物业管理公司办公区管理标准作业规程（二）
1.0目的
规范办公区的管理工作。
2.0适用范围
适用于物业管理公司及下属各管理处及各部门办公区的日常管理工作。
3.0职责
3.1行政部主管负责公司办公区的日常管理监督工作。
3.2管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。
3.3管理部负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。
3.4各部门主管负责本部门办公区域的日常管理工作。
3.5办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放。
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告，并采取相应的补救措施。须申领或修理的，按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5遇到雨天，管理处部客户服务中心管理员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.1.6办公区严禁高声喧哗。
4.2常用办公设备的使用。
常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1电脑。
a)经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑，否则须在电脑管理员陪同下使用。
b)启动与关闭的一般程序：
--启动电源插座开关；
--启动稳压器开关；
--启动电脑主机开关；
--启动显示器开关（电脑开始正常操作）；
--关闭电脑程序：首先在"开始"栏选择"关闭计算机"对话框，用鼠标点击'关闭计算机"，然后按开启程序的反方向操作。
c)电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用时，可将电脑转换为休眠状态。
d)正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
e)财务、行政人事等专用电脑，电脑管理员须设置密码。
4.2.2打印机。
a)联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机。
b)打印机启动与关闭的一般程序、
--启动打印机开关；
--放好所需打印的纸张；
--在电脑对话框进行打印操作；
--关闭程序按启动程序的反方向操作。
c)打印机应避免频繁的开关机操作。
d)正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。
e)打印文稿须经部门负责人、行政人事部主管或分管人员批准，在文稿上签字后方可予以打印。
f)打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门／人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印。
g)为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。
4.2.3复印机。
a)管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源：
--开启复印机开关，复印机需自动预热；
--检查复印纸是否放好（可以开始工作）；
--复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关；
--关闭复印机电源插座；
--正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
b)复印程序：
--所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记，然后再复印；
--复印页数在五份（含）以上或10页以上的，须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后，方可复印；
--复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按"开始"键复印；
--复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在《复印记录本》上签名确认；
--如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。
c)复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量避免频繁开关。
d)为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机：传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
a)接收传真：
--传真机管理员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定；
--收
到传真件后，由文员及时将传真件取下，并将传真的有关内容（发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等）登记在《传真登记表》内；--10分钟以内通知接收部门／人领取传真件，并要求在《传真登记表》中签收，并注明签收时间。
b)发送传真实行一级审批制度：部门传真件由部门负责人审批；公司／管理处的传真件由公司行政人事部／管理处经理审批，内容包括：
--传真机管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记，内容包括：发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等；
--文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去；
--文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。
--传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。
4.2.5碎纸机：
a)碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具，普通文稿无须利用碎纸机进行销毁；
b)碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物（书钉或胶纸等）取出，以免损坏机器；
c)按照碎纸机要求，一次不得超过最大放入量，一般情况下，不得超过三张复印纸的厚度；
d)操作人员按以上要求，打开碎纸机电源，将须切碎的纸张放人切纸口，让碎纸机自动切碎纸张；
e)当碎纸机箱内的碎纸装满后，操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作；
f)正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。
4.2.6电话：正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
a)为有效控制电话费，一般情况下，电话应设定限制呼出功能。
b)除经理批准的电话外，其他电话均须取消长途直拨功能，须打长途电话的部门／人均需办理审批手续，并在行政部接待处登记后，方可操作。
c)公司所有电话均应取消声讯电话功能。
d)上班时间原则上禁止打私人长途电话，特殊情况须经部门主管审批，到行政部登记后，方可操作，电话费从工资中扣除。
e)个别部门因业务需要经经理特批后，可开通长途直拨功能，部门主管需指定人员做好登记记录，次月I日报行政人事部备案。
f)行政部每季度至少进行一次电话费查询。
--到电信局打印电话费清单。
--逐项核对登记记录。
--将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内，报行政人事部主管审核，内容包括：日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等；偷打长途电话的，除双倍扣罚电话费外，还将给予警告处分。
--每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
g)电话接打技巧详见《公司员工服务管理标准作业规程》。
4.2.7常用办公设备的维护保养与维修：
a)常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书：
--防尘；
--防晒；
--防潮；
--防腐蚀；
--其他需要预防的事项。
b)保养与维修：常用办公设备应定期保养。
--评审、选择保养与维修单位；
--签署保养与维修协议书；
--按协议要求实施保养与维修。
4.3环境管理。
4.3.1卫生：办公区卫生由保洁组负责清洁。发现问题，应由行政部主管处理，详见《室内保洁标准作业规程》。
a)行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况，要求墙壁无灰尘、污迹，地面无垃圾、烟头和痰迹，窗明几净，空气无异味；
b)各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况，办公用品是否摆放整齐，文件资料是否排列有序。
4.3.2绿化：办公区绿化由保洁组负责，各岗位人员监督管理。发现问题，应由行政人事部处理，详见《室内绿化保养标准作业规程》。
4.3.2.1行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况，检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象；
4.4安全管理。
4.4.1工程维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。
4.4.2保安部应检查办公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否规范，有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识，下班时应将重要资料放人安全地点，锁好抽屉，关好电源及门窗。
4.4.4客户服务中心实行24小时服务制度，值晚班时应与保安部配合注意防火、防盗工作。
4.4.5公司办公区晚间的安全管理由保安部负责，值班保安人员应定时巡查以下重要部位，并做好相应的记录，详见《治安巡逻标准作业规程》：
a)消防设施、配电房；
b)领导办公室、电脑室、档案室、财务室；
c)水源、空调的关闭情况；
d)加班情况。
5.0记录
5.1《打印／复印审批表》。
5.2《复印记录表》。
5.3《接收传真登记表》。
5.4《发送传真登记表》。
5.5《长途电话登记表》。
6.0相关支持文件
6.1《治安巡逻标准作业规程》。
6.2《室内清洁标准作业规程》。
6.3《文书处理标准作业规程》。
6.4《档案管理标准作业规程》。
6.5《公司员工服务管理标准作业规程》。
6.6《物业管理处员工服务管理标准作业规程》。
篇2：集团总公司办公区管理规定
集团总公司办公区管理规定范本
第一条为加强办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本规定。
第二条公司职工应严格遵守作息制度(管理部门职工上下班须打卡)。上班时间：8.30;下班时间：17：00午午休时间：11：30一13：00。班车发车时间：17：15。
第三条上班打卡后不得外出吃早点或办私事。
第四条午休后应准时于13.00上班。
第五条不得将与工作无关的物品带入公司。
第六条班车按规定路线、停车地点和时间运行，乘车职工不得随意提出变更要求。乘车时应注意维护车内卫生，不得在车上吸烟、饮食、嚼口香糖。
第七条各类车辆要服从保安人员指挥，按指定车位停放。自行车要停放到指定位置，不得乱放。
第八条公司职工上班时须衣着整洁、得体。除午休时间外，男士一律着西装、系领带。女士不得穿着牛仔服装、过于艳丽花哨或过于暴露的服装;不得穿着运动服装、T恤衫;不得只穿毛衣不着外套;不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束。男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。
第九条办公时间不得因私会客;午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动;因私打电话必须简短。
第十条办公区手机、寻呼机均应关闭，或设定在静音状态。
第十一条办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天;不得使用不文明语言。
第十二条办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，不得用餐、吃零食或嚼口香糖;不得摆放鞋、雨伞及其他私人杂物;严禁随地吐痰。
第十三条公司办公区域、公用区域、楼前广场及机动车内严禁吸烟。
第十四条按规定时间到食堂用餐，不得饮酒。午餐时间：11：30一13：00。
第十五条下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。
第十六条遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。
第十七条各楼层谈判间、会议室及大会议厅由办公室统一管理安排。
第十八条墙壁不得乱刻乱画、加钉。自己打开水时严禁乱泼乱倒，剩茶水只准倒入开水间内水他的茶漏中。使用矿泉水机应管理得当。
第十九条文明用厕，注意保洁。
第二十条办公区内除小隔断间外，不得摆放沙发。
第二十一条本制度由总公司办公室和有关物业管理公司负责监督检查执行情况。
对违反规定者，办公室将会同人事本部视情节轻重给予口头警告、罚款100元至500元、通报批评等处罚。
第二十二条爱护公司固定资产，发现损坏应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。
第二十三条本规定由总公司办公室负责解释。
篇3：办公室办公区域管理规定
办公区域管理规定
1.目的：
规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。
2.职责/权限：
行政人事部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件;办公室人员及财产安全的监管。
其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。
3.工作要求：
办公室职员工作纪律：
1.办公室人员须保持仪容仪表整洁，工作时间一律按规定着装。
2.文明礼貌待人，严禁大声喧哗。
3.室温25℃以上方可以开启空调，温度调节不得低于18℃(含)以下。
4.保持个人办公台面整洁。
5.做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。
6.原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。
7.非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室。
8.在使用公共场所(会议室、洽淡室、阅览室、培训室等)完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。
9.除工作需要外，办公室人员不准利用公司电脑上网。
10.接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公区域内接打私人电话。
11.上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室或会议室内进行。
12.公司内部*与会议，除特殊情况(需提前向会议主持人请假)外，皆须准时参加。
13.前台(前台文员/前台保安员)要负责整个前台区、入门大厅的管理。前台禁止无关人员闲坐。
14.下午17：30-18：00，如遇加班,加班部门须将当晚加班名单提交行政人事部，行政人事部核准后交前台保安。
15.下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印/传真机、门窗等。
16.上班时间，公司内部通用性语言提倡普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。
办公室职员着装要求：
1.为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装。
2.办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。
3.头发梳理须整齐。男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁;女职员上班提倡化淡妆。
4.各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。
4.具体日常工作管理：
复印/传真机管理──
1.有复印/传真机部门安排专人负责复印/传真机的维护与保养，任何人必须听从安排，不得有故意损坏机器的行为。
2.复印/传真机发生故障应立即关机，行政人事部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印/传真机完全修好后方可作业。
3.行政人事部文秘人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。
4.节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。
5.各部门复印用纸由行政人事部统一申购，复印时行政人事部要监督复印人员节约。
6.非公司人员严禁私自使用本公司复印/传真机，禁止帮非公司人员复印/打印文件资料。
7.行政人事部人员上下班时应检查复印/传真机的开关情况。
电话管理──
1.公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用外线长途电话要经部门负责人同意后方可使用。
2.正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟。
3.公司对长途电话进行严格控管，一般分机电话只可拔打市话。
4.电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。
5.接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。
管理人员手机使用管理──
1.对于公司已给予电话费补助的管理人员(包括特殊职位人员)，其手机必须24小时开机。
2.管理人员休假时，其手机也必须正常开机;跨区域无网络的，须公布备用号码。
3.管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政人事部更新后公布。
4.管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值。
5.行政人事部须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。
6.一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情取消相关管理人员该月话费补助。
7.参加会议或培训时，手机一律关机或调为振动，中途需要接打电话须向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。
8.手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。
办公室职员接待访客技能与礼仪──
1.前台负责回答www.pmceo.com访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。
2.部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政人事部负责跟进。
3.访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。
4.访客接待基本礼仪：
4.1客人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“您好”，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。
4.2引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。
4.3在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处。
4.4在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座;如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。
4.5进入室内后，应请客人坐上位(离入口较远处)，并说“请坐，稍候”。退出会客室时，应以正面倒走方式退出，并关上门，挂上“访客中”字样的牌。
4.6面谈时，应当在适当的时候端饮料(茶、咖啡、奶茶)，饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。面谈时间过长，应当在适当时间入内添加茶水;面谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上上报处理。
4.7办公室人员在访客走后，要对会客室进行整理，处理善后事务。为了避免新访客到来久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间，应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。
前台管理──
1.前台为公司形象，由前台文员与前台保安员共同组成，负责访客接待、办公室人员/大件物品进出监管。
2.为树立公司形象，前台保安应一律在大门旁站岗，遇公司部门经理以上人员及客人来访时要行礼。
3.前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲：“您好!研成科技”或“研成科技，您好!”。
4.前台人员未经允许严禁离岗。有资料/物品转递，须与前台保安打好招呼并尽快返回。
5.前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。对找高层管理的客人，问清事先有无预约并立即电话通知文员或秘书安排接待。必要时可以引领至部门。
6.各部门来访客人需进办公室洽谈的，由各部门文员第一时间迎接。
7.部门访客必须至前台登记，严禁未经登记私闯办公室现象。
8.应聘人员由前台通知行政人事部招聘人员专职接待。
9.晚七点开始，所有进出办公室人员(经理级以下)，必须在前台详细登记进出办公室的时间及事由。
办公设施设备管理──
1.办公室设施/设备(单价在300元以上的物品)的日常管理由行政人事部负责。
2.行政人事部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册，每月做一次盘点。
3.公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。
4.所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有行政人事部审核后方可执行。
5.办公设施/设备一旦建立清册，部门负责人负监管责任，未经批准严禁擅自调动。
6.办公室布置一经确定，未经行政人事部负责人以上职位人员批准，严禁私自调动。
办公室卫生管理──
1.公司公共区域及独立办公室的卫生统一由行政人事部落实专人负责，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。
2.凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。
3.各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。
4.各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫一次，安装地毯区域每周最后一个工作日下班前十分钟吸尘一次。
5.下班时带走所负责区域垃圾。
6.各工作场所内，严禁随地吐痰。
7.饮水机及周围必须保持清洁。
8.整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施，必须保持清洁。
9.下水道口应经常清除污秽，保持清洁畅通。
10.凡可能产生寄生传染菌的区域，每月至少应三次消毒。
11.各工作场所须充分保持空气流通。
12.垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。
13.公司设置常用的药品并存放于小箱或木橱内，以便于取用。
公共区域清洁管理──
1.公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊(通道)、楼梯、洗手间、会议室等的清洁卫生。
2.办公室卫生包括：每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理、定期对抽风口/光管/空调清洁。
3.走廊(通道)卫生包括：走廊(通道)地毯/地面/墙壁的清洁、走廊(通道)两侧的防火器材/报警器/植物的清洁。
4.楼梯卫生包括：楼梯地面/扶手/两侧墙壁的清洁。
5.洗手间卫生包括：洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁卫生。
6.会议室卫生包括：会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁(包括地面、墙壁、窗户、培训椅、黑板、讲台、会议桌、立架、空调、排气扇、壁扇、光管、饮水机、垃圾篓等)。
保安管理──
1.为了保障公司和员工的财产安全，公司在宿舍、停车场和办公楼24小时设置保安服务。
2.保安每班需上8个小时，每天分三班，白班8：00-16：00，中班16：00-24：00晚班24：00-8：00;
3.宿舍保安工作职责
3.1负责宿舍公司及员工的财产及人身安全保护。
3.2负责外来人员进出登记。
3.3负责公共区域的用水、用电的检查，防止“长明灯、长流水”出现，发现水电问题要及时报告处理。
3.4负责查房，主要检查：员工有无私自换房;员工有无私拿其它房间配置用品;员工有无私自留宿外来人员;房间有无私装大功率电器等等。
3.5负责宿舍防火、防盗等安全工作;
4.办公楼、停车场保安职责
4.1负责车辆进出登记，登记内容为进出时间、开车人、车牌号。
4.2巡视办公室保障办公室财产安全，巡视要求：白班为每半小时一次;晚班及节假日为每20分钟巡视一次。
4.3负责公司总部办公楼的防火、防盗工作。
5.保安工作期间要穿保安www.pmceo.com服，着装要整洁，服务态度要好。
6.若公司发生重大财产失窃，当值保安将立即予以开除;对没有按照以上要求履行职责的保安，行政人事部将给予记过处罚。
7.保安队长负责定期对保安进行业务技能、公司概况、基本礼仪等培训。