为确保公司内部各部门及外部相关方之间及时地沟通信息,由公司办公室编制《信息交流与协商控制程序》并组织实施。以便及时、准确的收集、接收、答复、传递及反馈有关信息。
信息包括外部信息如:顾客要求、相关方反馈的信息及其抱怨和投诉、法律法规和标准规范其他要求等。内部信息如:公司的方针、目标、管理者代表与员工代表的任命、管理体系的有效性、监视和测量记录、内审和管理评审报告及体系正常运行时的监视和测量结果记录、非正常信息及不符合信息、异常或突发信息、员工的建议和员工代表协商与沟通的信息等。应确保在不同层次职能之间建立有效的沟通渠道,对发生的重大事故、环境影响应急事件及时沟通。
5.5.3.1办公室是公司信息沟通管理的综合管理部门,负责内、外部信息的交流与管理,并向管理者代表汇报。
5.5.3.2其他各部室负责相应业务范围内信息的交流,并配合办公室做好信息交流工作。
5.5.3.3信息的沟通方式主要有:会议讨论交流、电脑网络、板报、通知、书面文件等形式。
5.5.3.4内部信息交流
(1) 办公室应通过召开会议、简报、画册、电子网络、板报、文件传达等各种形式将信息传达到全体员工,以增强员工的质量、环保和劳保意识。
(2) 管理体系运行中产生的信息由其产生的部门及时传递到相关部门和人员,并记录其 内容和处理结果,内审和管理评审的结果应及时传递。www.pmceo.com重大质量、环境和职业健康安全事件应在当天上报至管理者代表。
(3) 公司各级管理人员及内部员工按照相关文件的规定收集并传递日常正常信息,包括建议、改进措施等意见。办公室应每季末进行收集整理,并对其中的合理化建议、措施等进行汇总记录,报管理者代表审阅。
(4) 总经理每季召开办公例会,公司领导及各部门负责人参加,办公室组织,就管理体系运行情况进行沟通,形成会议记要,并通过中层管理人员向下级人员沟通。
(5) 公司各部室、项目部应配合办公室按照相关文件的规定传递方针与管理方案、内审、管理评审等信息。
(6) 管理体系运行中所产生的突发的、异常的信息,由其产生部门及时传递到主管部门或领导,可采用电话、传真等方式,并记录其内容和处理结果。
(7) 员工代表参加公司方针、程序文件制定和评审,参与事故、事件的调查和处理工作。
5.5.3.5外部信息交流
(1) 公司的管理方针及有关要求应及时传达给顾客及相关方。
(2) 各部门从国家有关行政主管部门、书刊、网络等方面获取最新法律法规及其他要求变更信息,并将信息通报给办公室。
(3) 收到相关方信息的单位,要认真做好记录,并传递到有关单位,由有关单位制定措施,进行处理,并将处理结果及时通报给相关方。
(4) 相关方要求提供质量、环境和职业健康安全信息时,公司应及时提供。
(5) 相关部室随时获取的环境法律、法规和其他要求更改的信息及上级主管部门下发的相关文件。及时传递到生产安全处,具体按<法律法规与其他要求管理程序》和《文件控制程序》进行控制。
(6) 顾客及相关方的意见、报告、要求等信息由各主管部门及时收集,并按有关规定予以确认处理,记录其处理结果。
5.5.3.6办公室负责建立公司的信息交流记录,并组织各部门对收集的各类信息进行归纳和分析,寻找管理体系持续改进的机会。
5.5.3.7各部门对收集、传递的信息予以记录,并按《记录控制程序》进行控制。
5.5.3.8相关文件
《信息交流与协商控制程序》
篇2：内部信息沟通控制工作程序
1.0 目的
通过各种方式方法的信息传递沟通,使物业集团各部(室)及其所属各物业公司(管理处)、各部门之间信息畅通,便于提高工作效率。
2.0 范围
适用于物业集团高、中、基层间的纵向沟通,各部门之间的横向沟通以及部门内部、员工之间的沟通沟通控制。
3.0 职责
3.1 业务总部负责政策、法规、各类文件的获取、识别、收集、整理、分析使用、以及传递和反馈。
3.2全面质量管理办公室负责监督、检查、考核有关信息(包括政策法律、法规,文件精神,会议决定,领导指示等)学习和执行情况。
3.2 行政管理总部负责信息的发布和管理。
3.3 物业集团总经理负责主持物业集团管理评审,副总经理负责主持物业集团公司例会。
3.4 各部门负责实施公司有关决议政策,并把有关情况反馈到公司领导或相关部门。
3.5 各部门负责人负责本部门的信息沟通,组织本部门例会。
4.0 工作内容
4.1 内部信息沟通的主要渠道:
a.印发文件、通知、通报;
b.召开各种会议(如工作例会、领导办公会、专项研讨会、管理例会、座谈会等);
c.出版公告栏、电话、传真;
d.各类管理检查、评审活动。
4.2 印发文件、通知、通报
4.2.1 行政管理总部和各行政管理部根据各单位的决定或领导的指示,印发有关文件或通知等公文至各部门,并提出相关的要求。
4.2.2 各部门根据文件精神落实各项工作。
4.2.3 各部门在执行过程中,应将各类信息及时反馈、上报及高效快速处理。
4.2.4 行政管理总部和行政管理部对其他部门反馈的情况进行汇总、综合,并上报单位领导。
4.2.5 各级单位领导根据反馈的情况做出下一步的工作计划。
4.2.6 内部文件处理详见《内部行政公文处理程序》。
4.3 召开各种会议
4.3.1 物业集团每两周组织各物业公司、管理处负责人召开一次工作例会。
4.3.2 各部门在工作例会上汇报前期重点工作进展情况、物业管理中存在的问题、以及需要领导协调的事项,下一步工作计划。
4.3.3 对于重大的问题,须在领导办公会上研究决定;对于具有专业特点的问题,须召开专项研讨会;对(来自:www.pmceo.com)各部门举行的会议,内容涉及到管理、业务、业户等,可通过座谈会等形式。
4.3.4 例会及重要的临时性会议均应以《会议纪要》形式记录,由组织部门编写并发放至各参加单位,抄报公司领导,行政管理总部和相关职能部门负责存档。
4.3.5 各部门根据会议要求和决定事项,切实执行。
4.3.6 各部门应及时把落实执行情况反馈、汇报公司领导。
4.3.7 各物业公司(管理处)每星期召开一次管理例会,《会议纪要》报集团公司领导。
4.3.8 各物业公司(管理处)每天召开晨会,《晨会纪要》呈阅集团公司领导。
4.4出版公告栏
4.4.1 行政管理部负责将公