社区物业接管验收及档案资料的建立与管理
一、物业接管验收：
主要分三个方面：
（一）档案资料的验收与交接
1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的详细交接验收工作，包括：土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。
2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。
（二）公共设备、设施现场验收与交接
1、我公司选派经验丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组，对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。
2、将对现场交接中发现的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上，交接验收单一式三份，由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后，各归档保存。
3、对交接验收中存在的各类问题，由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。
4、对已接管验收的区域，组织相关人员进行，以便尽快熟悉情况，保持环境整洁。
（三）物业管理用房的交接及钥匙交接验收
1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。
2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用，并填写钥匙交接单，同时建立交接档案备存，以便于钥匙的统一管理，做到放置稳妥，安全有序。
二、档案资料的建立
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式，我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，引进先进的物业管理软件，配备专职档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需要收集的档案资料有以下几种：
（一）委托方提供的资料
１、技术资料
Ａ、竣工图
Ｂ、附属工程及隐蔽工程的全套图纸
2、竣工验收证明书
建筑消防验收合格证
水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。
3、办公区域使用资料
各楼层办公资料（包括主要负责人、联系电话）
建筑面积计算书
（二）档案处建立的资料
1、物业资料
A、办公楼基本资料
B、办公区域基本资料
2、办公区域使用资料
各办公区域主要负责人资料
3、日常管理资料
A、保洁管理记录
a、日常巡查记录
b、绿化消杀记录
c、供水、排水管线检查记录
B、保安管理记录
a、日常巡查记录
b、交接班记录
c、值班记录
d、物资搬运放行记录
e、紧急事件处理记录
f、车辆管理记录
g、夜间查询记录
C、装修管理档案
D、维修服务档案
a、维修服务登记表
b、维修服务回访记录
Ｅ、员工管理档案
a、员工个人详细资料
b、员工业绩考核记录
c、员工内务管理检查记录
Ｆ、培训档案
a、各项培训计划及实施记录
b、培训结果考核及跟查记录
c、军事训练及消防演习记录
Ｇ、行政文件
a、政府部门文件
b、物业公司及集团公司文件
c、管理处规章
制度、通知、通报等文件d、管理处获得的荣誉
三、档案、资料管理办法
1、档案、资料建立及管理运行流程示意图
2、档案资料收、发管理程序：
A、管理处重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能立卷归档。
B、管理处日常管理文件（如管理处通知、通报等）按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续，并立卷归档。
3、档案资料管理要求：
A、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。
B、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。
C、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，并定期清除过期无效文件。
D、原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。
E、档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。
F、档案组卷按不同业务性质分块，以内空分类，逐一编号，登记造册编辑目录，最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。
G、档案保管必须有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案必须由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检验档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。
H、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理要求。
篇2：关于天津市新建住宅物业管理接管验收的指导意见(2012年)
关于天津市新建住宅物业管理接管验收的指导意见
天津市国土资源和房屋管理局文件
津国土房物〔20**〕372号
市国土房管局关于印发天津市新建住宅物业管理接管验收的指导意见的通知
各区、县房管局，各物业服务企业：
《关于天津市新建住宅物业管理接管验收的指导意见》(津国土房物〔20**〕102号)已超过法定有效期。经20**年第14次局长办公研究决定，现将需继续施行的《关于天津市新建住宅物业管理接管验收的指导意见》修订后印发给你们，请遵照执行。
20**年11月5日
关于天津市新建住宅物业管理接管验收的指导意见
各区县房地产管理局，各物业服务企业：
为了规范新建住宅物业管理接管验收活动，明确开发建设单位和物业服务企业对房屋及配套设施设备的开发建设与日常管理服务责任，新建住宅物业竣工后，物业服务企业应当本着“认真负责、严格验收、明确责任、保证安全”的原则与开发建设单位做好接管验收工作。
一、接管验收条件
新建住宅物业具备下列条件后，物业服务企业与开发建设单位应当办理物业管理接管验收手续。
(一)建设工程全部施工完毕，并竣工验收合格;
(二)取得《新建住宅商品房准许交付使用证》;
(三)供水、供电、供热、道路、绿化和卫生等设施设备建设完毕，能够正常使用;
(四)电梯取得准用证、二次供水和消防设施取得合格证书。
二、接管验收内容
(一)基础资料
1.竣工验收合格报告;
2.小区规划详图、竣工总平面图，单体建筑、结构、设备的竣工图，绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等资料;
3.物业质量保证文件和使用说明文件文本;
4.供水合同;
5.供电协议书;
6.供气协议书;
7.供热协议;
8.消防设施合格证;
9.电梯准用证;
10.机电设备出厂合格证、设备使用说明书、安装、调试报告和设备保修卡、保修协议;
11.业主购房合同文本;
12.维修资金交纳明细;
13.《新建住宅商品房准许交付使用证》;
14.《天津市住宅前期物业服务合同》约定的文件、资料和法律、法规规定的资料。
(二)房屋本体
1.房屋部位：包括屋顶、外墙面、内墙面、地面、楼地面和楼道等。
2.房屋设施设备：包括各种管线、表具、电器设备及有关设施设备。
(三)共用配套设施设备
1.共用配套设施：道路、绿化、雕塑小品、路灯、检查井、化粪井、机动车停车场、非机动车车棚、信报箱、物业管理用房、会馆和消防等设施。
2.共用配套设备：变配电设备、安防监控、楼宇自控、电梯、水箱和水泵等设备。
三、接管验收程序
(一)书面通知验收。新建住宅物业具备上述条件后，开发建设单位应当及时以书面形式通知物业服务企业进行物业管理接管验收工作。其中：分期建设的项目可以根据工程竣工进度情况，分期进行接管验收。
(二)成立验收小组。接管验收前成立由开发建设单位和物业服务企业组成的验收小组，根据工程竣工和项目的实际情况，做好接管验收的相关工作。
(三)移交基础资料。验收小组应当对基础资料进行查验。资料完整齐全的，开发建设单位应当与物业服务企业及时办理资料交接手续。不齐全的，开发建设单位应当书面说明情况并明确移交的时间和明细，待资料齐全后办理交接手续。
(四)查验房屋及设施设备。验收小组要按照国家和本市建筑工程质量标准和接管验收标准逐项对验收内容进行查验，并作好查验记录。对符合接管标准的房屋及设施设备，物业服务企业应当及时接管。
(五)限期组织修复。对查验中发现的问题，开发建设单位应当书面承诺修复的时间、责任部门和修复达到的标准。其中，对影响房屋和设备使用的问题，开发建设单位应当限期进行修复;对于不影响房屋和设备使用的问题，开发建设单位可行自行修复，也可以委托物业服务企业进行修复，委托修复费用由开发建设单位支付。
(六)签订接管验收文件。验收小组对验收内容逐项验收后，物业服务企业与开发建设单位应当及时签订物业管理接管验收文件。
接管验收文件应当包括：项目名称、验收的内容、房屋和配套设施设备验收情况及存在问题、修复责任和参加验收的人员、时间以及其他有关事项的约定并附移交的基础资料明细。
(七)资料保管。物业服务企业与开发建设单位办理接管验收手续后，应当将基础资料、接管验收文件由物业服务企业妥善保管。
四、接管后维修责任
新建住宅应当执行建筑工程保修的有关规定，在国家和我市规定的保修期限内，由开发建设单位负责维修。保修期限届满后，自用部位、设施、设备，由业主负责
维修、养护;共用部位、设施、设备的日常维修、养护由物业服务企业负责。 五、接管验收备案
物业服务企业与开发建设单位办理接管验收手续后30日内，物业服务企业应当书面告知辖区物业管理行政主管部门，并将接管验收文件及基础资料明细复印件送物业管理行政主管部门留存。
物业管理行政主管部门应当将上述留存资料存入项目档案。
篇3：新建物业接管验收工作安排
新建物业接管验收工作安排
（列明相关注意事项，具体计划可按现场情况来定）
一、确定标准。
二、对参检人员进行培训。
三、挑选一个单元作为接管检查的标准样板，确定总体质量标准样板。
四、按接管检查标准对照标准样板，对项目每套房间及外墙屋面、室外小品、道路等进行接管检查，对检查中达不到标准的，以书面整改单形式交施工单位限期整改.整改后及时复检，直至完全符合接管检查标准为止。
五、针对项目特点应注意事项。
六、检查人员安排：
分组情况，几个组，每组几个人，共多少人，谁负责等。
是个人按套操作还以组按项操作。
七、工作量：每组每天各检查几套房，几天完成检查任务。
八、验收时间：
初验： 天， 月 日至 月 日
初验整改： 天， 月 日至 月 日
终验： 天， 月 日至 月 日
终验整改： 天， 月 日至 月 日
终验整改验收： 天， 月 日至 月 日