某物业部档案管理标准作业程序
一、目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
二、适用范围
适用于物业部各类档案的管理。
三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。
2、行政部经理监督档案管理的实施工作。
3、档案管理员负责档案的日常管理工作。
四、程序要点
1、档案的编号
(1)公司、物业部编号：
①物业部 编号为：W·Y(英文缩写)。
(2)部门编号：
①办公室 ;
②财务部 ;
③事务处 ;
④工程处 ;
⑤护卫处 ;
(3)年份编号：引用年份序号-2000、20**、20**......。
(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003......。
(5)档案编号举例：
①物业部编号：
※※※-※※-※※※-※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
②物业部编号：
※※※-※※-※※※-※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
2、档案的分类
(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：
①行政、人事类;
②财务类;
③公共事务类;
④保洁类;
⑤园林绿化类;
⑥机电维修类;
⑦经营类;
⑧品质类。
(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构--问题分类法，如：
收文类
发文类
合同类
① 办公室
员工人事档案类
图纸类
后勤类
收文类
发文类
报表类
② 财务部
帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类
③ 事务部 员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类
......
3、立卷与编制目录
(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷：
①根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸;
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：
--物业行政部、人事部收文：※※※-*·Z-收文;
--物业财务部报表：※※※-C·W-报表;
--物业部服务处业主档案：
※※※-※※※-F·W-业主档案。
③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中;
④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
(2)编制目录：
①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中，以便查阅。
4、档案的保管期限
(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。
5、档案的保管
(1)档案保管的工作任务是：
①便于查阅;
②保证档案的安全;
③防止档案的损坏;
④采取修复技术，延长档案寿命。
(2)档案保管的责任部门：
①财务部保管财务档案;
②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租赁和多种经营资料;
③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案;
④各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
(3)档案的保管程序：
①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员;
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号;
③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询;
④档案原则上保管原则件。
6、档案的密级
(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通;
①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
7、档案的查阅权限
(1)总经理可查阅公司所有档案。
(2)副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。
(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。
(4)其他人员根据审批查阅有关档案。
8、档案的查阅/借阅/复制
(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
(2)档案管理员审核其查(借)阅资格：
①权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
③属部门(财务类除外)的档案，由部门负责人审批;属管理处的档案，由管理处经理审批;属公司的档案，由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
11、档案的销毁
(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
五、记录
1、《档案目录》
2、《档案查阅/借阅/复制审批表》
3、《档案查阅/借阅/复制登记表》
4、《档案销毁清单》
六、相关支持文件
1、《文书管理标准作业程序》
2、各部门有关《标准作业程序》
篇2：客户档案管理制度
客户档案管理制度
1.0本部门的主要户档案管理任务
本部门的主要任务就是“服务”。只有健全客户档案才能准确、及时地为客户服务。
2.0本部门客户档案管理的日常工作包括
2.1及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报、传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
2.2做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询跟进；
3.0客户档案管理
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料：
3.1收集客户资料
3.2客户缴费记录包括各样应付押金
3.3客户装修工程文件
3.4客户迁入时填具之资料
3.5客户资料补充
3.5.1客户证件资料
3.5.2客户联络资料
3.5.3紧急事故联络人的资料
3.5.4管理人员在日常职务常与客户人事变迁资料
3.6客户与物业公司往来文件
3.7客户违规事项与欠费记录
3.8客户报修记录
篇3：长春市城市建设档案管理条例(2014)
长春市城市建设档案管理条例(20**)
（20**年10月30日长春市第十四届人民代表大会常务委员会第六次会议通过20**年11月29日吉林省第十二届人民代表大会常务委员会第五次会议批准20**年12月13日长春市人民代表大会常务委员会公告[十四届]第7号公布自20**年1月1日起施行）
长春市城市建设档案管理条例
第一章 总则
第一条 为了加强城市建设档案的管理，发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据有关法律、法规，结合本市实际，制定本条例。
第二条 本条例适用于本市行政区域内城市建设档案的管理。
本条例所称城市建设档案（以下简称城建档案），是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料。
第三条 市、县（市）建设主管部门负责本辖区城建档案管理工作，其档案业务受同级档案主管部门的监督、指导。
有关部门应当按照各自职责，依法做好城建档案管理的相关工作。
第四条 市、县（市）城建档案管理机构受同级建设主管部门委托，负责下列城建档案管理工作：
（一）接收和保管应当永久和长期保存的城建档案；
（二）收集和征集重要的城建档案；
（三）采用现代科技手段修补、完善、管理城建档案；
（四）编制各种检索工具，开展城建档案的利用工作；
（五）监督和指导城建档案业务工作，培训业务人员；
（六）参加建设工程竣工档案验收；
（七）组织和参与城建档案学术研究活动；
（八）宣传贯彻城建档案工作的法律、法规和规章；
（九）其他涉及城建档案管理的工作。
第五条 市、县（市）人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业纳入国民经济和社会发展规划，建立健全城建档案管理机构。确定必要的人员编制，统筹安排城建档案事业所需经费。
第六条 对在城建档案管理工作中做出突出贡献的单位或者个人，应当按照国家和省有关奖励规定给予表彰奖励。
第二章 报送、移交、接收
第七条 下列城建档案应当向城建档案管理机构报送或者移交：
（一）工业建筑、民用建筑、市政基础设施、公用基础设施、交通基础设施、园林建设、风景名胜建设、市容环境卫生设施建设、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（机密级以上的工程除外）等建设工程档案；
（二）城市地下建（构）筑物以及供水、排水、燃气、热力、电力、电信、有线电视等各类管线工程档案及地下管网普查、补测、补绘成果档案。军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图；
（三）建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案；
（四）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。
第八条 建设单位在办理建设工程规划许可证前，应当向城建档案管理机构登记，并与城建档案管理机构签订建设工程档案报送责任书。
相关部门在核发建设工程规划许可证、建设工程施工许可证时，应当查验建设工程档案报送责任书。
第九条 建设单位编制建设工程档案应当与工程进度同步，保证建设工程档案真实、准确、完整。因建设单位提供虚假档案，给利用单位或者个人造成损失的，由档案提供单位依法承担赔偿责任。
城建档案管理机构应当向建设单位提出报送工程档案的具体要求，并及时进行检查、指导。
第十条 报送城建档案应当符合下列要求：
（一）档案资料应当是原件。依照有关规定可以报送副本或者复制件的，复制件上应当注明原件的保存处，并加盖原件保存单位印章；
（二）建设工程文件、图纸签字不得使用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具；
（三）档案资料应当真实、齐全、完整、字迹清楚、规格统一；
（四）建设工程竣工图图样清晰，与工程实体相符，并加盖竣工图章；
（五）各种管线工程竣工图应当以竣工测量成果为依据。
建设单位在报送建设工程项目纸质档案的同时，应当将工程声像、电子档案一并报送城建档案管理机构。
第十一条 建设单位在申请办理建设工程规划许可证前，应当到城建档案管理机构查询并取得施工地段的地下建（构）筑物、管线工程现状资料；没有现状资料的，应当委托具有相应资质的测绘单位进行补测、补绘，并及时将测绘成果报送城建档案管理机构。
第十二条 建设单位在组织工程竣工验收前，应当向城建档案管理机构申请建设工程档案预验收。
城建档案管理机构应当自收到建设单位预验收申请之日起十个工作日内预验收完毕。建设工程档案符合要求的，出具建设工程档案认可文件；不符合要求的，建设单位应当按照城建档案管理机构提出的要求补充、完善，并重新提请预验收。
未进行建设工程档案预验收或者预验收不合格的，建设单位不得组织竣工验收。
建设主管部门在办理工程竣工验收备案时，应当查验城建档案管理机构核发的建设工程档案认可文件。
政府投资主管部门组织或者委托组织进行竣工验收的重大固定资产投资项目，由同级档案管理部门组织工程档案验收。
第十三条 建设单位应当自建设工程竣工验收合格之日起三个月内，向城建档案管理机构报送建设工程档案。
地下建（构）筑物、管线工程竣工验收前，建设单位应当组织竣工测绘，形成竣工测绘成果，并在竣工验收合格之日起十五日内，向城建档案管理机构报送测绘成果。
第十四条 停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。建设单位被撤销或者注销的，建设工程档案应当向上级主管机关或者城建档案管理机构报送。
第十五条 改建、扩建的工程项目，建设单位应当组织勘察、设计、施工和监理单位据实修改、补充原建设工程档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工验收后三个月内向城建档案管理机构报送。
第十六条 地下管线普查、补测、补绘形成的档案，应当在普查、测绘结束后三个月内报送或者移交城建档案管理机构。
第十七条 城建档案管理机构在收到符合规定要求的建设工程档案后，应当在五个工作日内向建设单位核发建设工程档案合格证。
第十八条 建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，以及其他单位形成的具有永久保存价值的城建档案，应当在三年内全部向城建档案管理机构移交。
第十九条 县（市）城建档案管理机构应当在每年第一季度，向市城建档案管理机构报送上年度城建档案目录。
第二十条 开发区的建设工程档案由所在地市、县（市）城建档案管理机构接收；跨市、县（市）的建设工程档案，由市城建档案管理机构接收。
第二十一条 市、县（市）人民政府应当组织相关单位，有计划地收集、征集、恢复、完善缺失的以及具有保存价值的历史城建档案。
第三章 保护、利用
第二十二条 市、县（市）人民政府应当加强城建档案保护利用设施建设，建立城建档案信息动态管理系统。
城建档案信息动态管理系统的基础地理信息数据由城市规划主管部门负责提供并及时更新。
第二十三条 城建档案管理机构应当将建设工程档案信息及时导入城建档案信息动态管理系统，实现城建档案信息的动态管理。
第二十四条 城建档案管理机构应当遵守下列规定：
（一）档案馆馆库选址、设计、建设符合国家规定的建设标准；
（二）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备恒温、恒湿、防盗、防火、防虫、防磁、防尘、防有害生物和防污染等必要设施；
（三）需要永久保存的档案，采取光盘、磁盘及其他现代技术手段备份保存和保护；
（四）电子档案的存放，符合信息安全要求，具备载体存放环境。同时进行异地备份；
（五）建立档案资料信息库、目录库，汇编档案综合信息。
第二十五条 城建档案形成单位，应当建立健全档案管理制度，配备档案管理人员，做好城建档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、报送、移交和利用工作。
第二十六条 城建档案管理机构出具的载有本单位印章的档案复制品，具有与档案原件同等的效力。
第二十七条 城建档案管理机构应当按照国家有关规定，向社会公开馆藏档案结构、案卷目录信息，方便社会公众利用。
第二十八条 向城建档案管理机构移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，城建档案管理机构应当维护其合法权益。
第二十九条 公民、法人和其他组织持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的城建档案。
利用城建档案应当遵守有关规定，不得有损毁、涂改等行为。
第三十条 城建档案管理机构依照有关规定。可以收取城建档案服务费。其服务费标准由价格主管部门核定。
第四章 法律责任
第三十一条 违反本条例第十三条、第十五条、第十六条规定的，由建设主管部门责令改正，并按照下列规定予以处罚；
（一）逾期三个月以下的，处一万元以上三万元以下罚款；
（二）逾期三个月以上六个月以下的，处三万元以上五万元以下罚款；
（三）逾期六个月以上九个月以下的，处五万元以上八万元以下罚款；
（四）逾期九个月以上的，处八万元以上十万元以下罚款；
（五）给予单位罚款处罚的，对单位直接负责的主管人员处单位罚款额的百分之五以上百分之十以下罚款。
第三十二条 违反本条例第二十九条第二款规定的，由建设主管部门处一千元以下的罚款；造成损失的，应当依法赔偿。
第三十三条 建设单位有下列情形之一的，由建设主管部门责令限期改正；逾期未改正的，由建设主管部门记入建设行为不良信用记录：
（一）未与城建档案管理机构签订建设工程档案报送责任书的；
（二）未按照工程进度编制、收集建设工程档案材料的；
（三）报送的建设工程档案不符合本条例规定的；
（四）未在规定时间内报送建设工程档案的。
第三十四条 城建档案管理工作人员有下列行为之一的，按照有关规定给予处理；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失城建档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销?城建档案的；
（三）涂改、伪造城建档案的；
（四）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成城建档案损失的；
（五）其他玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的。
第五章 附则
第三十五条 本条例施行前已验收合格的建设工程，其建设工程档案未向城建档案管理机构报送的，建设单位应当按照本条例的有关规定报送。
第三十六条 房地产权属档案的管理，按照国家有关规定执行。
第三十七条 本条例自20**年1月1日起施行。