1.目的

　　为了使公司各部门文件管理规范化、系统化,加强文件起草的准确性和文件执行的有效性,特制定本制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于方正物业管理公司各部门及下属公司。

　　3.文件的类别、定义

　　3.1类别:

　　3.1.1公文按文种分为:管理制度、管理办法、请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等。

　　3.2定义:

　　3.2.1对公司范围内的工作事务制订带有约束性的规章制度,用"管理制度"或"管理规定"。 规定某些事项的工作流程或各部门的职责、职权的规章制度文件用"管理办法"。

　　3.2.2向集团领导、::公司领导请求指示、批准或汇报工作时,用"请示"或"报告"文种。同一级别请求批准事项时,可用"申请";经领导批示文件,可用传真。

　　3.2.3上级部门向下级部门传达重要情况,用"通报"或"决定"。

　　3.2.4对公司内部公布制度、办法及其它需要周知和共同执行的事项、计划、规定等,用"通知"。

　　3.2.5与集团兄弟公司进行工作接洽,需对方给以反馈时,要求填写中颐集团工作联络函。

　　3.2.6对周例会、总结计划会、部门工作沟通会等会议的内容纲要,规定事项和工作指示等,用"会议纪要",并发给相关与会人员。

　　4、文件格式

　　4.1规章制度格式:由首页表头+正文+页数组成。

　　4.1.1首页表头格式:

　　说明:首页的表头包括右上角注释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。

　　[右上角注释]:要求注明发文单位及规章制度的形式。(如公司发的管理制度,为“方正物业公司管理制度”;如公司发的管理办法,为“方正物业公司管理办法”,依此类推。)

　　[公司商标]:要求所有的文件首页必须加上公司的商标。

　　[权责单位]:行文部门名称(以便文件阅读者可将有关信息反馈给行文部门)。

　　[总页数]:共多少页(含附件)。

　　[生效日期]:文件自何时起生效。

　　[替代文件]:被新文件取代的原文件编号。

　　[编号]:由发文单位代号、年度及三位序数组成。

　　发文单位代号一般为各发文单位的第一个字起头。公司部门代号:行政人事部-“人字”、客户服务部-“客字”、财务部-“财字”、物业管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理处-“管字”。

　　如:行政人事部2006年制定的第一项管理制度编号为:人字(06)001;

　　[拟稿人]:拟稿人签名。

　　[审核人]:审核人签名。

　　[审批人]:审批人签名。

　　[主题]:文件的题目。

　　[归档密级] 根据文件的保密程度,分为普通、机密、绝密。密级以上文件在未归入行政人事部前的保密工作由行文部门负责,密级以上文件的查阅须经行政人事部同意、总经理批准后方可查阅。

　　4.1.2.正文基本要求

　　正文通常包括的内容:目的+适用范围+内容+附件。

　　[目的]:制定文件的原因及意义。

　　[适用范围]:收文单位及执行对象。

　　[内容]:文件具体内容。如遇电子版与原件内容不符,以审批人签名的原件为准。

　　[附件]:文件中提及的表格、流程图或其它。

　　4.1.3. 字体、字符与行间距

　　[字体] 为使文件有统一的格式,要求使用同一大小的字符与字体。这样可以避免文件在不同电脑系统或不同文字处理器之间相互传送时无法显现。

　　表头内字体大小及字间距必须按照本制度电子版的表头复制。

　　内容可使用字体:宋体。

　　可使用字号:正文使用小四号字。

　　行间距:1.5倍行距。

　　页尾:每页页尾设:第几页,共几页。

　　4.1.4. 条款的编排序号

　　1.

　　1.1.

　　1.2.

　　2.

　　2.1.

　　2.1.1.

　　…… 以此类推

　　4.2 其它公文格式

　　除规章制度外,公司其它各类公文如请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等,均统一采用集团公司规定的公文格式(见附件)印发。

　　5、文件处理

　　5.1拟稿与审核。

　　5.1.1拟稿要符合国家的方针政策、法律法规及集团公司、公司有关规定;情况真实,观点明确,文字精炼,条理清楚,层次分明,用词准确、规范,简明扼要;人、地、物名及引文和时间等,要具体、准确。

　　5.1.2拟稿部门负责人要对文件内容进行审稿以及对文件格式进行严格把关。

　　5.1.3规章制度文件除经拟稿部门初审后,均需送行政部人事部与总经理审核。

　　5.2签发。

　　5.2.1公司规章制度文件经审批后由行政人事部统一编号发放,并设立 “文件发放登记表”进行发放登记。

　　5.2.2公司其它各类工作联络函、请示、报告、通知、通报、批复、决定、决议、会议纪要、等,由拟稿部门或单位下发、登记与存档。

　　5.2.3秘密公文不得复印,摘抄、转发,传递时必须采取相应保密措施。

　　5.2.4所有文件一经签发即为有效。对已签发的文件,未经领导同意,对公文内容不得自行修改。

　　6、宣贯执行

　　6.1.1公司文件发放后,各部门负责人应及时在本部门内部组织学习宣贯,并落实执行。重要文件学习完后必须组织学习者签名。

　　6.1.2文件的学习与执行由行政人事部负责抽查。

　　7、文件的保管、归档与作废

　　7.1规章制度及公司重要公文,由行政人事部负责保管。设立文件目录方便查索,并将“文件发放登记表”、文件目录、文件原件连同电子版一起存档,建立台帐。

　　7.2一般往来公文由各部门负责人保管,并定期整理,设立目录,方便查索。

　　7.3各部门的以下文件须交行政人事部备案:

　　7.3.1因特殊情况接收并已自行处理的外来文件。

　　7.3.2重要会议的会议纪要、::规范、决定等未编号文件。

　　7.3.3政府颁布的法律、法规、行业管理办法等文件。

　　7.4文件的作废:当新修订文件下发后,被替代文件同时作废。收文单位在收到新修订文件后须及时将被替代文件销毁。

　　7.5所有文件均列入责任人离任交接的一项重要内容进行检查。

　　8、集团文件与外来文件

　　8.1对于集团公司下发的文件及外来文件均由行政人事部负责接收,其收文的处理程序为:收文、分文、传送、归档。?

　　8.2行政人事部收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,及时分送相关部门与领导。有关部门与领导及时学习与落实执行,并做好归档。

　　9、表单

　　9.1对于公司常用的表单统一表单头格式如下:

　　10、违反上述条款中任何一款,视情节轻重,对责任人按50-200元进行处罚。

　　11、附件

　　11.1请示、报告、申请公文模式

　　11.2 通知、通报、决定公文模式

　　11.3会议纪要公文模式

　　11.4工作联络函公文模式

　　11.5文件发放登记表

　　11.6文件目录

篇2：公司药业文件管理制度

　　**药业文件管理制度

　　1.目 的：为确保文件收发等事务正常、顺利进行，规范文件管理，特制定本规定。

　　2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。

　　3.权责说明：总经办管理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文

　　4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。

　　4.2公司发文程序

　　4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件，必须经分管领导同意后起草，交总经办核稿后呈送总经理签发。

　　4.2.2总经理签发后由总经办制作文件，并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。

　　4.2.3盖章完毕后，由总经办办理发、送、呈、存档事宜。

　　4.2.4未签发的文件，总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。

　　4.3公司发文分类、编号：西藏药业〔20**〕××号。

　　4.4对外文件必须做成红头，以示严肃和正规，格式附后。

　　4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。

　　5.公司部门发文

　　5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。

　　5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。

　　5.2.1总经办发文：在管理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。

　　5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。

　　5.3公司部门发文格式附后。

　　5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关部门共同签发，经分管领导批准后行文。

　　5.5公司内部发文按以下办法分类、编号：

　　西藏药业(总经办、信息部、***)发〔20××〕××号

　　6.收文

　　6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写《收发文登记表》，格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员，不得积压延误;属于急件的，应在接件后立即报送。

　　6.2各部门应指定专人办理收文事宜。

　　6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有及时存档的全部存档，并将填写的《收发文登记表》一起存档。

　　7.其他

　　7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者"不得复印"、"不得携出"字样。

　　7.1.1绝密：绝密档案涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。

　　7.1.2机密：机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。

　　7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。

　　7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必须按规定填写文件借阅登记表，属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。

　　7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必须按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。

　　7.5收发文处理不当或不及时造成损失的，由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理，没有或不及时归档的，每次贡献50元爱心基金。

　　8.附则

　　8.1 本制度由总经办负责解释。

　　8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

　　8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。

　　2.收到的公文由行政办公室签收登记，分类后递交行政办公室主任拟办意见。

　　3.总经理批办的公文，根据批示，由行政办公室转交承办部门和传阅员，并进行签收登记。

　　4.因工作需要，借阅文件和档案，按规定程序办理借阅手续，用完后及时归还，秘密级以上的文件和档案，各级领导均不得携离酒店。

　　5.各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限及时办理，不得拖延和积压;对承办批示存有异议，及时提出书面意见。

　　6.各部门均应实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文负有催办义务，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

　　7.公文处理过程中，要做好平时归卷工作，办完后，及时将公文定稿，正本和有关材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政办公室归档。

　　8.的所有人员调动和离职时，应将文件清理移交，没有移交清理完毕的，不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件，应及时交栏案室登记和保管。

　　9.行政办公室没有保存价值的文件，经过鉴别和行政办公室主任的批准，予以定期销毁。