(1)前台服务
1.接听电话和留言
3.问候语:Good morning/Good afternoon, May I help you?
4.听清转接对象或分机号码。
5.Transfer,等有人接再转接,然后挂机。
1)当所要转接的分机占线或客户外出,问明来电人是否有需要,为客户留言。
2)留言时首先要记录下所要找的客户的公司名称、房号和姓名、对方的姓名、公司名称、联络的电话、时间、并签上自己的姓名。
3)当客户外出回来时及时交给他。
4)如该客户出差在外多日,可把留言转交给其公司的其他人,以免有紧急问题(来自:www.pmceo.com)可及时解决。
(2)收发快件与邮寄
a)发快件
1)客户交发快件到前台时,要在《每日服务记录Daily Job Sheet》和《外发快递记录Out Going Courier》上登记下日期、公司简称、快件种类、地点并准确记录下快件编号,经手人签字。
2)打电话通知快递公司来取件,留下底单,并在上登记公司名称、快递类别(市内快递、EMS、DHL或其他)。
b)收快件
1)快递公司送来快件,先签收,然后在《快递收件记录Incoming Courier List》登记日期、收件时间、公司、简称、快件种类、快件编号,并注明是否是包裹,最后经手人签名。
2)及时把快件送交客户,并让客户签收。
(3)邮寄
1)对客户交寄信函,在专用本上登记日期、客户名称、发送地址。于每天下午4:00左右交于楼下邮政服务台送寄。
2)于下月初带登记本到楼下邮政服务台与服务台工作人员核对,以便月结帐。
(4)收发传真
a)发传真
客户交发传真时,根据所给传真号码正确发送,同时登记下日期、简称、传真号码及其他明细,并签上经手人姓名,然后把传真确认报告归档。
b)收传真
1)收进传真应及时送交客户,如一时走不开,可先打电话通知客户;
2)收到客户传真时,根据商务中心客户或大楼客户在Daily Job Sheet或租户服务单上登记日期、客户简称、及传真的大致内容,然后送交给对应的客户,请客户签收。
(5)报纸的订阅和分发
a)订报
1)每年的年初或六月底询问客户是否有订报需要并做好书面记录;
2)根据记录填好,订报的电脑清单带上钱款到九江路邮电局支局(九江路36号)订阅;
3)及时更新客户的订阅清单。
b)取报
每周星期一至星期五早上九点半左右,到底楼大堂前台取报。
c)发报
根据更新后的客户订阅清单,把报纸分开。
d)送报
在早上10:00左右把报纸送到客户房间内。
(6)文字处理
1)客户需打印文件、表格、应热情接待,仔细了解客户要求和所要达到的效果;
2)视前台工作情况,估计完成所需要的时间,转告客人,并请他回房或在沙发上稍候;
3)按照客人所提出的要求,正确处理文件,并打出草稿给客户审阅;
篇2:宾馆酒店前厅商务中心岗位服务细则
宾馆酒店前厅商务中心岗位服务细则
宾馆酒店的客人因为工作需要,要求提供一些商务服务,为了满足客人的需要,一般都设有商务中心,其作用是为客人提供打字、传真、复印、抄写、翻译、会议记录、文件核对及代办邮件等方面的服务。
1.商务中心岗位的工作流程
(1)比规定的上班时间提前五分钟到岗,进行交接班并了解上一班的情况。
(2)阅读交接班簿并在上面签字。
(3)检查工作设施,进行清洁维护。
(4)开始日常工作。
2.商务中心各岗位的操作细则
(1)传真接收操作。
①把传真机上收到的传真件进行分类,认真阅读来件抬头,根据收件人的姓名在电脑中查询。
②查到之后在商务中心日传真来件统计报表上登记。
③电话通知客人,如客人在房间,则派行李员送至其房间,同时开出账单,交前厅收银处。如果客人正好不在房间,则进行留言,一式三联,分别请行李员送至房间、留给前厅、与原件放在一起。留言单上必须注明,请客人在回来之后通知本岗位员工,以便可以派行李员尽快将传真件送到客人房间。
④如果是店外客人接收的传真,则根据传真上所提供的信息,通知接收人速来领取,并按酒店规定收费。
⑤对于找不到收件人的疑难来件,应请示上级,妥善处理。
(2)传真发送操作。
①主动热情地接待客人,接过客人拟好的稿件,问明发往的国家和地区。
②仔细阅读客人所要发送的稿件,查看是否有不清楚的地方。
③检查客人是否已将传真号码、姓名等项内容填写清楚。
④输入传真号码,与稿件上所写的进行核对,确认无误后,按键发送。
⑤传真发出之后,将成功发出报告单及原件一同交给客人。
⑥按照有关规定计算传真费,请客人付款或是签单,并将传真号码及发送所用的时间在账单上注明,然后把账单送到前厅收银处。
⑦因为线路不通等各种原因暂时发不出传真时,应该向客人道歉并解释,另外,如果客人不是很急,可以请其先签单回房,等发出之后再通知客人。
⑧填写日发送传真报表。
(3)复印服务操作。
①主动跟客人打招呼,欢迎客人,介绍收费标准。
②根据客人的要求对复印纸张的规格、复印张数及色彩浓淡进行选择。需要放大或是缩小的复印,调整好比例尺寸。
③将复印原件定好位置,平铺,检查送纸箱是否已准备好,然后按动复印键。
④印出第一张后,查看有无问题,如没有,即可连续复印。
⑤复印完毕后,将原件按顺序交给客人;问明客人是否需要装订复印件,若需要,则替其装订。
⑥根据所复印的规格及张数,开出账单。账单要一式三联,一联存底,一联交财务结账处,第三联交给客人。
⑦将账单号码、金额、付款方式及客人的房号分项填写在日复印报表上。
(4)打印操作。
①热情欢迎客人,主动向客人介绍打印的收费标准。
②拿过客人要打印的文件,了解客人的要求,浏览全文,看是否有不清楚处,若有,则当即问清。
③估计大概能www.pmceo.com完成的时间并告知客人。
④文件打出之后须请客人校对,然后修改,再校对。
⑤将打好的文件交给客人,根据打字张数计费,开出单据,并请客人签字,然后将账单转交前厅收银处。
⑥填写日复印、打字报表。
⑦询问客人的文件是否需要保留,若无此要求,则删除掉。
(5)电传发送。
①热情地接待客人,主动介绍收费标准。
②接过客人要发送的稿件,检查其手写字体是否清楚,号码是否正确。并请客人填写电传发送表。
③检查电传发送表的内容,看姓名、房号、发送国家和地区等各项内容是否准确。
④输入电传机进行发送。
⑤发送完毕之后,将电传机读出的打印稿撕毁,一联保存,准备记账,另一联交给客人。
⑥根据发送所花时间,按价目表规定计算电传费,并填写收费单一式三联,两联送前台收银处,另一联和发送底稿放在一起。如果来发送的是店外客人,则将收费单的两联送前台收银处收取现款,另一联送给客人。
篇3:商务会所服务质检管理方案
商务会所服务质检条列
为较好地发挥质检管理工作的作用,规范质检管理行为,增加工作的透明度,确保商务会所服务规范的落实,促进经营管理水平的提高,特制定本方案。
质检管理工作原则:
实事求是、切合实际、人人平等、适度奖罚、违纪必纠、执纪必严
质量监督实施细则:
以商务会所及各岗位制订的服务标准,规范及各种制度为依据,按照会所规定标准对服务质量、服务标准、程序、规范、产品质量、工作质量、卫生标准、设备状况、节能情况、个人行为规范、仪表仪容、普通话、礼貌礼仪,实行全方位检查、落实。
言谈举止标准:
在会所内,对客服务、接打电话及晨会上要用普通话(考核对象40岁以下)。
不在会所内带小孩玩耍。
不在公共区域抽烟(办公室以内除外),吹口哨、打闹、高声喧哗。
不在公共区域席地而坐、台阶上。
主动向客人、上级及同事打招呼、问好。
上班时间要统一使用礼貌用语,不讲脏话,不带口头语。
需要禁止的行为:不随地吐痰、乱扔果皮、烟头等杂物。
仪表仪容标准:
1、工服:会所所有员工工作期间必须着工服。工服须干净熨平。男士穿衬衣必须打领带系袖扣,女士穿衬衣、扣领结、系袖口。穿短袖时,上面第一个扣可以不系。
2、工牌:员工上班均需佩戴工号牌。将工号牌戴于左上胸醒目位置。
3、头发:必须梳理整齐、干净,男员工不允许蓄长发,女员工留长发须按规定盘统一发髻,不得染成黑色以外的其它颜色。
4、指甲:必须干净、整洁,不留长指甲。女员工不允许涂有色指甲油。
5、面部:男员工必须经常刮胡子,女员工一律化淡妆,不使用气味太浓的化妆品。
6、鞋:必须合适并且保持清洁。颜色按照规定统一。皮鞋要擦亮,擦干净。鞋跟上不带金属物。
7、首饰:工作中员工只许佩带一枚戒指,戴一枚耳钉,不许佩带其它饰物。
8、气味:保持口腔清洁,工作前或工作期间避免吃有异味的事物。
五、节约资源
会所全体员工要树立以会所为家、节约光荣、浪费可耻的思想意识,人人节约、修旧利废为会所降低消耗。
凡是各区域所有的排风扇、电灯、空调、饮水机、麻将机等所有电器设备,在无人情况下,应关掉电源(属于正常运行的设施设备除外)。
属于设备损坏,不及时报修,造成水电资源浪费,属于哪个部门管理,处罚哪个部门。
检查细则:
餐饮、茶艺棋牌、厨房
服务时有无敬语、香巾、斟茶、斟酒、点烟、换烟缸、骨碟、收撤杂物是否规范及时。
有无服务速度慢、怠慢客人,对客人发脾气。
电话铃响三声以内有无以欢悦的声音说:“你好,茶艺”或“你好,茶艺棋牌”,且普通话,有无接打私人电话。
对客服务有无面带微笑。
工作期间有无靠墙,靠工作台,靠桌椅,当班时,有无睡觉,擅离岗位,干私事闲逛。
工作期间有无修指甲、剔牙、抓耳挠腮搭肩拉手。
当班有无吃零食、抽烟、喝酒(因工除外)有无吃客人遗留食物现象。
有无穿拖鞋、踩后鞋帮走。
为客人提供的食品、饮料有无存放不当,过期或变质现象。
有无工作时间高声喧哗、吵架、打架、或在工作区奔跑现象。
与客人相对而走,有无侧身行的礼让行为,且礼貌问好。
有无在客人面前谈笑风生或窃窃私语。推销是否及时。
后厨有无乱吃乱拿乱扔现象。
所有的设施设备是否干净、完好、有效、且摆放整齐适当,操作、清洗、保养方法是否正确,有无卫生死角。
有无将各类蔬菜、肉类、鱼类等放入水池,任其大水冲洗,无人操作。
对待客人投诉态度是否诚恳、处理是否得当。
、客房、总台
在岗位上是否仪容仪表整齐,精神状况良好。
在岗时有无靠墙、同事间大声说笑、窃窃私语等现象。
客人到达时,有无面带微笑、热情问候,服务迅速、准确。
对客人做某种解释时,是否耐心、准确。
处理客人投诉是否热情、及时、准确、快速。
能否在2分钟内到达总台通知的房间进行服务。
对走客房、空房、长住房能不能清扫洁净;物品补充是否到位,有无补充纪录。
大厅PA对公共洗手间清扫是否及时并经常保洁;区域卫生是否按照流程整理。
对讲机使用是否规范,沟通、信息传递是否流畅。
客人遗留物品能否及时上交;并且交还客人。
总台是否礼貌待客,正常按照程序接待客人,电脑纪录是否正确;帐单及时核对,有无漏单、错单、跑单;现金有无伪钞,宾客信息是否正常,日营业报表上报能否及时。
能不能及时配合并完成上级传达的临时任务。
洗浴
在岗位上是否仪容仪表整齐,精神状况良好。
在岗时有无靠墙、同事间大声说笑、窃窃私语等现象。
(3)客人到达时,有无面带微笑、热情问候,服务迅速、准确。
对客人做某种解释时,是否耐心、准确。
处理客人投诉是否热情、及时、准确、快速。
擦鞋、更衣、休息处能否快速接待并作好推销。
一次性用品领用是否合理及时,有无使用纪录,能否及时核对。
搓背是否询问客人,能否推销项目。
> 能否与客房、www.pmceo.com茶艺、餐饮、足疗、理发、总台及时沟通传递信息。
能否解决客人其他合理需求。
采购、仓储、维修、洗衣、职工厨房
能否及时满足一线服务部门的合理需求,并且礼貌对待员工。
采购是否按照申购单据采购,入库有无纪录,周盘存能否及时、准确。
物品摆放是否科学,分类是否准确,库存是否合理。
维修能否及时,能不能修旧利废,电器保养、线路维护是否按期进行。
洗衣是否按照洗涤标准进行,布草分类存放,能不能保障一线。用料是否合理,有无洗涤纪录。
职工厨房能否及时保障员工用餐,按照伙食标准制作,量与料是否浪费。
各区域操作卫生能否保持洁净。
搓背、足疗、美发
在岗位上是否仪容仪表整齐,精神状况良好。
(2)客人到达时,有无面带微笑、热情问候,服务迅速、准确。
对客人做某种解释时,是否耐心、准确。
处理客人投诉是否热情、及时、准确、快速。
下单是否及时,客人有无签字认可;能否作好其他项目推销。
会所招待是否按照会所领导要求进行,能否配合会所要求完成临时任务。
奖惩方面:
区域卫生不合格,累计5处罚款5元。
仪表仪容不合格每次罚款5元。
与客人吵架、打架每次罚款100元,根据情节再进行处理。
员工之间打架处罚50元,歌剧情节再进行处理。
偷盗客人财物、会所财物、员工财物者一律开除,并追究刑事责任。
工作优秀,成绩显著者奖励50元。
每月评选优秀员工三名奖励50元,连续三个月被评选为优秀员工者另外奖励200元。
及时发现会所安全隐患并上报处理者奖励50元。
以上规定从颁布之日起开始执行。
锦阳商务会所