公司物品采购及领用制度

　　第 一 章总则

　　第一条公司各类物品的采购及领用实行事前计划、集中采购、分类管理、凭单领料的原则。

　　第二条本规定适用于公司总部各部门及下属各管理单位的物品采购及领用活动。

　　第三条本规定不包括固定资产及无形资产的购置行为。

　　第四条公司的物品采购及领用活动在单位负责人的领导下，由采购部统一管理。

　　第五条本规定所称物品使用部门含公司总部各部门及下属各管理单位。

　　第 二 章物品需求计划

　　第六条各物品使用部门于月初按不同类别填制“物品需求计划单”，按月报采购部，“物品需求计划单”应注明所需物品的名称、规格、型号、数量、用途、质量及售后服务等内容，用途应详细具体。

　　第七条“物品需求计划单”由经办人制单，并经如下审批程序批准同意后，交采购部作为采购依据：

　　经办人→部门经理→主管副总→财务经理→总经理

　　第八条“物品需求计划单”应分部门按年连续编号，一式四联，申请单位、采购部、财务部、库房各一联。

　　第九条“物品需求计划单”按以下分类分别填制：

　　1.维修材料类，

　　2.卫生用品类，

　　3.办公用品类，

　　4.工具类，

　　5.其他

　　第十条各物品使用部门编制的“物品需求计划单”所列物品应能够应付日常使用，并能应付可以预测到的突发事件所需物品，以减少紧急采购的发生次数。

　　第十一条“物品需求计划单”编制完后，如有迹象表明物品不够用时，应立即填写一份新的“物品需求计划单”，并按上述程序审批报采购部组织采购。

　　第十二条需要紧急采购物品的事件必须具有突发性，是发生前无法预测的。

　　第十三条需要紧急采购时，经办人应尽量尝试向部门负责人或总经理请示，在得到部门负责人或总经理认可后，组织采购;如确实无法与部门负责人或总经理取得联系，经办人先行处理。

　　第十四条紧急采购发生后，物品使用部门应在第一时间，补办“物品需求计划单”，并对紧急采购的必要性进行详细、充分的说明。如果该项紧急采购是相关人员应该能够预见，但由于其工作失误造成未能及时申请购买的，应追究当事人的责任。

　　第 三 章采购及供应商

　　第十五条采购部综合各使用单位的“物品需求计划单”，结合库存情况，确定所需采购物品的名称、规格、型号、数量，并结合供应商的情况编制“采购订单”。

　　第十六条“采购订单”按如下审批程序批准后，由采购部向供应商下单订购：

　　采购员→采购部经理→主管副总→财务经理→总经理

　　第十七条“采购订单”应连续编号，一式四联，采购部、供应商、财务部、库房各一联。

　　第十八条为保证采购工作能够顺利、有序地进行，各项物品都应选择2-3家供应商，作为物品的长期供应商。除供应商出现变更外，物品的采购都应向选定的供应商采购。

　　第十九条供应商的选择：由采购部收集有关供应商的资料，填制《供应商确认审批表》，报各相关部门联合会审评估，经总经理批准后予以确认，确认后报各相关部门备案。

　　第二十条所购物品出现质量问题，如属个别现象，由采购部负责退换;如果是经常出现或者出现质量问题的物品数量较大，应考虑更换供应商。

　　第二十一条采购物品时，应综合质量、服务、价格等各方面因素向供应商下单订购。首先在保证产品质量、售后服务等能够满足使用部门要求的前提下，选择价格更优惠的供应商。

　　第 四 章物品入库

　　第二十二条采购员将所购的物品交库房，由保管员填制“物品入库单”。“物品入库单”应连续编号，一式三联，库房、采购部、财务部各一联。

　　第二十三条入库单上的物品应注明订单号，采购员在验收物品前应核对采购订单，核对并验收无误后，在入库单上签名确认。

　　第二十四条保管员依据“物品入库单”记录物品明细账，记录时应记录相应的“物品入库单”号。

　　第二十五条保管员应妥善保管财物，及时记录明细帐簿，并定期不定期地将实物与帐簿核对，做到账实相符。其中，月度终了时，必须进行盘点，如账实不符，应尽快查明原因。

　　第 五 章付款

　　第二十六条货款应采用月结的方式结算，并以银行票据为主要的支付手段，尽量避免使用现金。如情况所限必须使用现金的，应与财务部沟通确认后予以支付。

　　第二十七条货款到期时，由采购员填制“付款审批单”，向财务部申请付款。“付款审批单”应附相应的“采购订单”、“物品入库单”、供应商发票及明细清单等单据，并按付款审批程序审核。

　　第二十八条财务部依据审核批准的“付款审批单”开具支票或汇票，交采购经办人，由采购经办人向供应商办理付款结算手续。财务部不直接面对供应商。

　　第 六 章物品领用

　　第二十九条各部门领用物品时，应填制“领料单”。 “领料单”上应注明具体的用途，明确支出的性质。

　　第三十条经常使用的低值易耗品应如灯泡等应做到以旧领新。

　　第三十一条工具类物品，应按领用人分别建立领用档案，登记领用情况，以便在员工离职时，审查员工的工具领用情况，避免工具的丢失。

　　第三十二条“领料单”应按年连续编号，一式三联，领料单位、财务部、库房各一联。

　　第三十三条领用“物品需求计划单”已列范围内的物品时，由部门负责人签名即可领用。领用非“物品需求计划单”已列范围内的物品时，应另填“领料单”，除部门负责人签名外，还应由总经理签名同意方可领用。

　　第三十四条领用“物品需求计划单”已列范围内的物品时必须注明“物品需求计划单”号，以备审查。

　　第三十五条月度终了时，保管员应将当月发出物品的财务联送交财务部，财务部据以进行账务处理。

篇2：物业公司物品采购验收领用管理办法

　　物业公司物品采购验收领用管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为规范物品管理，加强物品采购价格监督管理，降低物品采购成本，降低库存，增加企业效益，特指定本办法。

　　第二条 本规定适用于公司各部门购买原材料、辅料、零部件、保洁用品、办公用品、劳保用品以及其他物品等采购过程中的决策、价格监督、领用监督、财务核算等行为。

　　第三条 物品采购要树立采购经济批量观念，物品验收要坚持独立原则，物品的领用要树立需用原则。

　　第二章 物品采购的管理

　　第四条 各部门每月应根据部门需要，编制部门"采购计划明细表"（一式两份，部门一份，仓库保管员一份，见表一），经各部门主管签字确认后，报综合管理部（以下简称综合部）。综合部每月（25日前）应根据各部门提交的部门采购计划明细表及现物品库存状况编制"采购计划汇总表"（一式两份，综合管理部一份，仓库保管员一份，见表二），采购计划汇总表后附各部门所需物品明细。"采购计划汇总表"必须经仓库保管员、物业公司经理确认后，审批方可生效。对采购计划外的物质需求，必须填写"用品特批单"（见表三），经上述人员确认同意，财务审批后方可采购。

　　第五条 综合管理部每月应编制采购计划，并建立采购明细台帐（保存期限为二年），接受主管领导检查，定期和财务进行核对。采购计划应以合理的库存和经济批量为前提，坚持"先利库，后采购"的工作程序，谁提供采购依据，谁承担经济责任。

　　综合管理部每半年需对重要、主要物品供应商进行一次综合评定，并建

　　第六条 立供应商档案，对于评审不合格的供应商予以淘汰，补充新的合格供应商。

　　第七条 综合管理部负责处理公司库仓的冷、背、残、次物品。

　　第三章 物品验收的管理

　　第八条 所采购的货品到达公司前，采购人员应事先通知库仓人员做好验收准备。

　　第九条 采购的物品到达公司后，必须由采购人员、负责检验人员（使用部门、工程部技术人员）和仓库人员一起根据供货方发货单（或发票）上所列物品进行逐一验收。

　　第十条 采购物品的入库验收包括数量（直观上物品的完好度）、质量（规格、型号、产地等）、价格三个方面。数量和价格验收由仓管人员负责，质量验收由使用部门（或公司专业技术人员）或仓管人员负责。

　　第十一条 公司所采购的物品到达后，应在当日办理完验收入库手续和财务入库手续。

　　第十二条 公司购进物品，经验收合格后，仓管人员必须及时填制有编号的入库单，一式三联。对验收不合格的物品，仓管员不得办理入库手续，由采购员办理换货或退货；对入库后发现不合格的，仓管人员应及时通知采购人员办理换货或退货，给公司造成损失的，追究有关人员的责任。仓管人员填写入库单，应以独立保管的实体作为入库单位。

　　第十三条 物品入库后，应当按照种类分区摆放整齐，按种类设置货物标识，严禁将不同种类的货物混放。

　　第十四条 付款时必须持合同、入库单、发票经总经理（或其授权人）审批后，方可到财务部办理付款手续，手续不全财务有权拒绝付款。

　　第四章 物资领用管理

　　第十五条 确需领用物品的人员、部门，必须填写公司统一印制的"领料单"及"采购计划明细表"并经部门负责人签字，领用人持"领料单""采购计划明细表"到仓库领料，领料单的有效期限为3天。保洁用品，办公用品等日常使用频繁的物品，由各部门凭"领料单"、"采购计划明细表"按月一次领出。

　　第十六条 仓管人员根据完备、有效、准确的领料单填写一式四联出库单，按照出库单上的项目逐一发放，并在各部门"采购计划明细表"上盖"已领用"章，定期将出库单传递给财务部门。

　　第十七条 保洁班月领料计划应由保洁部主管按掌握的日常消耗所需量严格编制，并经主管签字后，报项目经理审批。由月领料计划分解产生的旬计划、日计划由其主管审批后连同物业经理审批过的月领料计划应于计划月上月末送至仓库管理员，仓管人员严格按第二十条和二十一条的要求发料。

　　第十八条 每月末，由仓库管理员对保洁部领用物料汇总，与月领料计划进行核对，若有差异报其物业经理并责成其说明原因。

　　第十九条 工程部主管根据历史数据、经验，编制维修用料月计划，对于经常使用的替换配件、物品、维修材料等，由工程部主管提出申请，经财务部审核并经物业经理审核批准后，可实行定额备用量，一般保证7天的库存量。根据批准后的申请填写"领料单"（见表四），一次领出备用。并指定专人负责，建立明细台帐，月末工程部应将库存量结出，报仓管人员核对，财务部定期或不定期检查领用、库存情况。

　　第二十条 对于不经常使用的物料，凭完备、有效的手续领用。

　　第二十一条 需要维修的客户或公司部门，工程部必须根据客服中心填制的"报修单"（一式三联，财务、工程、客服各一联，见表五）进行维修，所需更换的物料或所需工费必须经客户或报修部门有关人员签字确认，月末客服中心应将报修单汇总后交仓管部门、财务部进行核对、核算。对于虚假的报修，一经发现予以严肃处理，工程部主管应承担相应的责任。

　　第二十二条 实行"以旧换新"领用物料的部门或人员，必须持旧物料和完备、有效的"领料单"，到仓库更换。仓管人员应在领料单备注栏中注明"以旧换新"字样，对回收废旧物料有变卖价值的，仓管人员应归类存放，无使用价值的，也应独立存放，定期按程序由综合管理部处理。

　　第五章 附则

　　第二十三条 采购必须按上述规定的程序办理，指定专人负责采购、验收和保管，公司将定期或不定期的进行全面检查（包括价格、合同、程序等），并将检查结果以书面形式上报公司领导；同时将此作为部门及个人的考核指标之一。

　　第二十四条 本管理办法自下发之日起试行，原与此办法有抵触的，以本办法为准。

　　第二十五条 本办法由财务部负责解释。

篇3：学校后勤管理处物资采购及领用规定

　　学校后勤管理处物资采购及领用管理规定

　　为进一步提高后勤处管理水平，规范工作流程，建设数字化后勤，根据当前后勤处工作实际，经处委会研究，制定本规定。

　　一、物资采购

　　1、采购：

　　⑴后勤处各科室需购买的物资由各科室提出书面采购计划(一式两份)，经科长签字处室负责人批准后，提前两天交综合科采购员询价或招标后实施采购。

　　⑵物业需用物资由物业维修主管或后勤处仓库管理员提出书面采购计划经分管处长(或处室负责人)批准后，提前两天报综合科采购员询价或招标后实施采购。

　　⑶学校其他处室(院系)需购买的物资，由购买人写出申请经本处室及后勤处负责人签字后，提前两天报综合科采购员询价或招标后实施采购。

　　2、验收：所购物资应严格履行三方验收制度(即需用人、仓库管理员、购买人对物资验收无误后采购计划上签字后方可入库)和入库发放制度。(购买的物资必须经过仓库入库后执行领用手续，特殊情况除外)

　　二、物资领用及管理

　　1、物业维修需用物资必须由物业维修主管到学校仓库统一领取，其他人员未经批准不得随意领用。物业领用的物资必须在一周内对物资使用情况进行说明，(到仓库管理员处交回“物资使用说明表”)。物业对物资使用情况填写“物资使用情况说明表”，经学校使用单位证明人签字盖章后交仓库管理员)如未按规定时间进行情况说明，仓库管理员可拒绝物资的再领用，出现不良后果由物业承担全部责任并根据物业管理办法进行相应经济的处罚。

　　2、后勤处各科室需用物资的领用必须持“物资领用单”经科室负责人签字分管处长审核后，仓库管理员方可进行物资发放，手续不全的不得发放物资。

　　三、低值易耗品的管理

　　为加强对后勤处内各类物品的管理，各科室应安排专人根据学校固定资产管理办法，对本科室内的低值易耗品进行登记造册，登记后由处资产管理员进行汇总。各科在工作过程中应及时对各种设备或工具进行维护和保养，确保设施设备的正常使用，保证工作的正常开展。对使用过程中出现的物品损耗、报废等其他原因，应及时报告资产管理员及时销账。

　　本规定自下发之日起施行。

　　后勤管理处

　　20**年1月1日

　　物资采购计划表

　　序号

　　物资名称

　　规格

　　型号

　　数量

　　进场日期

　　预算资金或

　　特殊说明

　　申报人： 日期： 审核： 日期：

　　物资使用情况说明表

　　物资名称

　　使用数量

　　使用部位

　　使用情况说明：

　　维修人： 日期： 证明人： 单位：(章)

　　物资领用单

　　序号

　　物资名称

　　规格型号

　　数量

　　备注

　　领用人： 日期： 科室负责人：