物业管理公司文件控制程序(13)

　　1.0目的：

　　规范管理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。

　　2.0适用范围：

　　适用于本公司管理体系文件的控制。

　　3.0职责

　　3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。

　　3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。

　　3.3工程技术部负责小区图纸、技术图样的管理与控制。

　　3.4综合事务部负责管理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。

　　4.0程序

　　4.1本公司文件分为以下四个层次：

　　第一层次质量手册

　　第二层次程序文件

　　第三层次作业指导书

　　第四层次质量记录表格、资料(包括图纸、技术图样等)。

　　4.2文件的编制、审核与批准

　　4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。

　　4.3受控文件的发布

　　4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。

　　4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。

　　4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。

　　4.3.4文件分"受控文件"和"非受控文件"两类。受控文件需加盖蓝色"受控文件"章，非受控文件加盖红色"非受控文件"章，作废文件加盖红色"作废"章。没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。

　　4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。

　　4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增1次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A、B、C......递增。

　　4.4受控文件的回收及处理

　　4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面原因方可发放新版。

　　4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。

　　4.5文件原件的管理

　　4.5.1新制文件发放完成后，综合事务部将相应《文件更改通知单》、《文件发放回收记录》及文件原件配对后保存。

　　4.5.2新制文件发放完成后，综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存，作废文件原件盖"作废"章后，做相应处理。

　　4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅，若需借阅，应经管理者代表书面同意，且借阅时间以一周为限。借阅文件部门应正确使用、妥善保管，防止被误用或丢失、污损。

　　4.6受控文件在以下情况可以非受控方式发布，综合事务部不负责对其进行更新：

　　4.6.1因宣传等原因，经管理者代表批准，受控文件可以非受控方式对外发布。

　　4.6.2因培训等原因，经综合事务部批准，受控文件可以非受控方式在公司内部发布。

　　4.7文件的评审

　　4.7.1文件体系的评审内容，包括文件体系的适宜性、充分性、有效性。

　　4.7.2对文件体系提出增加、更改、删除要求的，由综合事务部负责按本程序实施。

　　4.8外来文件的控制

　　4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料，包括国家、行业标准、法规条例、技术文件等。

　　4.8.2相关部门收到外来文件后，如该文件内容涉及到物业服务及质量管理体系且公司准备采用时，接收部门将此文件送到综合事务部备案，由管理者代表批准，列入《外来文件目录》。

　　4.8.3外来文件原件由综合事务部保存。作废外来文件原件由综合事务部加盖"作废"章后另行处理。

　　4.8.4各部门需要外来文件，可到综合事务部查询、借阅或复制，复制的外来文件登记并加盖"受控文件"章。

　　4.8.5综合事务部负责其版本更新，每三个月对外来文件进行更新一次，可通过各种途径了解外来文件的版本情况，并及时获取外来文件的最新版本。

　　4.9资料的控制

　　4.9.1图纸、技术图样由管理处负责建档、编号，并及时到综合事务部盖"受控"章。

　　4.9.3资料发生更改时应加盖修改章，当图纸修改超过使用规定时加盖"作废"章并收回存档。

　　4.10质量记录表格的控制

　　4.10.1各部门组织设计制定或更改本部门的记录表格。

　　4.10.2各部门将新制订或更改的记录表格原件及《文件更改通知单》报综合事务部。

　　5.0支持性工具

　　《文件发放回收记录》、《文件更改通知单》、《受控文件目录》、《文件目录单》

　　编制：审核：批准：日期：

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。

　　2.范围：

　　本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。

　　3.职责：

　　3.1总裁负责管理文件的批准。

　　3.2管理者代表负责管理文件的审核。

　　3.3办公室负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制。

　　3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的编写、审批。

　　4.1.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。

　　a) 管理体系文件由总裁批准。

　　b) 行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，办公室主任审核，总裁批准。

　　c) 作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准。

　　4.2文件的编号

　　所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。具体编号方法：

　　a)管理手册的编号方法

　　SY MM ****

　　年代号

　　管理手册代号(MM-Management Manual：管理手册)

　　公司代号()

　　b)程序文件的编号方法

　　SY PF **

　　顺序号

　　程序文件代号(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代号()

　　c)作业文件的编号方法

　　SY OF ***

　　顺序号

　　作业文件代号(OF-Operantion File)

　　公司代号()

　　d)记录文件的编号方法

　　RF ** **

　　顺序号

　　程序文件顺序号

　　记录代号(RF-Record File：记录文件)

　　e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。

　　4.3文件的发布

　　4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501)

　　4.3.2经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。

　　4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。

　　4.4文件的标识

　　4.4.1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。

　　4.4.2非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。

　　4.4.3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。

　　4.4.4对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。

　　4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。

　　4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。

　　4.5文件的使用的实施

　　4.5.1办公室编制好公司《文件控制清单》(QR0502)控制文件使用情况。

　　4.5.2受控文件不可转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。

　　4.5.3工作场所如发现过期或作废文件，应交办公室处理，过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁，不可乱涂乱画。

　　4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单，控制本部门文件使用情况。

　　4.5.7办公室每季度至少一次对文件进行检查，以监督文件的完好保存及贯彻实施，并做好《文件检查记录表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强，可申请更改，更改程序按本程序4.6条执行。

　　4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(QR0504)，经审批后交原发放部门执行更改。

　　4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。

　　4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(QR0504)，经管理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1笔误可用划改。

　　4.6.2.2文件只改动某页内容时，可用换页方式。

　　4.6.2.3文件内容多处或多次改动，可用改版方式。

　　4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》(QR0509)并保存，以控制文件修改状态。

　　4.6.4《文件更改申请单》(QR050

　　4)应注册更改性质：笔误、更改、删除、新增。

　　4.7作废文件处置

　　4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围/签收表》范围发放， 并从原使用场所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)，经管理者代表审批后销毁。

　　4.7.3因需要保留作废文件，由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)经管理者代表审批，办公室按4.4.4标识后方可继续保留作废文件。

　　4.7.4电子媒体文件作废处置程序

　　4.7.4.1由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》。

　　4.7.4.2经管理者代表审核，总裁批准。

　　4.7.4.3由电脑操作员进行清除。

　　4.7.5其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》，经总裁批准后自行销毁。

　　4.8文件的归档

　　4.8.1文件经批准发布后，经批准人签署的原件及打印件，由办公室归档并登记。

　　4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查，再登记归档。需贯彻执行的外来文件，经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行。

　　4.9文件和资料的借阅

　　4.9.1部门经理及以下人员借阅文件，应填写《文件和资料借阅登记卡》(QR0507)，在公司内阅览由管理者代表审批，借出公司外由总裁审批，并登记。

　　4.9.2副总裁以上人员可直接向资料室借阅，并作好登记。

　　4.9.3公司以外人员借阅资料由总裁审批，并作好登记。

　　4.9.4外来文件的管理控制：标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制，并作好登记。

　　4.10行政文件由办公室，管理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序控制。

　　5.相关文件：

　　SYPF02 《记录控制程序》

　　6.记录：

　　QR0501《文件发放范围/签收表》

　　QR0502《文件清单》

　　QR0503《文件检查记录表》

　　QR0504《文件更改申请单》

　　QR0505《文件和资料销毁(保留)控制清单》

　　QR0506《文件和资料归档登记卡》

　　QR0507《文件和资料借阅登记卡》

　　QR0508《文件和资料编号登记卡》

　　QR0509《文件和资料修改状态控制清单》

篇3：酒店各部门文件备忘录采购单传递程序

　　酒店各部门文件、备忘录、采购单的传递程序

　　现各部门为文件的传递而影响了工作，鉴于此情况，为了提高文件和单据的传递效率，特规定以下程序：

　　备忘录的传递：

　　各部门起草的备忘录需按照要求的格式和字体打印出来，并有起草备忘录的部门经理的签字，交总经办审核，如有修改，请各部门修改后再递交总经办，由总经办递交总经理批阅后，总经办负责向各部门下发、专递，如有修改，总经办应及时通知其超备忘录的部门，按照总经理的意见修改后，再次按照以上程序递交。

　　采购单的传递：

　　各部门的采购单先递交采购部库管，如没有库存，此单由采购部负责向财务部传递，财务部审批后送总经理审批，审批后的采购单由总经办负责传采购部。

　　文件的传递：

　　各部门外出开会和接到得上级或职能部门的文件，应先送交办公室，由办公室做文件处理签后交总经理批阅，办公室按照总经理批阅的内容进行落实，相关部门落实完毕后，在文件上注明完成的时间和内容交办公室，由办公室向总经理汇报并保存。

　　周会纪要的传递：

　　每周的周会纪要，由总经办整理打印后，按以下部门经理签阅后自行向下一个部门传递，不得在部门滞留，部门经理请假的可以由部门代班人员代签。传递顺序：人事部、财务部、采购部、工程部、安全部、销售部、餐饮部、客房部、康乐部、娱乐部返回总经办。

　　EOD检查整改：

　　每天的EOD检查记录，由总经办分类电话通知相关部门，各部门能够整改的，整改后电话通知总经办整改结果，总经办要认真记录部门的反馈；如果当时不能整改或需要其他部门协助的，必须书面反馈总经办，并且在第二天的早回上汇报和协调；

　　紧急文件和单据的传递：

　　当有紧急的文件、备忘录、采购单等，可以不按此程序，但必须电话通知总经理，按照总经理的意见处理。

　　自行传递的内容：

　　各部门的单据需要传递3/F总公司的和需要说明的，由各部门自行传递。