公司文件管理制度范本（5）
1目的
为了加强对文件的控制，树立文件的严肃性，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司管理体系文件（含管理类文件、技术类文件、图纸资料、记录表式）的控制。
3职责
3.1公司办负责本制度的监督执行。
3.2各文件使用部门负责按本制度要求对所使用的文件进行管理。
3.3文件领取人负责对文件进行妥善保管。
3.4公司办文件管理员负责管理体系电子文件的管理。
4管理体系文件管理
4.1本制度是依据《文件控制程序》制订的，是《文件控制程序》的进一步细化。
4.2文件编写
4.2.1文件编号、编制、审批规定按《文件控制程序》执行。
4.2.2文件格式
4.2.2.1页边距规定：上2.2cm，下2.2cm，左3cm，右2.2cm。
4.2.2.2页眉、页脚规定：页眉1.6cm，页脚1.6cm。
4.2.2.3标题规定：标题为三号字，字体为黑体。
4.2.2.4正文规定：正文为小四号、宋体字，正文条款号及一级条款内容为黑体，条款号与其后内容之间空两格，正文行间距为22磅，同时一级条款段前0.5行、段后0.5行；如最后一页内容较少，可适当缩小行间距，以减少一页；文字居左对齐；无条款号的段落段前空两格。
4.2.2.5页码规定：页码为五号字，居中。
4.2.2.6文件编号及版次格式：文件编号为五号黑体字。
4.2.2.7内容格式及要求
a）一般情况文件分为6个一级条款，“1目的”描述本文件的目的，“2适用范围”描述本文件适用的控制范围，“3职责”描述本文件中各相关部门各自承担的职责，“4管理内容”描述文件控制的要求，标题“管理内容”可根据文件主题更改为其他标题，“5相关文件”列出本文件编制过程中引用的文件名称，“6记录”列出本文件所涉及的记录表式。一级条款数量可根据文件内容具体情况确定。
b）二级条款，如一级条款有若干下一层次内容，应采用二级条款，如：4.2、4.3、…；
c）三级条款，如二级条款有若干下一层次内容，应采用三级条款，如：4.2.1、4.2.2、…；
d）四级条款，如三级条款有若干下一层次内容，应采用四级条款，如：4.2.2.1、4.2.2.2、…，也可以a）、b）、…、表示；条款号最多为四位。
e）文件头（含标题、文件编号）可采用程序文件格式，也可采用本文件格式，采用本文件格式时，文件应有“编制、校对、审核、批准、发布日期、实施日期”。
4.2.3文件封面的要求
a)文件可采用封面，也可不采用，如采用封面文件封面应统一；
b)文件封面应有文件名称、文件编号、编制、审核、批准、发布日期、实施日期等信息；
c)文件封面应有受控状态标识，发放时应有发放编号；
d)文件封面应有公司办统一编制。
4.2.4文件类型
所有编写的文件（含记录表式）应采用“WORD”或“E*CEL”类型。
4.2.5各部门在编写文件时，文件格式应符合要求，文件审核人在审核时，应对文件格式进行审查。
4.3文件发放
4.3.1所有文件由公司办统一发放，发放管理应符合《文件控制程序》要求。
4.3.2发放前，由公司办确定文件发放范围，经管理者代表确认后，实施发放。
4.3.3文件下发时，应收回作废文件，作废文件管理按4.9条款执行。
4.3.4《管理手册》、《程序文件》发放至部门级，相关作业文件发放至作业现场，发放时应在文件封面加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门，如文件无封面，则在文件首页上加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门。
4.4现场文件管理
4.4.1现场使用的管理体系文件必须是现行有效版本，不得使用无效版本文件，以下情况之一可视为无效版本文件：
a)无批准；
b)无文件编号；
c)无受控状态；
d)无实施日期。
4.4.2文件领取人不得在非工作时间持有文件，不得将文件带出公司外，不得复印。
4.4.3文件领取人应妥善保管领用文件，因保管不善导致文件丢失，其责任由文件领取人负责。
4.4.4公司所有下发的文件，应保持清晰，不得乱涂乱画。
4.5文件评审
4.5.1文件在执行过程中或新文件发布前，如需进行评审，由公司办组织相关部门、确定组织评审人员对文件进行评审。
4.5.2文件评审过程中，评审人员对评审后文件的充分性和适宜性负责，评审后应对所评审文件存在的主要问题及随后应采取的措施进行记录。
4.5.3评审时，由原文件编制部门记录评审意见，并执行评审意见的更改。
4.6文件更改
4.6.1本公司文件采取换页或换版方式更改。
4.6.2文件在执行过程中，如需更改，应明确更改的文件名称、编号、更改的条款及更改后条款内容。
4.6.3更改应详细说明更改理由，涉及工艺更改的，应有更改后工艺验证的记录。
篇2：公司药业文件管理制度
**药业文件管理制度
1.目 的：为确保文件收发等事务正常、顺利进行，规范文件管理，特制定本规定。
2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。
3.权责说明：总经办管理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文
4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。
4.2公司发文程序
4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件，必须经分管领导同意后起草，交总经办核稿后呈送总经理签发。
4.2.2总经理签发后由总经办制作文件，并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。
4.2.3盖章完毕后，由总经办办理发、送、呈、存档事宜。
4.2.4未签发的文件，总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。
4.3公司发文分类、编号：西藏药业〔20**〕××号。
4.4对外文件必须做成红头，以示严肃和正规，格式附后。
4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。
5.公司部门发文
5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。
5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。
5.2.1总经办发文：在管理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。
5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。
5.3公司部门发文格式附后。
5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关部门共同签发，经分管领导批准后行文。
5.5公司内部发文按以下办法分类、编号：
西藏药业(总经办、信息部、***)发〔20××〕××号
6.收文
6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写《收发文登记表》，格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员，不得积压延误;属于急件的，应在接件后立即报送。
6.2各部门应指定专人办理收文事宜。
6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有及时存档的全部存档，并将填写的《收发文登记表》一起存档。
7.其他
7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者"不得复印"、"不得携出"字样。
7.1.1绝密：绝密档案涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。
7.1.2机密：机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。
7.1.3 秘密：秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。
7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。
7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必须按规定填写文件借阅登记表，属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。
7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必须按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。
7.5收发文处理不当或不及时造成损失的，由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理，没有或不及时归档的，每次贡献50元爱心基金。
8.附则
8.1 本制度由总经办负责解释。
8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。
附：
篇3：酒店文件管理制度（6）
酒店文件管理制度(六)
1.公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。
2.收到的公文由行政办公室签收登记，分类后递交行政办公室主任拟办意见。
3.总经理批办的公文，根据批示，由行政办公室转交承办部门和传阅员，并进行签收登记。
4.因工作需要，借阅文件和档案，按规定程序办理借阅手续，用完后及时归还，秘密级以上的文件和档案，各级领导均不得携离酒店。
5.各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限及时办理，不得拖延和积压;对承办批示存有异议，及时提出书面意见。
6.各部门均应实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文负有催办义务，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
7.公文处理过程中，要做好平时归卷工作，办完后，及时将公文定稿，正本和有关材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政办公室归档。
8.的所有人员调动和离职时，应将文件清理移交，没有移交清理完毕的，不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件，应及时交栏案室登记和保管。
9.行政办公室没有保存价值的文件，经过鉴别和行政办公室主任的批准，予以定期销毁。