房产开发公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及项目施工全过程中,妥善处理和保管工程文件,以便于归档、收发、查阅、结算及移交。
2.范围
本准则适用于***有限公司开发建设的所有项目。
3.文件编号体系
工程部文件统一编号方法:公司英文缩写+文件类索引码+文件号
4.工程部文件目录
4.1公司管理规范:
工程管理规范一套
项目经理部职责及人员架构表
4.2各种指导书
4.3政府文件
4.4公司来文:
4.4.1报公司各部门文件
4.4.2报公司报告
4.4.3发工程部文
4.4.4发设计部文
4.4.5发成本管理部文
4.5会议纪要:
4.5.1公司每月/每周工程例会纪要
4.5.2公司现场工作协调会纪要
4.5.3专题会议纪要
4.5.4内部会议纪要
4.5.5图纸会审变更纪要
4.6部门费用情况
4.7工作简报
4.8各种表单
4.9工程文件(按工程部档案管理程序中的目录整理、归档)
4.10其他
5.有以下情况之一的文件不合格文件,
5.1没有及时注销的旧版本图纸。
5.2编号不连续。
5.3文件为传真件。
5.4模糊不清。
5.5文件资料不全、缺页。
5.6签字、盖章不全、无授权负责人批准。
6.往来文件需要在文件管理员(工程部项目秘书)处进行登记。文件用章需要先有部门经理签字。文件分机密、秘密、公开三级,机密级只有经办人和所涉及的部门经理、分管老总才可查询,其他人员需查阅要部门经理书面文件;秘密级只有经办人,涉及的部门人员和分管老总才可查询,公开级即全公司共享。
7.公司所有正式文件对外均由项目秘书负责,行政方面不论邮件还是文本均要从项目秘书处对外接口或抄送给项目秘书,技术方面的文件可以不通过项目秘书直接对外。
8.工程部每周每人均写工作周报,周报格式要求如下:1、分项目写,如基地情况、项目情况、内部管理、其他。2、写明办事的期限、内容。
9.工程部每天工作日记按工程部工作日记管理制度执行,由工程部经理进行不定时的抽查。
篇2:公司药业文件管理制度
**药业文件管理制度
1.目 的:为确保文件收发等事务正常、顺利进行,规范文件管理,特制定本规定。
2.适用范围:本制度适用于总公司,各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。
3.权责说明:总经办管理公司的收发文工作,各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文
4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发,加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。
4.2公司发文程序
4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件,必须经分管领导同意后起草,交总经办核稿后呈送总经理签发。
4.2.2总经理签发后由总经办制作文件,并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。
4.2.3盖章完毕后,由总经办办理发、送、呈、存档事宜。
4.2.4未签发的文件,总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记,并将有总经理签字的原件存档。
4.3公司发文分类、编号:西藏药业〔20**〕××号。
4.4对外文件必须做成红头,以示严肃和正规,格式附后。
4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。
5.公司部门发文
5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效,不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。
5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。
5.2.1总经办发文:在管理制度内制订的实施细则,以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件,原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。
5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文,经部门经理、部门分管领导签发后,在公司内部有效。
5.3公司部门发文格式附后。
5.4部门发文超出部门职权范围,又不应由公司发文的,须由相关部门共同签发,经分管领导批准后行文。
5.5公司内部发文按以下办法分类、编号:
西藏药业(总经办、信息部、***)发〔20××〕××号
6.收文
6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收,包括:政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等,同时填写《收发文登记表》,格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员,不得积压延误;属于急件的,应在接件后立即报送。
6.2各部门应指定专人办理收文事宜。
6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档,同时,每半年清理一次,没有及时存档的全部存档,并将填写的《收发文登记表》一起存档。
7.其他
7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者"不得复印"、"不得携出"字样。
7.1.1绝密:绝密档案涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。
7.1.2机密:机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。
7.1.3 秘密:秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。
7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。
7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件,必须按规定填写文件借阅登记表,属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。
7.4文件及有关资料的打印、复印、签章,必须按规定严格办理,并做好登记,严禁未经同意私自处理。
7.5收发文处理不当或不及时造成损失的,由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理,没有或不及时归档的,每次贡献50元爱心基金。
8.附则
8.1 本制度由总经办负责解释。
8.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。
附:
篇3:酒店文件管理制度(6)
酒店文件管理制度(六)
1.公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。
2.收到的公文由行政办公室签收登记,分类后递交行政办公室主任拟办意见。
3.总经理批办的公文,根据批示,由行政办公室转交承办部门和传阅员,并进行签收登记。
4.因工作需要,借阅文件和档案,按规定程序办理借阅手续,用完后及时归还,秘密级以上的文件和档案,各级领导均不得携离酒店。
5.各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限及时办理,不得拖延和积压;对承办批示存有异议,及时提出书面意见。
6.各部门均应实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文负有催办义务,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。
7.公文处理过程中,要做好平时归卷工作,办完后,及时将公文定稿,正本和有关材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政办公室归档。
8.的所有人员调动和离职时,应将文件清理移交,没有移交清理完毕的,不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件,应及时交栏案室登记和保管。
9.行政办公室没有保存价值的文件,经过鉴别和行政办公室主任的批准,予以定期销毁。