办公大楼业户接待管理规程

　　1、基本要求

　　业户服务人员应按公司规定统一着装，佩带胸牌、司徽、仪表仪容整洁端庄。

　　在服务过程中热情、周到，文明用语，主动询问并及时为业主提供服务。

　　及时、认真做好工作日志、注记、账册等记录工作，字迹清晰、数据准确。

　　2、业户征询评议管理

　　每季度向业户发放《业户评议表》，征询业户意见和要求，及时改进。

　　及时做好《业户评议表》的统计与分析。

　　落实业户提出的不满意项的整改措施。

　　对提出建议、意见的业户实行回访，反馈信息，沟通协调。

　　3、物料管理

　　【物料管理范围】

　　本管理制度所指的物料是各类设备、工具、仪器、备品备件、燃料、器材及清洁服务用品等。

　　本管理制度规定了物料计划、采购、验收入库、使用、保管及发放等管理职能，是管理处各部门必须遵循的基本原则和程序，也是采购合同或协议管理的基本要求与内容。

　　【管理机构及职责】

　　经理室是本管理制度的领导，负责监督制度的制定、修订及解释。

　　业户服务部负责本管理制度的具体实施。

　　内勤负责物料计划、仓库收发保管、统计及处理等一系列管理工作。

　　内勤负责物料的采购。

　　【物料管理要求与内容】

　　物料供应计划

　　a.管理处物料供应计划一般按物料供应实际变动的状况，以及当月需要实际情况等要求进行编制。如果客观情况发生变化或应急事件出现，可按调整和补充计划或应急请购货物处理。

　　b.编制管理处物料供应计划时，必须对物料消耗和储备情况进行测算，经过综合平衡，必须按采购资金大小以及实际需要状况等要求进行编制。

　　c.管理处物料供应计划为：采购计划

　　d.物料供应计划由各部门按所管辖范围负责进行编制，并报管理处经理综合平衡同意后实施。

　　e.物料供应计划的审批和手续

　　f.零星物品采购经使用后实施申报，各部门主管填写《请购单》，经管理处经理审批实施。

　　g.计划拟定及请购单填写品名、规格、数量、用途及拟需金额。

　　物料订货和采购

　　a.管理处各部门使用的物料包括备品备件，统一由内勤负责采购，专业物品（设备）物料采购员会同各设备经理进行订货或采购。遇应急采购，可由当事人直接办理，事后补办手续。

　　b.物料订货或采购必须根据采购计划及零星采购要求进行订货或采购，并按请购质量、数量、时间及相应价格进行，同时做到"货比三家、择优选定、经济合理"。

　　c.物料订货或采购必须坚持规定的质量标准组织货源，以保证物料的质量，用于主要设备的关键部件的材料、配件、器材、燃料等，应尽可能定点采购，确保物资质量的稳定性。凡不符合质量规定标准的物料一律不准入库并填写不合格品处理记录单，否则由内勤承担责任。

　　d.物料进库必须对物料的质量与数量进行检验、把关，并在入库单上签字；物品规格、内在质量等要求，由使用部门主管或内勤检验把关，并在入库单上签字；发现不符合数量和质量要求，要拒绝入库，并及时由内勤或采购人与供应方取得联系，落实整改措施直至符合要求方可入库。

　　e.物料入库必须填写《入库单》，《入库单》品名、数量、单价、金额等须填写详细，字迹清晰，签名符合要求，并把入库单一联交财务入帐，另一联由内勤留存，便于复查。

　　仓库物料保管及管理

　　a.物料入库后要建立《入库登记表》，填清楚进货时间、品名、规格、数量、单价及总值。

　　b.内勤对保管的物料应做到"品质清、规格清、数量清、堆放整齐、库容整齐、库地清洁；帐卡物相一致；按架、按位明标定放。

　　c.仓库要切实而严格做好防火安全工作，严禁吸烟，闲人莫入。

　　d.仓库钥匙应妥善保管，不得转借。

　　e.由于仓库管理不善或工作疏忽、差错造成物资遗失、损坏、变质等经济损坏，应追究责任者，并按有关规定进行赔偿和处罚。

　　物料发放管理

　　a.除应急事件之外，发放物料一律按先入库后发放，先进后出的原则，凭《领料单》上的时间、品名、规格、数量、用途、领料人员及主管人员须详细填写，字迹清晰。《领料单》一式三联，一联交内勤、一联交做帐人员、一联留存领料部门，便于复查。

　　b.对于使用部门需用仓库存放的特定工具、仪器等应向内勤借用，并填写《物资借用登记表》，表上的借用物资、借用日期、借用人签名、登记人、归还日期及质量状况须填写详尽，字迹清楚，借用人和登记人应当场检验把关，否则在归还工具时发现有任何损坏、遗失等均由当事人赔偿。

　　c.对于管理处员工需要领用工具时，应向内勤领用，并填写《工具领用登记表》，表上的名称、规格/型号、数量、领用日期、归还日期、领用人、仓管员及主管须填写详尽，字迹清楚。在领用前，领用人与内勤应当场检验把关，领用人离职前，必须把领用的工具归还管理处，发现有任何损坏、遗失等均由当事人赔偿。

　　d.在内勤不在时，由设备部值班工程师负责仓库领料工作。当需用物料或工具时，使用部门的当事人应直接向设备部值班工程师申请，由值班工程师填写《领料单》，并负责去仓库领取，事后应按正常规定补办手续。如有差错，责任应由设备部值班工程师承担。

　　e.发放物料时，内勤应按《领料单》上的品名、规格、数量、用途等要求，做到手续齐全，领料人、领料主管人在《领料单》上签字，明确责任方可发放，不准多发，避免造成浪费。

　　f.谁发料谁盘点,每季一次全面盘点。同时每月25日前做好《物资存库统计月报表》。

　　检查与考核

　　每季管理处对物资管理工作须进行全面检查，检查内容包括计划编制、采购、物资保管、领料发放等，并落实责任，执行考核，对于物资管理工作有明显成绩者或违章者将进行责任考核。

篇2：物业员工电话服务规范、业户接待规范

　　物业员工电话服务规范、业户接待规范

　　电话应答规范

　　电话是现代社会使用最为普遍的一种通讯联络方式。目前各种商业机构间的许多业务联系都是通过电话来进行的，一家公司职员的电话应接技巧优劣将直接影响公司的形象和业务的开展；所以，强调员工的电话应接技巧将成为现代企业确立自身形象的重要内容。

　　1. 电话应答的基本要求：

　　1.1 声音：接听电话时音量应适中，吐字要清晰，语气平缓，言简意赅。

　　1.2 接听：接电话要及时、迅速，不要让电话铃向超过三声。

　　2. 接听电话时的第一句话：

　　因为管理处的各个部门的职能不同或服务对象不同，所以接听电话时的第一句话也是不同的。

　　譬如，前台接待人员是代表管理处与物业内、外的业户接触或提供服务的，所以她(或他)接电话的第一句话就应是：

　　“您好，________管理处，我姓____，有什么可以帮您..."

　　管理处主要对住户服务的部门(如物业部、工程部等)接听电话的第一句话一般是：

　　“您好，我姓____，有什么可以帮您..."

　　3. 如来电的业户要求的服务不在自己的工作职责范围，应委婉地说明原因；并做好电话记录，交相关人员及时处理。

　　4. 接听电话应注意礼貌用语，如经常使用“您好"、“谢谢"、“对不起"、“再见"等。

　　5. 电话应答技巧

　　5.1 当业户要找的同事不在办公室时：

　　当你知道他/她在其他办公室处理事务，你可以如下应答：

　　“他/她在____办公室，我帮您找一下，请稍等。"

　　当你知道他/她所在办公室的分机号码，你也可以说：

　　“他/她在____办公室，我帮您转过去，请稍等。"

　　当你知道他/她正在开一个重要的会议，不便打扰，你可以如下答覆：

　　“他/她正在开会，请问您有什么事情可留言给他/她吗？

　　如果他/她不坚持立刻要有关人员听电话，可以让他/她过会儿再打来，或留下他/她的电话号码，以便你的同事回电。

　　5.2 当业户要找的同事正在接听其他电话时，你可以如下应答：

　　“他/她正在接电话，请问您能否稍等片刻？"

　　“他/她正在接电话，请问您能否留下电话号码，让他/她稍后给您回电？"

　　“他/她正在接电话，找其他人帮您可以吗？"

　　5.3 当你想迟一点回电时，你可以说：

　　“对不起，我现在有紧急的事要处理，请问您可否留下电话，我会尽快回电给您？"

　　5.4 当不得不让__先生/小姐听电话时，你可以说：

　　“这件事您可以找__先生/小姐谈一下，他/她的电话号码是______________。"

　　5.5 当你需要知道对方是谁时，可以说：

　　“对不起，请问您是哪个单元，贵姓名？"

　　5.6 内线电话呼叫与应答，对方应机后先报姓名：

　　“您好，我是______，..."

　　也可部门、姓名一齐报。

　　6. 处理电话投诉的应答技巧

　　6.1 当听到业户对某些问题投诉时：

　　如果投诉的内容在您的管理范围内，你可以说：

　　“我感到很抱歉，我会马上了解事情后尽快帮您解决的，..."

　　如果投诉的内容不在你的管理范围内，你可以说：

　　“对不起，我会把事情反映给____部门，然后给您答覆，请留下 阁下资料。"

　　6.2 当你对一些问题或信息不清楚时，你应该说：

　　“对不起，这件事我不太清楚，__先生/小姐也许可以帮助您。"

　　6.3 当业户询问涉及公司的政策或业户的要求违背管理公约时，你应该说：

　　“对不起，我无权处理此事，我会向有关领导反映阁下的意见。"

　　业户投诉的内容非常广泛，在此我们不可能一一列举。但是，在处理业户投诉时，我们应遵循的原则是：在不损害全体业主和管理处利益的前提下，我们应设法为业户提供快捷、周到的服务。

　　电话应答要求

　　1.声音：清晰明朗，不要说得太急。

　　2.接听：电话铃声不要超过三次声响。

　　3.不要说“喂"：接听须说：“早好/午安，________管理处"。

　　接听电话时，应报上自己的名字，接线生在转接后应留意是否有人接听，若无人接听时，须代为接听及记录来电人的姓名、电话号码或单位名称，以便转告。

　　4.如果要询问对方一些信息，必须说明询问的原因。

　　5.留意来电者的查询，要经常注意礼貌用语，

　　例如：“谢谢"“对不起"“再见"等等。注意以下用语：

　　不要用 改用

　　我不知道，不晓得。

　　对不起，我不太清楚。

　　他(们)不在。

　　对不起，他走开了。

　　迟一些来电。 有什么事吗？我会代为转告的，请留言。

　　单位员工的电话应答技巧代表了公司的形象，这虽然是一件小事，但若接电话不到位，就有可能在无意间令业户对管理处反感，从而令事情更恶化。

　　电话应答技巧

　　1.当“他人"正在吃午饭、出去、在开会或出差了等情况时：

　　应说：“对不起，他/她刚出外办事，将会在__点钟回来，请留下你的姓名，你能否留言？"

　　2.当“他/她"正在接听其他电话时：

　　2.1 “你是否可以留言？"

　　2.2 “你能否稍等片刻？"

　　2.3 “是否可以找其他人帮忙？"

　　2.4 “我先帮你转给他的/她的秘书，可以吗？"

　　2.5 “你可以过会儿打来吗？"

　　3.当你想迟一点回电时：

　　“我在15-20分钟内给你回电，行吗？"

　　4. 当不得不让____先生听电话时：

　　4.1 “你可以找____先生联络。"

　　4.2 “我建议你找____先生谈一谈吧。"

　　5. 当你想知道对方是谁时：

　　5.1 “请问是哪一位。"

　　5.2 “我可否知道你的名字吗？"

　　6. 当你想知道对方的单元：

　　“请你告诉我你的单元号，好吗？"

　　7. 当想让对方稍等一会儿时：

　　“谢谢你的来电，你能稍等几分钟吗？/我先帮你转给____先生，好吗？

　　处理投诉电话应答技巧

　　1.当听到业户对某些问题的投诉时：

　　"我感到非常抱歉，我会尽快了解事情后帮您解决问题的。"

　　2.当你对一些问题或信息不太清楚时：

　　"对不起，这件事情我不太清楚，____人(部门及职位)也许可以帮助你。"

　　3.当办公室所有的人都离开以后：

　　"本部门的其他人都已经下班了，您是否可以留言。"

　　4.当涉及公司的政策时：

　　"对不起，我无权处理这件事，但等我们核实后会答覆您的。"

　　办公室业户接待规范

　　管理处办公室是处理业户服务各方面事宜的主要场所，管理处办公室员工待客的规范和礼仪直接反映了管理处员工的素质和物业管理的水平。所以，办公室员工更应牢固树立对业户服务时的规范和礼仪意识。

　　1.管理处前台工作员工在见到业户进门时应正视对方，在业户走近前台时，应起立主动询问：

　　"先生/小姐，请问您有什么事？"或

　　"先生/小姐，有什么事我可帮您的？"

　　2.在业户表明来意后，应帮助他/她找管理处对口工作人员。如对口工作人员不在办公室，接待人员应说：

　　"对不起，先生/小姐。(您要找的)__先生/小姐刚出外办事了，您先请坐，我帮您找一找/帮您传呼他。"或

　　"对不起，先生/小姐(您要找的)__先生/小姐不在，您不妨先和__先生/小姐先谈一谈。"

　　3.如果业户有事要换个时间来访，接待人员可以建议他/她留下名片或联系电话。

　　4.管理处工作人员在工作时间应穿着整洁制服及佩带工作证。

　　5.业户在场时，管理处工作人员不应谈论内部或其他与工作无关的事务。

篇3：物业接待业户礼仪培训

　　物业接待业户礼仪培训

　　1)遇到业主要面带微笑，当业主进入服务中心时(或距离服务员3米时)，服务员站立迎宾，并行15度鞠躬礼，微笑地与业主问好打招呼，称呼要得当，问候语要简单、亲切、热情。对于熟悉的业主要称呼业主姓氏。

　　2)当看见业主进入服务中心时，在距离工作台3米时起身接待。一般一名工作人员负责接待同一人(群体)的到来，其他未起身工作人员应专注工作或微笑致意。一般起身接待顺序为左2、右2、左1、右1。(有工作任务的不必起身接待)

　　3)若业主不按服务次序，而是直接找某一个服务员，不管是谁，只要业主走到跟前，就由谁来负责接待该业主，要主动问询有何服务需求，若是自己的分工范围内，按服务程序和规定办理。

　　4)若业主的需求不在自己的工作分工内，应礼貌的介绍给负责此项工作的同事;而该同事应马上起立问好，接待业主，并按服务程序和规定办理。

　　5)与业主对话时宜保持1米左右的距离，要注意使用礼貌用语。

　　6)对业主的话要全神贯注用心倾听，眼睛要望着业主的眉心(但不要死盯着业主)，要等着业主把话说完，不要打断业主的谈话。业主和你谈话时，不要有任何不耐烦的表示，要停下手中的工作，眼望着对方，面带笑容，要有反应。不要心不在焉，左顾右盼，漫不经心，不理不睬，对没听清楚的地方要礼貌的请业主重复一遍。

　　7)对业主的问询应圆满回答，若遇自己不清楚或不知道的事，应查找有关资料或请示上司，尽量答复业主，决不能以“不知道”、“不清楚”作答。回答问题要负责任，不能不懂装懂，摸棱两可，胡乱作答。

　　8)说话时，特别是业主要求我们服务时，我们从言语中要体现出乐意为业主服务，不要表现出厌烦、冷漠、无关痛痒的神态，应说：“好的，我马上就来(办)”，千万不能说：“你没看见我忙着吗?”

　　9)与业主对话时，如遇另一业主来访，应点头示意打招呼，或请新来业主稍等，不能视而不见，无所表示，冷落新来业主;同时尽快结束谈话，招呼新来业主，如时间较长，应说：“对不起，让您久等了”，不能一声不响就开始工作。

　　10)与业主对话，态度要和蔼，语言要亲切，声调要自然、清晰、柔和，音量要适中，答话要迅速明确。

　　11)当业主提出的某项服务要求我们一时满足不了时，应主动向业主讲清原因，并向业主表示歉意，同时要给业主一个解决问题的建议或主动联系解决。要让业主感到：虽然问题一时未能解决，但受到了重视，得到了应有的帮助。

　　12)原则性、较敏感的问题上，态度要明确，但说话方式要婉转灵活，既不违反公司规定，也要维护业主的自尊心。切忌使用质问式、怀疑式、命令式、顶牛式的说话方式，杜绝蔑视语、嘲笑语、否定语、斗气语，要用询问式、请求式、商量式、解释式的说话方式。

　　13)打扰业主或请求业主协助的地方，首先要表示歉意，说：“对不起，打扰您了”。对业主的帮助或协助(如交钱后、登记后、配合我们工作后)要表示感谢。接过了业主的任何东西都要表示感谢。业主对我们感谢时，一定要回答“请别客气”。

　　14)当服务完毕，业主要离去时，负责接待该业主的接待员要起立行15度鞠躬礼，礼貌道别，在该业主走出服务中心大门后方可坐下。

　　送客离开

　　客户离去时，应起立，行15度鞠躬礼，敬语道别，并等客户出门后，方可落座。