州苏大学党办电子公文办理程序及规范

　　一、电子公文类型及适用范围

　　电子公文办理是指通过苏州大学网络办公系统进行的公文办理。

　　“学校发文”主要用于起草学校的“红头文件”，只有机关部门的各用户才有权起草，如果院系、直属单位要起草有关学校文件，需向职能部门提出申请，由职能部门起草。

　　“校内行文”主要用于各院系、各部门、各直属单位向学校行文报告、请示各类事情。

　　“院系部门行文”主要用于各院系、各部门、各直属单位之间的公文(无须报告、请示学校的)流转，每个单位都有一个存档库，可以自行编号。

　　“校外来文”主要用于各类非涉密校外文件的流转。

　　“通知公告”主要用于公布各院系、各部门、各直属单位的有关通知，该通知起草的权限是：各单位的领导以及秘书(每单位仅限一人)。

　　二、主要电子公文办理程序

　　(一)学校发文办文程序

　　学校发文包括上行文和下行文。

　　办文程序一般包括拟稿--核稿--编号--套红头--审核--审签--校对--用印--发送--存档等环节。

　　1、拟稿

　　委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。

　　(1)选择公文类型、公文种类、紧急程度、文件类型。

　　(2)拟文要素

　　①拟文单位。

　　②标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。

　　③主送单位和抄送单位。

　　④正文：正文内容每自然段左空2个全角字符，回行顶格。数字、年份不能回行。三号仿宋GB2312字体，段落1.5倍行距。

　　⑤附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。多个附件：用阿拉伯数字标注顺序号 (如“附件：1.×××××”)。

　　⑥行文机关名称、成文日期。发文时间与发文机关署名分二行置于正文右下方，发文机关署名在上，发文时间在下。单一机关行文时，在行文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名;联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。发文日期一般署会议通过或者领导人签发的日期;联合行文以最后签发人的签发日期为准。发文日期应当用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

　　(3)草拟公文内容具体要求：

　　①符合国家的法律、法规及其他有关规定。

　　②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　③公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

　　④拟制紧急公文，应电话联系发文单位，说明紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　⑤人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　⑥结构层次序数和字体。文中结构层次次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一级标题用黑体字，二级用楷体字，三级和四季用仿宋字体标注。

　　⑦应当使用国家法定计量单位。

　　⑧文内使用规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　⑨公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　(4)拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

　　(5)拟制公文必须经拟稿部门负责人核稿、并在承办核稿栏签名后方可进入网络办公系统流转。

　　2、核稿

　　党委办公室秘书收到文件后，要对文稿内容和发文名义进行初步审核，再发给党办主任进行审核。

　　(1)核稿内容：

　　①是否确需行文;

　　②报批程序是否符合规定;

　　③内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关文件精神相衔接;

　　④涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;

　　⑤所提措施和办法是否切实可行;

　　⑥人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否规范。

　　(2)确定发文名义：

　　①党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。

　　②一般事务性通知，转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。

　　③印发学校长时期发展计划、年度工作要点等重大事项或重要改革举措的通知以学校党委和行政名义联合发文。

　　(3)对于不符合办文内容、程序和格式要求的文稿，党委办公室应退还拟文部门修改或重拟。

　　3、编号：将拟文发送党办秘书，在公文系统里编文号，具体文号拟定如下：

　　(1)以学校党委和行政名义联合发布的文件、学校中长期发展规划、学校年度工作计划及要点、部分非常设机构的设立及调整、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件等编号为：苏大委【】号。

　　(2)中层党务领导干部的任命、校党委对各党委(总支)、工委换届工作事宜的有关批复，以及党委组织部下发的一些规章制度等编号为：苏大委组【】号。

　　(3)党委宣传部表彰决定，学习计划等编号为：苏大委宣【】号。

　　(4)党委人武部的军训有关文件等编号为：苏大委武【】号。

　　(5)以党办名义专项上报或下发的文件编号为：苏大委办【】号。

　　(6)全委会决议、常委(扩大)会议纪要编号为：苏大委办纪【】号。

　　(7)全委会决议、常委(扩大)会、党政联席会议纪要涉及职能部门需要抄送的内容编号为：苏大委办函【】号。

　　(8)提交党委常委会审议通过的保密相关管理制度及办法编号为:苏大委密【】号。

　　(9)其他不用提交党委常委会审议通过的保密日常管理制度及办法编号为：苏大委密办【】号。

　　4、套红头：除苏大委办、苏大委办函和苏大委办密文号为*苏州大学委员会办公室红头，其他均为*苏州大学委员会红头。下行文发文字号右侧无需签发人，上行文则发文字号居左空一字，右侧保留签发人。

　　5、审核：发送党办主任，进行拟文审核。

　　6、审签

　　(1)以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。

　　(2)以党委和行政名义联合上报或下发的文件由党委书记和校长联合签发。

　　(3)以党委办公室名义发出的上报文件材料，由分管党办工作的书记或副书记签发;党委办公室名义发出的下发文件，由党委办公室主任签发。

　　上行文在校领导审签后可添加签发人，签发人在发文字号右侧居右空一字，签发人姓名用3号楷体。遇多个签发人，按发文机关顺序排列。

　　7、校对

　　已经领导人审签过的文稿，在发送之前应交由拟文部门校对。经校对如需对文稿内容作实质性修改，须报原审批领导人复审。

　　8、用印

　　印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，顶端上距正文(或附件说明)一行之内。

　　9、发送

　　选择发文方式：根据公文性质、内容选择普发或点发。

　　(1)普发：直接发布校园网学校发文。

　　(2)点发：根据文件或会议纪要的内容分送领导和有关职能部门。

　　上行文一般将纸质稿打印后加盖学校党委或党委、行政印章，寄送主送、抄送单位，并给拟稿部门留存一份。

　　10、存档

　　(1)打印底稿，加盖党委办公室印章后以备纸质存档。

　　(2)电子公文发送后存档。

　　(二)校外来文办文程序

　　非涉密校外来文可在电子公文系统办理。校办来文途径主要有：

　　1、江苏省电子政务平台。

　　2、苏州市电子公文交换系统。

　　3、来信来函。

　　4、两办传真。

　　5、苏州市教育局。

　　6、苏州市文件交换站。

　　7、校领导开会带回文件。

　　8、部门邮件来文办理。

　　校外来文办文程序一般包括：核对--录入--发送--批办--流转--催办--办结--存档等环节。

　　1、核对：根据来文途径核对来文是否需要办理。主要查阅来文抬头、发文机构以及文件内容，确定是否需要办理或周知。在确定办理后，按来文的轻重缓急，分党委和行政两类办理。

　　2、录入：所有来文均按PDF或WORD格式录入公文系统校外来文，录入内容包括：

　　(1)收文编号：按党委、行政(DW、*Z)分别按次序编号。

　　(2)来文编号：来文的文号。

　　(3)来文标题：来文的文件名。

　　(4)来文日期：接收来文的日期。

　　(5)来文单位：来文成文机构单位。

　　(6)页数：一般是来文的正文页数。

　　(7)紧急类型：按文件的轻重缓急选择：普通、紧急、特急。

　　(8)备注：对来文正文中的重要信息加以备注。

　　(9)上传正文及附件，若有多个附件按顺序上传。附件名一般是文件标题名+来文文号。

　　3、发送：按文件类型发送党办秘书或校办秘书。

　　4、批办：党办主任或校办主任拟定批办意见。

　　5、流转：两办秘书按领导批示流转来文。

　　6、催办：在文件流转中按领导批示意见和文件要求进行催办。

　　7、办结：确认文件流转完毕后办结。

　　8、归档：根据文件类型、内容、办理情况初定归档单位。打印来文和文件办理单，并将电子公文发送归档单位后存档。

　　(三)“校内行文”：各院系、各部门、各直属单位涉及党委方面需要向学校行文报告、请示各类事情。

　　校内行文程序一般包括：拟文单位主要负责人签署意见后由单位秘书发送党办秘书，党办秘书将行文发送党办主任拟办，党办秘书按拟办意见流转校领导或相关部门、单位，根据办理需要党办秘书可再次流转给党办主任批办后进一步呈校领导阅示。流程结束后发送至拟文单位和涉及部门阅知。

　　(四)“通知公告”：党委办公室直接拟定的通知或其他部门拟定需党委办公室发布的通知。

　　通知公告的发布程序一般包括：拟稿--录入--核稿--发送--发布。

　　核稿：根据工作需要拟稿，经校领导或党办主要负责人审核后确需发布的通知;涉及其他部门拟定需党办发布的通知，起草部门主要负责人和党办负责人审核后，需发布的通知。

　　录入：拟稿人将通知内容录入公文系统，包括标题，即通知的题名，类型选择公告通知，将调整后通知正文格式(正文格式与发文正式格式一致)选择优化模式粘贴，填写拟文单位，联合发布按顺序并列排列。

　　核稿：预览，校对通知发布内容和格式。

　　发送：拟稿人发送至党办秘书。

　　发布：党办秘书预览通知，核对无误后发布。

篇2：后勤集团公文办理规定

　　大学后勤集团公文办理规定

　　为加强公文管理，规范公文办理行为，保证公文及时有效地得到办理，依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《北京z大学公文管理制度》，结合集团公文管理状况，特制订本规定。

　　一、公文办理的责任单位及职责

　　1.集团党政办公室是集团公文办理的管理单位，代表集团办理公文并指导集团所属单位的公文办理工作。

　　2.各职能部门和各单位办公室在集团党政办指导下负责本单位公文办理工作。

　　3.公文办理应做到坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。

　　二、公文办理的基本程序

　　1.普通公文的办理程序

　　⑴ 办公室(部门)主任负责对公文的审阅、批办以及其他必要的处理，或指定本室(部)文秘人员对文书进行具体处理。

　　⑵ 如果遇到重要或异常事项，应及时请示集团分管领导或本部门、本单位联系领导，按照领导批示办理。

　　⑶ 对有关联的事项，应与相关部门或单位协调后方可进行处置。

　　⑷ 学校及校外公文的办理。办公室文秘人员应交办公室主任签署拟办意见，文秘人员需按主任拟办意见送联系领导审批或转交有关部门办理，办理结束需收回存档;需回复的应在规定的时间内及时回复;如需上报数据、材料等重要信息，应由联系领导审核签字、并盖集团公章方可上报。

　　⑸ 下级部门上报的公文。由机关各部门按职能进行审核，部门主任签署拟办意见，文秘人员按主任拟办意见办理，办理完成需及时返回上报单位，并进行存档。

　　(6) 收到信访文件。信访联络员应填写《来信/来电/来访记录与处理单》，由党政办公室主任批示，信访联络员按照批示内容发至办理单位，原则上三日内将回复交回党政办;信访回复经党政办公室主任审核后由信访联络员及时反馈于信访人;如信访办转发的应将信访文件与回复一并退回信访办，并复印存档。

　　2.机密文书的办理要求

　　⑴ 机密文书的处理应按照权限管理处置，严格控制处理范围。

　　⑵ 指名文书原则上应由指名人开启，其他人不得擅自启封。

　　⑶ 未经批准机密文书不得翻印或复制。经批准翻印或复制的机密文书必须进行登记，注明复制部门、日期、份数及印发范围等，并加盖复制部门印章。

　　⑷ 机密文书应按照学校保密工作规定存档保管。

　　3.公文传阅的基本流程

　　⑴ 需传阅的公文，由办公室(部门)主任根据公文内容确定传阅范围;办公室文秘人员应填写由集团党政办公室统一印制的www.pmceo.com《文件传阅单》。

　　⑵ 传阅人在阅览后必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在公文空白处签署意见。

　　⑶ 办公室(部门)主任应根据阅览人签署的意见进行处理。

　　⑷ 传阅公文应同《文件传阅单》一同存档保管。

　　三、公文办理工作要求

　　⑴ 党政办公室、各职能部门收到下级单位上报的需办理的公文后应当进行审核。审核的重点：确认是否由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合本单位工作实际。

　　⑵ 对审核后的公文，党政办公室、各职能部门应当填写《文件批办单》，提出拟办意见送集团联系或主管领导审批或转交相关部门办理。

　　需要两个部门办理的应当明确主管部门。

　　紧急公文办理时限一般不得超过三天。

　　⑷ 承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

　　对不属于本部门或本单位职权范围或者不宜由本部门或本单位办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

　　⑸ 在公文办理过程中遇有涉及其他部门或单位职权的，主办部门或单位应主动与有关部门或单位协商。

　　⑹ 需给予交办部门或单位答复的公文，承办单位在办理后应以书面报告回复交办部门或单位。

　　四、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

　　五、本规定自公布之日起执行。

篇3：绿航房地产公司公文办理细则

　　绿航房地产公司公文办理细则

　　为进一步规范公文办理程序，提高办文效率和质量，“明按照确分工、各负其责、加强协作、统一管理”的原则，对公司的收发文进行规范管理。

　　一、收文办理：

　　1、凡是收文，一律由综合部登记，并根据文件内容，由综合部签批拟办意见，分别呈送各级领导阅示及有关部门办理，急件及时送办；

　　2、承办部门应按文件时限要求抓紧办理不得延误、推诿，对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理，应当迅速退回综合部并说明理由；总经理签批由具体部门或个人负责办理，则必须按总经理要求办结；

　　3、对已办结的公文，各部门均应及时送交综合部归档。密级公文办完后立即送交，业务指导性公文需留用的，可采取复印件的办法备用；

　　4、签收登记后批办的文件，由综合部负责催办。领导批示限期办理的文件，重点催办并及时反馈办理结果；

　　5、未按办文程序直接送总经理的公文有关部门在接到总经理交办的公文时应到综合部进行补办登记、签收手续。

　　二、发文办理：

　　1、根据本规章制度确定的部门职责，各部门在职责范围内需要对外发文的，由各部门拟定文稿，按公文格式抄写在发文稿纸上，拟稿人、部门负责人签字后送到综合部核稿,由总经理签发后发文。发文部门应在领导交办的时间内,将文件呈送给主送部门和抄送部门；

　　2、签发后的文稿由发文部门负责校对、打印，成文盖章后统一发文，综合部应将正文附件连同原稿留存存档；

　　3、公司发文一律由综合部秘书统一编排发文字号；

　　4、除各部门对外业务往来发文外，公司内部发文及代表公司的对外行政发文，均由综合部拟稿，经总经理签发后，方可发文。