物业管理公司体系文件控制程序

　　1.目的

　　为质量管理体系文件编制、更改、审批、分发和作废处理提供指引,保证文件受控。

　　2.范围

　　适用公司各管理处/部门对质量管理体系文件的管理和控制。

　　3.职责

　　3.1 相关部门/岗位职责

　　部门/岗位工作内容频次/时间

　　总经理审批《质量手册》2个工作日

　　管理者代表审核《质量手册》、审批程序文件、作业指导书和《体系文件下发明细》2个工作日

　　品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发明细》，审批质量记录表格5个工作日

　　管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/更改申请

　　负责保管本管理处/部门领用的体系文件2个工作日

　　持续

　　品质管理部保管体系文件正本及培训

　　检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行情况5个工作日内

　　及时

　　各部门对本部门员工进行培训及文件控制、执行文件发放后7个工作日内培训

　　3.2 文件编制、更改、审核、审批权限

　　文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限

　　质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理

　　程序文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　作业指导文件具有相关技能人士公司任一职员品质部经理管理者代表

　　质量记录表格具有相关技能人士公司任一职员品质部人员品质部经理

　　体系文件下发明细品质部人员品质部人员品质部经理管理者代表

　　注：1、审核、审批人不得与编制/更改人相同，但审核、审批人可为同一人；

　　2、品质管理部经理编制或更改的程序文件、作业指导文件及表格，须由管理者代表审核和审批。

　　4.方法和过程控制

　　4.1重要说明：为进一步明确质量管理体系文件的受控状态，受控章在文件左上角的为体系文件正本，受控章在文件右上角的为体系文件副本。授控章由品质管理部统一控制管理

　　4.2体系文件的版本控制

　　4.2.1 未经修改的文件版本号为"A/0"，修改一次版本号升为"A/1"，当版本号从"A/9"升级时，则升为"B/0"，依此类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到9次，版本也要全面改版（如从A→B、B→C……）。

　　4.2.2 文件页数超过1页以上,则文件修改时只更改修订页的版本号,如文件某一页的版本号升至"A/9",则该页再次修改升级时，文件全部页的版本号升为"B/0"。

　　4.2.3 若文件更改后增加或减少页数，则各页均按原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。

　　4.3体系文件的编制、更改

　　4.3.1 文件的编制和更改需按《体系文件控制细则》规定的格式和编号方法进行。

　　4.3.2 动议编制/更改文件需填写《文件编制/更改申请表》，经管理处/部门负责人确认后，报品质管理部。集中编制/更改时可只填写一个编制/更改申请表，经管理者代表审批。

　　4.3.3体系文件通过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。

　　4.4体系文件的分发

　　4.4.1新编或更改的体系文件，由品质管理部加盖红色"受控"印章后，填写《文件发放签收表》，按《体系文件下发明细》分发给相关部门（零星编制或修改的质量记录表格可通过内部邮件系统发送到各部门，不须填写《文件发放签收表》，作废表格不须交回品质管理部）。

　　4.4.2各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将旧文件加盖"作废"章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废体系文件进行抽查。作废文件正本由品质管理部保存至少三年。

　　4.4.3新部门成立时，应及时到品质管理部申请领取体系文件。

　　4.4.4各管理处/部门因现场悬挂等原因需增加持有体系文件时,需填写《文件发放签收表》,经品质管理部经理批准后领取。

　　4.5体系文件的培训

　　4.5.1新编或更改的体系文件发放后，品质管理部须对各部门相关业务块主办以上人员及相关人员进行培训（零星更改的表格除外）。

　　4.5.2新编或更改的体系文件执行前，管理处/部门应将所有新增或更改的文件内容对相关岗位人员进行培训。

　　4.5.3新管理处/部门成立后，品质管理部须对全体人员进行培训、考核。

　　4.6体系文件的作废处理

　　4.6.1作废文件均须加盖作废章。如发现文件名、编号均相同的文件,应以最近生效日期或最高版本号区别新旧文件。

　　4.6.2如文件不适用需取消，须填写《文件编制/更改申请表》，按原审批程序报批后报废。

　　4.7体系文件的查阅、借阅

　　4.7.1非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特殊情况需经管理者代表批准。

　　4.7.2查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写《文件借阅登记表》，经管理处/部门经理或其授权人批准，并不得带离本管理处/部门管理服务区域。如有污损或遗失，须报部门经理处理，并向品质管理部申请补发。

　　4.7.3隔夜借出须管理处/部门经理批准，外借时间最长不得超过3天。

　　4.8体系文件的保管和保密

　　4.8.1管理处/部门经理负责本管理处/部门保管体系文件，并对结果负责。

　　4.8.2依据《体系文件下发明细》的文件接受人负责对相应体系文件进行

保管。

　　4.8.3任何人不得复印、泄露体系文件，不得擅自携带体系文件外出。

　　4.8.4体系文件发生丢失和短缺时，除追究责任外，重新办理领用手续，品质部在补发文件上给予新分发号，并注明原文件分发号作废，并将作废文件的分发号通知相关部门/管理处。

　　5.支持性文件

　　TJVKWY4.2.3-Z01-01《体系文件控制细则》

　　6.质量记录表格

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F1 《文件编制/更改申请表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F2《文件发放签收表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F3《文件借阅登记表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F4 《体系文件下发明细》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F5 《文件领用审批表》

篇2：房地产公司质量体系文件资料控制工作程序

　　房地产公司质量体系文件资料控制程序

　　1.目的

　　通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。

　　2.范围

　　本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。

　　3.职责

　　3.1工程部是文件控制的主管部门，主要负责：

　　a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况；

　　b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。

　　3.2总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作；

　　3.3各部门负责分管范围内的文件管理工作；

　　3.4项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范围：

　　4.1.1用以指导质量体系运行的文件和资料，包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件；

　　4.1.2用以指导项目具体运作的文件和资料；

　　4.1.3外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。

　　4.2文件和资料的编制与审批

　　4.2.1根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准：

　　a.《手册》和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准；

　　b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准；

　　c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。

　　d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。

　　4.2.2文件的编写要求，执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。

　　4.3文件的标识与发放

　　4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法，对文件进行编号。

　　4.3.2对质量手册和质量管理作业文件，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加盖受控章。

　　4.3.3根据文件的发放范围，由发放部门做好发放登记，填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。

　　4.3.3各部门资料员负责签收文件，填写"文件接收登记表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改时，由更改部门填写"文件更改申请/通知单"，说明更改的理由和内容，并由原审批人审批，当原审批人因故不能审批时，应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。

　　4.4.2文件的原编制部门负责将审批通过的"文件更改申请/通知单"发至各部门资料员。

　　4.4.3各部门资料员根据"文件和资料更改申请/通知单"进行更改，在文件的"更改记录"中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母"G"加顺序数字表示，如"G3"代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性，可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后，应换版发行。

　　4.4.4对图样的修改，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.5文件的保存与回收

　　4.5.1对归档文件和资料的保存和管理，执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。

　　4.5.2对各部门保存的文件资料，由部门资料员负责妥善保管，防止污损遗失，保存期限为一般为3年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。

　　4.5.3受控文件不得随意复印，需要时，应向其归控管理部门申请，批准后，方可进行复制。

　　4.5.4文件换版后，由原发放部门负责将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖"作废"章予以标识。

　　4.6外来文件的控制

　　4.6.1对外来文件，由接收部门负责进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范围。

　　a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负责签收登记，交分管领导签批后贯彻实施；

　　b)工程施工技术类文件，由工程部负责保存和处理，对

建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用。

　　c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负责处理。

　　4.6.2各部门按照分工管理范围，负责主动收集相应的外来文件（如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等），并对文件的落实情况进行相应的跟踪。

　　4.7项目部负责工程项目的图纸使用管理，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.8总经理工作部负责公司的档案管理，各部门按分工做好本部门的档案管理工作，执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。

　　4.9总经理工作部负责公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。

　　4.10总经理工作部负责公司的图书资料管理，执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。

　　4.11工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检查指导。

　　5.质量记录

　　5.1QR05-01文件发放登记表

　　5.2QR05-02文件接收登记表

　　5.3QR05-03文件借阅登记表

　　5.4QR05-04文件更改申请/通知单

　　5.5QR05-05受控文件清单

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件编码规定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》

　　6.3Q/TZH-WI-008《档案管理办法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理办法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》

篇3：OHS管理体系文件和资料控制

　　OHS管理体系文件和资料控制

　　组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而确保：

　　(1)它们能够被恰当定位;

　　(2)对它们进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;

　　(3)职业安全健康管理体系的关键岗位，都能得到有关文件和资料的现行版本;

　　(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用;

　　(5) 法律、知识性文件和资料，予以适当标识并保存。

　　1.理解要点

　　对OHS管理体系文件的管理，如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等，是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所，有专人保管，并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置，新的文件要及时到达使用者手中，文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求，为了实施对文件和资料的控制，除管理手册和程序文件外，还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在ISO9000系列中已有较严格的要求，可参照执行。

　　另一方面，OHS管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制，而不是建立过于繁琐的文件控制系统，在建立体系和运行体系中要注重实效。

　　2.审核要点

　　1)组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如：是否建立OHSMS文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。

　　2)是否能保证体系运行的各个重要岗位，都能及时得到相应文件的现行版本。

　　3)不论出于什么原因而保留的已作废文件，是否都进行了适当的标识和管理。

　　4)文件的收发、复制、归档是否都有编号，有责任人员签字。

　　5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。

　　6)文件发布前是否由授权人员审批其适用性。

　　7)文件修订时，是否制定了相应记录和更改清单或一览表。