建设集团公司公文及事务性文件管理制度

　　1.目的

　　为了规范行政管理流程，使公司公文规范化，强化公司与部门之间、部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系，减少工作纠纷，为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道，特制定本制度。

　　2.适用范围

　　适用于公司全体员工。

　　3.术语和定义

　　3.1.公文：指与各部门、办事处、分公司、项目部间传送的红头文件。

　　3.2.公文的种类中要有：

　　3.2.1.决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销不适当的决定事项、人事任免。公文的种类中要有：

　　3.2.2.公告：适用于向公司外宣布重要事项或者决定事项。

　　3.2.3.通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　3.2.4.通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

　　3.2.5.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。

　　3.2.6.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问（包括审计报告）。

　　3.2.7.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

　　3.2.8.批复：适用于答复下级单位的请示事项。

　　3.2.9.会议纪要：适用于公司月度总裁会议的记载、传达会议情况和议定事项。

　　3.3.事务性文件：从事公司各项活动中编制的除公司红头公文以外的所有文件。

　　4.制度内容

　　4.1.公文相关工作要求

　　4.1.1.拟稿：按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门会签；

　　4.1.2.编号：编号由发文代字、年份和序号组成。

　　代字：发文单位，由"浙中建"表示；

　　年份应标全称，用小括号"[]"括入；

　　序号即当年发文流水号，从1起编，序号前加"第"字；

　　编号示例："浙中建[20**]第1号"；（即浙江**建设集团有限公司20**年所发的第一份公文）；

　　公文编号由行政人事部指定专人进行记录；

　　4.1.3.公文具体格式详见附件《公司对外公文模板》；

　　4.1.4.签发权限：对外发文，由总裁负责签发，行政人事部备案；

　　4.1.5.盖章：签发后，由印章管理人员盖章，印章管理人员要进行用印登记；

　　4.1.6.分发：公文的分发由行政人事部及时分发到各部门、办事处、分公司、项目部并做好分发登记工作；

　　4.1.7.归档：公文发文办理完毕后，行政人事部要将公文原件和收文人的签收单原件及时存档。

　　4.2.事务性文件工作要求

　　4.2.1.文件编制格式

　　4.2.1.1.正式发布的文件必须编制"文件编号"、"文件主题（或文件名称）"和"页码"，以便于检索；文件主题应简要准确概括出文件的主要内容；页码标识用"第 页 共 页"的形式标识；

　　4.2.1.2.一般文件按公司统一模版编制，详见附件《公司事务性文件模板》，同一类文件的编制格式应保持一致；

　　4.2.2.文件编号规则一般采用字母和数字混合，连续编号：

　　?一般性事务文件编号为：ZJZQ-部门名称缩写-文件种类代码-年份-流水号；

　　?公司制度、流程、指引编号为：ZJZQ-部门名称缩写-文件种类代码-流水号；

　　?部门名称缩写为每个字汉语拼音的第一个字母，并用大写表示，一经确定不得修改；

　　?文件种类代码要能代表某一类的文件，且这一类的文件数量较多，对于文件数量极少的文件用"QT"表示"其他"类；文件种类代码可随着公司的文件产生情况增设，文件种类代码详见附件《文件种类及代码》；

　　?年度编号以4位阿拉伯数字表示；

　　?每份文件正式发布后，文件编号不得变更，如此文件日后内容有修改，要更新此份文件的，只升级文件版本（文件版本用阿拉伯数字1、2、3、4……表示，第一次发布时用"1"表示，当有修改第二次发布时用"2"表示，版本标识时数字要连续，不得断开使用）；

　　编号举例：ZJZQ-CW-TZ-20**-2，表示20**年2月财务部发出的通知，且该通知为财务部今年发出的第2份通知；

　　4.2.3.本规则发布之前已经发布的各类文件其文件编号保持原来的编号不变，本规则发布之后，如果要修改以前已经发布的文件内容，按本规则重新编定文件编号。

　　5

.文件种类及代码

　　文件种类代码文件种类代码文件种类代码文件种类代码

　　章程ZC决议JY方案FA计划JH

　　议案YA制度ZD批复PF申请SQ

　　流程LC合同HT通告TG报表BB

　　工作联系单L*D通知TZ总结ZJ日报RB

　　备忘录BWL会议纪要HYJY信函*H周报ZB1

　　传真CZ报告BG决定JD月报YB

　　指示ZS请示QS招标ZB其他QT

　　说明:不在上述范畴的文件统一归入"QT"其他类中 ，随着此类文件实际数量增加可增设新的文件代码，需要增设时由行政人事部制定。

　　6. 公司目前以表单式管理为主，简单、明了、易懂，增设的表单详见附件。

　　附件1：表22 对外传真表

　　附件2：表23 公司事务性文件模板表

　　附件3：表24工作联系表

　　附件4：表25市场营销人员工作月报表

　　浙江**建设集团有限公司

　　二零一五年二月十二日

篇2：某公司公文管理制度

　　公文管理制度

　　1.公文的种类

　　1.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

　　1.2通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　1.3通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。

　　1.4通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。

　　1.5报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。

　　1.6请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。

　　1.7会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。

　　1.8函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

　　2.发文

　　2.1凡以公司名义制发的文件，一般文件由总经理以上人员签发，重要文件需请示执行董事同意后，由有关部门负责拟稿，由执行董事签发。

　　2.2公司所有签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。

　　2.3以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，按照印章使用程序办理相应手续盖章后发出。

　　2.4复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。

　　2.5发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。

　　3.公文格式

　　3.1公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章(签名)、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。

　　3.2发文字号格式：部门简称+(年号)+文件编号(**号)，例如行政人事部发文：行政人事(20**)012号，表示行政人事部20**年发的第12次公文。

　　3.3紧急文件分别标明“特急”、“急件”。

　　3.4公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：“关于******请示”(报告、通知、决定、通报)。

　　3.5公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。

　　3.6公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。

　　4.行文规则

　　4.1“请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。

　　4.2“报告”中不得带请www.pmceo.com示事项。

　　4.3行文统一使用《签报单》并付上公文，给各级领导批示。

　　5.公文立卷、归档及销毁

　　5.1公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。

　　5.2没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。

篇3：某某公司公文管理制度

>　　公司公文管理制度

　　一、目的

　　为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，最大限度地提高工作效率，结合公司实际，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　《公文管理制度》适用于企业内外公文的制作、收发及管理。

　　三、管理职责

　　综合管理部公司为公文管理部门，负责公文的规范、起草、核稿、公布、存档等管理工作。

　　四、公文分类

　　公司公文按其内容性质分为5类，包括：

　　1.制度类公文

　　2.机构设立及人员任免公文

　　3.内部通知、通告类公文

　　4.对政府职能部门的报告、请示、公函类公文

　　5.会议纪要、备忘录类公文

　　五、权限划分

　　1.制度类公文代码为A，由综合管理部拟稿，分管副总经理审核，公司经理例会讨论通过，公司总经理批准和签发。

　　2.机构设立及人员任免公文(限公司部门级机构设立及人员任免)代码为B，由综合管理部行政科拟稿，分管副总经理审核，公司总经理批准和签发。

　　3.内部通知、通告类公文代码为C，由综合管理部行政科根据相关部门的发布内容拟稿，综合管理部部长审核，由相关部门的分管副总审核、签发，综合管理部备案。

　　4.对政府等部门报告、请示、公函类公文代码为D，由综合管理部根据相关部门的报送内容拟稿，由相关部门的分管副总审核，总经理审批和签发。

　　5.会议纪要、备忘录类公文代码为E，由综合管理部拟稿，综合管理部部长审核，总经理审批和签发。

　　6.各类公文发文端口、审核人、签发人、公文类别、公文头、公文字号详见附表一。

　　7.各类公文拟稿、审核、审批和发放均需依照权限实施，并办理审批手续。公文签发审批表详见附表二。

　　六、公文格式

　　1.内容范式

　　1)制度类公文

　　经公司××××××会讨论通过，并报董事长批准，现发布×××制度，自×××

　　年××月××日施行。特此通知

　　2)任免类公文

　　经公司研究，并报上级批准(如必要)，决定设立/撤销××机构，任命/免去××先生/女士为××职务，以上任命自××××年××月××日www.pmceo.com起生效。特此通知

　　3)其他类别公文内容范式参照其文种固有格式书写。

　　1.文本格式

　　发文用纸为A4纸，标题小二号字，宋体加黑，正文一般为四号字，仿宋体，页边距上下左右各2cm，文件名与分隔线空1行，正文1.5倍行距，正文与文件名空1行，发文单位与正文空3行，发文日期与发文单位空1行，发文日期与发文单位位于页面右下靠右位置，发文单位公章盖在发文单位正中。

　　2.公文编号

　　1)制度类公文、机构设立及人员任免公文和对政府等部门报告、请示、公函类公文采用按发文的时间先后顺序获取公文编号。

　　2)内部通知、通告类公文和会议纪要、备忘录类公文分别按各自的公文文种单独编号，并按发文的时间先后顺序获取公文编号。

　　七、公文保管

　　所有公文原稿及其签发审批单由综合管理部指定专人负责保管，并按类别建立公文发文登记表格，进行发文登记和档案管理。发文公文登记表和作废公文登记表详见附件三、附件四。

　　综合管理部定期对各类外部单位收文进行分类登记和档案管理。收文登记表详见附件五。

　　八、本管理办法由公司综合管理部制定、执行和负责解释。

　　九、附件