第一章总则

　　一、为使本公司管理科学、规范，并使公司能够稳步长期发展，特制定本《员工手册》，作为员工行为的指南。《员工手册》旨在帮助员工了解新的工作环境，从而使您与公司融为一体。

　　二、本手册根据国家有关法规及公司章程而制定，为员工提供有关权利、责任和义务的详尽资料。

　　三、本手册对公司有关情况和政策进行了介绍和解释，不代替公司政策，如本手册与政策文本有冲突，以公司政策文本为准。公司在遵守国家法律、法规的情况下，有权对手册任何内容进行修改、暂停或终止手册内容。

　　四、本手册好有与国家法律相悖之处，以国家法律规定为准。

　　五、本手册所称“公司”指XX物业管理有限公司，本手册适用于经公司综合管理部批准录用的所有员工。

　　六、公司管理层有权根据需要对手册进行修改和更新，并通过综合管理部培训、实施新员工手册。旧手册将即期作废，一切以新手册为依据，员工不得以未知为理由，提起劳动争议。

　　七、公司各部门可根据部门特点和需求制定相应的部门规章制度，并报综合管理部审核，以执行总经理批准方可实施，制度中如与国家、公司的规章制度不一致情况下，以国家或公司相应制度为准。

　　八、本手册的解释权归公司综合管理部。

　　第二章人事管理办法

　　一、管理原则

　　人事管理遵循依法法规、公平竟争、责任与激励等原则。

　　二、员工聘用

　　1、公司实行全员聘用制，对应聘员工进行全面考核，择优录取。

　　2、公司重视每位员工在其自身和岗位中所显示的能力和可塑性的潜能。所有员工都可获得平等的尊重，并被提供同等的发展自身和事业的机会。

　　3、公司应聘人员应具备以下基本条件：

　　(1)应聘员工必须具备良好的思想品质、勤奋、正直、敬业、机敏、接受能力强、身体健康;

　　(2)各部门主要负责人原则上要求大学本科以上学历，三年以上相关工作经验;

　　(3)各部门管理岗位职责原则上要求大专以上学历，二年以上相关工作经验;

　　(4)应聘员工必须按公司要求提供真实可靠的个人资料、国家认可的学历文凭与专业性证书，不得冒充、涂改和填写虚假资料，违者公司保留处罚和解聘的权利;

　　(5)凡有下列情况者，不得聘用，隐瞒实情者，一经公司发现，立即予以除名，公司不负担任何责任;

　　①被公司除名、辞退、解聘者;

　　②被判处有期徒刑或受通缉，尚未结案者;

　　③吸食毒品或其它代用品;

　　④患有精神病或传染病者，或体格检查经本公司认定不适合者;

　　⑤未满十八周岁者。

　　4、公司招聘应遵循以下程序：

　　(1)公司各用人部门根据业务发展需要和岗位设置情况，向综合管理部提交“人事需求报告书”;

　　(2)综合管理部根据各部门用申请，统一规划，有效控制，制作招聘计划书，经总经理或执行总经理审批后实施;

　　(3)综合管理部对应聘人员的材料进行分类，选择性地进行初试，应聘者必须按照公司规定，填写“应聘人员登记表”，并查验各类证件;

　　(4)初试合格者分别由部门负责人及主管领导复试，复试合格签署意见;

　　(5)“应聘人员登记表”经总经理审批后，由综合管理部安排进行健康检查，应聘者不得以任何理由拒绝体检;

　　(6)通过健康检查的应聘者进入本公司试用;

　　(7)所有进入本公司试用的员工必须参加岗前培训，了解公司的概况和规章制度，基本掌握岗位技能后方可入职试用;

　　(8)进入本公司试用的员工必须在一周内提交毕业证书及相关证件原件，由综合管理部审核确认、复印存档。

　　5、员工的试用及转正

　　(1)新录用员工一般试用期为三个月，让职办理手续流程(祥见《试用员工管理办法》)。若在试用期间表现优异，有特殊贡献者，经主管领导批准可缩短试用期。若新员工经考核证明有丰富的相应岗位工作经验，经主管领导审批，可免试用期;

　　(2)新员工在试用期内能够遵守公司的各项规章制度和适应本人工作岗位，试用期满前一个星期由本人向部门负责人提交书面申请，综合管理部对该员工进行转正考核，部门负责人及总经理审批后方可转正;

　　(3)转正后，双方自愿可签订劳动合同，合同期为一年，每年续签一次。

　　(4)在试用期内，新员工若违反公司的违章制度或不能适应本工作岗位，公司有权将其辞退;部门负责人进行书面申请辞退，提交综合管理部进行监督，总经理审批方可辞退;

　　6、员工的岗位调动

　　(1)因工作需要或本人要求调动，须征得调出、调入部门同意，由综合管理部完成“员工异动表”的相关程序后，开具“调动通知书”;

　　(2)任何员工必须接受公司工作需要的调动安排，及时办好各项交接手续，若不服从工作调动，公司将给予处罚。

　　7、员工的离职、解除和终止聘用

　　(1)离职分个人辞职、公司辞退、除名、开除;

　　(2)在试用期内不符合录用条件的，公司可以随时解除劳动合同;

　　(3)在试用期满后，双方可以根据劳动法的规定提前一个星期局面通知或等同于通知的方式，解除劳动合同(详见《劳动合同书》);

　　(4)劳动合同期限届满，任何一方表示不继续的，合同即行终止;劳动合同期限内辞退须提前一个月书面通知其本人，或发给一个月基本工资代替此项通知;

　　(5)公司与员工协商一致，可以解除劳动合同;

　　(6)在每年一次体检后，健康状况不适应工作要求的员工不再续约;

　　(7)自动离职或辞职者，违反该规定并造成公司资料外流或经济损失的，公司可依法追究期经济及法律责任;

　　(8)离职程序为：

　　本人以书面报告提出辞职申请或部门提交辞退者员工报告---部门负责人---综合管理部-总经理审批。领取“离职审批表”---停岗---按审批表程序办理审批手续---依照“员工离职流程表”物品清退手续---结算、领取最后一个月的工资。

　　三、劳动合同

　　1、劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系、明确双方权利和义务的协议，公司实行统一规范的劳动合同管理，依法保护合同当事人的合法权益。

　　2、公司与员工依法签订之合同，对双方均有约束力，双方都必须严格履行，任何一方不得擅自变更或解除。

　　3、合同生效期间，双方都有权要求对方全面发行合同所规定的义务。一方违反合同不发行义务，双方有权要求赔偿由此面造成的损失。

　　4、合同条款是双方享有权利承担义务的依据，也是处理合同纠纷的主要依据。

　　四、档案管理

　　1、公司建立健全科学化、规范化、标准化的人事档案管理制度，严格遵循程序，妥善保管，合理利用。

　　2、员工有责任真填写公司制定的“应聘人员履历表”，所提供的个人资料必须正确属实，并根据要求附交有关证书、证件的复印件，虚假者公司可作为解除合同的理由。

　　3、“应聘人员登记表”所填写的信息如有变更，应及时通知综合管理部加以个性和增补。

　　4、非职务所需，员工不得私下打听他人的个人情况。

　　第三章员工行为规范准则

　　一、总则

　　本准则是公司员工必须自觉遵守和基本行为准则，是规范员工行为的基本依据。

　　二、工作规范

　　1、员工在办公时间及办公区域内必须佩带工牌。

　　2、公司提倡工作用语为普通话。

　　3、办公时间严禁大声喧哗、吵闹、串岗、聊天。

　　4、严禁在办公时间内阅读与工作无关的报刊杂志，违者视情节转重，给予不同形式的处分。

　　5、严格办公时间，不得在办公区域和办公时间内就餐、吃零食或进行其他工作以外的活动。

　　6、不得在工作时间用办公电话打私人电话。

　　7、员工打电话，用语应量简洁、明确、减少占线时。

　　8、公司严禁员工在公司拨打私人长途电话和区间电话，违反者将受到相应处分，因工作需要拨打长途电话的，到综合管理部统一拨打。

　　9、值班人员在值班时间不许打私人电话。

　　10、员工参加正式会议、培训等应严格遵守会议时间及秩序，主动处理好手机，不得发出响声，每响一次，扣工资50元。

　　11、严格文印、传真管理

　　(1)资料复印、打印统一在文印室进行，复印纸由综合管理部领取，纸张的使用要本着节约的原则;

　　(2)私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作;

　　(3)文印室工作人员应认真做好本职工作，对收到的文件资料，应及时向有关部门人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取，不得延误;

　　(4)文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司机密透露给他人，不得截留任何文件;

　　(5)文印室对送来打印、传真的文件资料，应做好登记;

　　(6)文印室人员违反上述规定，根据其严重程度，给予不同形式的处分。

　　三、形象规范

　　1、员工着装

　　1)工上班时，着装应保持整洁、大方、得体。因对外工作大原因，有交往需要的公司领导可视工作情况着装。公司若有统一着装要求，则按具体着装规定执行。

　　男员工着装要求：

　　2)洁、无污迹、无汗味、无破损、扣子齐全;系好领带，衬衣衣襟套进裤头，袖衫应扣好袖扣。穿戴统一，合符标准。

　　3)服表面平整，长度适中。不得露胸或披挂，衬衫必须束于裤腰或裙内，男士不得将领带拉开。

　　4)一鞋袜颜色。皮鞋光亮，不穿颜色鲜艳的袜子，禁止使用夸张的配饰。

　　5)给员工的工号牌须随身携带，工号牌在工作时间内须按规定标准佩戴。员工在设施设备维修，油污较多的情况下，可着装旧工作服或自备服装或特殊作业劳动时，也视情况可不着装工作服，但必须佩带工号牌。

　　6)理人员有权监督员工着装。

　　7)号牌佩戴端正，位置统一。

　　8)作服非因公不得穿出公司，下班后，须将工作服存入更衣柜。

　　如员工初次违反上述规定，由综合管理部填写整改意见书并备案，再犯者则按规定扣除当月工资20-50元，屡犯者不将给予警告处分。

　　2、员工仪表

　　员工应保持手、面部、头发的清洁整齐。女员工：发型整齐，不披发，不得遮面，不染异色;提倡淡妆上岗，不化浓妆，不涂指甲，首饰佩带适度。男员工：不蓄长须，不留长发。

　　四、行为规范

　　1、员工之间相互平等，彼此应建立真诚、友爱、互助的工作合作关系，不得挑拨是非、散布谣言，恶意诋毁攻击他人，更不得吵闹、打架、否则按照公司制度处理。

　　2、原则上工作时间不接待私人来访(特殊情况除外)。如有公务客人来访，先由综合管理部前台接待员将客人引领至会客区或会议室，倒好茶水，再通知相关部门人员。对所有工作来访客人，接待人员应礼貌周到、举止得当。

　　3、员工如有投拆或反映意见，可通过口头或局面向主管领导陈诉，如意见涉及主管领导，可向公司综合管理部或更高层领导陈诉。公司鼓励员工表达不周意见和想法，鼓励员工之间进行坦诚沟通。

　　4、公司所有职员应做好相关单位的服务工作，严禁利用工作关系刁难业务单位，原则上不得接受业务单位的宴请及礼金、礼券、礼品。

　　5、员工对外交往应热情诚恳、礼貌周到，廉洁自律，严禁任何人收受回扣，损害公司利益。

　　五、用语规范

　　1、文明用语

　　(1)请!请坐!

　　(2)您好!谢谢!

　　(3)对不起!

　　(4)请稍等。

　　(5)请问您找谁!

　　(6)对不起，让您久等了。

　　(7)您好走。

　　(8)谢谢合作。

　　(9)请原谅我们这儿不能抽烟。

　　2、服务禁语

　　(1)不知道!不清楚!

　　(2)不是我管，找**去。

　　(3)没看见我正忙吗?到别处问去。

　　(4)怎么还问?

　　3、员工在接听电话时，一律用普通话。接听礼貌语为：

　　(1)你好!鑫德物业

　　(2)请问你有什么事?

　　(3)请问你找谁?

　　(4)请稍等。

　　(5)有什么事可以转告吗?

　　(6)谢谢，再见!

　　公司将对礼貌用语进行检查，对违反规定者，一经发现，每次处以20元的罚款。

　　六、环境规范

　　1、员工严禁在公共办公区内吸烟，确需吸烟者，可到指定吸烟室进行。

　　2、各部门所有区域、墙壁空间由综合管理部统一布置，不准随意张贴、悬挂物品。

　　3、办公区域保持整洁，不准堆放杂物。

　　4、个人桌面的办公用品要摆放整齐，毛巾、衣物等物品不准搭放在桌椅上。

　　5、计算机、复印机、传真机等办公用品用完后要认真清理收拾干净，纸张摆放整齐，已双面使用的废纸放入纸篓。

　　第四章考勤管理制度

　　一、由公司综合管理部统一管理考勤工作，各部门经理落实考勤工作。

　　二、公司管理人员实行五天工作制，每天工作时间为上午8：30-12：00时，下午13：30-17：30时。基层人员按本部门工种特殊性质实行排班制，周工作时间不得超过48小时。如确因工作任务较多，需要延长工作时间的部门，向综合管理部申请“临时加班单”，经执行总经理批准后，报综合管理部备案，并在月底由综合管理部统计考勤及加班情况(详见《加班管理规定》)。

　　三、员工每日上下班应按时打卡。综合管理部将在每天的9：00、13：30检查员工考勤，如无特殊说明，又无考勤记录，视为迟到或旷工处理。

　　四、员工在工作时间内因公外出，须征得部门经理同意，并向综合管理部说明，由综合管理部登记并进行公布。普通员工因特殊原因不能到公司打卡，应提前说明，并由部门经理在考勤卡上签字确认，面部门经理则需执行总经理签字，否则均视为迟到、早退或旷工处理。

　　五、如因公出差，一律填写“出差申请单”，普通员工报部门经理批准，部门副经理级别经上员工(含部门副经理)报执行总经理批准，并交综合管理部备案，按正常出勤登记，否则，按缺勤处理。

　　六、员工请假一律填写“假期申请表”。普通员工请假2天(含2天)，报部门经理及批准、综合管理部审核，普通员工请假3天以上(含3天)及部门副经理级别以上员工请假，报执行总经理批准，并将“请假单”交综合管理部备案。员工请病假者，原则上要有医院出据的证明。

　　七、公司严禁员工在考勤管理上弄虚作假，一经发现，将受严惩处罚。情节严重者，公司可通报批评以至解除合同。无论何种原因，请人打卡或代人打卡者，按旷工二天处理，情节严重者公司将予以辞退。

　　八、迟到、早退、旷工的界定：

　　1、迟到：工作时间开始后15分种内上班者视为迟到;超过15分钟视为旷工;

　　2、早退：工作时间结束前十分钟内下班者为早退;

　　3、旷工：凡有下列行为者均属旷工：

　　(1)不请假或请假未批准而不到岗者;

　　(2)超假不续或续假未经批准而不到岗者;

　　(3)未经领导批准，私自调班的;

　　(4)不服从分配、调动而不按时到岗上班者。

　　九、处罚办法

　　1、迟到一次，扣迟到者5元

　　2、旷工一天，扣三天工资，无故旷工三次以上者，公司视情节轻重，可以记过及到开除;

　　3、当月迟到累计迟到达三次(含三次)，当月按旷工一天计;

　　4、早退一次，扣早退者日工资的1/2;

　　5、当月早退二次(含二次)，按旷工一天计;

　　6、请病假者，请假期间按基本工资标准发放，不享受工资津贴。超过一个月或无期请事假、病假者，公司有权停发工资乃至辞退;

　　7、请事假者，不享有基本工资和各项津贴(详见《福利制度》);

　　8、考勤由综合管理部专人负责汇总。每月一日前将上月考勤签字确认后，上报综合管理部经理签批，财务部按考勤情况发放上月工资。

　　第五章薪资与福利

　　一、薪资政策

　　1、为吸取和保留高素质的员工，公司根据每一职位所需求得技能、职责和员工本身的工作情况，向员工支付薪资。

　　2、员工薪水根据工作任务的评估来决定，这一评价包括：职位水平、工作表现、公司经营状况、劳动力市场等方面。个人工作的表现是决定工资水平与加薪的基本因素。

　　3、员工开始工作或调整工资时，会被告知自己的薪资。

　　二、薪酬发放

　　1、次月10日核发上个月工资。月中录用者或离职者的工资，按实际出勤天数计算和支付。月工资以当月天计算。薪酬以人民币形式支付。月工资支付的是上月全月工资。

　　2、发薪时，员工须查核数额，如有疑问可向综合管理部查询，以便及时核查处理。

　　3、公司实行员工工资保密发放制度，员工相互之间不得经任何方式传播、打听、攀比收入状况并不得向外界透露自己的工资收入情况。

　　三、薪酬结构

　　员工的月基本薪酬根据不同工作岗位、员工经验、学历、以及人才供求情况而定，公司将根据每年的业绩情况，员工之个人工作表现及市场情况等因素，于每年的1月份做出调薪决定。

　　1、基本工资;

　　2、工资津贴;

　　3、司龄工资：部门经理以上：司龄工资=100元*司龄;部门经理以下：司龄工资=50元*司龄(司龄六年封顶);

　　4、奖金：不定期奖金数额由公司依据公司经营效益以及个人工作表现而决定。

　　四、薪酬调整

　　员工工资津贴将可能在如下情况下发生调整：

　　1、工资津贴常规调整，即指公司有可能根据经营业绩情况、社会综合物价水平的较大幅度变动相应调整职员工资津贴。

　　2、公司将根据员工的工作业绩和工作能力进行奖励性薪金晋级，其对象为经营活动中为公司创利成绩显著者;促进企业经营管理，提高经济效益方面成绩突出者;经公司综合管理部认可应奖励的其他人员。

　　3、员工职务发生变动，其工资津贴相应进行调整，其薪金必须在该职务级别薪金范围之内。

　　4、员工在年终考核中，被所在单位认为工作业绩效低于平均水平，将可能被降低工资津贴。

　　五、加班薪酬

　　员工因公司工作需要加班工作，公司在事后先安排补休，只有不安排补休的，方可发放加班薪酬(详见《加班管理规定》)。

　　六、基本福利

　　1、社会保险

　　公司按照国家和长沙市有关规定为签定劳动合同，建立劳动关系的员工办理交纳养老、医疗、失业等社会保险，社会保险属于个人交纳部分由公司按月从工资收入中代扣代缴，员工依法享受社会保险待遇。

　　2、劳保用品

　　3、健康检查

　　公司为员工安排每年一次的健康检查，并根据需要，可能对全部或部分员工进行不定期的健康检查，员工不得以任何理由拒绝。

　　4、午餐

　　员工在正常工作日可享受由公司在指定场所提供的标准午餐一份。保安人员提供标准正餐二份(中、晚餐)。

　　5、康乐活动

　　公司将根据实际情况每年组织一至三次集体活动，如：外出郊游或联欢联欢聚会等，具体时间及地点由综合管理部确定并报请公司领导同意后，提前一周通知公司员工以做准备。

　　6、婚庆礼金

　　(1)正式员工结婚，公司发放200元礼金;

　　(2)正式员工享受婚庆礼金时，必须向综合管理部出示有关证明。

　　7、丧葬礼金

　　(1)如正式员工在合同期间非因公死亡，公司发放一定数额的抚恤金;

　　(2)正式员工的直系亲属(父母、配偶、子女)等去世，公司根据具体情况发放一定数额的丧礼金;

　　(3)正式员工在领取丧葬礼金时应向综合管理部出示死亡证明、丧葬证明等。

　　8、员工生日礼金

　　(1)如正式员工在劳动期内过生日，公司将在当月向其发入生日礼品或礼金;

　　(2)员工生日以其身份证日期为准，员工生日礼金为本月十日前发放完毕。

　　七、休假管理

　　(一)法定节假日：

　　下列日期作为公司例行假日(若有变更时预先公布)，具体休假日期由公司根据国家的规定统一安排，但因业务需要指定照常上班需以加班计算。

篇2：控股公司员工手册：礼仪要求

　　某控股公司员工手册：礼仪要求

　　1.员工职业礼仪

　　1.1个人仪表要求：

　　--须发:员工头发要经常清洗,保持清洁。男性员工头发不宜太长，胡须应该勤修剪;

　　--指甲：应经常修剪，女员工涂指甲油要尽量用淡色;

　　--口腔：应保持清洁，上班前不能吃有强烈异味的食品;

　　--女员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。

　　1.2着装要求：

　　--男女职员在工作场所应穿着职业风格的服装，或搭配得体的工作便装，并保持清洁、方便;

　　--衬衫：衬衫的领子与袖口不得有污秽;

　　--领带：在正式场合或在重要业务中，应佩戴领带，并注意与西装、衬衫颜色的搭配，领带不能有污渍、破损、或歪斜松弛。

　　--鞋子应保持清洁;

　　--女职员应保持服装淡雅得体，不得过分华丽。

　　1.3公共场所仪表要求：

　　--站姿:要求站姿端正,腰背挺直,两臂自然下垂,不耸肩.会见客户或出席站立仪式的场合,或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前;

　　--坐姿：坐下后，应尽量坐姿端正，双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐;

　　--在公司内与同事相遇应点头行礼表示致意;

　　--握手时，目视对方的眼睛，脊背要挺直，不弯腰低头，要热情大方，不卑不亢;伸手时同性间应由年长或地位高者向年纪轻或地位低着伸手，异性间应由女方先向男方伸手;

　　--出入房间的礼貌：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答后再进入。进门后，回手关门，要轻关，不能大力粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看机会，且注意礼貌;

　　--递交物件时，若是文件，要把文字正面朝向对方，若是刀笔等文具，应把尖朝向己方;

　　--无论在自己的公司，还是在访问的公司，不能在走廊和通道里边走边大声说话，更不能唱歌或吹口哨等;

　　--在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

　　2.工作交往礼仪：

　　2.1正确使用公司的物品和设备，提高工作效率。

　　--公司的物品不能野蛮对待，不能挪作私用;

　　--及时清理、整理工作台面和周围环境;

　　--对借阅发放的文件资料等仔细阅读，妥善保管或及时交还;

　　--借用他人或公司的物品，使用后及时送换货或归放原处;

　　--禁止将各类棋牌、电子游戏机等娱乐用品携带入工作岗位;

　　--未经同意不得随意翻看公司同事的文件、资料等。

　　2.2接听电话礼仪：

　　--来电铃响后至少在第三声铃响前取下话筒，通话时先问候对方："你好，顺驰!"。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时及时告知对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒;

　　--通话简明扼要，不在电话中长时间聊天;

　　--对不知名的电话，判断自己不能处理时不要说无根据的话，可坦白告诉对方，并马上将电话转交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人;

　　--工作时间内，不打私人电话。

　　3.客户交往礼仪：

　　3.1接待客户要求：

　　--在约定的接待时间内到达，不缺席;

　　--有客户来访，马上接待让座，并为来客斟水;

　　--来客多时，按序接待，不能先接待熟悉客户;

　　--对事前已通知要来访的客户，要表示欢迎;

　　--应记住常来的客户。接待客户时应热情、大方。

　　3.2介绍和被介绍方式：

　　--无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍负责;

　　--初次见面介绍，应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断地位，可把年轻者介

　　绍给年长者;把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定;

　　--男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。

　　3.3名片的接受和保管

　　--名片应先递给长辈和上级;

　　--把自己的名片递出时，应把文字正面向着对方，双手拿出，一边递交一边清楚地说出自己的姓名;

　　--接受对方的名片时，应双手去接，要马上看，正确记住对方的姓名后，将名片收起。如遇对方姓名由难认的字迹，马上询问。

　　--将收到的名片妥善保管，以便检索。

篇3：控股公司员工手册：行政管理

　　某控股公司员工手册：行政管理

　　1.办公例会制度

　　1.1例会目的

　　通过办公例会明确下一阶段工作目标和要求，沟通部门之间项目运作的进展、管理情况，协调解决存在问题，监督公司质量体系有效运行，确保公司在经济活动中做出正确决策。

　　1.2例会职责

　　1.2.1公司行政部负责经理办公例会的准备、会议记录及拟制会议纪要;

　　1.2.2总经理(或副总经理)负责主持经理办公例会，并对会议议题做出决策;

　　1.2.3各部门经理参加办公例会，并负责提供会议所需的本部门资料和《工作进度周报》;

　　1.2.4各部门经理负责执行会议决定，行政部负责跟踪会议决定的执行情况。

　　1.3例会类型

　　公司办公会议分为周例会、月度例会，一般周例会在每周五上午召开，月度例会在每月最后一周召开，最后一周的周例会与月度例会合并召开。

　　1.3.1.每周例会的主要例会议程包括，但不限于：

　　--上周工作回顾、检查;

　　--项目实施过程中需协调的事项研究、决定;

　　--公司运作中需研究决定的一般事项;

　　--下周工作安排。

　　1.3.2.月例会的主要例会议程包括，但不限于：

　　-各项业务运作过程及效果的沟通、交流;

　　--开发项目的质量、进度、投资回顾和检查;

　　--销售工作及效果;

　　--与相关方(监理、施工、服务分包方、主管部门及上级公司)的沟通;

　　--市场(顾客)反馈情况;

　　--本月工作总结和下月工作安排。

　　1.4例会程序

　　1.4.1周例会

　　1.4.1.1公司周例会参加人员为：总经理、副总经理、部门经理及骨干员工;

　　1.4.1.2周例会由公司总经理主持召开。总经理不在时，由总经理委托公司常务副总经理主持召开;

　　1.4.1.3每周五下午2：00召开周例会，不做专门通知。如时间有变化，由行政部通知各部门。情况特殊时，如不能召开周例会，可以顺延或取消，但不能连续取消三次周例会：

　　(1)部门经理因特殊情况不能参加周例会，可指定代表参加，但须经会议主持人同意。

　　(2)周例会提出的要求和形成的决定，由各部门经理自行记录。会议结束后，行政部负责整理形成《经理办公例会会议纪要》，并下发各部门。各部门依据例会决定，按时如实填写《工作进度周报》，以便下次例会时对照检查。

　　1.4.2月度例会

　　1.4.2.1月度例会召开的具体时间、地点、参加人员及主持人与周例会相同，如有特殊原因由行政部负责提前通知参会人员;

　　1.4.2.2总经理因故不能参加月度例会，常务副总经理及管理者代表必须参加月度例会，部门经理不能同时有二名以上缺席：

　　(1)月度例会可以顺延或取消，但不得连续取消二次月度例会。

　　(2)月度例会召开前，各部门经理负责对本部门的工作进行小结，并对以下内容进行汇报：

　　--各项业务工作现状;

　　--业务运作程序的执行情况;

　　--已出现或可能出现的问题;

　　--需提请会议讨论决定的其它问题。

　　1.4.2.3月度会议讨论的问题及形成的决议，由行政部负责整理成《经理办公例会(月)会议纪要》，并下发各部门。

　　2.合同管理制度

　　2.1.合同的定义：

　　本合同指公司各责任部门在与各设计、工程、采购、策划、制作及广告等单位合作时签订的所有协议和补充协议。按合同的内容不同分为工程类合同和管理类合同。

　　2.2合同的编制

　　2.2.1合同文本：由预算部组织各专业部门就合作事宜及合同条款与合作单位进行协商、洽谈，并负责合同文本中预算部分和商务部分内容的编制，专业合作内容由相关专业部门具体经办人起草编制;

　　2.2.2合同编号：

　　工程类合同编号规则：公司名称+部门名称+项目名称+年份+3位数序号

　　管理类合同编号规则：公司名称+部门名称+内容分类+年份+3位数序号

　　(1)所有名称均用拼音简写：如"办公"--BG

　　(2)公司名称统一使用"武汉顺驰"--WHSUNCO

　　(3)部门名称统一定为：研发部--YF

　　营销部--Y*

　　工程部--GC

　　预算部--YS

　　开发部--KF

　　行政部--*Z

　　财务部--CW

　　(4)内容分类为：管理类、办公类

　　例如：研发部签定的"百善项目规划概念咨询合同"编号应为：

　　BJSUNCO-YF-BS-20**-004

　　行政部签定的"钓鱼台山庄租房租赁合同"编号应为：

　　BJSUNCO-*Z-GL-20**-001

　　2.3合同审核

　　合同文本编制后，由专业部门经理在《合同审核单》(见附表)上签字确认后，再由预算部审阅签字，然后报主管副总经理审核签字，最后报总经理批准。对重要合同的审核，必要时要征求法律顾问意见。

　　2.4　合同保存

　　经总经理批准后的合同文本，由财务部保存合同副本一份和《合同审核单》，预算部留存合同副本一份，执行部门留合同副本或合同复印件负责实施，合同正本留行政部存档。

　　2.5合同的归档

　　合同的归档工作由行政部安排专人按专业档案管理要求负责整理、分类、归档和管理。

　　3.办公设备的管理

　　3.1固定资产的购置

　　3.1.1本规定所指的固定资产是指包括计算机、打印机、摄像机、投影仪、照相机等单位价值在2000元以上的办公设备和仪器。如各部门因工作需要需购置固定资产，须先填写《固定资产申购单》(见附表)，由本部门经理及主管副总经理签字后，交由行政部统一安排采购，购买时应根据市场因素和部门实际需要，在征询需求部门和主管副总经理意见的基础上，选择满足办公需求的设备;

　　3.1.2购置的固定资产，由行政部统一编号登记，同时将设备的保修凭证、说明书及暂且不用的配件等统一交由行政部保管，以备维修维护时使用;

　　3.1.3固定资产报废时，由使用部门填制《固定资产报废清单》(见附表)，行政部填写固定资产报废意见，报总经理审批后，报财务部进行帐务处理;

　　3.1.4部门需要申购的计算机软件，由行政部统一购买并保存。各部门使用相关软件时应到行政部登记申领，软件使用完毕后，及时交还行政部。

　　3.2办公设备的使用

　　3.2.1行政部根据各部门的工作需要，对计算机、打印机等进行统一调配;

　　3.2.2各部门应保持本部门计算机、打印机等设备日常清洁和维护，以保证正常工作需要;

　　3.2.3对本部门上网的计算机，应确保所安装程序的软件无计算机病毒，以避免相互感染;

　　3.2.4每天工作结束后，各部门的计算机应退出系统并关机。公司所有计算机不得安装游戏软件和进行联网游戏。

　　3.2.5公司各部门复印可到公司复印室，要规范使用复印机，并保证复印室的清洁;

　　3.2.6公司其他办公设备如投影仪、摄像机等，由行政部统一保管;各部门使用时应向行政部登记，使用完毕及时交回行政部，由行政部进行检查，确保设备的正常使用;

　　3.2.7申请领用设备的员工，辞职或由于其他原因离职时，须到行政部办理设备归还手续，取得行政部主管签字后，方可办理离职手续;

　　3.2.8办公设备在使用过程中，如因保管不善而损坏或丢失，则由领用人负责赔偿或者修理，费用由领用人负担。

　　3.3办公设备的保养与维修

　　3.3.1公司行政部每月上旬为各部门联网电脑做杀毒软件升级;

　　3.3.2公司各部门计算机的使用、清洁和保养工作，由各部门指定专人负责，要求各部门采取必要的措施，确保本部门的计算机始终处于清洁、良好的运行状态;

　　3.3.3公司原则上要求除专业维修人员外，员工不得随意拆卸本部门的计算机及其他相关设备。对关键的计算机设备应配备必要的断电继电保护措施;

　　3.3.4公司各部门办公设备出现问题，应及时通知行政部，由行政部统一联系专业维修公司进行修理;

　　3.3.5公司局域网的服务器，任何部门和个人均不得自行打开更改，必须由公司行政部联系专业公司进行维修维护。

　　4.办公用品及消耗品的使用管理

　　4.1办公用品分类

　　4.1.1消耗品：笔记本、曲别针、胶带、便签、订书针等;

　　4.1.2管制消耗品：签字笔、文件夹、涂改液、电池、白板笔等;

　　4.1.3管制品：剪刀、美工刀、订书机、日期章、计算器、印台等。

　　4.2办公用品领用

　　4.2.1分为个人领用与部门领用两种，"个人领用"系个人使用保管用品，如签字笔、文件夹、多用文具盒......等;"部门领用"系本部门共同使用保管的用品，如装订机、白板笔、电池等;

　　4.2.2消耗品可依据经验法则和历史纪录设定领用管理基准(如：按估计消耗时间，圆珠笔每月每人发放一只)，还可以随部门或人员的工作状况调整发放时间;

　　4.2.3管理消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，单纯消耗品不在此限。

　　4.3办公用品的管理

　　4.3.1管理性办公用品的保管应列入移交，如有故障和损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购;

　　4.3.2办公用品的申领应于每月一日前由各部门提交《办公用品计划汇总表》，由行政部统一购买后发放。但管理性文件的领用不受上述时间的限制。特殊办公用品行政部无法采购时，可以经行政部统一授权由相关部门自行采购;

　　4.3.3行政部为每人每个部门设立《办公用品领用记录单》并统一保管，领用办公用品时分别登录，并用以控制文具领用状况;

　　4.3.4新进人员到职时由所在部门提出办公用品申请，向行政部请领办公用品并列入领用卡;人员离职时，应将剩余文具及列管用品一并交行政部。

　　5.车辆管理

　　5.1车辆使用规定

　　5.1.1公司副总以上领导专用车由本人使用。若领导不便驾驶车辆，由专职司机负责驾驶，并负责车辆的保养、维护，保证车辆的安全性能和技术性能;

　　5.1.2公司各部门日常办公用车或急需安排因公接送事宜，须事先通知行政部，由行政部根据事情的轻重缓急进行协调安排，填写派车单;

　　5.1.3为保证办公用车正常使用，司机在未接到派车单之前，一律不准为任何部门、任何人私下服务;

　　5.1.4个人因私用车，需事先征得领导同意，随后通知行政部安排，严禁因私驾车办事影响正常工作。

　　5.2车辆的保养维修管理规定

　　5.2.1驾驶员要熟知公司车辆的技术性能、使用规定、操作要领，管好、用好、维护好、保养好公司车辆，做到会使用、会检查、会保养、会排除故障;

　　5.2.2严格执行出车前、行车中、收车后的检查规定，认真填写日检纪录，发现问题及时处理，决不允许带病车出行;

　　5.2.3根据行车公里数，定期做好车辆保养，延长车辆使用寿命，建立车辆保养维护档案;

　　5.2.4严禁驾驶员酒后驾车，否则出现的一切后果由驾驶员全部承担;

　　5.2.5驾驶员需要维修车辆必须提前通知行政部主管，行政部根据行车里程、车辆异常情况和严重程度，尽量安排在工余时间维修车辆;

　　5.2.6在修车过程中，决不允许驾驶员和任何人借修车理由向厂方索要物品，一次发现严重警告，二次发现开除公职;

　　5.2.7严格控制费用开支，根据行车里程记录，领用油票或登记报销。

　　6.专业图书资料的购置和管理

　　为加强公司员工对专业知识的学习和应用，各部门可以根据实际工作需要购置专业书籍和资料。同时按规定手续借阅，又能使资源得到最大限度的利用，控制公司办公成本，实现资源共享。

　　6.1图书、资料的购置

　　6.1.1各部门根据工作需要可随时申购专业书籍。根据图书的专业性、知识性、信息涵盖的广度和深度及购买的迫切性等原则,对申购书目应多方比较，筛选出最佳书目;

　　6.1.2申购部门须先填写《购书申请单》，由部门经理审核签字后，报主管副总批准后方可购买;

　　6.1.3原则上，全年购书费用总额控制在每人每年100元标准内，但特殊部门特殊需要时可酌情增加。

　　6.2图书的登记和保管

　　6.2.1各部门购置的工具书籍应由行政部对书名、作者、出版社名、购买日期、价格及其他相关资料进行逐一登记，并加盖"受控"章后，方可传阅。各部门传阅时，必须先在行政部办理借阅登记手续;

　　6.2.2行政部资料保管员及时做出公司工具书目录清单并随时更新，并在网上形成共享文件，供各部门查阅。

　　6.3图书借阅和归还

　　6.3.1员工向行政部借阅相关工具书籍时，由行政部在《图书资料借阅登记》上详细登记。借阅时间最长不得超过一个月;

　　6.3.2员工不得在借阅的图书上批改、圈点、画线、折角或涂写，图书如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价赔偿;

　　6.3.3员工借书期限届满或公务上需参考应及时归还，如经通知仍不还书者，将停止借书权，直至归还所借图书。

　　6.4杂志的管理办法(同本规定)。

　　附表：《工具书目录清单》和《图书申购登记表》

　　7.档案的管理

　　7.1档案管理要求

　　7.1.1公司设立资料室，由专业资料员负责进行资料日常管理、归档、借阅等工作;

　　7.1.2资料员应随时随地深入部门，收集档案资料，使档案不散失在部门和个人手中。公司各部门(财务部除外)工作中、工作后形成或办理的档案资料，应及时送交资料室归档保存。所送资料应附带报送电子文件，以便资料室建立电子文件档案;

　　7.1.3外部审批后形成的文件档案资料，资料员应扫描进电脑;

　　7.1.4移交部门移交人办理交接手续，填写"档案移交单"，并详细注明移交部门、移交人、接收部门、接收人、接收时间、接收内容、接收件数等;

　　7.1.5所有资料在电脑中与资料柜中同样分类保存，使用统一编号，以方便各科室在局域网上查询;

　　7.1.6需要使用资料复印件，统一由资料员复印并办理领取手续。

　　7.2工程档案立档要求：

　　7.2.1公司内部工程档案按项目进行分类收集、整理，立卷：

　　(1)每个项目按前期、配套、工程、验收资料、合同协议五部分进行整理立卷;

　　(2)对每个部分分别编写目录、打制页号;

　　(3)整理后的资料应达到用检索工具能够准确地找到所需档案资料的标准。

　　7.2.2报送武汉市城市建设档案馆档案的收集、整理、立卷：

　　(1)按工程前期文件和竣工验收文件、工程室外管线竣工图、竣工工程质量评定资料(建筑、结构、水、暖、电)、竣工工程质量保证资料(建筑、结构、水、暖、电)、竣工图纸(建筑、结构、水、暖、电)分别立卷;

　　(2)根据城建档案馆要求，整理资料;

　　(3)通过城建档案馆验收方可存档。

　　7.3档案借阅规定

　　7.3.1需要借阅档案的员工必须严格履行档案借阅、调阅制度;

　　7.3.2资料员应严格履行工作职责，按照各项规定办事，做好档案的保密、利用等工作。要认真做好档案借阅登记，并收集档案借阅效果，及时向领导反馈利用情况;

　　7.3.3特殊情况和需要原始资料的，须在《档案查阅登记簿》上登明借用时间、借用理由、归还时间;

　　7.3.4借阅本部门档案时，填写"查阅档案审批单"，经本部门经理签字批准后，方可借阅;跨部门借阅档案时，填写"查阅档案审批单"，经主管总经理签字批准后，方可借阅;

　　7.3.5借阅档案人员，严禁在档案资料上涂改、勾划、撕页和抽取文件;

　　7.3.6借阅档案人员，应及时无误将档案归还档案室;

　　7.3.7档案管理人员收回借阅档案时，要严格检查档案资料的完好、完整情况，确认无误后方可收回。如有损失，应详细记录，并要求借阅人员立即修补或限时修补。如损失较大或遗失，应报告行政部领导按有关规定处理;

　　7.3.8执行本规定时，如遇到难以处理的问题，请示行政部经理和总经理协调解决;

　　7.3.9档案室内不得吸烟，同时应做好防火、防潮工作，资料员离开时，应关好电源、门窗。

　　8.公司对外收发文制度

　　8.1公司对外收发文由行政部统一管理。

　　8.2公司收文由行政部接收，并通知相关责任人。

　　8.3公司发文由各科室起草，并填报《公司对外发文审批表》，由经理审批，行政部盖章，并由行政部发给受文单位，受文单位接收人应在我公司发文本上签字。

　　8.4行政部应对各科室发文给出统一分类编号。

　　8.5行政部应保存好《发文登记本》及《公司对外发文审批表》。