万科集团项目经理部文档管理制度
第一条:目的
为统一各项目经理部的文件归档, 便于文件检索及工作交接,明确项目完工后移交资料内容,完善文件责任制度。
第二条:职责
工程管理部负责编制、修订和解释,项目经理部实施。
第三条:内容:文件的归档分类:
A册:公司管理规范:
区域万科工程管理控制文件一套(A1)
项目经理部职责及人员架构表(A2)
B册:合同文件:
施工合同文件(B1)
监理合同文件(B2)
材料采购合同文件(B3)
合同登记汇总表(B4)
施工合同半月报(B5)
C册:公司内部来往文件:
发文:
送公司报告(C01)
发工程管理部文(C02)
发设计部文(C03)
发成本管理部文(C04)
收文:
工程管理部来文(C10)
设计部来文(C20)
成本管理部来文(C30)
D册:
监理公司往来文件
《监理人员登记表》及证明资料(D1)
监理规划(D2)
监理细则(D3)
监理例会纪要(D4)
监理备忘录及专题报告(D5)
监理月报及审核意见(D6)
发监理单位文件(D7)
E册:
与施工单位来往文件
施工组织设计(E1)
施工方案(E2)
工程联系单(E3)
报告及函件(E4)
F册:
设计变更和工程签证
设计变更(F1)
技术核定单(F2)
工程签证(F3)
G册:
计划管理
总进度控制计划及评审记录(G1)
施工图纸交付计划(G2)
承包单位进场计划(G3)
甲供材料进场计划(G4)
资金使用计划(G5)
总进度计划(施工单位)(G6)
月计划(施工单位)(G7)
周计划(施工单位)(G8)
H册:
作业指导书
工程管理指导书(H1)
成本管理指导书(H2)
技术交底记录(H3)
I册:
材料设备管理
封样登记一览表(I1)
收(调)料单(I2)
设备调试验收记录(I3)
J册:
进度款支付
工程进度款审批单(J1)
物资进度款审批单(J2)
扣款通知单(J3)
奖/罚款通知单(J4)
K册:
会议纪要
公司每月工程例会纪要(K1)
公司现场工作协调会纪要(K2)
甲方召集专题会议纪要(K3)
项目经理部内部会议纪要(K4)
L册:
后勤管理
考勤表(L1)
项目经理部固定资产登记表(L2)
其他文件(L3)
第四条:文件索引目录
项目经理部文件按上述方法进行分类,每个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷索引表》、《文件目录表》此三级索引表,以便对归档文件进行检索。《文件卷目总索引表》列明归档文件各卷目编号及名称,贴于文件夹外,以便于检索;《文件卷索引表》列明本卷归档文件的分类及名目;《文件目录表》作为质量记录、文件的最终目录,在文件归档时进行登录,须列明文件的编号、主题及归档时间。
第五条:文件夹标签
文件须以文件夹分类存放,文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号。各文件夹按卷目编号进行排放。
第六条:移交公司文件
工程完工后在项目经理部撤消时,项目经理部需将上述十二册内容移交
工程管理部。
篇2:项目管理处文档管理制度
项目管理处文档管理制度
根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理文档工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定以下制度:
一、管理处电脑文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的存档、收集和保管,做到完整、系统、准确。
二、任何人员借阅上述文件资料,须经管理处经理批准,登记日期、用途、经手人及归还时间。
三、属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。
四、员工个人档案材料属秘密材料,他人无权翻阅,保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料等要进行合理归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是按内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚地标明。
六、要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经管理处领导批准可做销毁处理。
七、积极实行档案现代化管理,应用计算机检索手段,做到文档管理标准化、规范化和程序化。
八、会同有关部门,在购置重要设备到货时,检查验收文件材料,并及时归档。
九、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理好,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交文档管理员及时归档。