录表(见附件1)
即案卷目录的主体部分，用于逐卷登录案卷封面上的基本信息。每一案卷的登录内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、备注等项目构成。
5、备考表
附于目录最后，用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷基本情况。
案卷目录编制完毕后，应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常使用，其他备用。
第五章 档案的保管
第十四条 档案室系机要重地，非经同意，严禁入内。
第十五条 档案库房物品未经许可，不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生，防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化，档案存放始终有序。
第十六条 档案库房内严禁火源，禁放易燃易爆品，配备消防器材，定期检
第十七条 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作，保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。
第十八条 坚持温、湿度检查和记录，建立并严格执行登记、统计制度，每年对室藏档案进行一次全面的安全检查，并作好记录，发现问题及时向领导汇报。
第十九条 档案室设立全宗卷，以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。
第六章 档案的调阅与利用
第二十条 档案管理人员必须熟悉公司的档案情况，主动了解各部门对档案的需求，编制案卷目录、全引目录、收发文档号索引、档案存放示意图等工具资料。
第二十一条 调阅、借离或复印档案时，必须严格履行登记审批手续(见附件 2)，由综合管理部负责人同意后方可办理。档案用毕应及时归还，并办理注销手续，不准转借。一般档案借离时间最长不超过 5 个工作日，公司密级档案原则上借离时间最长不超过2 个工作日。查阅密级档案见《保密管理制度》。
第二十二条 借阅档案人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷，如造成档案资料损坏的，视情况进行处理。
第二十三条 外单位调阅、借离或复印公司业务档案时，应持有单位介绍信,经综合管理部负责人同意后方可借阅、抄录或复印。(见附件3)
第二十四条 档案人员应加强档案的编研工作，多渠道、多形式地开展利用工作，做好档案利用效果的登记。
第七章 档案的鉴定
第二十五条 公司
行政副总经理、综合管理部负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组，每 5 年 1 次对文书档案进行检查鉴定工作，重新确定文件密级;并对失去保存价值的档案提出意见，登记造册，经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附件4)。
第二十六条 销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销，并在销毁清册上签字。
第二十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。
第八章 附 则
第二十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。
第二十九条 本办法自印发之日起施行。
篇2：公司文书档案管理办法(6)
公司文书档案管理办法(六)
1 总则
为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。
2 适用范围
本标准适用于公司文书档案管理。
3 术语和定义
文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。
4 管理职责
4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。
4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。
4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。
5 管理活动、程序及要求
5.1.文书档案收集
5.1.1文书档案收集的范围
5.1.1.1上级来文及资料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司历史档案。
5.1.1.4已撤消旧机构的档案。
5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。
5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。
5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。
5.1.2文书档案的收集
5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。
5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。
5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。
5.2.立卷与归档
5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。
5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。
5.3文书档案的整理和保管
5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。
5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。
5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。
5.4.文书档案的统计和检查
5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。
5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。
5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。
5.5.文书档案的利用和借阅
5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司办公室主任批准后方可将档案借出。
5.5.2复制档案资料时，需经公司办公室主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途，并由文书档案室进行复印。
5.6.文书档案的鉴定和销毁
5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史，科学和现实价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。
5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查，核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。
5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。
篇3：公司邮电文书档案立卷归档制度
> 邮电文书档案立卷归档制度(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖HT〗
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗
第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一
文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨www.pmceo.com年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第叁拾叁条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。