物业经理人

X项目物业客服部文件管理制度及规定

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  X项目物业客服部文件管理制度及规定

  1制度

  1.1 客服部文员负责客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等)的收集存档和保管。

  1.2 文员、助理负责各部门文件及资料(技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等)的收集、存档和保管。

  1.3 任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

  1.4 秘密文件要妥善保管,不准散播其内容,未经总经理批准,不准翻阅,不准复印,不准带离办公室。

  1.5 员工个人档案、材料属秘密材料的,他人无权翻阅,保管人员也不准,禁止将这些资料擅自给他人过目。

  1.6 文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类,其目的都要使查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚地标明。

  1.7 要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理,无保存必要的材料,经总经理批准可做销毁处理。

  1.8 文件具有较强的严肃性和权威性,一经发文必须执行。

  1.9 文件一经领导签发,任何人不得擅自更改。

  1.10 文件分发传递必须做到及时、准确、安全。

  1.11 各部门对需要办理的文件,应当认真办理,不得延办、误办或推诿,对办理完毕的文件,承办人应填写结果和报告。

  2 规定

  为加强文件管理,准确传递文件,提高办公效率,特制定本规定。

  2.1 外部来文的有关规定:

  ⑴ 各上级机关、政府部门及其他单位来文,统一由办公室签收;

  ⑵ 对收到的外来文件,应及时进行分类、登记和分发传递;

  ⑶ 外来文件原则上先送总经理阅批;

  ⑷ 根据总经理批示,逐一传递各部门经理传阅;

  ⑸ 根据总经理批示,送达文件办理部门,并催促办理;

  ⑹ 承办过程中若有疑问,应及时请示,报告解决;

  ⑺ 文件阅毕或办毕,阅文人及承办人应填写承办结果和报告,连同原文退回秘书处存档。

  2.2 对外行文有关规定:

  ⑴ 部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件,均必须送总经理审阅后,方可外发。

  ⑵ 对外行文,领导批转后,原件由部门文员留存、归档。

  ⑶ 对外行文,统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。

  2.3 内部行文

  2.3.1公司内部一般性业务往来文件(包括联络单),由各部起草,部门经理签阅。

  2.3.2 公司内部文件(包括联络单),由各部收集、存档和保管,必须保证完整性及连续性,以便备查。

  2.4 不论外部行文或内部行文,一律由秘书、文员、内勤传递。

篇2:公司药业文件管理制度

  **药业文件管理制度

  1.目 的:为确保文件收发等事务正常、顺利进行,规范文件管理,特制定本规定。

  2.适用范围:本制度适用于总公司,各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。

  3.权责说明:总经办管理公司的收发文工作,各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文

  4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发,加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。

  4.2公司发文程序

  4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件,必须经分管领导同意后起草,交总经办核稿后呈送总经理签发。

  4.2.2总经理签发后由总经办制作文件,并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。

  4.2.3盖章完毕后,由总经办办理发、送、呈、存档事宜。

  4.2.4未签发的文件,总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记,并将有总经理签字的原件存档。

  4.3公司发文分类、编号:西藏药业〔20**〕××号。

  4.4对外文件必须做成红头,以示严肃和正规,格式附后。

  4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。

  5.公司部门发文

  5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效,不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。

  5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。

  5.2.1总经办发文:在管理制度内制订的实施细则,以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件,原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。

  5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文,经部门经理、部门分管领导签发后,在公司内部有效。

  5.3公司部门发文格式附后。

  5.4部门发文超出部门职权范围,又不应由公司发文的,须由相关部门共同签发,经分管领导批准后行文。

  5.5公司内部发文按以下办法分类、编号:

  西藏药业(总经办、信息部、***)发〔20××〕××号

  6.收文

  6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收,包括:政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等,同时填写《收发文登记表》,格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员,不得积压延误;属于急件的,应在接件后立即报送。

  6.2各部门应指定专人办理收文事宜。

  6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档,同时,每半年清理一次,没有及时存档的全部存档,并将填写的《收发文登记表》一起存档。

  7.其他

  7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者"不得复印"、"不得携出"字样。

  7.1.1绝密:绝密档案涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。

  7.1.2机密:机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。

  7.1.3 秘密:秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。

  7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。

  7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件,必须按规定填写文件借阅登记表,属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。

  7.4文件及有关资料的打印、复印、签章,必须按规定严格办理,并做好登记,严禁未经同意私自处理。

  7.5收发文处理不当或不及时造成损失的,由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理,没有或不及时归档的,每次贡献50元爱心基金。

  8.附则

  8.1 本制度由总经办负责解释。

  8.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

  8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

  附:

篇3:酒店文件管理制度(6)

  酒店文件管理制度(六)

  1.公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。

  2.收到的公文由行政办公室签收登记,分类后递交行政办公室主任拟办意见。

  3.总经理批办的公文,根据批示,由行政办公室转交承办部门和传阅员,并进行签收登记。

  4.因工作需要,借阅文件和档案,按规定程序办理借阅手续,用完后及时归还,秘密级以上的文件和档案,各级领导均不得携离酒店。

  5.各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限及时办理,不得拖延和积压;对承办批示存有异议,及时提出书面意见。

  6.各部门均应实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文负有催办义务,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。

  7.公文处理过程中,要做好平时归卷工作,办完后,及时将公文定稿,正本和有关材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政办公室归档。

  8.的所有人员调动和离职时,应将文件清理移交,没有移交清理完毕的,不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件,应及时交栏案室登记和保管。

  9.行政办公室没有保存价值的文件,经过鉴别和行政办公室主任的批准,予以定期销毁。

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