物业项目采购管理标准作业程序
一、目的
规范公司采购管理工作，确保公司采购物品符合规定要求。
二、适用范围
适用与物业部及下属管理处的采购管理工作。
三、职责
1、经营部采购员负责物品的采购工作。
2、公司/管理处仓库管理员负责物品审购计划的制订，物品的验收、出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。
3、公司财务部经理负责物品审购计划的审核。
4、各处主管负责零星物品、应急物品采购的审批。
5、公司总经理负责审购计划的审批。
四、程序要点
1、物品采购的申请范围
(1)凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，均属采购申请范围。
(2)下列有形产品如公司仓库无储存时，应提出采购计划：
①公用设施设备、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整机;
②为便于服务和管理所添置的设备、设施、装置;
③房屋本题及其他公共配套设施修缮所需要的材料。
2、物品采购的申报程序
(1)计划采购物品的申报程序：
①仓库管理员应于每月25日前根据《仓库管理标准作业程序》中的相关限额规定编制下月物品审购计划表;
②物品审购计划表，应于每月26日交公司财务部经理根据《仓库管理标准作业程序》中的相关规定进行审核;
③审核无误的物品审购计划表报公司总经理审批;
④公司总经理审批同意的物品审购表交经营部采购员按计划购买。
(2)零星物品的审购：
①零星物品的标准：
--常用品以外的;
--数量较少的;
--仓库中没有储存的。
②零星物品的申报程序：
--由使用部门填写零星物品申购单：
--管理处会计审核;
--零星物品单位价值在500元以内的，由各处主管审批;
--审核手续完整的审购单交回公司采购员购买。
(3)应急物品的申报程序：
①应急物品的标准：
--突发性急用物品;
--仓库中没有储存的。
②应急物品的申报程序：
--使用部门填写应急物品申购单;
--物品单位价值在1000元以下的，申购单交各处主管审批;
--物品单位价值在1000元以上的，申购单交公司总经理审批;
--审批同意后交公司采购员购买。
3、物品采购的时效
(1)通用物品的采购。原则上应在3个工作日内完成，特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。
(2)特殊物品的采购。原则上应在5个工作日内完成，特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。
(3)零星物品的采购。原则上应在1个工作日内完成，特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。
(4)应急物品的采购。原则上应在3个小时内完成，特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。
4、物品采购程序
(1)公司采购员在采购物品时，应按《物品验证标准作业程序》中的相关要求选择所需物品。
(2)公司采购员在采购物品时，应按照《分供方评审与管理标准作业程序》中的相关规定选择评审合格的分供商。
(3)批量物品的采购：
①采购员凭审批手续完整的采购计划单到公司财务部按照《备用金管理标准作业程序》中的相关规定借支物品采购资金或支票;
②采购单位数量在10个以上的物品时，原则上应通知评审合格的供应商送货上门;
③采购量不大或其他原因使供货商不能送货上门的，由采购员到评审合格的分供商处购买;
④采购价值在50元以上的物品时，采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票;
⑤采购员在合格供应商处购买不到的物品，应做到货比三家，争取采购物料质优价廉。
(4)零星物品的采购：
①采购员凭审批手续完整的零星物资申购单，到管理处财务部办理采购借支手续;
②管理处财务部相关人员按照《备用金管理标准作业程序》中的相关规定借支现金或支票;
③采购员原则上应到评审合格的供应商处购买，如合格供应商处没有所需物品，应到物优价廉的正规商店购买;
④购买价值在50元以上的物品，应要求供货方提供正式商品销售发票。
(5)应急物品的采购：
①采购员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务处办理借支手续;
②管理处财务部相关人员按照《备用金管理标准作业程序》中的相关规定借支现金或支票;
③采购员应到距离公司较近的正规商店购买。
(6)采购员应将采购回来的物品按照《仓库管理标准作业程序》中的相关规定及时送交仓库办理验收入库手续。
(7)物品采购发生的费用，由采购员按照《费用报销审核标准作业程序》中的相关规定到财务部办理费用报销手续。
5、物品采购资料的保管
(1)物品采购的申报资料由经营部采购员长期保存。
(2)物品采购的发票及验收资料等，由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后，在公司财务部或仓库加密长期保存。
五、记录
《物品采购计划表》
六、相关支持性文件
1、《仓库管理标准作业程序》
2、《备用金管理标准作业程序》
3、《物品验证标准作业程序》
4、《分供方评审与管理标准作业程序》
5、《费用报销审核标准作业程序》
篇2：物业公司物资采购管理程序
物业公司物资采购管理程序
1.0目的
对物资采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求，价格达到成本控制的目的。
2.0适用范围
适用于丽江花园物业管理公司对服务所需的原材料采购的控制，对供方进行选择、评价和控制。
3.0职责
3.1行政部负责物资采购（各相关部门协助），负责按要求组织对供应采购物资及承包合同的供方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案，执行采购作业。
3.2各部门或机构负责提供国家标准和行业标准、采购物品验收依据、准则或标准。技术部或使用部门、机构负责采购物品的检验或验证，协助核定分类物品及有关费用支出的价格。行政组织各使用部门的质量信息反馈，对分类物品供应的评价。
3.3财务部负责从资金上保证审批后项目的实施。
3.4管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。
3.5使用物品的相关部门人员负责对采购物资的质量进行检测。
4.0定义
4.1采购物资分类，根据对服务质量影响程度分为：
4.1.1A类：次采购金额在5万元（含5万元）以上的零星采购。
4.1.2B类：次采购金额在1万元（含1万元）以上，5万元（不含5万元）以下的零星采购。
4.1.3C类：次采购金额在1万元以下的零星采购。
4.1.4D类：紧急物品采购。
4.1.5E类:所有经常性采购的物品。
4.2供方：提供产品的组织或个人。
示例：制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方。
注1：供方可以是组织内部的或外部的。
注2：在合同情况下供方有时称为“承包方”。
5.0工作程序
5.1物资采购的审批
5.1.1审批要填写《用款/采购计划》，由部门经理确认，财务总监审核后，报总经理批准。
5.1.2E类物品采购需专题报财务总监、总经理批准；D类物品由行政部组织，各相关部门协助进行招标，工作程序参照RGPM-7.2.1-B-01执行；C类物品采购由需求部门根据年度费用预算提出采购计划；B类物品采购需专题报告交财务总监、总经理批准，批准后由行政部组织货比三家，必要时签订合同，结果报财务总监、董事长批准；A类物品采购参照B类程序进行公开招标，并签订合同。
5.1.3《用款/采购计划》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。
5.2采购实施
5.2.1行政部负责实施采购，各相关部门协助。对于重要物资，必须在《合格物资供方名录》中选择供方。
5.2.2采购前采购员必须对《用款/采购计划》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。
5.3采购物资的验证方式
5.3.1对采购的物资可以有如下几种验证方式：
a)由行政部组织相关部门进行进货验证；
b)由本公司在供方现场实施验证；
5.3.2行政部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。
5.3.3验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。
5.4采购信息
采购信息表达拟采购的产品，适当时包括：
5.4.1产品采购批准的要求。
5.4.2对产品的验收要求。
5.4.3适用的质量管理体系要求。
5.4.4其他要求，如价格、数量、交付、人员等。
5.5公司的采购文件
文件包括：《用款/采购计划》、《采购物资分类明细表》、《采购合同》及附件等，由行政部保管。在与供方沟通前，原则上，应确认采购要求是，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。
5.6对采购物资供方的评价
5.6.1合格供应商的条件
a)有营业执照和相应的经营资格，具备持续稳定的合格产品供货渠道；
b)具有良好的供应物资业绩；
c)具有质量保证能力的证明（必要时）；
d)价格合理；
e)服务良好。
5.6.2行政部根据采购物资要求，组织有关人员对物资的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资，应同时选择几家合格的供方以作比较。行政部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据供方物资的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。
5.6.3对有多年业务往来的重要物资供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：
a)质量管理体系认证证书；
b)本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；
c)本公司及供方其他顾客的满意程度调查；
d)供方产品的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；
e)供方的财务状况及服务和支持能力等。
5.6.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：
a)新供方根据提供的技术要求提供少量样品；
b)使用部门对样品进行验证，并填写《物资供方评定记录表》；
c)样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；
d)小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。
e)样品验证、小批量试用均合格的供方经行政部审核，总经理批准后，可列入《合格物资供方名录》；
5.6.5零星采购物资供方，使用部门对其进货验证记录即为对此供方的评价。
5.6.7对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。
5.7对合格供方的定期复评
行政部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写《物资供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，连续第二次评分仍不合格，应取消其供货资格。
6.0相关文件
6.1《土建维修材料采购标准》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0质量记录
7.1《用款采购计划》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物资供方名录》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采购合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采购物资分类明细表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物资供方调查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物资供方评定记录表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物资供方业绩评定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物资供方评价档案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：物业管理公司采购管理制度
物业管理公司采购管理制度
1.0 总则
1.1 目的
为了规范公司采购行为，兼顾效率及成本，在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下，降低风险，减少交易成本，保持并保证对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资，特制定本制度。
1.2 适用范围
本制度适用于**物业管理有限公司经营活动所需的所有物资的采购管理。
2.0 采购职能部门划分
2.1物资使用部门：负责《申购单》的申报及物资质量的把关。
2.2采购部门：负责物资具体的采购以及采购资料的管理。
2.3仓库管理部门：负责采购物资的数量、外观质量的验收。
2.4财务部门：负责采购货款的支付结算。
2.5总经理：负责权限内的采购、货款的审批和超出权限范围的审核，以及采购的监督。
2.6集团采购部：对采购的监督和检查。
3.0 采购管理
3.1采购物资分类
3.1.1A类物资：办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设与耗材及其维护服务；公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。
3.1.2B类物资：工程水电类物资。为满足各小区物业维护而需要的各种水电配件、土建施工常用品。
3.1.3C类物资：清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品；小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。
3.1.4D类物资：劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全集职工的工服及劳动保护用品。
3.1.5E类物资：固定资产类物资。会同集团采购部统一采购。
凡本制度定义范畴内的采购物资类型，均按照本制度执行。未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理。
3.2购方式
3.2.1计划采购：各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月25日编制申购计划，并填写《申购单》报主管经理、管理处经理审核后，报总经理审批，如超出审批权限，上报集团审批。
3.2.2紧急采购：采购人员得到总经理口头允许，可以先行采购，而后补办《申购单》手续。
3.3采购流程
申请人填写《申购单》--主管审核--区域经理审核--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门和仓库验收接受--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。
3.4采购审批权限
3.4.1为提高工作效率，采购在2000元以下的，由总经理审批权后，可进行采购；
3.4.2采购在2000以上的由总经理审批后，报集团总经理或总经理授权人审批，方可进行采购。
3.5采购价格管理
3.5.1采用货比三家的方法：由采购人员与使用人员对市场价格进行调查，向几家供应商发放询价表，进行比价、议价到最后定价，并做好询价、定价表的管理。
3.5.2由集团采购部提供价格参考表，再进行市场询价、定价。
3.6采购实施
3.6.1采购人员根据审批的《申购单》，依据实际情况，进行询价、定价后，确定供应商，进行采购。
3.6.2大宗用品或长期需用物资，与有关厂家、供应商签订长期供货协议，以保证质量以及合理的价格供应。
3.6.3与集团采购部保持信息共享，做好物资采购保障工作。
3.6.4原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商，进行各方面的比较后再确定最终供应商。
3.7采购货款的支付与报销
3.7.1采购人员报销时，必须具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。
3.7.2由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务经理审核、总经理审批后，由财务部负责支付结算工作。
3.8采购协议和合同以及各种采购资料的管理
3.8.1长期供应商。要求其提供营业执照复印件，都要与公司签订供货协议(合同)，以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。
3.8.2临时供应商。要求与其达成口头协议，保证物资质量、规格以及价格的合理性。
3.8.3表格管理。规范各种表格，做好各种表格的管理
4.0 供应商管理
4.1建立供应商档案。做好原始询价表的管理，以及对供应商定期评价，包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。
4.2不达标的供应商。及时调整，减少对公司的损失。
5.0 采购的监督和检查
5.1采购人员每月5日向集团采购部上报《月度采购报告》，每年1月20日向集团采购部上报《年度采购报告》。
5.2集团采购部、审计部对**物业采购情况进行检查、监督、审计。
6.0 采购人员职业规范
6.1本规范适用于采购人员及公司其它部门直接或间接参与采购工作人员(以下统称为采购人员)。
6.2采购人员应以公司利益为己任，不允许向供应商索要礼品或接受礼品，以及私自收受其它个人利益，一经发现，公司将根据有关规定处理直至予以辞退。
6.3采购人员只有在合理的工作原因情况下，经主管经理认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商的邀请。
6.4采购人员只有在有利于商业合作及协调工作的前提下，方可接受供应商的邀请，前往参观公司、观摩产品展示公开商务活动。
6.5采购人员代表公司形象，对于供应商方面的工作人员，应当做到有礼有节，公平对待，不允许傲慢的举止和不公平的态度。
6.6采购人员在与供应商的谈判过程中，应严格遵守保密制度，杜绝任意或无意的泄密行为。
6.7对违反本制度的行为，公司有权进行处理，包括必要时对严重违反本制度的员工解聘，情节严重的移交司法机构处理。
7.0 附则
7.1本制度由公司办公室负责解释；
7.2本制度报集团总经办审批备案后生效。