物业服务二手项目管理应用:招投标现场考察(上)
第十三章、物业二手项目招投标现场考察
物业服务企业在获得参加投标资格后，企业总经理应马上下达成立项目考察组工作指令。项目考察组可视项目规模大/小，由企业总经理指定：高层管理人员、项目拓展人员、跟进项目经理、客户服务经理、保安经理、保洁绿化主管，工程部：水/电工程师、暖通工程师、工程维修主管等各专业人员共同组成。
考察组由高层管理人员带队，跟进项目经理负责考察工作协调组织，项目拓展人员负责随时与招标人进行沟通并从侧面了解其它考察单位名称、领队人姓名/职务。待考察结束后收集其企业相关背景资料，呈报企业总经理审阅后，交该项目服务管理投标方案编制负责人，为企业了解竞争对手，制定相应措施提供帮助。
现场考察准备会议：
物业服务企业在对招投标现场进行考察前，带队项目拓展人员应召开现场考察准备会。对参加考察人员做出明确工作分工，并在项目拓展人员做出项目情况说明后，提出考察注意事项、明确着装要求，公布考察纪律。
现场考察准备会议结束前，项目拓展人员应根据被考察项目考察通知，提出考察人员集合时间、集合地点、使用交通工具相关建议，经参会人员认可后，由高层管理人员下达指令。参加考察人员应按指令要求提前10分钟到达考察集合地点，在带队高层管理人员检查参加考察人员着装符合要求后，一同到达考察项目。
现场考察准备会议结束后，项目拓展人员应根据会议要求申请考察使用车辆，办理用车手续，并当面向考察车辆司机下达考察集合时间、集合地点、着装要求、注意事项、考察纪律等项工作指令。
现场考察注意事项：
物业二手项目招投标现场考察由于是招标人承担招集/组织责任，由招标代理机构依法按物业服务管理专业需要安排具体考察内容。所以，物业二手项目招投标现场考察不同于物业二手项目初步考察，物业服务企业考察内容应从表面感受转向了解实际现状。
物业二手项目招标人在组织物业服务企业进行招投标现场考察时，由于该项目服务管理资源还未转交业主大会，原物业服务企业出于“自身利益”受到威胁，不可能允许业主随意进入暖通、给水、配电、消防、监控、专业设备间等之内，也不可能提供技术图纸。虽然业主根据《物业管理条例》明确强调行使自主管理权力，但原物业服务企业还是可以用保障安全、未接到上级通知等理由，阻止招投标现场考察。此时，业主只能通过政府相关部门支持，要求原物业服务管理企业将配合招投标现场考察落实到基层主管，并当面取得相关基层主管在约定时间配合考察承诺的被动方式完成组织物业服务企业进行招投标现场考察工作。
物业服务企业在参加招投标现场考察时，应对招标人的处境给予充分理解，克服困难，依靠企业团队专业技能和所积累的服务管理经念，完成所需考察内容。对招标人无法控制现场考察的现象，参加考察跟进项目经理可在征得带队高层管理人员同意后，可出面劝阻招标代表崭时不要激化矛盾，请其带领参加考察企业离开争质现场，完成其它可以进行的考察工作内容。并做出虽然缺少技术摸底，也要一定认真完成投标方案编制工作，依法完成招投标工作程序，每一个参加竞标企业都会履行维护业主利益承诺。
物业二手项目招投标现场考察有别于物业二手项目初步考察，物业服务企业除要了解招标项目各方面实际现状外，还应由各专业根据本企业专业行业技术标准服务质量控制标准，思索如何满足接管验收要求。并按本企业服务质量控制标准构思本专业服务管理方案拟定要点，争取融入投标服务管理方案。
物业服务企业在参加物业二手项目招投标现场考察前，为防止其它企业过早掌握本企业竞标资迅及应参加考察人员不当回答招标代表提问，给企业竞标造成阻力，可制定授权回答招标人及其它竞标企业人员提问许可制度。明确指定带队高层管理人员、跟进项目经理、项目拓展人员有权代表企业回复相关提问。其它参加考察人员要礼貌的拒绝回答与本人专业技术之外的一切提问，必要时可热情的将其介绍给项目拓展人或跟进项目经理，继续自己现场考察工作。
物业服务企业在招投标现场考察如发现存在的设备故障、设施损坏、维修养护严重缺陷，经专业技术分析确定属于开发安装及原物业服务企业维修养护责任的质量问题。在私下征得带队高层管理人员或跟进项目经理同意后，可通过项目拓展人员采用私下交底的方式告之本专业带队考察招标人，并指出正确安装/养护质量标准，客观分析达到质量标准需要改进程序，告之改进费用估算。为招标人追索相关单位责任，回避承担前期服务管理缺陷，提供企业免责依据。
物业服务企业在参加物业二手项目招投标现场责任分工及考察重点：
一、企业高层管理人员：
1、负责承担招投标现场考察的现场组织管理工作。由于企业高层管理人员并不见得参加物业二手项目初步考察，其对本项目的了解基本是通过听取汇报和审阅该项目前期分析文件获得，缺少管理人对拓展项目应有的直观感性认识。所以，企业高层管理人员应利用自身积累的丰富管理经念，以一个专业管理者的视角，通过现场考察使自己对该项目增加全面了解。以便在编制投标方案时能给责任编制人做出有效编制指导。
2、由于现场考察工作分工及注意事项以在考察前就做出明确安排，企业高层管理人员此时首要工作是按要求通过现场考察使增加自己对该项目的全面了解，并对现场考察中出现的突发事件做出正确判断和有效处理。企业高层管理人员可以依椐“旁观者清”工作方法，游离考察大队人马之外的手段项目考察，适时下达处理突发事件工作指令，为分析、判断、解决问题留下必要缓冲时间。
3、建议企业高层管理及项目拓展人员在参加现场考察时穿着便装，以保持低调姿态，避免其它参加考察企业注意。企业高层管理人员可要求项目拓展人员在向招标人现场组织代表报到时表达歉意。
4、现场考察工作结束后企业高层管理人员应提醒项目拓展人员在向招标人现场组织代表表达谢意。集合考察人员做出考察小结，下达考察总结会议召开时间、地点、参加人员工作指令后，带领考察团队离开考察现场，完成现场考察工作。
二、项目拓展人员：
1、项目拓展人员利用自己与招标人代表相对熟悉的优势，应承担现场考察企业签到及与考察现场招标人代表工作协调责任。
2、由于项目拓展人员在现场考察中没有具体考察内容，所以应该承担本企业参加考察人员之间的内部沟通责任。
3、项目拓展人员在考察现场的工作位置，应该选择跟随自己在初步考察过程中不太容易深入了解的工程专业团队，除增加自己对该项目的全面了解外，还可方便将工程设备考察中出现的问题及时向企业带队高层管理人员进行通报，并将高层管理人员指令反馈给本企业工程考察人员，或就该问题与招标人代表进行有效沟通。
4、项目拓展人员在考察现场可利用自己相对行动自由的有利条件及良好的沟通技巧，尽可能多的了解其它参加竞标考察企业资迅，为企业编制投标方案增加竞争参考思路。
5、项目拓展人员在现场考察工作结束后，应在向招标人代表道谢后，再与本企业参加考察人员一起离开考察现场。
三、跟进项目经理：
1、跟进项目经理做为企业指定的拓展该项二手物业服务管理专业责任人及编制投标方案首要候选人选，应对考察项目的情况具备全面、细制的了解。跟进项目经理通过现场考察祢补初步考察缺项是其需要完成的首要工作任务。
2、跟进项目经理应和项目拓展人员一样，选择跟随工程专业团队，通过对该项目暖通、消防、给排水、安防监控、电梯等设施/设备祥细考察，全面了解项目真实情况。并为编制投标方案及拟定中标接管项目提供制定工作程序依据。
3、对于物业服务企业中非工程技术专业学历项目经理，在其工程技术知识及设施、设备养护质量判定能力，远远低于专业工程技术人员的普遍现状，非工程技术专业学历的跟进项目经理应充分利用招投标现场考察，向本企业工程技术人员学习工程技术知识及设施、设备养护质量判定标准。并通过学习过程了解该项目设施、设备养护情况，真正做到对项目真实情况心中有数。
4、跟进项目经理对本企业工程技术人员在考察中发现的问题，在听取工程技术人员说明后，迅速做出是否影响中标接管验收质量判断，并视情况做出是否需要与招标人代表进行沟通的决定。对于影响设施、设备运营安全的严重问题，应马上向带队企业高层管理人员做出情况汇报，并根据其指示向招标人代表做出正式通告。
5、跟进项目经理在将影响设施、设备运营安全问题向招标人代表做出正式通告前，应要求本企业工程技术人员就问题责任、解决方法拿出规范意见，并在征得带队企业高层管理人员认可后方可通告。通告应采取与招标人代表私下进行的方式完成，避免影响考察进程及在竞标考察企业中引起关注。
6、跟进项目经理在考察过程中可根据本企业服务管理标准，结合原物业服务企业在该项目设制的安全、警示、指引、告示标识，构思中标进场替换、增补方案，并做出初步财务预算。
7、跟进项目经理在考察过程中应根据项目规模及招标文件对服务质量提出的等级要求，做出该项目服务管理人员岗位设制分析，为制定投标方案提供用人编制、用人成本计算依据。
8、跟进项目经理在考察过程中应根据项目现状考虑中标进场低成本快速提高服务形象方案，为制定投标方案“改进、提高服务质量”或“中标进场承诺进行工作”章节提供编制构思。
9、跟进项目经理在考察过程中应特别注重体现敬业、务实的从业素质，采用认真、细制、不怕烦琐、不谓脏累的考察行为，潜移默化的在招标人代表中形成自己敬业、务实从业形象。为企业竞标项目经理推荐人选评价增加印象分数。
10、跟进项目经理在考察过程中应特别注意控制减少话语，慎重发表考察提问。在完成一个考察内容准备进入下一项考察内容间歇应将身上贴付的灰尘清扫干净，从使至终给人以干净整洁，注重保持形象的忠厚、干练感觉。
11、跟进项目经理在考察结束并将本企业参加考察人员招集在一起后，陪同项目拓展人员向招标人代表道别，随考察团队离开考察现场。
四、客户服务经理：
客户服务经理在考察过程中主要承担物业服务管理条件及业主居住生活保障环境方面考察责任。
1、业主居住生活保障环境考察：
客户服务经理应运用自己掌握的服务专业知识，根据被考察项目业户居住舒适、安全性是否符合或达到建筑原设计使用攻能。原设计是否存在缺陷，缺陷是否行成业主投诉焦点，是否可通过低成本简单改造达到业户满意，分析改造方案是否可编入投标服务管理方案，用以增加评标分数。
客户服务经理可带领、监督本企业工程专业技术人员及保安部主管按如下程序完成业主居住生活保障环境考察工作：
业户居住舒适是指居住该项目业户无论是驾车、还是步行进入小区，其人、车分流是否设制合理;
小区出、入口机动车减速，拦阻设施是否完备;
小区入口内车辆限速、禁止呜笛、行驶导向标识是否符合规定要求;
小区门口或停车场至居住建筑道路是否安全、方便，是否满足老年、残疾人士无障碍通行需要;
各建筑首层台阶、门厅地面是否具备雨雪防滑安全条件;
各建筑门厅楼门编号、门禁、监控设施是否完好可靠;
门厅、楼道墙面、天花是否干净无脱落现象;
查看门厅照明是否完好，手动开关是否灵活、有效;
电梯是否运行平稳、年检是否符合规定;
高层建筑高位水箱、电梯设备间是否干净整洁通风良好;
屋项平台保温、防水外观完好;
避雷环线焊接完整、无严重锈蚀;
天台门、窗完好、锁及插件齐备;
自上而下查看消防楼梯墙面、天花干净，灯具齐备、应急照明外观完整，楼梯扶手无损坏变形，消防门开闭是否灵活，涂层、外观是否完好;
各层楼道墙面、天花干净，照明灯具外观完整;
各楼层配电、电话、宽带、电视、供水、供暖井/间是否干净无杂物;
楼内手机信号饱满(含地下室);
消防箱/柜、消防设施齐全，外观完好，楼道无违规杂物;
地下室是否干燥、无积水，有无违规占用，照明设施是否齐备完好;
如该建筑物地下室建有与其它建筑或地下车库接接通道，应按地下室同样考察要求完成通道考察工作。对未设计与其它建筑或地下车库连接通道的建筑，应乘消防电梯返回首层门厅。
建筑外立面是否干净无脱落，是否设置防雷击及高空坠物警示标牌。非机动车停车棚设制是否符合安全及人工成本管理要求。
小区花园照明、道路、娱乐设施是否完好并符合安全要求。
小区机动车道规划是否符合安全行驶、便捷管理要求。
客户服务经理在考察中应提醒工程专业技术人记录电梯、照明用电功率，统计照明灯具数量;提醒保安部主管检查消防设施是否齐备，是否按时完成检验，统计缺失、损坏数字。
2、了解原物业服务质量并做出与本企业服务质量标准评价：
了解原物业服务收费标准、收取方式、业主意愿。
了解物业服务受理方式、受理时限、服务质量、业户满意度等内容。
了解停车泊位是否满足实际需要，收费标准是否成为投诉焦点。
了解招标人代表对原物业服务企业派住项目经理评价。
根据所掌握的资料迅速做出与本企业服务质量标准评价，思考对应改进方案，并争取有效融入企业投标管理方案。
3、物业服务管理条件考察：
物业管理办公室、职工宿舍、后勤保障(餐厅、卫生间、淋浴间、活动室)是否齐备。
物业服务维修、警卫、保洁值班室，库房是否满足服务管理要求;物业服务管理用房是否需要重新装饰装修，做出所需费用财务估算。
4、对超过30万建筑平方米的较大规模项目，为迎合二手项目通常采用半天常规考察时限，客户服务经理可用同类建筑抽查方式完成考察内容。
5、客户服务经理在考察结束后应与本企业参加考察人员一同等待项目拓展人员及跟进项目经理向招标人代表道别后，随考察团队一起离开考察现场。
五、工程部经理：
工程部经理应主要对被考察项目小区的供水、配电、供暖、消防、监控等情况进行考察。同时也应对初步考察中不便进行的电梯、照明、建筑物内部维修养护质量情况完成考察。
1、由于工程考察项目一般分为：配电、给排水、暖通、建筑养护、安防监控、电梯维护等项专业内容。工程部经理可视初步考察阶段所掌握的小区设施设备情况选择本企业相应专业人员共同完成考察工作。
2、工程部经理在进入被考察现场前，可提醒项目拓展人员与招标人代表协调工程专业分组考察事宜，表明建筑物内维修养护好环可直接影响业户生活环境质量，本企业对此十分重视。希望对方予以支持，并获得进入建筑物内综合考察协肋，由工程部经理事先指定人员选入建筑物内按规定考察程序进行考察工作。如现场考察招标人代表人员有限，可以企业信用做出不打扰业主正常生活，保证安全后由本企业工程考察人员独立进入建筑物内完成考察工作。
3、工程部经理在进行现场考察时，应将自己参加考察的工作重点放在小区配电、给排水、暖通等设施设备考察之上。亲自带队参加该部分全部考察工作，正确掌握小区配电、给排水、暖通等设施设备维修养护质量的真实情况。
4、工程部经理在对本考察中发现的设施、设施维修养护和极少出现的安装质量问题，在认真听取本企业本专业技术人员情况说明后，需迅速做出是否影响中标接管验收质量判断。并视情况做出是否需要向本企业跟进项目经理进行汇报及是否需与招标人代表进行沟通的建议。
5、工程部经理应在本企业跟进项目经理与招标人代表进行沟通时站在跟进项目经理身后，随时根据其要求及时向招标人代表做出相应技术说明。
6、工程部经理在对小区小区配电、给排水、暖通、消防设备进行考查过程中，应同时关注原物业服务企业工程设备标牌、编号设制情况。并与本企业工程设备维修养护管理标准进行对比，以便为本企业中标之后工程设备维修养护管理拟定方案。
7、工程部经理在考察现场进行考察位置移动时，应充分利用移动过程对移动路途延线的道路、公共照明、排雨水井、建筑物外立面、小区市政园林等维修养护情况进行考查。尽可能多的掌握该小区建筑物及工程设施、设备真实维修养护情况，为编制物业服务管理投标方案提供工程专业依据。
8、工程部经理在考察现场进行考察时，应通过跟进项目经理尽可能多的向招标人代表了解该小区业户对房屋质量、原物业工程维修服务投诉的焦点，掌握该小区工程维修养护矛盾形成原因，构思改进、调整方案。
9、工程部经理应依据招标技术资料并结合现场考察，掌握该小区公共设施、设备功率，并依此计算得出能源支出成本。为编制物业服务管理财务方案，正确制定物业服务管理费用收费标准投标报价提供计算依据。
10、对于招标人可提供“完整”技术资料的招标项目，可通过查验资料获得工程设备功率，经计算得出小区公共能源理论支出成本。但面对无法提供工程技术资料的物业二手招标项目，工程部经理只能通过现场认真考察，结合本企业长期积累的工程服务管理经念，掌握小区工程设备功率，得出小区公共能源理论支出成本。
11、由于通过现场考察掌握小区公共能源功率的工作点位分散，很难利用规定的考察时效准确了解全部工程技术数据。工程部经理在承接无法提供工程技术资料物业二手招标项目现场考察工作时，可提前对本企业工程技术人员做出准确记录考察设备功率工作指令。12、在对公共区域照明系统进行考察时，工程部经理要求相关人员在对建筑物内及小区市政区域考察过程中，采用对建筑物内电梯、公共区域照明;小区户外机动车、步行道路照明;地下室、地下停车库、地面停车场、分属小区区域景观、园林景观、娱乐场所等照明灯具数量，功率进行分类统计的方法完成考察工作。同时要求所得考察功率，数据必须写入考察专业报告，并于完成考察次日上交。
12、工程部经理在对现场进行考察时，应视考察进度争取对工程部值班、库房、夜班员工宿舍进行考察，了解工程维修保障用房条件。
13、工程部经理应对招标人代表反影的小区公共区域存在的问题引起重视，并一定对所反应问题进行实地考察。但注意不要进行任何现场分析及发表技术评价，避免草率表态给企业带来不便。
14、现场考察工作结束后，工程部经理应将工程技术人员招集至指定集合点。询问考察工作一切正常，向跟进项目经理进行汇报后，等待本企业考察团队一起离开考察现场。
15、工程部经理在带领工程技术团队离开考察现场后，应根据本企业带队高层管理人员召集考察总结会议要求，做出提前召开工程考察总结会议决定，争取在企业考察总结会前，初步完成工程专业考察情况汇总工作。
篇2：物业管理招投标评分细则方案
物业管理投标书、答辩及现场调查评分标准
一、标书 (总分100分)
1.企业基本情况 (14分)
2.物业管理服务的理念以及提高物业管理服务水平的整体设想和策划 (20分)
3.拟采取的管理模式、工作计划和物质装备情况 (8分)
4.管理人员的配备、培训、管理 (8分)
5.管理规章制度和住宅区档案的建立与管理 (8分)
6.经营管理指标的承诺及采取的措施 (10分)
7.社区文化活动的设想 (4分)
8.经费收支预算 (12分)
9.日常管理 (8分)
10.物业维修养护计划和实施 (8分)
二、现场答辩 (总分30分)
由评委对参加投标企业的答辩人进行提问。
提问内容:
1.投标书内容;
2.物业管理政策法规;
3.服务理念及设想;
4.物业管理过程中发生的实际问题及处理方法;
5.在其他物业小区管理的经验及案例;
6.业主关心的其他问题。
三、正在服务的其他物业小区现场调查 (20分)
1.招标选聘工作小组人员现场参观、考察、民意调查。
2.小区业主现场参观、考察、民意调查并将调查结果反馈给招标选聘工作小组人员,供评分时参考。
四、计分
上述标书分(100分)、答辩分 (30分),正在服务的其他小区现场调查 (20分), 总分(150分)。
物业管理投标书、答辩及现场调查评分标准细则
一、投标书评分细则 (总分100分)
(一)企业基本情况 (14分)
1.企业所管的普通居住小区规模较大,资质证书等级 (3分)
2.企业从业人员知识层次较高 (2分)
3.企业有合理的机构设置 (2分)
4.企业经营管理运作有特色 (3分)
5.历年获奖情况及管理的业绩 (2分)
6.企业发展的后劲和发展方向 (2分)
(二) 物业管理服务的理念以及提高物业管理服务水平的整体设想和策划 (20分)
根据有关法律、法规、政策、标准及锦灏佳园小区的特点提出整体设想及策划:
篇3：物业管理招投标程序
招标与投标足按法律规定程序进行的一种经济活动,其全过程必须严格依照法律的有关规定进行,否则就可能会引起纠纷。物业管理招标投标的一般程序如下:
(一)准备阶段
1.选择招标方式。是公开招标还是邀标、议标。
2.成立招标领导小组。在政府物业管理行政主管部门指导下,由业主方(如房地产开发商或业主委员会)成立招标领导小组,小组成员由业主方派出,也可聘请有关部门人员和物业管理专家参加。通常还委托招标代理机构(如物业管理招投标有形市场)来具体实施招标工作。
3.确定招标项目、招标指导思想及原则。
4.编写招标书。招标书的主要内容有:
(1)拟招标的物业基本情况。包括占地面积、建筑面积、房屋类型与数量、公用设施、场地情况等。
(2)物业管理内容。包括基础服务管理、特殊要求管理,还有专项管理。
(3)对招标的有关说明。如物业管理委托期限,物业移交日期,给物业管理提供的条件(如提供管理用房、商业用房面积),物业管理服务收费及维修资金标准,以及其他需要说明的问题。
(4)物业管理考核标准与奖惩措施。
(5)投标开标时间。
此外,对招标书的具体内容和要求还应做出较详细的说明,如提供建筑结构图、设备型号清单等,以便投标单位编制标书。
5.若是公开招标,则将向社会发布招标公告。通过公众信息渠道向社会公开发布招标公告。公告内容主要包含招标的物业名称、投标单位条件、报名投标截止日期,投送投标书截止日期,以及联系地址、电话等有关事项。
(二)招标阶段
1.招标单位向投标单位提供招标文件,接受咨询。在进行规模较大、比较复杂的物业项目招标时,通常由招标单位委托的招标代理机构在投标人购买招标文件后,统一安排一次投标人会议,即标前会议。标前会议通常安排在现场;或者先到现场视察,再集中开标前会。召开标前会议的目的在于解答投标人提出的各类问题。
2.投标单位资质资信审查。在报名截止日期后,对报名投标单位进行资质审查,从中选择若干家参加投标,并书面通知各投标单位。
3.投标书的报送。参加投标的物业管理企业应在规定的报送投标书截止日期前,将投标书密封送达投标领导小组(办公室)或其委托的招标代理机构。
(三)开标阶段
1.按照标书中规定的时间、地点,在法律公证机关公证员及有关投标管理部门工作人员、投标单位代表共同参与监督下,公开开标并登记。
2.由评标委员会采用会议形式审查和评议各投标单位的标书,确定中标单位。评标委员会成员通常由物业管理专家组成。
3.公证员宣读公证书,确认预选中标单位。
(四)中标和订立合同
确定中标单位后,应书面通知中标单位。中标单位与业主方一般还会进行必要的商务谈判,才会正式签订物业管理服务合同。合同签订后才标志着中标单位取得了对该物业的物业管理权。