物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程

　　1.0目的

　　规范质量体系文件和资料的管理，确保质量体系文件和资料使用的有效性。

　　2.0适用范围

　　适用与质量体系文件、相关外来文件的管理。

　　3.0职责

　　品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。

　　4.0要点和实施

　　4.1质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。

　　4.2质量体系文件的使用。

　　4.2.1品质/拓展部应确保凡授权范围内的人员均能及时得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复印或作非授权的涂改。

　　4.3质量体系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管环境应适宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。

　　4.3.2文件保管方法应便于存取查阅。

　　4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。

　　4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单，以便于了解文件变动的情况和检索。

　　4.4质量体系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必须由文件的原编写部门负责填写相关表格，经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动，则应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。

　　4.4.2文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布，以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。

　　4.4.3通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改，但程序文件和质量手册换版时，则应将换版后的文件送达第三方认证机构。

　　4.4.4问更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申请表》上予以规定，并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行，但划改时，应能辨认更改前的内容。

　　4.4.5文件更改的标识和记录

　　文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别，在文件更改记录上及时予以记录，以便核对、识别。

　　4.4.6文件的换版。下列情况之一，文件应予以换版：

　　(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)时;

　　(2)同一文件一次更改内容较多时。

　　4.5作废/失效质量体系文件处置。

　　4.5.1品质/拓展部应在更换新页或新版的同时，撤回旧页或旧版本文件。

　　4.5.2撤出的旧页或旧版本文件，品质/拓展部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录，并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。

　　4.5.3作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中销毁的方式应考虑方便、适用、可行。销毁前在《作废/失效文件清单》上予以记录。

　　4.5.4留作资料以供法律/累计知识需要的作废文件，应经管理者代表同意，并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。

　　4.6外来文件的管理。

　　4.6.1外来文件包括：

　　(1)本行业强制执行的法律、法规、条例;

　　(2)本公司选定执行的国家或行业标准;

　　(3)业主或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。

　　4.6.2属于本程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态，既在其封面或首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的，还应编号并办理发放签收。

　　4.6.3对于外来文件，品质/拓展部资料管理员应建立收/发台帐，以便追溯其来源和分布。

　　4.7文件的归档。

　　4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。

　　4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外)。

　　4.7.3文件的发布、更改、处理的相关表格应随正本一起归档。

　　4.7.4文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。

　　4.7.5品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定，对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出，仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。

　　4.8文件的补发按《质量体系文件编制标准作业规程》的相关规定执行。

　　4.9质量体系文件的借阅。

　　4.9.1公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一：

　　(1)是公司的服务对象;

　　(2)是公司的主管上级;

　　(3)是公司的承包方;

　　(4)按法律、法规或合同规定提供借阅的需方。

　　4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术机密，但上款第4项的除外。

　　4.10人员离开公司或工作岗位发生变化时，品质/拓展部负责回收所发文件，并在文件发放签收-记录中注明回收原因和时间。

　　4.11公开文件的控制。

　　4.11.1凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。

　　4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。

　　4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。

　　4.11.4凡公开的文件夹发生更改时，应以原公开的形式，在原发放或公布的范围内今年性更改，以便更改的内容为业主或住户所了解。

　　4.11.5凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书，包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外)，均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。

　　4.12品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录，各部门或文件持有人负责保存持有的记录，保存期为3年。

　　5.0记录

　　5.1《文件销毁申请表》文件编码：

　　6.0相关支持文件。

篇2：房地产公司质量体系文件资料控制工作程序

　　房地产公司质量体系文件资料控制程序

　　1.目的

　　通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。

　　2.范围

　　本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。

　　3.职责

　　3.1工程部是文件控制的主管部门，主要负责：

　　a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况；

　　b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。

　　3.2总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作；

　　3.3各部门负责分管范围内的文件管理工作；

　　3.4项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范围：

　　4.1.1用以指导质量体系运行的文件和资料，包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件；

　　4.1.2用以指导项目具体运作的文件和资料；

　　4.1.3外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。

　　4.2文件和资料的编制与审批

　　4.2.1根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准：

　　a.《手册》和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准；

　　b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准；

　　c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。

　　d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。

　　4.2.2文件的编写要求，执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。

　　4.3文件的标识与发放

　　4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法，对文件进行编号。

　　4.3.2对质量手册和质量管理作业文件，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加盖受控章。

　　4.3.3根据文件的发放范围，由发放部门做好发放登记，填写"文件发放登记表"。公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。

　　4.3.3各部门资料员负责签收文件，填写"文件接收登记表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改时，由更改部门填写"文件更改申请/通知单"，说明更改的理由和内容，并由原审批人审批，当原审批人因故不能审批时，应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。

　　4.4.2文件的原编制部门负责将审批通过的"文件更改申请/通知单"发至各部门资料员。

　　4.4.3各部门资料员根据"文件和资料更改申请/通知单"进行更改，在文件的"更改记录"中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母"G"加顺序数字表示，如"G3"代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性，可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后，应换版发行。

　　4.4.4对图样的修改，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.5文件的保存与回收

　　4.5.1对归档文件和资料的保存和管理，执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。

　　4.5.2对各部门保存的文件资料，由部门资料员负责妥善保管，防止污损遗失，保存期限为一般为3年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。

　　4.5.3受控文件不得随意复印，需要时，应向其归控管理部门申请，批准后，方可进行复制。

　　4.5.4文件换版后，由原发放部门负责将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖"作废"章予以标识。

　　4.6外来文件的控制

　　4.6.1对外来文件，由接收部门负责进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范围。

　　a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负责签收登记，交分管领导签批后贯彻实施；

　　b)工程施工技术类文件，由工程部负责保存和处理，对

建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用。

　　c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负责处理。

　　4.6.2各部门按照分工管理范围，负责主动收集相应的外来文件（如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等），并对文件的落实情况进行相应的跟踪。

　　4.7项目部负责工程项目的图纸使用管理，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.8总经理工作部负责公司的档案管理，各部门按分工做好本部门的档案管理工作，执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。

　　4.9总经理工作部负责公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。

　　4.10总经理工作部负责公司的图书资料管理，执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。

　　4.11工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检查指导。

　　5.质量记录

　　5.1QR05-01文件发放登记表

　　5.2QR05-02文件接收登记表

　　5.3QR05-03文件借阅登记表

　　5.4QR05-04文件更改申请/通知单

　　5.5QR05-05受控文件清单

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件编码规定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》

　　6.3Q/TZH-WI-008《档案管理办法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理办法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》

篇3：OHS管理体系文件和资料控制

　　OHS管理体系文件和资料控制

　　组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而确保：

　　(1)它们能够被恰当定位;

　　(2)对它们进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;

　　(3)职业安全健康管理体系的关键岗位，都能得到有关文件和资料的现行版本;

　　(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用;

　　(5) 法律、知识性文件和资料，予以适当标识并保存。

　　1.理解要点

　　对OHS管理体系文件的管理，如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等，是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所，有专人保管，并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置，新的文件要及时到达使用者手中，文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求，为了实施对文件和资料的控制，除管理手册和程序文件外，还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在ISO9000系列中已有较严格的要求，可参照执行。

　　另一方面，OHS管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制，而不是建立过于繁琐的文件控制系统，在建立体系和运行体系中要注重实效。

　　2.审核要点

　　1)组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如：是否建立OHSMS文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。

　　2)是否能保证体系运行的各个重要岗位，都能及时得到相应文件的现行版本。

　　3)不论出于什么原因而保留的已作废文件，是否都进行了适当的标识和管理。

　　4)文件的收发、复制、归档是否都有编号，有责任人员签字。

　　5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。

　　6)文件发布前是否由授权人员审批其适用性。

　　7)文件修订时，是否制定了相应记录和更改清单或一览表。