监理工作文件及资料日常管理实施细则

　　为了搞好监理文件及资料的日常管理工作，使其纳入标准化、规范化，系统化的轨道，结合本工程项目实际情况，公司制定了"施工阶段资料管理制度"期，要求监理部按本实施细则执行：

　　（一）监理文件及资料按照综合文件类、图纸类，质检资料类，进度控制文件类，计量支付类，施工原始记录类进行分合同、分类归档。

　　（二）综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。

　　1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。

　　2、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程总结报告。

　　3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。

　　4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。

　　5、一般文件类包括业主、承包人来文，监理办下发通知、工作指令，监理会议纪要，监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档，监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档；会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档；监理规划及实施细则单独归档。

　　（三）图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档，其中变更设计图按下发的时间顺序排列。

　　（四）质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档：

　　1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料（产品）合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。

　　2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册，施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。

　　3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。

　　4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。

　　5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文件类由综合组统一收集整理归档。

　　（五）进度控制文件类包括总进度图（表）、计划、批准文件，分期进度图（表）、（月、季、年）计划、批准文件，开工令，开工报告，施工组织设计，有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。

　　（六）计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料，分合同依时间先后顺序分类归档。

　　（七）施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录，分合同段分类归档，其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。

　　（八）所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。

　　（九）所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。

　　（十）所有文件盒必须建立文件清单目录，后附备考表。

　　（十一）所有保存文件必须清晰，原则上保存原件。

　　（十二）建立文件阅办制度及登记请单。

　　（十三）所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。

　　（十四）年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。

　　（十五）工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。

篇2：探析物业管理文件资料送达和签收

　　探析物业管理文件资料送达和签收

　　作为物业管理从业者，熟知物业管理法律知识可以使我们很好地与发展商、客户进行沟通交流，对日常工作帮助很大。下面我们就一起去探讨两个在物业管理中经常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理处接到房屋质量问题的报修，经过现场查看，初步判定是施工质量问题，工作人员填写《工程质量问题通知单》告知施工单位、请施工单位负责人签收。这个签收是否有效？几年后，该单能否做证据使用、效力如何？

　　案例二：某小区入伙将近2年，有几户业主一直没有来办理入伙手续。管理处想给业主寄发催费通知单，就按照发展商提供的业主身份证复印件上的地址寄发了催费通知单。请问，按这个地址寄发的催费通知单是否合适、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件资料的签收问题，案例二涉及文件资料的送达和通讯地址问题，这都是在我们日常工作中最常见、经常发生的事情。对于上述提问，大家似乎不假思索的就能给出答案，“施工单位负责人都签字了，单据肯定有效！身份证上面的地址是户籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事实呢？我们看看律师给出的专业意见。

　　案例一：经过一段时间（如几年）后，管理处如何证明该签字人员是施工单位的负责人？即便证明了签字人是施工单位的负责人，但又如何证明该签字是其本人的签字？

　　案例二：律师给出的意见是，按身份证上登记的地址寄送函件不一定有效！因为身份证上的地址是户籍所在地，但通常人们的经常居住地、实际居住地与户籍所在地存在不一致的问题。而且，在商品房买卖合同中都会约定业主的实际通讯地址，该地址才是最具有法律效力的联系地址！管理处寄发函件应往业主留存在买卖合同中的地址为准。

　　那么，在日常工作中我们该如何操作、注意哪些细节，才能尽可能的规避法律风险呢？

　　一、关于通讯地址和联系人的问题。

　　1、新项目入伙前，以发展商整理登记的地址为准（如发展商寄发《入伙通知书》的地址）。

　　2、新项目办理业主入伙时，请业主重新登记最新的通讯地址（在登记表上，应注明，该通讯地址作为日常联系使用，具有法律效力），并请业主提供电子邮件地址。

　　3、如业主没有办理入伙手续，待入伙过程结束后，向发展商确认业主的通讯地址（该地址一般以商品房买卖合同上的地址为准，如业主更改了通讯地址，应以最后登记地址为准，并复印该合同和文件存档）。

　　4、如业主办理了入伙手续，但没有居住在物业小区内；如向业主发函，可以同时向小区内的业主房屋地址、登记的通讯地址、身份证地址等寄发函件。

　　5、对于工程维保单位。可在入伙前，物业公司与所有施工单位签订一份书面协议（或采用《会议纪要》形式），约定各个施工单位负责接收《维修通知单》负责人，并请负责人人在协议上留取签字样本。或者，请发展商要求各施工单位发函给物业公司、管理处，明确施工单位接收《维修通知单》的负责人及签字样本。

　　6、对于其他供方、合作方及关联方等，可在合同、协议文本中（或另行起草协议）约定双方的通讯地址、联系人、联系人签字样本及联系电话等内容。

　　二、关于文件资料的送达和签收问题。

　　送达是法律术语，是指人民法院依照法律规定的程序和方式，将诉讼文书送交当事人或者其他诉讼参与人的行为。目前我国法律没有对通知、往来函件等非诉讼类文件的送达做出规范，但在实际工作，文件资料送达是很多很频繁的，如工程维修通知、催费通知、与发展商的往来函件等，这些文件资料如在日后涉及到诉讼、仲裁等法律程序，就需要举证人证明文件资料已送到收件人手中。但通常我们认为实实在在是对方签收文件资料，在律师眼中不堪一击、没有什么证据力。除本文最初列举的第2个案例，还有以下常见的不太具有证据力或证据力很弱的情况，如：

　　1、向业主送达催费通知单、装修整改通知单等不利于业主的文件资料，业主往往拒签、或者是由业主家庭成员签收的。

　　2、将催费通知单、装修整改通知单等文件资料贴在业主家的大门上，然后附加当日报纸（着重突出报纸日期）拍照存档，作为证据。

　　3、将催费通知单、各类通知等资料直接投递到业主信箱中。但事后查找《前期物业服务协议》、《物业服务合同》、《管理规约》等文件资料中都没有业主同意或认可、将业主信箱约定成法定通讯地址的约定内容。

　　4、发展商或相关单位发函。

　　（1）使用传真方式，但没有合同或协议约定传真号码。

　　（2）有书面签收的，但签收人不是合同或协议约定的签收人，或者书面签收人不是单位的法人代表、负责人或具有收发文件职责的行政、门岗人员。

　　（3）发文单位请签收人员在签收表上签名，但事后不能证明签字文件内容与留存文件内容相一致。

　　（4）发文单位请签收人在发函函件复印件上签收，但只有签名和日期，无详细的签收单位和签收人的职务，证据力很弱。

　　那我们在实践中如何送达和签收函件，才是合法有效、才能成为以后双方争议乃至诉讼时对己方有利的证据。我们可以：

　　1、按本文前段内容，提前在合同和协议中约定联系地址、通讯地址（送达地址）和联系人或文件签收人（预留签名样式），以便文件的直接送达。

　　2、直接送达。自然人的必须由本人签收（无完全民事行为能力人由法定代理人签收）；受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收；受送达人有代理人（需提前书面告知，或有合同、协议约定），可以送交其代理人签收。

　　3、邮寄送达。目前常用的是采用“EMS”邮政快递或其他快递公司邮寄送达。但须注意：

　　（1）发件人一定要在快递运单上的“物品名称”及“数量”一栏中详细记载文件的准确名称及份数（如：邮寄催费通知单，在快递运单上要注明“物业服务费催缴通知单、文件份数和页数、欠费期间、欠费金额等”）。

　　（2）保存好快递运单的底单和函件复印件；如快递被退回，将退回的快递保存好。

　　（3）如邮寄函件是多页的、需注意函件要加盖骑缝章。

　　（4）业主具体居住地址不确定的，可多发几份快递，可以同时向身份证登记地址、提前约定的通讯地址及物业小区内的房屋地址等击发快递。

　　（5）、重要文件或需要证据力很强的文件，可采用“公正送达”。

　　4、电子邮箱送达。电子邮箱作为现代人常用的联系方式，以其快速、便利、成本低等优势已成为人们生活中不可或缺的一部分。而且，电子邮件被新合同法所确认，采用电子邮箱形式发送函件是具有法律效力的。另外，发送电子邮件等数据电文、只要该数据电子到达被送达人的特定系统就视为送达，不存在拒收的情况。发送电子邮件，我们需要注意：

　　（1）必须提前在合同、协议或者其他书面文件中约定好电子邮箱，并注明该电子邮箱作为有效通讯联系地址、具有法律效力。

　　（2）对外发送相关邮件时务必使用公司邮箱 ；在公司邮箱的设置上，设置发送回执，这样对方收到邮件后打开即发送送达回执，表明对方已收到。

　　（3）注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需；重要的邮件要另外备份，重装电脑系统等要备份出所有邮件。

　　（4）通过邮件的后续行为确定电子邮件的存在，例如在发出电子邮件交易信息后，发出方在之后的交易单证中证明了前期电子邮件中的内容。

　　（5）重要文件可采用扫描仪等器材制作成图片、作为附件发送，避免篡改。

　　在日常工作中，如须向业主、发展商及相关供方送达文件资料，在直接送达存在困难的情况下，我建议应采用快递和电子邮件形式送达。

　　三、关于外来函件的签收问题。

　　我们在日常工作中，经常碰到业主、发展商拿著书面函件（不利于我方的函件）要求签收。签还是不签，大家心里很纠结，因为大家通常认为签收函件就相当于确认了函件的内容了，其实不然。律师告诉我们，外来函件大部分都可以签收，但若涉及到与公司有关权利处分的事宜时，当场不要做任何有关责任方面的承诺即可。

　　那么，收到外来函件（直接、邮件或者电子邮件等）我们该注意什么呢？

　　1、签收确认。在签收后要做好登记记录（包括签收时间），对于签收的函件应充分重视，所有来函应保留存档以备随时查询。

　　2、如有异议应及时回函。对来函中所述内容如有异议的，则应及时回函澄清，表明观点。

　　3、如对方又回函表示新的不同意见时，应再予回函澄清。如无新意见，则不必回函。

　　以上，就是本人的片面之见，希望能起到抛砖引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物业管理》/20**年第7期

篇3：地产公司档案文件资料管理规定

　　地产公司档案文件资料管理规定

　　为了加强公司档案的管理工作，确保档案的保护和利用，依据档案管理规范，结合公司档案管理实际情况，特制定档案资料管理制度如下：

　　第一部分：公司档案资料管理

　　第一条 档案的定义与范围

　　档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第二条 档案管理的原则

　　档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理，各部门除已移交总经理办公室的档案外，其它档案文件由部门自行保管，以便于及时利用，维护档案文件的完整与安全。

　　第三条 档案管理的责任部门和责任人

　　公司总经理办公室为公司档案的主管部门，设专门的档案管理人员，负责管理公司的各类档案，做好登记、归类、保管、索引、提供利用，并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查；

　　各部门设有资料管理员，负责本部门资料管理，并接受公司档案管理员的监督和检查。

　　第四条 归档的范围

　　1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料（包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同）；

　　2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等；

　　3.公司会议记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度）；

　　4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；

　　5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等；

　　6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复；

　　7.财务、会计及其管理方面的文件材料，公司历年来的凭证、账本等；

　　8.公司法律事务管理方面的文件材料；

　　9.公司各项目的技术图纸等资料；

　　10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料；

　　11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料（含各类载体，如电子文本等）；

　　12.公司历年获奖资料。

　　第五条 归档要求

　　整理办法：分为文书档案和工程项目档案（竣工工程档案立卷，未竣工工程资料整理成册）。

　　1.归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则，结合归档要求和文件内容进行归档。

　　2.在一个卷内（档案袋、盒）的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》，并且按项目、内容或文件形成时间，系统的排列。

　　3.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为永久、长期（十年以上）、短期（十年以下）三种。确定保管期限的基本原则是：

　　1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存；

　　2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

　　3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

　　4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

　　5.全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档案号，然后逐卷登记，填写《案卷总目录》。

　　第六条 过程管理

　　属于公司保管的档案文件：各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管，任何人不得据为已有。

　　第七条 档案销毁规定

　　公司档案文件销毁：档案在超出规定保存期限一年后，可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单，由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请，报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批，最后经总经理同意后，两人以上执行销毁程序，并在销毁清单上签字确认，公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定，销毁清单由公司档案员留存，以便备查。

　　部门档案文件销毁：部门形成的文件资料无利用价值时，可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请，部门经理审批同意后，两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存，以便备查。

　　第八条 档案借阅

　　1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的，应事先填写档案借阅单，逐级审批，经总经理同意后方可借阅。

　　2.员工不得携带公司原件材料外出，确因工作需要外带时，需在填写档案借阅单时注明外带原因，待总经理审批同意后方可外带，用毕归还。

　　3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损

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、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录，借阅人签字确认，并按时归还。

　　5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

　　第九条 档案备份规定

　　公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案，须存有电子扫描文档，无法电子扫描文档的，必须做好备份。

　　第十条 档案保管

　　1.公司档案员在接收文件资料存档时，必须认真验收，填写《文件资料移交登记表》，送档人和接档人均须签字确认，完成档案交接手续。

　　2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在资料柜内。

　　3.档案管理员要定期对库存档案进行清www.pmceo.com理核对，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时，须注明原因，保存依据。

　　第十一条 档案保密规定

　　公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定，违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。

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