建设集团文件控制程序
1 目的
保证质量体系、职业健康安全和环境管理体系文件和资料处于受控状态，及时获取并使用所需文件的有效版本，防止文件丢失、误传，确保质量体系、职业健康安全和环境管理体系正常、有效运行。
2 范围
适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系文件和资料，包括相应外来文件的控制。
3 职责
3.1 综合管理部负责制订、修改和组织实施本程序，并负责管理体系文件的出版、发放等日常管理工作，并负责监督公司各部门对管理体系文件的管理与控制。
3.2 综合管理部负责转发政府主管部门、上级单位和本公司发布的文件以及人力资源文件资料的管理。
3.3 综合管理部负责内部审核管理方案的文件和归档管理。
3.4 工程部负责应急预案的文件和工程图纸资料的归档管理。
3.5 工程部负责工程施工组织设计、重要施工方案、职业健康安全和环境控制措施等文件的审核以及相关文件的归口管理。
3.6 计划部负责合同文件、工程劳务招标文件及其相关文件的归口管理。
3.7 物资部负责设备、物资招标、采购及相关文件的归口管理。
3.8 生产准备部负责生产准备、试运行规程、规范等相关作业文件的归口管理。
3.9 各有关部门负责本职能管理范围内相关文件的获取、编制、审批、发放、接收、评审、更改和保管等各环节的管理工作，并负责制定文件现行状态的清单。
3.10 各部门应设置专人负责质量、职业健康安全和环境管理体系文件、资料的收发、登记、标识、复制等工作。
4 管理内容与方法
4.1 文件的分类
--管理方针和管理目标;
--质量、职业健康安全和环境管理手册;
--质量、职业健康安全和环境体系程序文件;
--为确保体系的有效策划、运行和控制所需的作业性文件，包括技术性文件、管理标准、制度、规定、工作标准以及记录表示等;
--质量、职业健康安全和环境记录。
4.2 文件的编制
文件由承担其管理职能的部门组织编制。
4.3 文件的审批和发布
4.3.1 质量、职业健康安全和环境手册由管理者代表审核，总经理批准发布。
4.3.2 程序文件由综合管理部组织审核，管理者代表批准和发布。
4.3.3 技术文件由工程部、生产准备部分别组织各自职能范围内的审核，主管副总经理批准和发布。
4.3.4 管理文件由综合管理部组织审核，主管副总经理批准和发布。
4.3.5 对外签订的经济合同按《合同管理办法》进行审核后，由法定代表人或其授权人签署。
4.3.6 需直接引用的由国家颁发的有关标准、规程、规定等外来文件，由各职能部门提出并列出清单报主管副总经理批准，批准购买的文件经综合管理部登记后分发。
4.4 (受控)文件的编号、发放、更改、评审及存档管理
4.4.1 文件编号按《文件编号规定》附录B执行。
4.4.2 受控的文件应做好标识，标明文件归口管理部门和分发号等。
4.4.3 文件的发放由公司综合管理部负责，其受控文件应填写《内部文件发放登记表》，按批准的发放范围发放;非受控文件的发放按相应的规定发放。文件的发放应做好记录。
4.4.4 文件领用人在《内部文件发放登记表》上签名后领取。
4.4.5 受控的工程施工图纸、资料的领取、分发及收回按《工程图纸、资料的管理规定》执行。
4.4.6 文件领用人应对受控文件妥善保管和使用，防止污损和遗失。当使用的受控文件严重破损时，应到综合管理部办理文件更换手续，交回原文件，换发新文件，并仍沿用原文件分发号。
4.4.7 当受控文件丢失后，应到综合管理部重新办理申请领用手续，并做出说明，文件补发后，要注明丢失文件作废。
4.4.8 当受控文件使用人调离该岗位时，应将文件移交岗位接替人或上交文件发放部门。
4.4.9 受控文件的更改审批及发放管理按原文件的管理程序办理，并填写《文件更改申请表》，当采用新文件时应将原文件收回作废。并在作废文件上加盖“作废”标志。
作废文件可由文件的管理部门视具体情况按如下方式处置，作废文件的销毁应批准，并有人监督：
--文件的管理部门将作废文件统一收回，做好作废标识后封存或销毁记录;
--为任何原因而保留作废文件时，应予以明显标识，并与有效文件分开存放。。
4.4.10 质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中，随着质量、职业健康安全和环境方针、目标、法制法规要求、组织结构等引起管理体系变化时，应及时评审(间隔期不超过12个月)，必要时予以更新，以确保文件的有效性，充分性和适宜性。
4.4.11 更改后的文件应标明更改版次，并按原发放名单追踪发放，文件的更改可采用换页或升版的方式进行。
4.4.12 外来的上级管理部门文件，其收发、传阅等由公司综合管理部实施管理。
4.4.13 受控文件的存档按《档案管理规定》实施。
4.4.14 文件需复制时，由使用部门提出申请，经文件的管理部门批准，由文件的发放部门办理登记手续，与原件一样实施控制。
4.4.15 管理文件如有网络版本，由文件管理部门提供只读共享，网络版以文件管理部门在网络上公布的版本为准。
5 相关文件
附录B《文件记录编号规定》
《工程图纸、资料管理规定》
《档案管理规定》
6 相关记录
《传真样式》
《签报》
《会议办理会签单》
《发文稿纸》
《内部文件发放记录表》
《文件更改申请表》
《文件收回登记表》
《文件销毁申请表》
《文件销毁登记表》
《收文登记》
《发文登记》
7 附录
附 录 A 流程图
附 录 B 《文件记录编号规定》
附 录 C 《传真样式》
附 录 D 《签报》
附 录 E 《会议办理会签单》
附 录 F 《发文稿纸》
附 录 G 《内部文件发放记录表》
附 录 H 《文件更改申请表》
附 录 I 《文件收回登记表》
附 录 J 《文件销毁申请表》
附 录 K 《文件销毁登记表》
附 录 L 《收文登记》
附 录 M 《发文登记》
附 录 A
(资料性附录)
流程图
A.1 管理体系内部文件控制流程图
A.2 管理体系外部文件控制流程图
附 录 B
(规范性附录)
文件记录编号规定
B.1 目的
为促进企业管理规范化、科学化、程序化，特制定本规定。
B.2 范围
适用于公司企业标准的编号。
B.3 管理内容与方法
B.3.1 企业标准文件记录编号格式
Q / GDCF * * ** .*** ─ ****
企业标准代号
企业名称代号
企标版本号
企标分层代号
职能部门代号
企标、记录顺序号
企标批准年号
B.3.2 编号格式注释
B.3.2.1 企业标准代号：
用字母Q表示。
B.3.2.2 企业名称代号：
国电常州发电有限公司简称“国电常发”的汉语拼音字母(大写)的字头组成，即用“GDCF”表示。
B.3.2.3 企标版本号：
以大写字母A、B、C......表示，目前采用“A”版本号。
B.3.2.4 企标分层代号：
--质量、职业健康安全、环境管理手册用数字1表示
--程序文件用数字2表示
--作业性文件用数字3表示
--记录性文件用数字4表示
B.3.2.5 职能部门代号：
职能部门名称 代号 职能部门名称 代号
综合管理部 01 财务部 04
计划部 02 物资部 05
工程部 03 生产准备部 06
B.3.2.6 企标、记录顺序号
企标的顺序号按发布日期的先后顺序用阿拉伯数字排序，记录的顺序号为记录按文件颁发日期的先后顺序并考虑文件中的记录顺序用阿拉伯数字排号(20**年10月28日发布的A版企标的顺序号和记录顺序号由贯标工组小组统一编制，以后按发布日期的先后顺序进行排序)。
B.3.2.7 企标批准年号
用企标批准年份的四位数字表示，同一企标修改需重新批准发布的，批准年号用批准时年份的四位数字表示。
B.3.3 文件编号中符号的运用
在企业标准代号与企业名称代号之间，用斜线“/”分开;在企业名称代号与标准代号之间用空格分开;在职能部门代号与企标顺序号之间用圆点“•”分开;在企标顺序与企标批准年号之间，用横短线“-”分开。
如《文件控制程序》为Q/GDCF A201.001-20**.
如《发文登记》记录的编号为Q/GDCF A401.002-20**，表示公司综合管理部20**年颁布的第2张记录表式。
B.3.4 记录流水号的编号规定
B.3.4.1 记录流水号的编号格式
B.3.4.2 记录流水号编号注释
记录部门代号为填写记录部门的代号，部门代号见A.3.2.5的职能部门代号。
B.3.4.3 记录流水顺序号
记录流水顺序号用三位数阿拉伯数字表示。
B.3.4.4 记录识别号(可选)
记录识别号用大写英文字母表示，当各部门内部同一记录的应用范围不同时，用于识别记录的应用范围。识别号位数由部门控制，并可相应增加分割符。
B.3.4.5 记录流水号中符号的运用
在记录部门编号与记录流水顺序号之间用圆点“•”分开，记录顺序号与记录识别号之间用“-”分开。
如01.010，表示公司综合管理部填制某记录的第10个记录。
01.010-NS，表示公司综合管理部某记录的第10个关于体系内审方面的记录。
篇2：公司文件控制程序（十三）
公司文件控制程序(十三)
1.目的：
对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。
2.范围：
本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。
3.职责：
3.1总裁负责管理文件的批准。
3.2管理者代表负责管理文件的审核。
3.3办公室负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制。
3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。
4.程序：
4.1文件的编写、审批。
4.1.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。
a) 管理体系文件由总裁批准。
b) 行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，办公室主任审核，总裁批准。
c) 作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准。
4.2文件的编号
所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。具体编号方法：
a)管理手册的编号方法
SY MM ****
年代号
管理手册代号(MM-Management Manual：管理手册)
公司代号()
b)程序文件的编号方法
SY PF **
顺序号
程序文件代号(PF-Procedure File：程序文件)
公司代号()
c)作业文件的编号方法
SY OF ***
顺序号
作业文件代号(OF-Operantion File)
公司代号()
d)记录文件的编号方法
RF ** **
顺序号
程序文件顺序号
记录代号(RF-Record File：记录文件)
e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。
4.3文件的发布
4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501)
4.3.2经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。
4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。
4.4文件的标识
4.4.1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。
4.4.2非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。
4.4.3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。
4.4.4对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。
4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。
4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。
4.5文件的使用的实施
4.5.1办公室编制好公司《文件控制清单》(QR0502)控制文件使用情况。
4.5.2受控文件不可转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。
4.5.3工作场所如发现过期或作废文件，应交办公室处理，过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。
4.5.4文件要完好保存，如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁，不可乱涂乱画。
4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单，控制本部门文件使用情况。
4.5.7办公室每季度至少一次对文件进行检查，以监督文件的完好保存及贯彻实施，并做好《文件检查记录表》(QR0503)
4.5.8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强，可申请更改，更改程序按本程序4.6条执行。
4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄，并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(QR0504)，经审批后交原发放部门执行更改。
4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。
4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(QR0504)，经管理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1笔误可用划改。
4.6.2.2文件只改动某页内容时，可用换页方式。
4.6.2.3文件内容多处或多次改动，可用改版方式。
4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》(QR0509)并保存，以控制文件修改状态。
4.6.4《文件更改申请单》(QR050
4)应注册更改性质：笔误、更改、删除、新增。
4.7作废文件处置
4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围/签收表》范围发放， 并从原使用场所收回失效文件。
4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)，经管理者代表审批后销毁。
4.7.3因需要保留作废文件，由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)经管理者代表审批，办公室按4.4.4标识后方可继续保留作废文件。
4.7.4电子媒体文件作废处置程序
4.7.4.1由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》。
4.7.4.2经管理者代表审核，总裁批准。
4.7.4.3由电脑操作员进行清除。
4.7.5其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》，经总裁批准后自行销毁。
4.8文件的归档
4.8.1文件经批准发布后，经批准人签署的原件及打印件，由办公室归档并登记。
4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查，再登记归档。需贯彻执行的外来文件，经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行。
4.9文件和资料的借阅
4.9.1部门经理及以下人员借阅文件，应填写《文件和资料借阅登记卡》(QR0507)，在公司内阅览由管理者代表审批，借出公司外由总裁审批，并登记。
4.9.2副总裁以上人员可直接向资料室借阅，并作好登记。
4.9.3公司以外人员借阅资料由总裁审批，并作好登记。
4.9.4外来文件的管理控制：标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制，并作好登记。
4.10行政文件由办公室，管理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序控制。
5.相关文件：
SYPF02 《记录控制程序》
6.记录：
QR0501《文件发放范围/签收表》
QR0502《文件清单》
QR0503《文件检查记录表》
QR0504《文件更改申请单》
QR0505《文件和资料销毁(保留)控制清单》
QR0506《文件和资料归档登记卡》
QR0507《文件和资料借阅登记卡》
QR0508《文件和资料编号登记卡》
QR0509《文件和资料修改状态控制清单》
篇3：酒店各部门文件备忘录采购单传递程序
酒店各部门文件、备忘录、采购单的传递程序
现各部门为文件的传递而影响了工作，鉴于此情况，为了提高文件和单据的传递效率，特规定以下程序：
备忘录的传递：
各部门起草的备忘录需按照要求的格式和字体打印出来，并有起草备忘录的部门经理的签字，交总经办审核，如有修改，请各部门修改后再递交总经办，由总经办递交总经理批阅后，总经办负责向各部门下发、专递，如有修改，总经办应及时通知其超备忘录的部门，按照总经理的意见修改后，再次按照以上程序递交。
采购单的传递：
各部门的采购单先递交采购部库管，如没有库存，此单由采购部负责向财务部传递，财务部审批后送总经理审批，审批后的采购单由总经办负责传采购部。
文件的传递：
各部门外出开会和接到得上级或职能部门的文件，应先送交办公室，由办公室做文件处理签后交总经理批阅，办公室按照总经理批阅的内容进行落实，相关部门落实完毕后，在文件上注明完成的时间和内容交办公室，由办公室向总经理汇报并保存。
周会纪要的传递：
每周的周会纪要，由总经办整理打印后，按以下部门经理签阅后自行向下一个部门传递，不得在部门滞留，部门经理请假的可以由部门代班人员代签。传递顺序：人事部、财务部、采购部、工程部、安全部、销售部、餐饮部、客房部、康乐部、娱乐部返回总经办。
EOD检查整改：
每天的EOD检查记录，由总经办分类电话通知相关部门，各部门能够整改的，整改后电话通知总经办整改结果，总经办要认真记录部门的反馈；如果当时不能整改或需要其他部门协助的，必须书面反馈总经办，并且在第二天的早回上汇报和协调；
紧急文件和单据的传递：
当有紧急的文件、备忘录、采购单等，可以不按此程序，但必须电话通知总经理，按照总经理的意见处理。
自行传递的内容：
各部门的单据需要传递3/F总公司的和需要说明的，由各部门自行传递。