英达仕公司文档制度
(一)图书杂志
1.公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。
2.文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。附《图书登记册》
3.一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。
4.对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。
(二)专业资料1.资料分类：
1.1公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件;
1.2公司由政府主管部门购买的政策法规;
1.3公司各类剪报;
1.4公司搜集的各类行业(如建材、装饰等)材料
2.公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外
3.特殊情况需复印者，须填报复印申请批准
(三)客户档案
1.客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域
2.客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本
3.客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外
4.特殊情况需复印时，须填报复印申请报批
5.服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任
(四)办公文档
1.行政管理部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理
2.行政人员办公文档设：工作计划与报告司内行政
3.业务人员办公文档设：工作计划与报告司内行政
拓展资料谈项目A、B、C......执行项目A、B、C......
篇2：P物业文档管理作业指导书
P物业文档管理作业指导书
1.目的：规范各类文档的日常管理。
2.范围：适用**物业管理公司。
3.定义
3.1公司内部发文：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划、总结等文件。
3.2公司对外往来文件：以公司名义与政府部门、上级公司、公司客户、相关业务单位及其它单位往来文件等。
3.3部门发文及往来文件：以部门名义发出的组织架构、岗位职责、规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划、总结、报告等，对客户、相关业务单位往来文件等。
3.4文件分类
3.4.1规定：公司或部门发布的、在质量体系文件内容以外的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施等文件。
3.4.2决定：公司或部门发布的、对重要事项或重大行动做出安排的文件。
3.4.3决议：经公司或部门会议讨论通过并要求贯彻的文件。
3.4.4通知：公司或部门发布的、转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的文件。
3.4.5通告：公司或部门发布的、向顾客通知和要求遵守的文件。
3.4.6通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息的文件。
3.4.7请示：向上级请求批示与批准的文件。
3.4.8报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议的文件。
3.4.9批复：答复请示事项的文件。
3.4.10函：商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等文件。
3.4.11会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的文件。
4.职责
4.1 总经理办公室负责公司各类文档的发放、传递、用印、保管和立卷归档。
4.2 各部门经理或指定专人负责本部门的各类文档发放、保管工作。
5.方法和过程控制
5.1文件管理要求
5.1.1文件处理必须做到准确、及时、安全。
5.1.2对内发文须使用公司发文纸格式，对外发文须使用公司信纸格式。
5.1.3文件必须盖章或签字后方可生效。
5.2文件立卷归档依照《档案资料管理程序》执行。
5.3文件格式
5.3.1文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成。
5.3.3公司内部或部门内部发文须有部门名称。
5.3.4多页文件应标明页码。
5.3.5文件版面格式以打开一份新文档时的默认设置为准，即：
|
页面设置 |
格式 |
||
|
纸张大小 |
A4 |
字符间距 |
100% |
|
上 |
2.54厘米 |
段前 |
0行 |
|
下 |
2.54厘米 |
段后 |
0行 |
|
左 |
3.17厘米 |
行距 |
1.5倍 |
|
右 |
3.17厘米 |
缩进 |
右缩进2个字节 |
|
装订线 |
0厘米 |
标题字体 |
黑体三号 |
|
页眉 |
1.5厘米 |
字号字体 |
黑体小四号 |
|
页脚 |
1.75厘米 |
正文字体 |
华文细黑小四号 |
5.3.6文件格式范例
文件名称(黑体、三号，居中)
文件字号(黑体、小四号，居中)
文件正文(华文细黑体、小四号)
之平管理重庆分公司
(部门名称)
二○○ 年 月 日(日期须用大写汉字)
主题词：
主送：
抄送：张贴时间:
拟制：审核：审批：
(华文细黑五号)
第 页共 页(华文细黑体，小五号，居中)
5.4文件字号编码规则
5.4.1 以公司名义的发文的字号由总经理办公室统一管理。
5.4.2公司对外发文字号编码规则为:
之平管理 +渝+ [****]+ ***
公司名称 +分公司简称+ 年号 + 流水号
如：之平管理渝[20**]001
5.4.3公司内部发文(含职能部门联合发文)字号编码规则为:
ZPMG-CQ +****+***
公司名称代码 + 年号 + 流水号
如：ZPMG-CQ[20**]001
5.4.4公司各部门发文(含业务部门)字号编码规则为：
ZPMG-CQ +*** +****+***
公司名称代码 + 部门简称 + 年号 + 流水号
如：ZPMG-CQ(人力)[20**]001
5.4.5公司各部门简称：总经理办公室--总办，人力资源部--人力，财务管理部--财务，营运管理部--营运，市场发展部--市场。
5.4.10业务部门简称：中冶·林荫大道-中冶，鲁能星城七街区-鲁七，鲁能星城八街区-鲁八，鲁能星城十一街区--鲁十一。
5.4.7其它临时性文件等可不用编号。
5.5制度格式
5.5.1 制度封面、制度标题格式、制度标题表头格式、制度正文格式、制度所属表格格式、制度所属表格表头格式依照*Z-CQ01-02《质量体系文件编制作业指导书》执行。
5.5.2制度编号为：ZPMG-CQ -**-**(公司名称代码+重庆分公司简称+部门代码+流水号)。
5.5.3制度所附表格的编号为：ZPMG-CQ-**-**- F*(公司名称代码+重庆分公司简称+部门代码+制度流水号+F+表格流水号)。
5.5.6分公司各部门代码：总经理办公室--ZB，人力资源部--HR，财务管理部--CW，营运管理部--YY，市场发展部-SC。
5.5.7业务部门简称：中冶·林荫大道-ZY，鲁能星城七街区-L7，鲁能星城八街区-L8，鲁能星城十一街区-L11。
5.6收文
5.6.1收文一律使用《文件处理表》。
5.6.2外单位来文由公司前台文员负责收文，在《文件登记表》中登记，根据文件属性由总经理办公室及时分送相关部门，并跟踪处理结果，处理完毕后及时归档。
5.7办文
5.7.1办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
5.7.2办文由总经理办公室统一安排并提交相关领导签署《文件处理表》后安排办文，包括文件的分送、传递和催办，办理完毕后及时归档。
5.7.3各部门须严格按照时限要求完成，协办部门须积极配合主办部门完成文件处理，总经理办公室负责文件的催办，防止漏办或延误。
5.7.4文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。
5.8 电子文档
5.8.1各类电子文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存，重要文件须加密，并备份，在《文件资料目录》备注栏中注明文档保存路径。
5.8.2如以电子文档形式传送的文件需对文本文件进行存档时，须将有审批意见的邮件封面打印与文本文件一同存档。如文件内容为质量记录，打印时须保持原质量记录表格的格式。
6.质量记录和表格
*Z-CQ02-02-F1 《文件处理表》
*Z-CQ02-02-F2 《文件登记表》
篇3：机要文档管理员职责
机要文档管理员职责
职责范围：
1、协助经理日常工作
2、监督各处计划完成状况
3、建立、归档资料
工作内容：
1、建立住户档案，做好住户的验房、入住、车辆、宠物及常住人员的档案。
2、建立部门的人员档案，办公用品、劳保用品的管理。
3、客户、公司内部上、下行文件的草拟、发放、收档、复印、打印工作。
4、部门各处的岗位责任，工作程序、标准、控制表格的归档和整理。
5、特别管理维修处的设备档案和台帐。
6、建立公司的钥匙柜，严格执行钥匙的发放、回归程序。
7、协助部门主管检查本部的工作计划落实情况。
8、整理本部门每月、每年的收入和支出状况。
9、协助总务建立固定资产，办公用品及易耗物品帐目，对以上物品的进、耗、转、存、报废进行凭证处理和电脑化制度比较。
10、每月汇总盘点和制表提供数据给部门经理。
11、保护客人隐私