一级物业公司档案管理制度流程

　　1.行政管理部是物业管理公司档案的归口管理部门，负责档案管理制度的贯彻及各部门档案工作的执行检查，同时负责档案工作的业务领导和实务指导。

　　2.档案的编号。

　　⑴公司、管理处编号

　　A)物业管理有限公司

　　编号：LJW (公司英文缩写)

　　B)花园物业管理处

　　编号：LCHY(管理处英文缩写)

　　C)物业管理处

　　编号：LYJ

　　⑵部门编号

　　A)安管部

　　编号：AG

　　B)物业办公室

　　编号：BG

　　C)物业财务部

　　编号：CW

　　D)住户服务中心

　　编号：FW

　　E)物业工程部

　　编号：GC

　　F)绿化部

　　编号：LH

　　G清洁部

　　编号：QJ

　　H)行政管理部

　　编号：*Z

　　⑶年份编号：引用年份序号--2000、20**、20**···

　　⑷档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字--001、002、003或1/3，2/3，3/3

　　⑸档案编号举例：

　　1.立卷与编制目录、清单。

　　⑴立卷：就是按照单份文件相互和价值大小组合成案卷。专(兼)职档案员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

　　A)将归档文件按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。

　　B)档案盒(或文件夹)规格、式样需统一规范。

　　C)根据档案盒盒脊的规格制作档案标贴纸。档案标贴纸统一用白纸黑字打印出案卷号及案卷名称，其案卷号格式由公司名称、管理处、部门、档案类别、年份组成。如：物业管理公司20**年物业工程部请示：LJW-GC-QS-20**

　　D)档案盒无需填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊，标明案卷号、案卷名称，以便查档。档案盒盒脊的案卷号、案卷名称等字体、字型、字号、张贴位置需统一规范。

　　⑵编制档案目录：

　　A)专(兼)职档案员负责编制目录，详见表格《档案目录》。

　　B)新增档案盒时，均需将归档档案盒相关信息登记在《档案目录》(内容包括：案卷号、案卷名称、简要描述、保管期限、存放位置等项目)中，以便查阅。

　　⑶编制卷内档案清单：

　　A)卷内文件清单，用以介绍卷内文件的成份和内容，便于查阅和统计卷内文件。

　　B) 专(兼)职档案员必须编制卷内文件清单，统一为打印文件，清单格式不用统一要求，包括：序号、文件编号、文件名称、发文/收文日期等项目。

篇2：大酒店档案管理工作流程

>　　酒店档案管理工作流程

　　办公室负责酒店主体档案的管理，并对各职能部门的档案保管工作进行督促和指导。各部门应配备有关同志兼任部门档案管理人员，按照国家《档案法》等法规的规定精神，做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单。酒店档案工作的主要流程是：

　　项目 工作规范

　　接收

　　凡酒店经营管理活动中形成和使用的，业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。酒店档案一年接收一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交办公室。

　　整理

　　酒店档案按年综合整理，一般在每年第一季度整理归档。酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。按照案卷的排列顺序编制卷号，案卷目录上应区别情况标明不同保管期限。

　　保管及利用

　　酒店档案应由专人负责保管，并定期进行检查。凡使用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经领导批准。借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。

　　鉴定和移交

　　档案鉴定工作在相关领导的领导下，组成鉴定小组，按规定进行。销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领导批准，由两人在指定地点监销。档案移交要按国家有关规定执行。档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。

篇3：物业项目业户档案管理流程

　　物业项目业户档案管理流程

　　1、职责

　　（1）客服部负责业户身份资料相关信息管理。

　　（2）工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。

　　（3）保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。

　　2、工作程序

　　（1）管理要求

　　①.业户情况发生变更时，应及时修订档案。

　　②.业户文件资料属秘密级文件，原则上不得外借，如部门之间借阅，需得到部门主管的同意，填写相关借阅记录。

　　③.文件、资料要进行合理归档，分类整理。

　　④.档案要经常进行清理，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理。

　　⑤.部门须指定专人负责，做到业户档案资料既服务于工作，又不向无关人员泄露。

　　⑥.业户的档案资料必须保持完整性及完好性，杜绝丢失情况。

　　3、档案管理

　　（1）当业户的第一份资料（含内部流转有关业户的信息及业户本身填报信息）转到项目管理中心相关部门后，按一户一档的原则，立即建立相应业户档案。

　　（2）为便于管理，每一份业户档案资料需同时建立目录篇（视工作需要，若资料很少，可以不做目录），档案的相关信息增减时，需同时修改目录。

　　（3）主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质，选择适用于本部门的业户档案管理存放方式：

　　①.客服部可采用挂牢分类存放等方式，便于日常频繁的查阅。

　　②.工程部装修图纸采用档案袋封存的方式。

　　③.保安部可视每户信息量的多少及使用频率，选择适合本部门工作的管理方式。

　　④.各部门需依据要求，于当日完成归档工作，将档案的增减登记《业户档案一览表》中，交部门主管查阅。

　　（4）业户发生变更后，原业户的相关资料单独存放，确认保管年限。超过保管年限后，经部门主管查阅后审批后销毁，并做好相关销毁记录。

　　（5）客服部主管每周一对照《业户档案一览表》，对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查，发理问题及时予以指导，签署相应评语。

　　（6）客服部每月5日前，将本部门上月各种档案建立及管理情况，汇总成书面报告，由部门主管批阅后，上报项目经理。

　　（7）项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查，分别安排在每年的三月份及九月份。

　　（8）相关部门借阅档案时，需经部门主管同意，办理相关手续。