文 件 名:内部审核实施

　　内审末次会议

　　●末次会议的任务

　　(1)向受审核方介绍审核情况，以便他们能够清楚地理解审核的结果，并予确认。

　　(2)报告审核发现(重点在不合格项)和审核结论。

　　(3)提出后续工作要求(纠正措施、跟踪审核等)。

　　(4)结束现场审核。

　　●末次会议的内容

　　审核方对受审核方的整个审核期间的合作表示感谢，要真诚具体，但不必声势很大，过分热情。与会者应签到。

　　(1)重申审核目的和范围。考虑到参加末次会议的人员不一定参加过首次会议，审核组长应重申。

　　(2)强调审核的局限性。审核是抽样进行的，存在一定风险。但审核组已尽量使这种 抽样具有代表性，使审核意见具有公正性。

　　(3)宣读不合格项报告(可选择主要部分)。

　　(4)提出纠正措施要求。审核组向受审核方提出采取纠正措施的要求，包括确定纠正 措施的时间，完成纠正措施的期限，验证纠正措施的方法等。

　　(5)宣读审核意见。审核组长宣布审核意见，并说明审核报告的发布时间、方式及其 他后续工作要求。

　　(6)受审核方领导表态，并对纠正作出承诺。

　　(7)会议结束，审核方表示谢意。

　　●末次会议的注意事项

　　(1)末次会议不仅是第三方审核结束时的一个重要会议，也是内部审核结束时的一个重要会议，不能省略。

　　(2)末次会议的重点应围绕着不合格项提出纠正措施及要求。

　　(3)审核结果、意见涉及到的重要部门和人员应到会，以便实施纠正。所有到会的人员应签到。

　　(4)末次会议的召开时间是在审核计划中确定的，应保持审核风格和良好的氛围。“ 准时开 始、准时结束”，会议时间通常为一小时。受审核方想延长会议时，可满足其正当要求。末 次会议切忌拖沓，发生争执。审核组长见已达到末次会议目的后，应坚决而有策略地予以“ 关闭”。

　　(5)末次会议应有会议记录，并保存。记录应包括到会人员的签到。

　　(6)有些不合格项受审核方已在末次会议前采取了纠正措施，经审核员验证也较满意 ，可不在会上提出或在会上表示满意态度。

　　(7)末次会议应适当肯定受审核方取得的成功经验和好的做法，不要一味谈问题。

　　(8)宣读不合格项报告或对受审核方不利结论时，应充分准备，选择适当措辞，防止 陷入“僵局”。

　　(9)所有的审核都具有一定的不确定因素。由于审核是利用有限资源在有限时间内开 展工作 ，因此审核期间所收集的信息不可避免地只是建立在对可获得信息的抽样基础上。所以这就 导致了所有的审核都具有一定的不确定因素，审核结论的使用者应对这种不确定性加以关注 。

　　(10)在末次会议之前审核组应进行内部商议，以便：

　　①评审所有审核发现;

　　②达成一致的审核结论;

　　③讨论审核的跟踪措施。

篇2：必需的六个程序文件：内部审核程序

　　文 件 名：必需的六个程序文件

　　内部审核程序

　　1.0目的

　　通过策划和实施内部审核，查明质量管理体系的实施是否符合策划安排、标准的要求以及公司确定的管理体系的要求，以便及时发现问题，采取纠正或改进措施，使质量管理体系得到有效实施和保持。

　　2.0适用范围

　　本程序适用于质量管理体系审核。

　　3.0职责

　　●总经理聘任内部质量管理审核员，并规定其职责。

　　●质量部负责制订“年度质量管理审核工作计划”，并经总 经理(或管理者代表)批准。

　　●在管理者代表主持下，质量部组织实施审核，编制并管理有 关审核的文件、报告和资料。

　　●各相关部门配合完成审核，并对不合格项采取纠正措施。

　　4.0工作程序

　　●人力资源部推荐、总经理聘任内部质量审核员，被聘人员应 具有一定资格，有管理工作经验和熟悉审核工作，并经过培训且是非从事受审核活动的人员 (审核员不应审核自己的工作)，并独立于受审核部门，以确保审核过程的客观性和公正性。

　　●审核次数、时机、内容

　　(1)人力资源部负责根据质量管理体系的过程和区域的状况，重要性以及以往审核的 结果，制订“质量管理审核年度工作计划”，并于年初报总经理批准后下发实施，一般情况下，每年对质量管理体系及其所涉及的部门审核1～2次，对重要部门，根据总经理的指令可临时增加审核次数。

　　(2)当出现下列情况时，由管理者代表及时组织进行内部审核。

　　①组织机构或管理体系发生重大变化时;

　　②法律、法规及其他外部要求变更时;

　　③第二、三方审核之前;

　　④在质量认证证书到期换证之前;

　　⑤出现重大质量事故，或发生顾客重大投诉时。

　　(3)“质量管理审核年度工作计划”的内容包括：

　　审核的目的和范围、审核的依据、审核的主要项目及时间安排、受审核的部门和审核频次。

　　●审核准备

　　(1)在管理者代表主持下，成立审核组(一般由3～4人组成)，指定组长，成员适当分工。组长负责本次审核的具体组织工作。

　　(2)准备审核专用文件

　　“质量审核通知”、“质量审核计划(即日程安排)”、“质量审核检查表”、“质量审核现场检查记录表”、“不合格项报告”。

　　(3)收集审核的依据文件

　　质量管理体系文件、法律法规、合同、技术标准和有关制度、技术规范、质量计划和管理文件等。

　　(4)审核组长提前一周向受审核部门发出“质量审核通知”及本次“质量审核计划”。

　　(5)受审核部门收到“质量审核计划”后，要作好必要的准备工作。若对审核日期和审核的主要项目有异议，可在两天内通知质量部，经协商后可以另行安排。

　　●审核实施

　　(1)在审核组长的主持下，召开首次会议，宣布审核目的、方法、程序、日期安排及有关事项。做好记录，到会人员签到。

　　(2)审核员根据“质量审核检查表”进行现场审核(检查)，必要时还要检查表以外的相关内容，确保审核的独立性。

　　(3)审核员通过交谈、阅读文件、检查现场、收集证据，核实被审核部门的质量管理体系的实施效果是否达到规定的要求。按规定作好记录。

　　(4)审核现场发现问题时，应由该项工作的负责人或操作者确认，并由审核人员填写“质量审核现场检查记录表”，以保证不符合项能够被理解，以利于纠正。

　　(5)审核结束后，由审核组长召集审核组成员会议，讨论审核结果，确认不合格项，并填写“不合格项报告”。

　　(6)由审核组长召开受审核部门负责人、审核组成员及其他有关人员会议(末次会议)，宣布审核结果。提出制订纠正措施的建议。参加末次会议的人员和要求与首次会议相同。

　　●审核报告

　　(1)审核报告由审核组长(或授权的审核员)编写，经签署后，报管理者代表批准。

　　(2)审核报告的内容包括：审核目的、范围和日期、受审核部门、审核依据的文件、审核员、受审核部门联系人员和主要参加人员、审核综述及结论性意见;不合格项目汇总表及纠正要求。

　　(3)审核报告发放范围：总经理、管理者代表、有关副总经理、人力资源部、受审核部门、不合格项涉及的有关部门。

　　●审核后的跟踪

　　(1)受审核部门管理者在收到“不合格项报告”后一周内，对不合格项目采取纠正措施，填写“纠正措施报告表”中的纠正措施栏，交审核员和管理者代表验证后，组织实施。

　　(2)审核员跟踪检查实施结果，并填写“纠正措施报告表”中的相应栏目，审核组长及时向管理者代表报告，以便协调处理。

　　(3)对短期内不能纠正的不合格项目，受审核部门(或责任部门)应制订纠正措施计划，交质量部确认后，按《纠正措施控制程序》实施纠正。审核员对其进行跟踪监督，写出跟踪审核报告。

　　(4)纠正措施计划的发放范围：总经理、管理者代表、有关副总经理、人力资源部、不合格项涉及的有关部门。

　　●质量审核报告、记录、文件由质量部按《记录控制程序》的规定保存。

　　●质量审核结果是管理评审和质量改进的输入。

　　5.0支持性文件

　　●《纠正措施控制程序》

　　●《预防措施控制程序》

　　●《记录控制程序》

　　●《管理评审程序》

　　6.0相关记录

　　●《年度质量管理审核工作计划》

　　●《质量管理审核检查表》

　　●《质量管理审核通知单》

　　●《质量管理审核现场检查记录表》

　　●《不合格项报告》

　　●《审核报告》

　　●《内审员名单》

篇3：企业法律风险防范:合同审核管理篇

企业法律风险防范—合同审核管理篇

曹燕贻

由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及了大量的法律专业问题。所以，企业应专门成立法律顾问部门，来统一审核管理合同的签订和管理合同的履行。 那么，作为一个企业的合同审核，到底该如何来审核和管理合同呢？笔者根据自身的从事法律顾问和法律纠纷处理的经验，对合同的审核和管理主要应从以下几个方面着手：

第一，企业应成立一个合同管理部门，统一归口审核和管理各业务部门、各单位分口管理的模式。

对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。 具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门(主要有供销、基建、技改等)和所属各单位(主要有各个分公司、驻外机构)作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。 要使该统一合同管理模式有效运行，则必须要建立健全的企业内部规章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。在这个统一合同管理模式中，着重要注意以下几方面：

其一，对企业公章或合同章的保管。根据我国当前对企业公章和合同章的使用规定，企业的公章和合同章具有法定的法律效力。换句话说，企业公章等于企业的签字。在合同中，就算没有企业法定代表人或者授权人的签字，只要盖上了公章或者合同章，也可以认为，该企业已经认可了该合同的有关条款，该合同对该企业就有了法律的约束力。当然，如果是企业内部职工私自使用公章为自己谋取利益，则企业无须承担责任。《最高人民法院关于企业职工利用本单位公章为自己实施的民事行为担保企业是否应承担担保责任问题的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113号）对此有规定。但值得注意的是，对如何界定职工的私自使用行为，企业对此负有举证的义务，这点在实际上是有相当的困难的。

其二，对企业职工合同签订授权的管理与控制。几乎所有的企业都会存在这个问题，由于市场经济的各类信息变幻莫测，许多机会瞬间即逝，因此，企业不可能将所有的合同签订都集中于企业的某人身上，这就会产生权力授予与权力控制的矛盾，如何来制衡该矛盾，是企业管理机制的问题，不是法律问题。这里要讲的是如何来制约和约束职工签订合同的权力，以避免表见代理的产生，避免对企业带来被动的局面。 在实际操作过程中，企业往往是给那些驻外的销售代表或者驻外的销售分公司预先给于相当数量的盖有企业公章的空白介绍信或者盖有企业公章的格式合同，以方便其在适当的时候签订合同。这其实就是企业的一种授权行为，但是很不完善的。因为，企业在授权的同时，对其的权力行使的上限并没有公示，这就会很容易产生狭义无权代理或表见代理行为。 因此，笔者建议，企业应在空白介绍信中明确规定该销售代表或该分公司可以签订合同的金额上限，以及该销售代表或该分公司有权独立签订合同的时间期限。这样就可以有效防止狭义无权代理或表见代理行为的发生。在他们的职务停止或者调整岗位后，一定要确保将原先预先给他的空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时上缴，同时务必以最快的速度通知和他有业务往来的关系客户。

其三，对企业的被解聘主要负责人的防范。如果企业解聘企业的负责人比如说总经理，则应在解聘的同时在公开化的媒体上公告，并应及时明确告知与企业有主要或者重要经济往来关系的客户，以防止表见处分的发生。

第二，把合同分类，对重要的合同要做重点审核和管理