办公大楼项目档案管理规程

　　目的

　　规范管理处档案的收集、归档及借阅工作。

　　职责

　　a.资料档案管理员负责档案的保存、预立卷与保管工作。

　　b.管理处每月一次进行检查。

　　c.各部门主管负责部门内归档文件的收集、整理。

　　工作规程

　　【档案收集与归档】

　　a.范围

　　凡《文书档案归档范围》中所规定的内容均属收集和归档范围。

　　b.时间

　　各部门需归档材料必须于每月底收齐并交到资料档案管理员处。

　　c.要求

　　-上交文件必须完整、无空缺，不得使用铅笔填写。

　　-资料档案管理员将收集来的档案分类插入有关的档案袋中妥善保管，以备年底一并装订归档。

　　【档案接收】

　　a.上交档案要确保案卷质量方能接收。

　　b.接收的案卷，经复查后去掉卷内金属物并修补破损的文件。

　　【档案查阅、借阅】

　　a.调卷查阅者，应说明理由、要求及内容。

　　b.查阅档案前，必须于"查阅、借阅登记簿"上签字登记。

　　c.查阅的档案不得离开管理处，如有离开管理处的必要，须经管理处经理同意，方可实施。

　　d.非管理处人员借阅，凭单位介绍信，经管理处经理批准并办理借阅手续后，于管理处内借阅，不得外借。

　　e.借阅的档案不得转借他人。

　　f.阅后及时归还，确有必要可借阅一星期。如继续借阅则另办续借手续。

　　g.借阅的档案不得涂划或拆卷。

　　h.复印（制）档案须经管理处经理同意方可。

篇2：业主档案管理工作规程

　　一、目的

　　规范业主档案的保管与跟踪工作。

　　二、适用范围

　　适用于物业业主档案的保管与跟踪

　　三、职责

　　1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。

　　2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　四、程序要点

　　1、业主档案内容

　　(1)经业主签署后的《业主公约》。

　　(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　(3)《业主家庭情况登记表》。

　　(4)《钥匙领用登记表》。

　　(5)《业主证领用登记表》。

　　(6)《业主入住验房表》。

　　(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。

　　(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　(9)业主的有关证件复印件。

　　(10)其他应保存的资料。

　　2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。

　　3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

　　4、业主档案的跟踪

　　(1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中：

　　①通讯电话联络方式发生变化时;

　　②业主发生更替时。

　　(2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

　　5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

　　6、业主档案应永久保存。

　　7、将各业主资料输入电脑进行管理。

篇3：物业服务中心档案管理规程

　　物业服务中心档案管理规程

　　1目的

　　对重要资料文件等进行有效保管，以便查阅。

　　2范围

　　适用于EE物业服务中心档案管理工作。

　　3标准作业要求

　　3.1归档范围包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件：

　　a)管理文件：各部门在经营活动中产生的质量记录文件。

　　b)证照文件：经营活动中产生的各类证、照等。

　　c)合同文件：经营活动中产生的各类合同等。

　　d)员工人事档案：包括劳动合同、身份证复印件、应聘信息登记表、廉政承诺书(后勤员工)、照片、学历证书复印件、体检报告、职称/技能证书、原单位劳动合同解除证明，包括但不限于在司期间各阶段性考评资料以及违纪行为过失的处罚等;特殊岗位、职务人员档案还应包括家访记录表、政审表、保密协议、竞业限制协议等。

　　3.2档案的收集整理

　　3.2.1质量记录文件

　　3.2.1.1质量记录表单按照规定时限，每月5号前由各部门负责人整理归档，行政人事专员每月检查;

　　3.2.1.2质量管理文件由行政人事专员归档保存;

　　3.2.1.3与物业管理相关的外来文件由行政人事专员收集整理，并保存。

　　3.2.2其他档案文件由行政人事部及时整理归档。

　　3.3档案保存

　　3.3.1须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保证档案完好无缺;一旦出现险情，须立即向部门经理或公司领导报告。

　　3.3.2严禁无关人员参阅档案，非档案管理人员不得干涉档案管理工作。

　　3.3.3档案发生损毁、丢失时，根据损失程度追究有关人员责任。

　　3.3.4离职员工的档案须保存2年以上，关键岗位保存3年以上，并建立《离职员工档案登记表》，以便查询。

　　3.4档案借阅

　　3.4.1外部门人员借阅或借出档案原件(包括复印件)，须经物业服务中心经理同意后办理登记手续;使用完毕须及时、完整地归还档案，不得私自留存;使用过程中注意不遗漏、不丢失原件，否则须承担相应责任。

　　3.4.2任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在档案上作记号、涂改、污损;确因工作确需摘抄、复制，须经借出部门的负责人同意方可。

　　3.4.3借阅档案者须严守公司机密，绝不可外泄档案内容;由于泄密而给公司造成损失的，公司将追究其有关责任。

　　3.4.4短期使用档案借阅期不得超过7天，长期使用档案借阅期不得超过15天，如确需延期须提前办理续借手续。

　　3.5档案移交

　　3.5.1如档案需向其他部门移交，须经物业服务中心经理批准，并建立《档案移交签收表》，由经办人签字，以明确责任。

　　3.5.2员工进行公司间调动后，由调入公司人力资源部在员工办理调动手续后一周内向调出公司人力资源部取回调动人员的人事档案，调出公司人力资源部建立《档案移交签收单》，由双方经办人当场签字，以便查询。

　　3.6档案检查

　　3.6.1检查内容：档案是否齐全，档案有无存放错误。

　　3.6.2检查时间：每月自行检查一次。

　　3.7档案销毁

　　档案销毁需经物业服务中心经理批准。

　　4质量要求

　　4.1行政人事专员管理档案需进行编号排序，方便能够快捷地查阅文件。

　　5记录表单

　　5.1《档案借阅登记表》AW-QR-OM-13

　　5.2《档案移交签收单》AW-QR-OM-14