精工股份环境记录管理程序
EMS程序文件 ISO14000手册
1 目的
建立公司各种环境记录的编制、签发、填写、审核和保管程序，确保在需要时提供环境管理体系有效运行的证据。
2 适用范围
适用于本公司环境管理体系运行有关记录的控制。
3 职责
3.1综合办公室是记录制定、编码、评审、修改、换版、分发的归口管理部门。
3.2各职能部门负责本部门环境记录的编制、填写、收集、保存。
3.3综合办公室负责环境记录归档及超过保存期环境记录销毁的归口管理。
4 工作程序
4.1环境记录内容
4.1.1环境记录是环境管理体系连续运行的证据，其中包括：
a法律法规的要求;
b环境因素和有关的环境影响;
c环境培训活动;
d检查、校准和维护活动;
e监测数据;
f违章情况、事故、投诉和手续措施;
g文件控制记录;
h环境信息交流记录;
i供方和承包方信息;
j体系日常运行情况;
k环境审核和管理评审。
4.1.2公司环境记录的媒介形式为表格形式，也可以呈其他形式，如硬盘拷贝、电子媒介等。
4.1.3公司环境记录种类、相关部门和保存期限见《环境管理体系文件目录一览表》。
4.2环境记录的分级管理原则
4.2.1综合办公室负责环境记录的编码、登记、确定归档范围、保存期限、处置方法及需长期保存的环境记录和体系运行记录的管理。
4.2.2各使用环境记录的部门负责相关环境记录表式的编制、填写、收集、保存和管理。
4.3环境记录的编制和审定
4.3.1综合办公室负责组织编制环境记录格式。
4.3.2各部门根据工作需要可新编制的环境表式草案，经本部门负责人审核报综合办公室汇总审定、编码，由管理者代表批准，综合办公室负责登记和发放。
4.4环境记录的标识和检索
4.4.1根据《文件控制程序》，每一环境记录表式均应按规定有唯一的编号，内容主要是标题(名称)、编号。
4.4.2综合办公室编制《环境管理体系文件目录一览表》以便检索和管理，并将环境记录表式收集汇总成《环境管理体系记录格式汇编》，原件保存在综合办公室以便查阅和使用。
4.5环境记录表式的更改
环境记录表式更改时，部门负责人、公司主管领导签批后，综合办公室负责更改登记，必要时向各部门发放《文件修改记录》。
4.6环境记录的管理
4.6.1填写要求
a环境记录应真实、字迹清晰，并按要求正确填写，不应涂改。文字表达准确、简练，手续完备，具有可追溯性;
b填写环境记录，必须使用黑色水笔或蓝黑水笔书写，复写时应用黑色单面复写纸。
4.6.2查阅、借阅
a需查阅、借阅环境记录，须经综合办公室及保管部门负责人的同意，可在保管部门查阅。
b所有环境记录的原件一律不外借;
4.6.3环境记录的编目、贮存
a各车间、部门文件管理员每月底按类别收集整理环境记录，装订成册，并编制部门环境记录目录，予以保存;
b与环境体系有关环境记录，各部门每年度末送综合办公室归档并登记在《环境记录归档登记表》上;
c保存环境记录，应有专人专柜，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作;
d采用其他媒介形式的环境记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失，并且每二年复制一次。必要时，应复制备份。
4.6.4环境记录的保存期
归档的环境记录，保存期按档案部门的规定执行。
4.7环境记录的处理
4.7.1已超过保管期且无查考价值的环境记录以销毁处理。
4.7.2需销毁的环境记录，文件管理员填写《文件和资料销毁清单》经部门负责人、管理者代表审批后，由综合办公室负责销毁，销毁时需二人在场。需作资料保留的作废记录，加盖“作废留用”印章方可留用。
5 相关文件
《文件控制程序》
6 环境记录
《环境记录清单(详见本表)》
篇2：房地产公司质量手册:质量记录控制工作程序
房地产公司质量手册：质量记录控制程序
1.目的
通过对质量记录的控制和管理，为产品符合规定要求及质量体系的有效运行提供客观证据。
2.范围
适用于公司质量体系运行和项目开发建设全过程质量记录的控制。
3．职责
3.1 工程部负责质量记录的设置，编制质量记录清单，监督检查各部门的执行情况。
3.2 各部门负责所分管质量活动中质量记录的管理，并按规定进行有关记录的移交。
3.3 总经理工作部负责公司的档案管理工作。
4．控制程序
4.1 质量记录的设置
4.1.1 工程部负责对质量体系文件中涉及的质量记录进行汇总，编制质量记录清单和表格样式，具体见Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》。
4.1.2 当质量记录需要进行增加和删除时，由使用部门提出申请，填写“质量记录变更申请单”，阐明理由，属表格形式的要提供表样，报工程部审批后开始启用。
4.1.3 工程部负责对批准使用的质量记录进行编号，并将其列入质量记录清单。
4.2 质量记录的编号
质量记录的编号由设置编号和填报编号两部分组成：
4.2.1 质量记录的设置编号位于记录左上方，其结构为：QRSS-**
其中：QR-表示质量记录
SS-**该记录顺序号
4.2.2 质量记录的填报编号位于记录右上方，其结构为：
MMM-SS-***
其中：MMM-填报部门代号，各部门的代号见Q/TZH-WI-006《文件编码规定》；
SS-填报年号
***-填报的顺序号
4.3 质量记录的填写要求做到：
字迹清楚，表达明确；
真实、客观、准确、及时地反映活动的过程和结果；
具备记录人的签字和填写的日期；
4.4 质量记录的传递
4.4.1由各部门资料员负责按照质量记录的传递路线，进行质量记录的传递。
4.4.2质量记录的传递，以相关人员在记录上的签字、档案移交记录表、盒内文件清单等形式作为传递过程的记录，必要时，可登记“质量记录发放登记台帐”和“质量记录接收登记台帐”。
4.5 质量记录的收集、贮存和归档
4.5.1 各部门资料员负责收集整理质量记录，在专门位置存放，进行保管和维护，以备查阅。
4.5.2 根据Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的要求，由部门资料员负责对质量记录进行整理归档。
4.5.3 总经理工作部负责对归档后的质量记录进行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的规定执行。
4.5.4 各部门保管的质量记录的保存期限为五年，逾期可自行销毁处理。
4.6 质量记录的查阅
查阅人员需查阅质量记录时，应征得部门负责人同意后，方可进行查阅。当顾客提出查阅要求时，由接待部门征得工程部的同意后，为顾客提供有关的质量记录。
5.质量记录
5.1 QR19-01 质量记录变更申请单
5.2 QR19-02 质量记录发放登记台帐
5.3 QR19-03 质量记录接收登记台帐
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.3 Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》
篇3：房地产公司质量记录控制工作程序(3)
房地产公司质量记录控制程序（三）
1.目的
通过对质量记录的控制和管理，为产品符合规定要求及质量体系的有效运行提供客观证据。
2.范围
适用于公司质量体系运行和项目开发建设全过程质量记录的控制。
3．职责
3.1工程部负责质量记录的设置，编制质量记录清单，监督检查各部门的执行情况。
3.2各部门负责所分管质量活动中质量记录的管理，并按规定进行有关记录的移交。
3.3总经理工作部负责公司的档案管理工作。
4．控制程序
4.1质量记录的设置
4.1.1工程部负责对质量体系文件中涉及的质量记录进行汇总，编制质量记录清单和表格样式，具体见Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》。
4.1.2当质量记录需要进行增加和删除时，由使用部门提出申请，填写"质量记录变更申请单"，阐明理由，属表格形式的要提供表样，报工程部审批后开始启用。
4.1.3工程部负责对批准使用的质量记录进行编号，并将其列入质量记录清单。
4.2质量记录的编号
质量记录的编号由设置编号和填报编号两部分组成：
4.2.1质量记录的设置编号位于记录左上方，其结构为：QRSS-**
其中：QR-表示质量记录
SS-**该记录顺序号
4.2.2质量记录的填报编号位于记录右上方，其结构为：
MMM-SS-***
其中：MMM-填报部门代号，各部门的代号见Q/TZH-WI-006《文件编码规定》；
SS-填报年号
***-填报的顺序号
4.3质量记录的填写要求做到：
a.字迹清楚，表达明确；
b.真实、客观、准确、及时地反映活动的过程和结果；
c.具备记录人的签字和填写的日期；
4.4质量记录的传递
4.4.1由各部门资料员负责按照质量记录的传递路线，进行质量记录的传递。
4.4.2质量记录的传递，以相关人员在记录上的签字、档案移交记录表、盒内文件清单等形式作为传递过程的记录，必要时，可登记"质量记录发放登记台帐"和"质量记录接收登记台帐"。
4.5质量记录的收集、贮存和归档
4.5.1各部门资料员负责收集整理质量记录，在专门位置存放，进行保管和维护，以备查阅。
4.5.2根据Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的要求，由部门资料员负责对质量记录进行整理归档。
4.5.3总经理工作部负责对归档后的质量记录进行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的规定执行。
4.5.4各部门保管的质量记录的保存期限为五年，逾期可自行销毁处理。
4.6质量记录的查阅
查阅人员需查阅质量记录时，应征得部门负责人同意后，方可进行查阅。当顾客提出查阅要求时，由接待部门征得工程部的同意后，为顾客提供有关的质量记录。
5.质量记录
5.1QR19-01质量记录变更申请单
5.2QR19-02质量记录发放登记台帐
5.3QR19-03质量记录接收登记台帐
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.3Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》