企业法律风险防范—合同审核管理篇

曹燕贻

由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及了大量的法律专业问题。所以，企业应专门成立法律顾问部门，来统一审核管理合同的签订和管理合同的履行。 那么，作为一个企业的合同审核，到底该如何来审核和管理合同呢？笔者根据自身的从事法律顾问和法律纠纷处理的经验，对合同的审核和管理主要应从以下几个方面着手：

第一，企业应成立一个合同管理部门，统一归口审核和管理各业务部门、各单位分口管理的模式。

对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。 具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门(主要有供销、基建、技改等)和所属各单位(主要有各个分公司、驻外机构)作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。 要使该统一合同管理模式有效运行，则必须要建立健全的企业内部规章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。在这个统一合同管理模式中，着重要注意以下几方面：

其一，对企业公章或合同章的保管。根据我国当前对企业公章和合同章的使用规定，企业的公章和合同章具有法定的法律效力。换句话说，企业公章等于企业的签字。在合同中，就算没有企业法定代表人或者授权人的签字，只要盖上了公章或者合同章，也可以认为，该企业已经认可了该合同的有关条款，该合同对该企业就有了法律的约束力。当然，如果是企业内部职工私自使用公章为自己谋取利益，则企业无须承担责任。《最高人民法院关于企业职工利用本单位公章为自己实施的民事行为担保企业是否应承担担保责任问题的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113号）对此有规定。但值得注意的是，对如何界定职工的私自使用行为，企业对此负有举证的义务，这点在实际上是有相当的困难的。

其二，对企业职工合同签订授权的管理与控制。几乎所有的企业都会存在这个问题，由于市场经济的各类信息变幻莫测，许多机会瞬间即逝，因此，企业不可能将所有的合同签订都集中于企业的某人身上，这就会产生权力授予与权力控制的矛盾，如何来制衡该矛盾，是企业管理机制的问题，不是法律问题。这里要讲的是如何来制约和约束职工签订合同的权力，以避免表见代理的产生，避免对企业带来被动的局面。 在实际操作过程中，企业往往是给那些驻外的销售代表或者驻外的销售分公司预先给于相当数量的盖有企业公章的空白介绍信或者盖有企业公章的格式合同，以方便其在适当的时候签订合同。这其实就是企业的一种授权行为，但是很不完善的。因为，企业在授权的同时，对其的权力行使的上限并没有公示，这就会很容易产生狭义无权代理或表见代理行为。 因此，笔者建议，企业应在空白介绍信中明确规定该销售代表或该分公司可以签订合同的金额上限，以及该销售代表或该分公司有权独立签订合同的时间期限。这样就可以有效防止狭义无权代理或表见代理行为的发生。在他们的职务停止或者调整岗位后，一定要确保将原先预先给他的空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时上缴，同时务必以最快的速度通知和他有业务往来的关系客户。

其三，对企业的被解聘主要负责人的防范。如果企业解聘企业的负责人比如说总经理，则应在解聘的同时在公开化的媒体上公告，并应及时明确告知与企业有主要或者重要经济往来关系的客户，以防止表见处分的发生。

第二，把合同分类，对重要的合同要做重点审核和管理

篇2：房地产合同审核员职责说明

　　岗位名称:综合业务部合同审核员 岗位编号:

　　直属上级:综合业务部经理 所属部门:销售公司综合业务部

　　岗位设置目的:负责销售合同的审核和销售的统计分析工作

　　工作内容:

　　1.负责销售合同的初审工作;

　　2.负责销售日报表和销售台帐的建立和登记工作;

　　3.负责房源的登记和清查管理工作;

　　4.对本职工作的改进和预防提出建议;

　　5.负责销售月报表的统计工作;

　　6.完成领导交办的其他临时性工作。

　　权限与责任:

　　1.权限:

　　1)对商品房销售合同有初审权;

　　2)对各小区房源的管理具有执行权;

　　3)对公司考核结果或管理决议的申诉权;

　　4)对公司政策、管理方案等相关信息的知情权。

　　2.责任:

　　1)对销售合同的初审负责;

　　2)对销售公司的各项统计数据负责;

　　3)对各小区房源的准确性负责;

　　4)保证与财务部核对的准确性。

　　所受上级的指导:综合业务部主管

　　同级沟通:财务部,按揭部,办公室工作人员

　　所予下级的指导:无

　　岗位资格要求:

　　教育背景:企业管理,市场营销专业专科以上学历

　　经验:从事房地产行业3年以上

　　岗位技能要求:

　　专业知识:房地产经纪人资格

　　能力与技能:

　　"计算机操作能力;

　　"统计分析能力。

篇3：房地产集团公司合同审核管理规定

　　房地产集团有限公司合同审核管理规定

　　第一章 总 则

　　第一条 为规范* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)的合同管理工作，有效规避经营风险，根据《合同法》等相关法律、法规，结合公司实际，特制定本规定。

　　第二条 本规定中的合同，是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

　　第三条 综合管理部为公司合同审核的归口管理部门，合同的具体签订部门为经办部门。

　　第四条 本规定适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

　　第二章 合同分类

　　第五条 公司合同分为重大合同与一般合同两类。

　　(一)重大合同是指对公司的开发、经营及管理产生重大、重要影响的合同。

　　(二)一般合同是指除重大合同以外的其他合同。

　　第六条 重大合同范围

　　(一)对外投资形成的各类合同;

　　(二)各类借贷款合同;

　　(三)各类开发协议合同;

　　(四)各类销售合同; .

　　(五)各类规划设计、景观设计及建筑承揽合同;

　　(六)各类担保合同;

　　(七)各类重大设施设备、重要材料的采购合同;

　　(八)公司认定的其它合同。

　　第三章 合同的审核与签订

　　第七条 除即时结清的业务外，其他业务活动都必须签订相关合同。

　　第八条 合同由经办部门负责起草，合同的格式要求如下：

　　(一)公司有规定格式合同的，按公司规定格式合同起草;

　　(二)公司无规定格式合同的，按国家或行业规定格式合同起草;

　　(三)公司与国家及行业均无规定格式合同的，按《合同法》的相关要求起草。

　　第九条 合同的内容与条款包括：

　　(一)当事人的名称或者姓名和住所;

　　(二)标的条款;

　　(三)数量和质量条款;

　　(四)价款或者酬金条款;

　　(五)履行期限条款;

　　(六)履行地点条款;

　　(七)履行方式条款;

　　(八)解决争议条款;

　　(九)违约责任条款;

　　(十)其他根据合同性质必须具备的条款。

　　第十条 合同由合作方起草的，经办部门应按上款要求对其内容和条款进行审核与修正。

　　第十一条 合同的审批程序：

　　凡重大合同，均应由经办部门组织对合同草案进行内部审批，评审后交综合管理部会同合同公司法律顾问进行审核，并报分管副总经理签署已经，总经理批准后方能正式签定。凡涉及对外投资、规划、景观设计、重大设施色设备采购合同或总经理认为应由董事长签定的合同，一律由董事长或其授权人签定。一般合同，由经办部门自行审定后，报分管副总经理审批，由经办部门签定。

　　第十二条 重大合同的审核重点包括：

　　(一)审查合同主体是否合法;

　　(二)审查合同项目是否真实;

　　(三)审查合同条款是否完备;

　　(四)审查合同中有关标的的数量、价格、质量、结算方式、违约责任等条款，是否违反国家有关法律、法规;

　　(五)审查合同文字是否表述准确

　　(六)审查合同签定手续是否完备。

　　第十三条 合同的签定应遵循“平等、诚信、互惠、互利”的原则，重大合同应由董事长或起授权人签定，一般合同由总经理或起授权人签定。

　　第四章 合同的变更与解除

　　第十四条 合同依法订立后，即具有法律约束力，任何一方不得擅自变更或解除，但在履行合同过程中，由于客观情况的变化，使原合同的履行已不能或不必要时，为了减少和避免不必要的损失，合同当事人可以依法变更或解除合同。

　　第十五条 合同变更或解除的条件

　　(一)当事人双方经过协商同意变更或解除合同，但必须不会因此而损害国家利益和社会公共利益;

　　(二)因重大误解订立的;

　　(三)在合同订立时显失公平的;

　　(四)因不可抗力致使合同不能履行的;

　　(五)因一方当事人在合同约定的期限内没有履行合同的。

　　第十六条 合同变更或解除时应注意的问题

　　(一)变更或解除合同应采取书面形式;

　　(二)变更或解除按特别程序签订的合同，应按特别程序进行。如经过鉴证或公证的合同，变更或解除时，应在原鉴证或公证机关备案;

　　(三)公司订立的合同需变更或解除的，其程序与订立时相同。

　　第五章 合同的管理

　　第十七条 合同签订后，经办部门应及时将合同的一份正本交公司综合管理部存档，一份由本部门留存。其它相关部门可以复印件留存。

　　第十八条 合同的经办部门应严格履行合同规定，公司综合管理部负责合同履行的监督与指导。

　　第十九条 若在合同履行过程中出现问题和纠纷的，综合管理部应会同公司的法律顾问，积极协助经办部门妥善处理。

　　第二十条 公司合同章包括“合同专用章"、“销售合同专用章”等。“合同专用章”由综合管理部指定专人负责使用与保管，其余专用章由相关部门指定专人负责使用与保管。

　　第二十一条 各类合同一经签订，必须认真履行。凡未按规定程序签订合

　　同、越权签订合同以及未按合同规定履行职责而给公司造成损失的，应追究责任人的经济及行政责任。

　　第二十二条 公司员工在签订合同过程中利用手中职权，放弃公司应有权利的，公司应追究其经济及行政责任;在签订合同时收受贿赂、给公司利益造成严重损害的，公司在追究其经济及行政责任的同时，可视具体情况诉求司法机关，通过法律途径追究其刑事责任。

　　第六章 附 则

　　第二十三条 本规定由综合管理部负责解释和修订。

　　第二十四条 本规定自印发之日起施行。