地产公司工程档案资料管理规定
为了规范工程档案资料的管理，确保工程资料的保护和利用，依据档案管理 规范，结合公司工程档案管理实际情况，特对工程档案资料管理制度做修订如下 ：
第一条 总则
为了加强我司工程技术档案归档管理工作，统一工程技术档案资料的归档要 求及标准，遵照国家相关技术档案管理的规定，特制定《工程技术档案归档管理 细则》（以下简称细则）。
第二条 工程技术档案的范围
工程技术档案是指我公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的 各种载体形式的技术文件材料及相关图纸。
第三条 工程技术档案管理责任人
1、工程技术档案管理工作由总经理办公室负责组织开展并管理保存。
2、各相关部门（指工程部和设计部）要指定专职人员负责本部门的工程技术 档案管理。档案管理人员应按本细则的相关要求，切实履行各自职责，对工程技 术档案进行规范化管理和合理化利用，按期将归档内容移交给总经理办公室。此 项工作应纳入各相关部门的工作日程，作为工程项目管理的重要内容和依据。
第四条 归档范围
1、对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价 值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
2、公司工程技术档案的具体归档范围详附录A。
3、竣工图分为三类，第一类为单体竣工图（包括建筑、结构、水电、暖通等 个相关专业），一式两套，分别由工程部提交档案馆及物业；第二类为零星的竣 工图（如：装修、幕墙等），由预算部会同竣工结算资料一同报公司存档；第三 类为室外管网竣工图，一式四套，由工程部提交物业及公司档案室各一份。
第五条 归档方法和内容
1、公司工程技术档案采取按工程项目分类的方法进行备案归档，每个项目的 档案内容包括三部分：
A、各相关部门移交给公司的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸， 主要范围详附录A。
B、工程部移交城建档案馆的竣工资料，主要范围详附录B。
C、工程部移交物业的竣工资料，主要范围详附录C。
2、为了便于统一管理，工程相关部门负责办理的有关工程的证件及批文的原 件，扫描备份后统一交总经理办公室档案管理人员备案登记并归档。
3、工程部移交城建档案馆的竣工资料，必须备份一套交公司存档。
第六条 归档要求
1、归档的工程文件应为原件。若为复印件应指名原件存放处，并加盖部门红 图章。
2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、归档的工程文件应采用碳素墨水或签字笔书写。字迹清楚，图样清晰，图 表整洁，签字盖章手续完备。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面。
5、所有竣工图均应加盖新的竣工图章（50mm×80mm），示例如下：
竣工图
施工单位
编制人 审核人
技术负责人 编制日期
监理单位
总监 现场监理
6、竣工图章应使用不易退色的红印泥，应盖在图标栏上方的空白处。
7、利用施工图改绘的竣工图，要求制作竣工图的单位必须圈出修改范围，并 标明变更修改依据；凡有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应当重新绘制 竣工图。
第七条 单体工程档案移交
各单体工程竣工后，所有需要移交物业备案的资料，应统一交给项目部档案 管理员登记，由项目部负责组织移交物业，并做好移交登记手续。移交登记手续 应包括移交内容的目录及交接人员签字，在移交物业同时将移交手续的登记备份 交由总经理办公室档案管理人员存档。
第八条 立卷要求
1、组卷
（1）各相关部门名称及代码，统一按简称的每个字的拼音首位大写字母组合 而成。例如：设计部为S，工程部为G，以此类推。
（2）各相关部门按上述要求的代码进行编册组卷（以卷、册、盒为主要形式 ），可据实际情况将归档材料和收、发文分开再行细化。卷内要有卷内文件目录 及备考表。卷内所有文件需要装订成册。
（3）待工程阶段性竣工完成后，或达到一定时间后由各部门资料员填写好本 部门的卷内目录、备考表和案卷总目录移交给总经理办公室档案管理人员。各部 门档案管理人员应对立卷归档工作全面负责。
（4）案卷总目录为移交的本工程所有卷册名称，由本部门资料员统一编写。
（5）总经理办公室档案管理人员需对案卷总目录进行汇总整理，形成系统完 整的目录资料。案卷总目录中的“案卷号”由总经理办公室档案管理人员统一编 制，并通知部门资料员校核。
2、编目
（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：
卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷按年度单独编号，页号从“1”开 始；
页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角 ，反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；
成套图纸自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。
（2）卷内目录的编制应符合下列规定：
卷内目录式样宜符合本细则附录D的要求。
序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名：填写文件主体全称。
日期：填写文件形成的日期，包括年月日。如：20**.2.4。
页数：每份文件有几页www.pmceo.com（背面有文字的也算一页）。
页号：卷内每份文件第1页所在之页的编号。
卷内目录排列在卷内文件首页之前。
（3）卷内备考表的编制应符合下列规定：
卷内备考表的式样宜符合本细则附录E的要求。
本卷情况说明：填写卷内文件借阅、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 ，案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名，标注时 间。没有需要说明的事项可不必填
写说明。另需标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数）。
卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
（4）案卷总目录中的编制应符合下列规定：
案卷总目录的式样宜符合下列要求。
案卷号：以一本案卷为单位，内容包括部门、项目、时间、序列号4个要素， 如“G-翠竹园-20**-1”。
案卷名称：包括案卷主要内容，分卷序号等，如“工程联系单*建筑*第一分 册”。
责任人：提供档案的部门资料员。
编制人：总经理办公室档案管理人员。
（注：以上所有表格同行政《档案管理制度》表格）
第九条 归档时间和手续
1、归档时间
（1）每一工程项目的立卷归档，应在该阶段性项目全部竣工结束（移交物业 ）后两个月内完成。
（2）具体的文件移交归档时间参照附录A。
2、归档手续
各相关部门的档案管理员在办理档案移交时，均需登记并签收。
附录10-1：工程技术文件归档范围及移交时间
附录10-2：工程技术文件归档范围及移交时间
附录11：报送南京市城建档案馆的竣工资料
附录12：报送物业的竣工资料
篇2：铁路公司工程档案管理办法（暂行）
> **铁路有限责任公司工程档案管理办法(暂行)第一章 总 则
第一条 为加强工程档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规，特制定工程档案管理办法(暂行)。
第二条 本办法所称的工程档案，是指工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录。
第三条 工程档案分工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。
(一)工程准备阶段文件：工程建设开工之前，在立项、审批、勘察、评估、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。
(二)监理文件：工程监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。
(三)施工文件：工程施工单位在工程施工过程中形成的文件件及会议记录、纪要、合同、协议等。
(四)竣工图：工程竣工验收后，真实反映工程项目施工结果的图样。
(五)竣工验收文件：建设工程竣工验收活动中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。
第四条 工程档案的类型：
(一)纸质载体：以纸张为基础的载体形式。
(二)缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。
(三)光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。
(四)磁性载体：以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对工程资料的电子文件、声音、图象进行存储的形式。
第五条 工程档案管理部门必须对工程档案进行依法管理、有效保护、积极开发档案信息资源，确保工程档案的完整、安全、规范。
第二章 档案管理部门及其职责
第六条 公司综合管理部门负责公司工程档案的管理工作。其主要职责如下：
(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和各项方针政策。
(二)制定档案管理工作的规章制度，并组织实施、推行档案管理标准。
(三)对档案的日常管理进行监督和指导。
(四)集中管理档案，维护档案的完整和安全，开展档案的利用工作，做好档案的鉴定和编目。
(五)对工程建设过程中各类文件的形成和积累进行监督、催办，并指导业务部门负责的工程档案的及时归档和日常管理、临时借阅。
(六)对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计。
第七条 各业务部门的档案管理职责：
(一)项目前期工作部门负责工程项目准备阶段(工程建设动工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分类和移交归档，并对其移交归档前的完整、安全负责。
(二)工程技术部门负责工程建设过程中监理、施工、竣工等阶段(工程建设动工后)形成的工程文件的收集、整理、分类和移交归档，并对其移交归档前的完整、安全负责。
(三)合同管理部门负责工程前期准备阶段和建设过程中形成工程合同的收集、整理、分类和移交归档，并对其移交归档前的完整、安全负责。
第八条 工程档案的原件必须移交公司档案管理部门归档，各业务部门不得留存或拒绝(超期)归档
第三章 档案的管理
第八条 工程档案应按照国家档案的分类规则，所有的工程文件，由档案管理部门催办、各业务部门收集整理，按照文件形成后7日内完成移交归档的要求办理。列入工程档案分类管理的档案目录如下：
(一)工程准备阶段文件
1、工程立项及审批文件。
2、工程勘察、评估、测绘、设计文件。
3、建设用地、征地、拆迁文件。
4、招投标文件及合同。
5、工程开工审批文件。
6、财务文件(工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图概算材料、施工预算等)。
7、工程建设、施工、监理机构及负责人。
8、工程准备阶段形成的其他文件。
(二)监理文件
(三)施工文件
1、施工技术准备文件。
2、施工现场准备文件。
3、工程图纸变更记录。
4、施工材料质量证明文件及复验报告。
5、施工实验记录。
6、隐蔽工程检查记录。
7、施工纪录。
8、工程质量事故处理记录。
9、工程质量检查记录。
(四)竣工图
(五)竣工验收文件
1、工程竣工总结。
2、竣工验收记录。
3、财务文件。
4、声像、微缩、电子档案。
第九条 工程档案编制质量要求：
(一)归档的工程文件应为原件。
(二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
(三)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
(四)工程文件应采用耐久性强的书写材料(如碳素墨水、蓝黑墨水)。
(五)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm);图纸宜采用国家标准图幅。
(七)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张;图纸采用计算机出图，出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。
(八)所有竣工图均应加盖竣工图章。
(九)利用施工图改绘的竣工图，必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
(十)不同幅面的工程图纸应统一折叠称A4幅面，图标栏露在外面。
(十一)工程档案的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。
第十条工程档案的组卷要求：
(一)组卷原则
1、工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。
2、监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
3、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
4、竣工图按单位工程、专业等组卷。
5、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
(二)组卷的原则、要求和卷内排列、编目、目录编制、封面等按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定执行。
第十一条 工程档案的保存价值、鉴定和保管期限确定，销毁失去保存价值的档案，必须依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》确定的原则、标准、程序和方法进行。
第十二条 工程档案的借阅实行审批登记制。借阅人(公司内部业务部门)在借阅前到档案管理部门填写档案借阅审批单(注明借阅原因、借阅期限、是否复印等)，经公司分管领导签批，档案管理人员进行借阅登记后，方可借阅。公司外部人员借阅工程档案的，由公司业务部门填写档案借阅审批单，按上述程序办理，但审批单必须经公司主要领导签批。
第十三条 借阅档案由公司档案管理部门负责限期收回。
第十四条 对违反本规定，在档案管理过程中弄虚作假、失职渎职等行为，一经查证属实，对责任人一律解聘或除名。给公司造成经济损失的，由责任人依法赔偿。构成犯罪的依法追究刑事责任。
第十五条 本办法(暂行)由河南**铁路有限责任公司负责解释，自印发之日起试行。
篇3：房地产公司工程档案管理员职位说明书
房地产开发公司工程档案管理员职位说明书
岗位名称：工程档案管理员
岗位职责：
1、负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累和立卷工作。
2、按照规范收集和汇总工程前期和勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的档案资料，并负责办理移交手续。
3、收集施工全过程中形成的其他技术文件并进行立卷归档。
4、科学分类、合理编目、整理所有归档工程技术档案资料。
5、工程部、勘察、设计、施工、监理等单位之间的工作联系单、签证等工程技术信息的传递工作。
6、准确、快捷提供工程档案资料，满足各方面对工程档案资料的利用需求。
7、工程竣工验收前，联系城建档案管理机构对工程档案进行预验收。工程竣工后，将所有工程档案、资料移交相关部门存档。
8、工程部内文件的编写、打印、复印及管理工作。
9、上级交办的其他工作
任职条件：
1、专业知识与技能：建筑、土建专业，有2年以上专业工作经验。
2、教育水平：大学本科及以上
3、年龄要求：不限
4、个人素质：有一定分析能力和创新能力，具有较强的职业素养和敬业奉献精神。
5、具有较强的语言表达能力和资料规整分类能力，能够熟练掌握和运用电脑完成日常工作。