X物业档案管理标准
1 目的：
规范XX物业公司日常工作中所产生的各种档案的管理，使各项档案整理完备、及时归档、利于查找，满足可溯性的要求。
2 范围：
适用于XX物业公司日常运行过程中所产生的各种档案的整理、归档及保管。
3 职责：
3.1 各职能部门/服务中心负责本组织各类档案的收集、整理、归档及保管;
3.2 总经理办公室负责以总公司名义产生的各类档案的归档与保管;
3.3 总经理办公室负责本标准执行情况的监督检查。
4 程序：
4.1 档案的分类及编号：
4.1.1 各职能部门/服务中心按照本组织工作特点对档案进行分类并编号，编制《档案总目录》，放入“全宗卷”内。
4.1.2 档案盒编号：公司简称-部门/服务中心简称-专业代码-类别代码
例如：SD-*Z-A01
4.1.3档案编号：档案盒编号-序号
例如：SD-*Z-舜德物业-行政
4.2 各类档案的归档要求：
4.2.1 档案的归档范围：
a. 凡是本公司各部门/服务中心在服务、经营工作中形成的，并具有日后追溯要求或其他利用价值的各种档案资料均应归档保存。
b. 下列文件不必归档：
① 重复文件;
② 临时性文件;
③ 仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件;
④ 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件;
⑤ 一般文件的修改稿以及一般的往来信函等。
4.2.2 纸质档案归档要求：
4.2.2.1 文件、资料名称
a 在起草、编制文件时，文件的名称要完整，三要素必须齐全，三要素即：
① 责任者(编制或使用单位)
② 事由(问题)
③ 文种
b 文件名称示例：
责任者事由文种
××部门/服务中心电梯维保合同
c 如果是外来文件，原文件名称不完整，应在原文件名称后用括弧“【 】”补充完整再保存，以便分类归档及查找。如：清洁服务委托合同【××服务中心】。
4.2.2.2 纸质档案使用的记录材料、记录手段、记录技术标准
a 记录需长期保存的文件时，要用炭素墨水、蓝黑墨水、墨粉等耐久性好的记录材料。
b 记录量大且短期保存的运行记录、岗位值班记录，可以用圆珠笔。
c 在不能避免用复写纸复写的情况下，要保留直接书写的版本(第一联)。
d 用热敏纸接收的传真文件要复印保存。
e 使用60g--70g国际标准A4型纸，可以双面使用，但不得用废纸。
f 如纸张需双面使用时，必须正、反面连续编页，每张纸正反面的序号、日期要相连，不得先连续使正面再连续用反面。
g 外来文件的纸张大于A4纸的要折叠成A4大小，小于A4纸的要托裱于A4纸上;有破损的地方要修补，修补时注意不要遮盖字迹。
h 《服务工作单》等专门印制的异型记录档案，不必托裱，直接装订即可。
i 文件编制要使用国家规定的简化汉字、符号和计量单位。
j 填写各种记录表格时应无空项、内容表述完整、字迹工整。
k 本制度适用于本公司和下属分公司。本制度所称公司指北京万通鼎安物业服务有限公司;分公司是指享有经营管理权的项目服务中心。各分公司应建立科学的档案管理制度，并逐步实现档案管理的规范化、标准化、电子化，对所存文件、资料进行科学的整理、分类和保管;同时应明确档案管理的部门及人员，负责档案的收集、整理、保管和利用，并确保档案的完整、准确、细化和安全。
4.2.2.3文件、档案立卷归档标准
a对性质和来源不同的文件材料要按类别进行分别保管，以便查阅，保证文件及时归档。各部门、各项目服务中心除合同之外无需再向总办提供纸制批文，按OA流程进行文件流转。
b一般以每份文件单独计算为一件;报表、名册、图册等，一册/本为一件。
c以件为单位的档案，在文件左上角以45度角用钉书器装订;超过20页的可用两孔“易劳铁”装订。
d对于某些以卷为单位的专门档案，可装订成一卷，但必须严格实行一事一卷(一个问题、一项活动);以卷为单位的档案在封皮上拟写题名，应反映文件内容的全貌;案卷题名用小2号宋体加粗，一般不超过50个字，每卷不超过100页;在左侧用两孔“易劳铁”装订。
e 《服务工作单》、《领料单》等日常运行记录要按月立卷，每一卷不超过100页，按日期先后顺序或单据编码排列，每月5日前完成上个月记录的立卷、装订，遇假期顺延。
f在每份或每卷文件的右上角用铅笔标写档案编号，按顺序排列。
g不同年度的文件，按年代先后顺序排列。
h需将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件存在一起，不得分开。卷内文件应有次序地排列，一般为：
① 正件在前，附件在后;
② 批复在前，请示在后;
③ 方针政策性文件在前，业务性文件在后;
④ 一个作者，一个问题的案卷按时间顺序排列;
⑤ 一个作者，几个问题的案卷按问题的重要性结合时间排列;
⑥ 几个作者，几个问题的案卷按问题的重要程度排列;
⑦ 会议文件，按文件的形成次序或重要程度排列。
i由两个部门/服务中心合办的文件，由主办部门/服务中心立卷保存，必要时双方均须立卷保存。
j归档时间：各种运行记录按月归档，行政、经营等其他类文件，按年度或待事件结束后归档保存。
k归档时填写《档案检索目录》，装入档案盒表层。
4.2.2.4合同、协议归档内容：
a公司《合同会审单》原件。
b公司《用印申请单》。(严格按要求填写)
c经各方法定代表人签署,并加盖各方公司印章的合同、协议原件。如为授权人签署，需提供授权委托书。
d合同、协议在会审过程中各相关部门提出意见的修改稿。
e签约对方为公司，需提供经年检合格并加盖对方公司印章的营业执照复印件;对方为自然人，需提供身份证明复印件。
f与合同、协议有关的其它应归档的文件。(除总经理办公室以外其他部门不得留存物业管理服务合同原件)
g各项目在签署主合同(主合同即：物业管理服务合同)时，合同名称要明确，只要是物业管理服务的要统一签署成**项目的物业管理服务合同
h凡以公司名义对外出具的各类公函，经办人均须在用印后及时将其中一份原件送交公司行政部存档。
i凡以公司名义对外签署的合同、协议不可少于四份，对方盖完章后公司再盖并由总办留原件归档。
j外文的文件、资料，若有汉译文的应与汉译文一并归档，无汉译文的需译出文件标题后归档。
k归档的文件、资料应完整、准确、系统，书写及载体材料应能耐久保存，整理应符合规范，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档。
l为确保公司文件的安全和方便查找，各部门及项目需把所有纸质文件设立台账表，按年份、部门、名称、内容等进行细化分类。
m照片档案归档要求
n照片冲洗后，将照片连同底片(胶片相机)附文字说明一并归档;
o数码照片导入电脑保存，每年刻录光盘并附文字说明归档。录音、录像档案归档要求
4.2.2.3 各部门/服务中心尽量将录音、录像转换为电子格式，每年刻盘并附文字说明存档。
4.2.2.4 不能转换为电子版本的录音、录像带，每一盒为一份档案，按其时间先后顺序登记在《档案检索目录》上，登记内容包括：录制/摄制时间、地点、内容等。
4.2.2.5 登记后的录音、录像带、胶片未经批准，不能随意消磁、冲洗，如要消磁 、冲洗必须履行审批手续，消磁后要在《档案检索目录》上注明情况，以示注销。
4.2.2.6 归档的录音、录像带档案，必须每半年或一年倒带一次，以免粘连、脱磁影响利用。
4.2.3 电子档案的归档要求：
4.2.3.1 各部门/服务中心每半年对电脑硬盘中重要文件、电子邮件等重要内容进行刻盘存档。
4.2.3.2 电子文档应保存在系统盘(C盘)以外的其它磁盘内，以免系统盘故障导致文件丢失或破坏。
4.2.3.3 各部门/服务中心每半年将电子档案分类整理，刻盘存档。
4.2.3.4 各分公司及各服务中心档案管理人员要将OA里的文件存放在单位文档相关文件夹中。(不由个人保管)合同、协议归档内容：公司《合同会审单》原件。公司《用印申请单》。(严格按要求填写)
4.2.4 实物档案归档要求：
4.2.4.1 范围：奖状、锦旗、奖杯、荣誉证书及客户赠送的礼品等。
4.2.4.2 证书、奖杯等实物档案在形成1个月内归档。
4.2.4.3 存放：
a. 实物档案应存放在实物柜中;
b. 如为重点保管、价值较高的实物，先对实物拍照，保存其照片和底片，以便于保管、检索和利用。
4.2.5 外出学习、考察、开会带回的材料归档要求：
4.2.5.1 公司各阶层员工因公外出学习、考察和参加各种会议所带回的有价值的文件属公司归档范围，须登记存档。
4.2.5.2 如需使用上述文件时，可按借阅规定办理借阅手续。
4.2.5.3 如有不交上述文件者，造成文件丢失或内容泄漏，按照文件的密级，追究个人责任。
4.2.6 特殊类别档案的管理：
各部门/服务中心的特殊档案，同时按照其具体规定进行管理，如：《员工档案管理操作规程》、《会计档案管理操作规程》、《客户档案管理规定》、《工程资料管理操作规程》等。
4.3 档案装具标准：
4.3.1 各部门/服务中心使用的档案盒种类应尽量一致;提倡使用300×220mm(长×宽)，厚度50mm规格的硬牛皮纸盒。
4.3.2 档案盒脊标注档号(类别)、案卷题名(概括盒内文件的总题名竖向排列)，用白纸按盒脊原有空格面积打印：档号尺寸为30×50mm(高×宽)，案卷题名尺寸为125×50mm(高×宽)。字迹要清晰端正，字体用宋体加粗，字号可自定，但在一个部门/服务中心内要统一。分两部分在盒脊原有的档号蓝线下空格内和案卷题名蓝线下空格内粘贴。(见附件一)
4.4 档案的保管：
4.4.1 各职能部门/服务中心各专业，指派专人负责本部门/专业所产生档案的管理。
4.4.2 总经理办公室负责公司注册、资质、资信材料、荣誉证书等公司级档案的管理。
4.4.3 档案管理人员必须具有严格的保密观念，严守公司的商业秘密，保证文件与档案的绝对安全;凡属公司重要的会议纪要、经济数据、人事材料等均属保密范围，不准口谈言传随意外流，谨防泄密;未经领导批准，擅自将秘密档案公开者，公司将对其进行严肃处理。
篇2：物业公司档案管理标准作业程序
一、目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
二、适用范围
适用于物业部各类档案的管理。
三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。
2、行政部经理监督档案管理的实施工作。
3、档案管理员负责档案的日常管理工作。
四、程序要点
1、档案的编号
(1)公司、物业部编号：
①物业部 编号为：W?Y（英文缩写）。
(2)部门编号：
①办公室 ；
②财务部 ；
③事务处 ；
④工程处 ；
⑤护卫处 ；
(3)年份编号：引用年份序号—2000、20**、20**……。
(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。
(5)档案编号举例：
①物业部编号：
※※※—※※—※※※—※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
②物业部编号：
※※※—※※—※※※—※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
2、档案的分类
(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：
①行政、人事类；
②财务类；
③公共事务类；
④保洁类；
⑤园林绿化类；
⑥机电维修类；
⑦经营类；
⑧品质类。
(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如：
收文类
发文类
合同类
① 办公室
员工人事档案类
图纸类
后勤类
收文类
发文类
报表类
② 财务部
帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类
③ 事务部 员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类
……
3、立卷与编制目录
(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：
①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：
——物业行政部、人事部收文：※※※—*?Z—
——物业财务部报表：※※※—C?W—报表；
——物业部服务处业主档案：
※※※—※※※—F?W—业主档案。
③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；
④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。
(2)编制目录：
①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；
②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。
4、档案的保管期限
(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。
5、档案的保管
(1)档案保管的工作任务是：
①便于查阅；
②保证档案的安全；
③防止档案的损坏；
④采取修复技术，延长档案寿命。
(2)档案保管的责任部门：
①财务部保管财务档案；
②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多种经营资料；
③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案；
④各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
(3)档案的保管程序：
①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；
③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；
④档案原则上保管原则件。
6、档案的密级
(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；
①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；
②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；
③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
7、档案的查阅权限
(1)总经理可查阅公司所有档案。
(2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。
(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。
(4)其他人员根据审批查阅有关档案。
8、档案的查阅/借阅/复制
(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
(2)档案管理员审核其查（借）阅资格：
①权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
③属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。
9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。
11、档案的销毁
(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。
(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
五、记录
1、《档案目录》
2、《档案查阅/借阅/复制审批表》
3、《档案查阅/借阅/复制登记表》
4、《档案销毁清单》
六、相关支持文件
1、《文书管理标准作业程序》
2、各部门有关《标准作业程序》
篇3：管理处业主档案管理标准作业规程
管理处业主档案管理标准作业规程
一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
二、适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
三、职责
1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四、程序要点
1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3)《业主家庭情况登记表》。
(4)《钥匙领用登记表》。
(5)《业主证领用登记表》。
(6)《业主入住验房表》。
(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。
2、档案盒(夹)的制作
(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：
×××-×·×-S·W-业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。
(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。
3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
5、业主档案的跟踪：
(1)当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：
a、通讯电话联络方式发生变化时;
b、业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。
6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。
7、业主档案应永久保存。
8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。
五、记录
《业主档案目录》
六、相关支持文件
《档案管理标准作业规程》