工贸油品调运分公司档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为加强zz石油（集团）工贸有限公司油品调运分公司（以下简称“油品调运分公司”或“公司”）档案管理工作，有效地保护和利用档案，为企业发展建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《z省档案管理条例》、上级单位相关管理办法及有关档案工作的法律法规，制定本办法。

　　第二条 本办法所称档案，是指油品调运分公司在从事基本建设、科研、经营、管理等各项活动中直接形成的，包括外部合作，各类项目管理等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。

　　第三条 公司档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。

　　第四条 公司要把档案工作列入企业发展规划和计划，把档案工作所需经费纳入财务预算计划，保证档案工作所需经费，逐步加强设施设备等必备条件，维护档案的完整与安全。

　　第二章 组织机构及职责

　　第五条 公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保存利用和日常管理工作，并根据实际，设专（兼）职人员负责档案工作。

　　第六条 档案管理的主要职责：

　　（一）贯彻实施《档案法》和国家关于档案工作的法规和方针政策，以及上级主管部门制定的规定办法，规范标准，结合本单位实际，制定有关制度、标准和实施细则。

　　（二）具有公司档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导和档案安全保管的职能。制定公司档案工作计划，并组织实施。

　　（三）负责公司文件材料形成、积累和归档工作。

　　（四）集中管理公司各种活动中形成的所有档案。维护档案的完整与安全，负责公司各类档案的收集、归档、保管和开发利用。

　　（五）负责公司档案工作的统计分析和汇总上报工作。

　　（六）负责向上级档案部门移交有关档案和资料。

　　（七）负责公司重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材料的验收。

　　（八）负责公司档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训。

　　（九）负责公司档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机管理的应用工作。

　　第七条 各部门应执行国家有关档案工作的法律、法规和政策，按照档案工作的标准规范、规章制度，做好各部门文件资料的形成、积累、整理、立卷归档和移交工作。

　　第三章 归档范围

　　第八条 归档文件材料的来源

　　（一）公司内部形成的文件材料。

　　（二）各部门移交公司的文件材料。

　　（三）各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。

　　（四）公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。

　　（五）公司执行、办理的外来文件。

　　第九条 公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围（见附件二）。

　　第十条 归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。

　　第四章 立卷归档要求

　　第十一条 文件材料应在规定时间内归档。

　　（一）管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。

　　（二）产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

　　（三）外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。

　　（四）职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。

　　（五）会计文件材料在会计年度终了后，由财务资产部门保管一年后移交归档。

　　第十二条 电子文件逻辑归档适时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

　　第十三条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

　　第十四条 下列文件材料应随时归档：

　　（一）变更、修改、补充的文件材料。

　　（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。

　　（三）企业产权变动过程中形成的文件材料。

　　（四）其他临时重要活动中形成的文件材料。

　　第十五条 各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。

　　第十六条 各部门向综合办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

　　第十七条 档案工作人员应协助各职能部门，对应归档文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认，经职能部门负责人签审后归档。

　　第十八条 科研成果鉴定、产品定型、基建项目工程竣工验收，重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动，要有档案工作人员参加，按照规定对所形成的档

案资料进行验收。坚持“三纳入、四参加”制度。没有完整、准确、系统的文件材料以及项目没有归档，不能申报成果或评奖；不能最后通过验收或鉴定；所有经费不予结算。

　　第十九条 立卷归档的总体要求：

　　归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系和系统，符合质量标准要求，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　（二）在职能活动中形成的，具有查考利用价值，办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料，都必须按照规定向档案部门移交归档，其电子档案应与纸质档案同步归档。

　　（三）归档文件以件为单位，进行装订和系统化整理。

　　（四）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

　　（五）卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

　　（六）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷内。

　　（七）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　（八）当年办结的文件放在当年，跨年度的文件放在结案的年份里。长期不能结案的文件，可根据情况分阶段归档。

　　（九）归档时要注意办结情况，避免未结案归档及已结案的长期不归档。

　　第五章 档案的移交

　　第二十条 档案移交前须向档案管理部门提交移交清册，详细填写档案的门类及数量，并经本部门负责人签字审核。

　　第二十一条 档案管理部门要组织专门人员，对所移交档案的案卷质量情况进行检查，符合要求的档案经档案管理部门负责人签字审核后，办理交接手续。

　　第二十二条 档案移交时，经交接双方核实后在移交清册上签字。

　　第二十三条 移交的档案在运送过程中，移交部门应由专人负责，以确保档案的安全。

　　第六章 档案保管期限

　　第二十四条 按国家有关规定，档案管理部门结合公司情况制定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保管期限分为：永久、长期和短期。长期为10至50年左右，短期为10年以下。

　　第二十五条 确定公司档案保管期限的原则：

　　（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　第七章 档案的鉴定与销毁

　　第二十六条 档案管理部门对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

　　第二十七条 档案鉴定工作由公司综合办公室主持，由业务部门领导、专业技术人员和档案部门人员组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

　　第二十八条 档案鉴定小组审定后，经公司有关领导批准，报上级业务部门审批后，方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工作。

　　第二十九条 销毁档案材料，要由二人以上进行，并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

　　第八章 档案的借阅

　　第三十条 公司各部门因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请单。

　　第三十一条 档案管理人员依据档案级别判断是否需要审批。当为不受限制档案时直接办理借阅手续。

　　第三十二条 档案借阅要坚持严格保密、方便利用的原则。

　　（一）凡政府有关部门依法执行公务需要查阅档案，档案部门应按有关规定及时提供完整准确的档案。

　　（二）凡社会有关方面需要借阅档案，必须经有关职能部门审查，由公司负责人或主管领导批准。

　　（三）外单位人员调阅档案，一般要求在档案室内查阅。同时需持单位介绍信，经有关专业职能部门批准，并登记利用档案清单。

　　（四）借阅涉密档案必须经公司主要负责人审批。

　　第三十三条 若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人员借阅时，需经公司研究审批后方可借阅。

　　第三十四条 不得任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容，进行登记。

　　第三十五条 借阅档案者，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经公司综合办公室负责人批准。

　　第三十六条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　第三十七条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

　　第三十八条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

　　第三十九条 企业负责人和员工调离工作岗位时，必须上缴应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。

　　第九章 档案库房管理

　　第四十条 档案库房是保存公司档案的重要地点，档案管理人员要以高度负责的精神，确保档案资料的安全完整。

　　第四十一条 档案部门应集中统一地保管好全部档案，设立专门的档案管理场所，并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。

　　第四十二条 库房内物品进行定置管理，档案柜统一编号，并定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁，执行国家有关档案库房的“八防”要求，保证库房安全。

　　第四十三条 库房内的档案资料定期（半年）清点，保证帐实一致。

　　第四十四条 非档案管理人员不得随意进入档案库房。

　　第四十五条 认真贯彻安全消防工作方针，严格执行安全消防法规和规章制度。对档案人员进行消防教育，做到人人持证上岗。

　　第十章 档案信息保密与利用

　　第四十六条 产生重要档案的部门和档案管理部门必须执行中华人民共和国《档案法》和《保密法》

，忠于职守，严守国家秘密和企业秘密。

　　第四十七条 加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限，注意重点保管。

　　第四十八条 整理档案应在专门地方（室内）进行。档案整理人员不得将档案带出档案馆（室），以防失密、丢失。

　　第四十九条 建立完善档案利用制度，严格履行利用档案手续，保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业合法权益不受损害。

　　第五十条 公司对所保存的重要、珍贵档案，应当用复制品代替原件提供利用，原件应妥善保存。

　　第五十一条 严禁私自复制及对外提供档案资料，尤其对外协作项目、研究课题等活动中利用档案，必须签订利用保护协定。

　　第五十二条 档案部门和档案工作人员要通过多种方式开发利用档案信息资源，采用编制参考资料，制发档案证明，印发档案汇编和编研成果等有关索引服务方式，为利用者提供方便，提高服务质量。利用者分别采用查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信息。

　　第五十三条 利用者应严格遵守“阅卷规则”，注意爱护档案，损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失和私自复制档案。

　　第十一章 奖励与惩罚

　　第五十四条 根据《档案法》规定，有下列事迹之一的，公司应给予表彰和奖励：

　　（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。

　　（二）对保护档案和档案现代化管理做出显著成绩的。

　　（三）对档案学研究做出重要贡献的。

　　（四）将重要的或者珍贵的档案赠给企业的。

　　（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

　　第五十五条 凡违反本办法，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导做出检查外，必要时进行经济处罚，并予以通报批评。

　　第五十六条 凡违反本办法，泄露秘密的，按保密工作相关管理办法进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁丢失、盗窃倒卖或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人进行处罚，并予以通报批评。

　　第五十七条 凡违反本办法，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

　　第五十八条 遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按保密工作相关管理办法进行处理。

　　第五十九条 对违反《档案法》的有关规定，已构成犯罪的，要依法追究其刑事责任。

　　第十二章 附则

　　第六十条 本办法由综合办公室负责解释。

　　第六十一条 本办法未尽事宜，按照国家法规及工贸公司规定执行。

　　第六十二条 本办法自下发之日起施行。

　　附件1：

　　油品调运分公司档案分类规则

　　为规范工贸公司油品调运分公司档案管理工作，根据国家档案局《工业企业档案分类试行规则》及上级单位《档案分类规则》，结合本企业档案工作实际，制定本规则。

　　一、本规则明确了油品调运分公司档案的分类原则、类目设置及基本范围；

　　二、油品调运分公司档案分类原则是以公司全部档案为对象，充分反映企业的职能划分，并结合档案形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的科学管理和档案信息资源的开发利用。

　　三、油品调运分公司档案分类共设置9个一级类目，即党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品生产类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、特殊管理类。其类目名称、排列顺序统一使用油品调运分公司分类表（附后）标记，代码可根据企业分类情况以英文字母或阿拉伯数字顺序标记。

　　四、油品调运分公司档案分类二级类目按照企业管理职能和档案形成特点设置、档案分类表中的二级类目是企业进行档案分类的基本类目。二级类目的代码和排列顺序不作统一规定。

　　五、声像、事务等非纸质载体形式的档案，可按其载体形式的不同组织建立案卷目录，其保管要求应符合国家有关规定。

　　附件2：

　　油品调运分公司档案分类表

　　一级类目二级类目基本范围

　　代 码名 称代码名称

　　A党 群 管 理 类01党务工作党总支综合性工作、党总支会、党员代表大会及党党支其他事务性工作等。

　　02组织工作组织建设，党员管理，党费管理，干部管理等工作。

　　03宣传工作理论教育，宣传教育，思想政治工作与精神文明建设等。

　　04统战工作民族、宗教、侨务工作等。

　　05纪检工作党风党纪教育、检查，违纪案件审查，干部廉政建设等。

　　06武装工作民兵工作，征兵、复员、转业工作，人防工作等。

　　07工会工作职代会，民主管理，劳动竞赛，先进表彰，会员管理，劳保福利，女工工作，文体活动等。

　　08共青团工作组织建设，政治思想教育，团代会，团员、团费、青少年管理等项工作。

　　09其他

　　B行 政 管 理 类01行政事务综合性行政事务工作，机要文件，工作会议，专题会议，办公会议，文秘工作，信访、接待工作，调研工作，印信管理等。

　　02公安保卫治安综合治理，案件侦查，消防管理，自然灾害防范，交通管理，户籍管理等。

　　03法律事务法律事务，公证工作，专利商标，工商登记管理，政纪监察等。

　　04审计工作各项审计工作，审计规章制度等。

　　05人事管理人力资源管理（招聘、调配、劳动合同），劳动工资管理，考核，奖惩，职称评聘，任职、任免，离退休工作，职工教育等。

　　06教育工作普通教育，职业教育，高等教育、培训教育等。

　　07医疗卫生卫生监督、防疫、职工防病治病，计划生育工作等。

　　08公用事业职工生活福利，后勤服务，职工住房等

　　09外事工作出访考察、国际会议等企业涉外活动。

　　10公共事务企业与地方关系、政府协调、公共关系、资质手续办理等

　　11其他

　　C经 营 管 理 类01经营决策企业改革，经营战略决策，企业发展规划，方针目标管理等。

　　02企业管理企业整顿和企业升级，责任制管理，企业现代化管理等。

　　03计划统计综合计划，生产经营计划，统计报表，经营分析项目审批等。

　　04财务管理综合财务管理，资金管理，成本管理，税金管理，会计工作，投资融资管理等。

　　05物资管理物资采购、分配，物资合同协议，物资核算调拨，仓库管理等。

　　06合同管理经济合同管理、审核、备案等。

　　07知识产权管理企业标识、商标标识、商标侵权等。

　　08其他

　　D生 产 管 理 类01质量管理全面质量管理，产品质量检测和质量控制，质量认证等。

　　02能源管理能源消耗管理，节能消耗工作，资源管理等。

　　03安全环保安全生产，事故处理，安全教育，环境保护，劳动保护等。

　　04计量工作计量管理，计量设备、仪器，统计报表等。

　　05标准化工作企业标准化管理工作。

　　06科技管理新产品、新技术开发，科研、技措、技改管理，科技成果管理，技术引进等。

　　07档案与信息管理企业档案工作，各类数据管理，计算机信息，通讯管理等。

　　08其它

　　E 产 品 生 产 类01油气产品天然气等。

　　02化工产品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化气、液化天然气等。

　　03其它

　　02民用设施办公楼，科研设施，文教卫生，体育，商业服务，住宅，环卫，园林绿化工程等。

　　04其它

　　G设 备 仪 器 类01综合设备管理规定、办法、方案、规划、总结、台账等

　　02公务车辆机动车技术参数档案、产权证书、完税凭证、维修保养记录等

　　03其它

　　H会 计 业 务 类01会计凭证各种会计凭证。

　　02会计账簿各种财务账薄。

　　03会计报表各种财务报表。

　　04财务报告各种财务报告（决算）。

　　05其他会计移交清册，会计档案保管、销毁清册，银行余额调节表、对账单等。

　　J特 殊 管 理 类01印章公司各类作废印章，包括公章、部门印章、法人私章等。

　　02奖牌上级单位颁发的各类荣誉奖牌。

　　03奖杯上级单位颁发的各类荣誉奖杯。

　　04证书上级单位颁发的各类荣誉证书。

　　05锦旗外部单位授予的各类锦旗。

　　06题词上级领导对公司的题词。

　　07照片公司举办的各类重大会议、活动照片。

　　08光盘公司举办的各类重大会议、活动照片、录音、视频等刻制的光盘。

　　09磁带公司举办各类重大会议、活动现场录音、录像等制作的磁带。

　　10其他

篇2：集团公司档案管理办法

　　集团公司档案管理办法范本

　　第一章 总 则

　　第一条为了加强EE公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为EE公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

　　第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

　　第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

　　第四条EE公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。

　　第二章 归档范围

　　第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等)均属归档范围。

　　第六条上级机关文件材料应归档的有。

　　(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料;

　　(二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

　　(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七条公司文件材料应归档的有。

　　(一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件;

　　(三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;

　　(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;

　　(五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料;

　　(六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;

　　(七)反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;

　　(八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);

　　(九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;

　　(十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等;

　　(十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

　　(十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本;

　　(十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表;

　　(十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根;

　　(十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

　　(十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;

　　(十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

　　(十九)公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证;

　　(二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

　　第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

　　(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;

　　(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

　　第三章 立卷归档要求

　　第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。

　　第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

　　第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

　　第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

　　(二)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。

　　(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

　　(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

　　(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　(七)本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。

　　第四章 档案保管期限

　　第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

　　第十四条确定公司档案保管期限的原则

　　(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　第五章 档案的鉴定与销毁

　　第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

　　第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

　　第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

　　第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

　　第六章 档案的借阅

　　第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。

　　第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

　　第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

　　第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。

　　第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

　　第七章 罚 则

　　第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

　　第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例)进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

　　第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

　　第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

　　第八章 附 则

　　第三十条本办法由总公司办公室负责解释。

　　第三十一条各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

　　第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

篇3：公司文书档案管理办法(6)

　　公司文书档案管理办法(六)

　　1 总则

　　为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。

　　2 适用范围

　　本标准适用于公司文书档案管理。

　　3 术语和定义

　　文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。

　　4 管理职责

　　4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。

　　4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。

　　4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。

　　5 管理活动、程序及要求

　　5.1.文书档案收集

　　5.1.1文书档案收集的范围

　　5.1.1.1上级来文及资料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司历史档案。

　　5.1.1.4已撤消旧机构的档案。

　　5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

　　5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。

　　5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。

　　5.1.2文书档案的收集

　　5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。

　　5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。

　　5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。

　　5.2.立卷与归档

　　5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。

　　5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。

　　5.3文书档案的整理和保管

　　5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。

　　5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。

　　5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。

　　5.4.文书档案的统计和检查

　　5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。

　　5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。

　　5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。

　　5.5.文书档案的利用和借阅

　　5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司办公室主任批准后方可将档案借出。

　　5.5.2复制档案资料时，需经公司办公室主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途，并由文书档案室进行复印。

　　5.6.文书档案的鉴定和销毁

　　5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史，科学和现实价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。

　　5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查，核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。

　　5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。