篇2：物业公司程序文件：文件控制程序

　　物业公司程序文件：文件控制程序

　　1.0 目的

　　通过对质量体系文件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、管理和更改的规定。

　　2.0 范围

　　适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。各单位是指各部门和各管理处的统称。

　　3.0 职责

　　3.1 质管部对各单位质量体系文件的控制进行指导和监控。

　　3.2 各单位文件管理员负责质量体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。

　　4.0 程序

　　4.1 质量体系文件和资料的制定、审核、批准

　　4.1.1 公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。

　　序号

　　文件名称

　　文件级别

　　制定及修改

　　审核

　　批准

　　1

　　质量手册

　　一级

　　质管部

　　管理者代表

　　总经理

　　2

　　程序文件

　　二级

　　质管部

　　质管部主管

　　管理者代表

　　3

　　作

　　业

　　指

　　导

　　书

　　部门管理手册

　　三级

　　各部门

　　部门经理

　　主管领导

　　管理处工作手册

　　三级

　　各管理处

　　管理处主任

　　管理者代表

　　4

　　质量记录表格

　　四级

　　相关单位

　　单位主管

　　单位主管

　　5

　　法规标准等外来文件

　　五级

　　外部机构

　　单位主管

　　单位主管

　　5法规标准等外来文件五级外部机构单位主管单位主管

　　4.2 质量体系文件和资料的发放

　　4.2.1 质量手册的《文件发放名单》由总经理审批，由质管部建立发放记录。

　　4.2.2 程序文件的发放名单由质管部确定，并建立发放记录。

　　4.2.3 作业指导书由相关制定单位确定发放名单， 并建立发放记录。

　　4.2.4 工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。

　　法规和条例由质管部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。

　　4.2.5 法律法规类文件由质管部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。

　　4.2.6 以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后2日内填写《收文记录》。

　　4.2.7 文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。

　　4.3 质量体系文件和资料的保管

　　4.3.1质量手册、程序文件、部门的工作手册、项目管理方案、质量记录表格及法规、国家及行业标准类(工程、设备标准类文件除外)文件的原件，由发出部门专人保存，并在质管部备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。

　　4.3.2 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。

　　4.3.3存档作废文件在封面加盖"作废章"。

　　4.4质量体系文件和资料的有效性控制

　　4.4.1为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、C......表示第一、第二、第三版......;用0、1、2......表示未经修改、第一、第二次修改......。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。

　　4.4.2相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。

　　4.5质量体系文件和资料的更改

　　4.5.1文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。

　　4.5.2质量体系文件和资料的更改一般由原审批人批准， 如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。

　　4.6 质量体系文件和资料的分类和编号

　　4.6.1质量手册： YGJYPM──QM(标准号码)(文件名称)

　　4.6.2程序文件： YGJYPM──COP(要素序号)(文件名称)

　　4.6.3作业指导书： YGJYPM──WI/(单位代码)-(三位自然数序号)(文件名称)，如《人事工作管理手册》中WI/R-001 "人力资源部职责"。

　　部门单项工作手册：YGJYPM--WI/(相关文件简称)，如工程部的《建筑、装饰管理手

　　册》为WI/Z*。

　　4.6.4标书： YGJYPM──BS/(单位代码)-(名称)

　　4.6.5管理方案： YGJYPM──FA/(管理处代码)-( 文件名称)

　　4.6.6技术图样： YGJYPM──JT/(单位代码)-(名称)

　　4.6.7图纸： YGJYPM──TZ/(单位代码)-(名称)

　　4.6.8标准： YGJYPM──BZ/(单位代码)-(名称)

　　4.6.9法规： YGJYPM--FG/(单位代码)-(名称)

　　4.6.10 程序文件记录表格： YGJYPM── QR-(程序编号)-(两位自然数序号)

　　4.6.11各单位记录表格： YGJYPM--QR-(三位自然数序号)(单位代码)

　　4.7 文件借阅

　　4.7.1根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。

　　4.7.2 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。

　　4.7.3对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。

　　4.8 公开文件的控制

　　4.8.1公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。

　　4.8.2 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或收集的单位负责。

　　4.8.3 公开文件的标识应结合实际给予管理，如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标识，但在文件清单中应有明确编号和状态号;通知则应按公司统一格式和要求进行标识。

　　4.8.4 各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客，审批记录应留用备查。

　　5.0 相关文件与记录

　　QR-4.2.3-01 《文件发放名单》QR-4.2.3-02 《文件清单》

　　QR-4.2.3-03 《文件修改记录》QR-4.2.3-04 《发放记录》

　　QR-4.2.3-05 《收文记录》 QR-4.2.3-06 《借阅记录》

　　QR-4.2.3-07 《五类文件清单》

篇3：物业管理公司文件控制程序

　　物业管理公司文件控制程序

　　1.0 目的

　　对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效版本。

　　2.0 适用范围

　　适用于公司质量体系和相关的外来文件(如强制执行文件或参考标准、合同、用户提供的图纸等)的控制。

　　3.0 引用文件及术语(略)

　　4.0 职责

　　4.1 总经理负责批准《质量手册》、《程序文件》、《部门工作手册》，管理者代表负责审核。

　　4.2 品质督察部负责对全公司有关质量体系的文件的总体控制。

　　4.3 品质督察部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。

　　4.4 各部门负责人或指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。

　　5.0 工作程序

　　5.1 文件和资料的分类

　　本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改控制的文件，本公司质量体系文件和与质量体系相关的外来文件均为受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。

　　a.

　　文件内容：

　　按本单位情况制定的质量方针、目标和适用标准描述的质量体系;

　　描述各职能部门为实施质量体系要素所开展的活动;

　　详细的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告等。

　　本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和其他质量文件，其层次结构如下图：

　　质量手册

　　(第一级文件)

　　程序文件

　　(第二级文件)

　　其他质量文件

　　(第三级文件)

　　b. 质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。

　　5.2 质量体系文件的控制

　　5.2.1编制与审批

　　a. 质量手册和程序文件由品质督察部负责编写，由管理者代表组织相关部门及有关人员对初稿进行讨论后，《质量手册》、《程序文件》由管理者代表负责最终审核、总经理批准;

　　b. 工作规程由各部门负责人组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

　　c. 质量文件页面编排：

　　--纸张：标准A4纸，页面设置为：页边距上为2.3厘米，下为2厘米，左为2.5厘米，右为2.5厘米。页眉页脚均为1.5厘米。

　　--版式：标题，居中，小二号楷体，;正文，首行缩进二字符，小四楷体。

　　5.2.2标识与编码

　　a. 受控的质量手册、程序文件和工作手册封面加盖“受控文件”专用印章，但正本(原稿)上不需盖章;非受控的质量体系文件封面均加盖“非受控文件”专用印章;

　　b. 质量手册编码

　　CSHY/QM/ -01

　　序号

　　质量手册代号

　　加州城市花园公司代号

　　a) 程序文件编码

　　CSHY/ QP/-□□

　　顺序号

　　程序文件代号

　　公司代号

　　b) 作业文件编码

　　CSHY/QW/-□□-□□

　　顺序号

　　部门代码

　　公司代号/作业文件

　　d) 外来文件编码

　　外来文件用其原编号作为文件编码。

　　e) 质量记录编码

　　□□-QR-□□

　　顺序号

　　质量记录

　　部门代码

　　f) 部门记录编码：

　　□□- □□□□-□□

　　顺序号

　　年号

　　部门代码

　　g) 部门代码：

　　*Z-行政部

　　PZ-品质督察部

　　KH-客户服务部

　　RL-人力资源部

　　GC-工程维修部

　　BA-保安部

　　CW-财务部

　　SC-市场拓展部

　　5.2.3复制

　　受控文件未经批准不得复制，质量手册和程序文件的复印由各部门文件控制员填写《受控文件复印申请表》，经品质督察部确认后执行;工作手册的复印由使用人向部门文件管理员申请，经本部门负责人批准，由部门文件管理员负责执行。

　　5.2.4发放与保管

　　a. 受控文件的发放与保管

　　--质量手册:品质督察部向有关部门或人员发放，并做好发放记录;

　　--程序文件和工作手册:由品质督察部填写《文件发放/回收记录》发放到有关的场所和人员，并做好签收记录;

　　--工作手册:工作手册正本由品质督察部保存，各部门持有的工作手册由其部门文件管理员负责保存，并保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本;

　　b. 文件破损严重影响使用或不慎遗失时，应重新办理申领手续，由品质督察部文件管理员填写《受控文件复印申请表》后按5.2.3执行补发;

　　c. 文件管理员在发放文件时，应注意文件分发号的确定

　　受控文件的分发号按照文件的发放顺序，由文件管理员确定，要求每份文件只有一个对应的分发号。

　　d. 非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由文件管理员做发放登记。

　　5.2.5更改

　　a. 各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件作出修改，需填写《文件修改申请单》报原文件编制部门/人员或所在部门负责;

　　b. 修改

篇4：物业公司文件控制管理程序

　　1.0 目的

　　对丽江花园物业管理公司质量管理体系所要求的文件进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。

　　2.0 适用范围

　　适用于丽江花园物业管理公司与质量管理体系要求有关的文件的控制。

　　3.0 职责

　　3.1 丽江花园物业管理公司与管理体系有关的文件由行政部归口管理。

　　3.2 技术部负责与维护有关的和网络系统有关的技术性文件和资料的受控发放。

　　3.3 配套服务部负责与服务有关的文件受控发放。

　　3.4 各有关部门负责本部门文件管理。

　　4.0 定义

　　4.1 文件的分类

　　按文件的来源分为：

　　4.1.1 内部文件:丽江花园物业管理公司内部形成的管理文件，包括质量管理体系文件和对内、对外的管理公文。

　　质量管理体系文件还可分成：

　　a)质量手册，第一层次文件，代码为(A);

　　b)程序文件，第二层次文件，代码为(B);

　　c) 作业指导书、操作规程(规定)，第三层次文件，代码为(C);

　　d) 质量记录(为特殊类型文件)，代码为(D)。

　　4.1.2 外来文件:

　　a) 国家、行业、企业的技术标准、规范、规程等;

　　b) 主管部门的公文;

　　c) 顾客提供的基础资料等;

　　d) 计算机应用软件。

　　4.1.3 成果文件：丽江花园物业管理公司内部形成的与维护和服务有关的技术性文件，包括质量计划、纲要、成果报告、图纸图片等。

　　4.2 按受控状态分为：

　　4.2.1 受控文件

　　即列入《受控文件清单》的文件，这些文件的批准、发布、更改、报废、回收等必须按本程序规定的要求进行控制。

　　4.2.2 非受控文件

　　未列入《受控文件清单》的文件。

　　5.0 工作程序

　　5.1 文件的编号与标识

　　5.1.1 质量管理体系文件按《文件编号规定》进行编号和标识。

　　5.1.2 管理性公文按《文件编号规定》进行编号和标识。

　　5.1.3 与维护和服务有关的文件按《文件编号规定》进行编号和标识。

　　5.1.4 外来文件沿用原文的编号，加盖“外来文件”章。

　　5.2 文件编写

　　5.2.1 质量管理体系文件由各使用部门编写，行政部汇总。

　　5.2.2 管理性公文由行政部组织编写。

　　5.3 文件的审批

　　5.3.1 质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

　　5.3.2 程序文件由行政部审核，管理者代表批准。

　　5.3.3 作业指导书文件由行政部组织相关部门审定，由管理者代表批准。

　　5.3.4 与维护和服务有关的成果性文件由技术部和配套服务部经理审批。

　　5.3.5 管理性公文由相关部门起草，主管领导审核，总经理批准。

　　5.4 文件的发布与发放

　　5.4.1 文件一经批准，即可进行发布和发放。发布可以采用会议(即发布会)和非会议两种形式。

　　5.4.2 质量管理体系文件、标准、规范、规程由行政部按《文件发放计划审批表》发放。

篇5：物业质量手册-文件控制

　　4.2.3 文件控制

　　4.2.3.1 本公司制订并执行文件化程序《质量体系文件和资料控制程序》，对质量管理体系文件、外来文件和提供用户文件进行控制，确保质量管理体系文件的有效性、适用性。

　　4.2.3.2 本公司的质量管理体系文件包括：质量管理体系文件、提供给住户的文件、法律法规及外来文件。其中质量管理体系文件的构成为：

　　a)质量手册;

　　b)程序文件;

　　c)作业指导书;

　　d)质量记录表格

　　4.2.3.3 质量手册是描述质量管理体系要素及主要业务过程，明确公司的质量方针、目标、组织结构、职责的文件，它是公司纲领性文件。质量手册由程序文件、作业指导书、质量记录支持，这些文件相互作用与协调，而且均为本公司的受控文件。质量手册的作用对内保证质量管理体系有效运作，对外保证用户得到良好的服务。

　　4.2.3.4 程序文件是满足ISO9001：2000标准和公司质量手册规定要求的文件化的质量工作程序，它具体规定了某项活动的目的、范围、职责、管理和控制该项活动的途径及相关文件与记录，它是质量手册内容的扩展和支持性文件。

　　4.2.3.5 作业指导书是某项工作的进一步细化。我公司的作业指导书包括工作标准、工作规程、管理规定、制度、办法等。

　　4.2.3.6 质量记录表格是为质量管理体系运行提供客观证据的文件，是策划、采购管理、检查、审核和改进等质量活动的过程和结果的真实记载，是证实质量管理体系标准和质量手册规定要求并有效运行的重要证据。

　　4.2.3.7 法律法规及外来文件主要包括适用国家法律、法规和行业标准及上级部门的业务指导性文件。

　　4.2.3.8 提供给顾客文件是向业主/用户或公众提供的公司的一些公开信息的文件。

　　4.2.3.9 正式发布前，所有受控文件及其发放范围均应按规定程序进行审批。以确保文件是充分的、适宜的，必要时对文件进行评审。

　　4.2.3.10 行政人事部负责组织对质量管理体系文件的编制、修改、存档和发放控制以及外来文件的接收标识、处理、发放和存档。

　　4.2.3.11 与房屋建筑、设备、消防等有关资料、图纸由管理处负责控制，工程部进行指导。

　　4.2.3.12 提供给住户的文件由管理处拟定后根据情况由行政人事部按照公司规定程序审批后统一标识，管理处负责发放、存档。

　　4.2.3.13 文件的发放范围、发放手续和保管要求均应明确规定，以确保公司各个场所都能得到相应文件的有效版本。

　　4.2.3.14 所有受控文件的修改应按规定程序进行，并需经过审批。修改应由原拟制人或部门进行，其它部门的人员进行修改时，应熟悉了解修改和文件的有关背景资料。

　　4.2.3.15 文件和资料的更改应注明更改原因，并以适宜的方式进行标识。

　　4.2.3.16 文件控制部门应制定现行修订状态的控制清单。已作废的文件与资料应及时从现场撤出，或进行适宜的标识防止误用。

　　4.2.3.17 确保文件清晰，易于识别。

　　4.2.3.18 储存在电脑中的文件，注意消杀病毒。

　　4.2.3.19 支持性文件

　　《质量体系文件和资料控制程序》