**工程有限公司档案管理办法

　　第一章总则

　　第一条为了规范和严肃公司档案管理，根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况，制定本规章制度。

　　第二条档案工作的宗旨：收集齐全、及时归档、完好保存，方便利用。

　　第三条档案管理的基本原则及要求：

　　一、归档原则

　　1．集中保管：公司各档案材料由办公室集中保管。

　　2．主动上交和积极催收相结合：各部门主动上交和办公室主动催收相结合。

　　3．详细登记：各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好，4．标5．着清楚，6．以便分类归档。

　　二、交接原则

　　员工离职或请假超过15个工作日，当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的，根据档案材料的重要性，每损坏或缺失一份，在考核结果中对相关责任人进行责任处理；

　　档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件，没有合法的档案材料交接单，公司不予办理相关手续。（档案交接单见附表六）

　　第四条档案管理的组织机构及责任划分

　　档案管理实行集中管理。

　　办公室集中统一管理，各部门负责部门档案工作，维护档案的完整与安全。

　　一、办公室

　　办公室全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括：

　　收集、整理、立卷和归档公司的档案材料。

　　档案材料的保管和销毁；

　　档案材料的借阅、催还；

　　指导部门档案管理人员的工作；

　　领导交办的其他档案管理工作。

　　二、部门档案管理人员

　　各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。

　　部门档案管理人员在办公室的业务指导下，负责本部门档案材料的具体管理工作。其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。

　　第五条档案管理分类

　　对档案的管理，按照载体分为纸质档案、声像档案。

　　第二章纸质档案管理

　　第六条纸质档案的内容

　　纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料，对应于声像档案资料。

　　第七条档案的收集

　　档案的收集按照以下两种情况执行：

　　1、需要经办公室流转的文件资料收集，正式文件一经产生，在流出办公室之前，先交办公室归档（具体见“发文管理办法”和“收文管理办法”）。

　　2、公司各部门在工作中形成后，不需要行文，不经办公室流转文件、档案（如工程图纸、技术资料等）的收集，采到以下办法收集：

　　事先登记

　　A.部门在每年制定工作计划时均要同B.时注明各项任务要产生的档案目录清单，C.并不D.得出现明显漏报，E.在制定完工作计划3天内必须报送办公室，F.办公室秘书根据部门上报的情况，G.结合以往工程或工作情况和历史经验，H.编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间，I.下发各部门执行；

　　J.公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料；

　　K.对于公司部门会议文件，L.各部门在召开会议前须到办公室申请会议室借用登记，M.办公室按照登记向相关部门催收会议文件。办公室秘书根据会议登记表向各部门催收文件；

　　事后查收

　　办公室秘书根据各部门上报的档案目录清单和既定时间，及时向相关部门催收档案；

　　各部门须严格按规定主动、及时向办公室上交档案材料；

　　对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的，除要求限时补齐外，根据资料重要性，在考核结果中对相关部门经理进行责任处理；

　　对于办公室秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核结果中对办公室秘书进行责任处理。

　　第八条档案的立卷、整理和归档，具体见附件二，“档案资料立卷归档规则”。

　　第三章声像档案管理

　　第九条 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。

　　第十条 声像档案资料的收集

　　一、收集范围

　　反映公司主要职能活动，业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料；

　　各级领导人参加的与公司有关的重大活动的声像资料；

　　公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料；

　　其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；

　　其它具有保存价值的声像资料。

　　二、收集方法及要求

　　事先确认

　　制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)的部门和人员，在借用声像器材时，经办人认真填写《声像器材借用申请表》，详细说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容，数量和质量要求，完成时间。（见附表八、声像器材借用申请表）

　　严格审核

　　经办人经部门经理审核后，交办公室主任审批后，办公室即转交《声像器材借用申请表》至办公室秘书，办公室秘书登记后借出器材；

　　积极催收、严格检查、验收

　　对到期未及时交还器材并同时上交所制作的声像档案的，办公室秘书积极催收。

　　办公室原则上只接收原版、原件。

　　经办人按规定上交的归还器材时，必须同时上交制作的声像档案资料及其它载体形态的档案，凡涉及公司重大事件的，相关部门和人员应向办公室报送目录和必要的文字说明。

　　办公室秘书严格按规定检查经办人员上交的声像资料，声像资料要齐全，文字说明内容要真实；底片、原件与影像、复制品要相符。

　　如果因特殊原因未能按规定提交声像资料，除非经部门经理、办公室主任审核，总经理审批，否则视为私用公司财物，其形成费用不予报销，在考核结果中对相关责任人进行处理。

　　第十一条 声像档案的整理和保管（见附件三、声像档案整理、保管规则）

　　第四章档案查借阅管理制度

　　第十二条 公司员工可以根据公司确定的查阅权限，查阅有关文件。

　　第十三条 由办公室秘书按相应的查阅权限原则上执行，如需越权查阅，需上一级主管领导批准。

序号	职位	查阅权限 （A级—绝密，B级—机密，C级—秘密，D级—公开）
1	董事长、总经理	A、B、C、D级文件资料
2	公司高层管理人员	B级（含）以下文件资料
3	部门经理	C级（含）以下文件资料
4	一般员工	D级文件资料

　　A级文件(绝密)：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：财务分析报告、工程决算材料；合同、协议文本；对高层管理者的考核报告、评议等；对工资分配方案及所属文件；涉及项目成本、利润的报告或论证材料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。

　　B级文件(机密)：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：公司注册及相关文件；技术资料、工程建设的重要图纸；立项报告、业务进度分析报告；各种末正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，政府部门对公司的处罚决定等；公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料及声像材料。如经济纠纷、工程招投标文件等。

　　C级文件(秘密)，包括：各种证明材料；工程方面的洽商等；公司其它应列为秘密的文件资料及声像材料，如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。

　　D级文件(普通)：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：

　　平时各种工作条例、规章制度；一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件)；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关干部任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。

　　查(借)阅档案（包括资料、文件、光盘）必须在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅；

　　密级档案在办公室查阅，不能带出，必须带出办公室查阅的，需办公室主任审核报总经理签字才可。

　　第十四条 档案原件一般不外借，如必须借阅，一般档案时间不超过十天，密级档案不超过一星期。并且必须得到办公室主任审批并办理相关手续（见附表二）。

　　第十五条 借阅档案的人必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、裁减、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。

　　第十六条 借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经办公室主任批准并办理相关手续。（见附表四）并由办公室秘书负责打印、复印。但须进行技术处理，保证复印件与原件有明显的区别，并且只复印文件上相关的部分，其他与其查阅无关的内容在复印时必须进行遮蔽处理；

　　第十七条 借用的档案，当事人必须在规定时间归还办公室；如确需延期，当事人必须提前一个工作日办理续借手续（见附表三）。否则视为无故不及时归还，在考核结果中对责任人进行责任处理。

　　第十八条 借阅档案交还时，必须当面点交清除，与发现遗失或损坏，应立即报告领导，并根据文件性质、损坏程度在考核结果中对责任人进行处理。

　　第十九条 外部合作单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能查阅，但不能将档案带离办公室。

　　第二十条 外部合作单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的资料要进行审查、签章。

篇2：集团公司档案管理办法

　　集团公司档案管理办法范本

　　第一章 总 则

　　第一条为了加强EE公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为EE公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

　　第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。

　　第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

　　第四条EE公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。

　　第二章 归档范围

　　第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等)均属归档范围。

　　第六条上级机关文件材料应归档的有。

　　(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料;

　　(二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

　　(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七条公司文件材料应归档的有。

　　(一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件;

　　(三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;

　　(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;

　　(五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料;

　　(六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;

　　(七)反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;

　　(八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);

　　(九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;

　　(十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等;

　　(十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

　　(十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本;

　　(十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表;

　　(十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根;

　　(十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

　　(十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;

　　(十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

　　(十九)公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证;

　　(二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

　　第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：

　　(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;

　　(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

　　第三章 立卷归档要求

　　第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。

　　第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

　　第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

　　第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

　　(二)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。

　　(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

　　(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

　　(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　(七)本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。

　　第四章 档案保管期限

　　第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

　　第十四条确定公司档案保管期限的原则

　　(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　第五章 档案的鉴定与销毁

　　第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

　　第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

　　第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

　　第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

　　第六章 档案的借阅

　　第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。

　　第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

　　第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

　　第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。

　　第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

　　第七章 罚 则

　　第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

　　第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例)进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

　　第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

　　第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

　　第八章 附 则

　　第三十条本办法由总公司办公室负责解释。

　　第三十一条各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

　　第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

篇3：公司文书档案管理办法(6)

　　公司文书档案管理办法(六)

　　1 总则

　　为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。

　　2 适用范围

　　本标准适用于公司文书档案管理。

　　3 术语和定义

　　文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。

　　4 管理职责

　　4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。

　　4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。

　　4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。

　　5 管理活动、程序及要求

　　5.1.文书档案收集

　　5.1.1文书档案收集的范围

　　5.1.1.1上级来文及资料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司历史档案。

　　5.1.1.4已撤消旧机构的档案。

　　5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

　　5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。

　　5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。

　　5.1.2文书档案的收集

　　5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。

　　5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。

　　5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。

　　5.2.立卷与归档

　　5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。

　　5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。

　　5.3文书档案的整理和保管

　　5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。

　　5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。

　　5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。

　　5.4.文书档案的统计和检查

　　5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。

　　5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。

　　5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。

　　5.5.文书档案的利用和借阅

　　5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司办公室主任批准后方可将档案借出。

　　5.5.2复制档案资料时，需经公司办公室主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途，并由文书档案室进行复印。

　　5.6.文书档案的鉴定和销毁

　　5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史，科学和现实价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。

　　5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查，核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。

　　5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。