建筑公司记录管理制度

　　1.目的

　　对公司管理体系记录进行有效控制，客观、真实、准确地反映体系运行的有效性，用来证明符合综合管理标准的要求。

　　2.范围

　　适用于公司的综合管理体系运行记录的控制。

　　3.相关文件

　　3.1《文件控制管理程序》

　　4.定义

　　5.职责

　　5.1责任领导

　　本制度的责任领导为总工程师，其职责为：负责本制度实施的监督指导。

　　5.2责任部门

　　本制度的责任部门是办公室，其职责为：负责本制度实施的监督检查，负责建立公司质量/环境/职业健康安全记录总清单，实施动态管理。

　　5.3相关部门

　　本制度的相关部门是公司各职能部门，其职责为：建立本部门综合管理记录清单，本部门工作记录清单，实施动态管理；负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。

　　5.4执行层

　　本制度的执行层是项目部，其职责为：建立本项目综合管理记录清单，本项目各相关工作记录清单，实施动态管理；负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。

　　6.工作程序

　　6.1记录的分类和范围

　　记录分为三类：

　　环境因素识别评价记录；危险源识别和重大危险源评价记录；法律法规获取识别记录；目标、指标记录；环境/职业健康安全管理方案记录；培训记录；产品实现记录；与产品有关要求记录；采购控制记录；过程确认记录；监视和测量设备控制记录；不合格品控制记录；分部分项工程验收记录；内外信息交流、协商产生的各种记录；文件控制记录；运行控制所需的各种记录；应急准备与响应记录；监视测量记录；事故事件调查处理记录；不符合纠正和预防措施记录；记录管理的记录；内审、管理评审记录等。

　　6.2记录的媒介形式

　　记录的媒介形式为纸上表格和文字的形式，也可用其他形式，如采用磁带、磁盘、照片、胶片等。

　　6.2记录的标识与编目

　　6.2.1为便于记录的检索和管理，每一种记录应有唯一的编号。

　　6.2.1.1对于与管理体系运行有关的记录，其编号格式为：

　　MD/JL-***-**

　　记录顺序号

　　综合管理标准号

　　"记录"拼音缩写

　　明大公司代号

　　同时为满足记录标识唯一性原则，记录上还应注明：记录编制部门、编制日期、发生同类记录的次数及本记录总页数和当前页号（发生同类记录的次数编号在记录表格NO：处填写）。

　　6.2.1.2对于上级规定的建筑工程施工技术资料有关的记录，仍沿用原统一表式编号。

　　6.2.2编目

　　记录保管部门应将记录分类保存，进行编目，以便存取和检索。

　　6.4记录填写

　　记录应做到保持清晰、数据真实，并按要求正确填写，且不应涂改，文字表达准确、简练、内容要完整，签证手续要齐全。

　　6.5记录的收集、贮存、保护、保存期限、移交和归档的控制。

　　6.5.1综合管理体系运行有关的记录，由相应部门保存，保存期限为三年。

　　6.5.2工程竣工后，由项目部编制竣工技术资料，交工程部审核后，移交使用单位。,由公司工程部负责归档。竣工技术资料应长期保存。

　　6.5.3对于记录的保护，项目部应做到装袋或装盒，防污、防潮、防火；档案保管应满足档案管理的环境条件，利于检索和贮存，并注意做好防火、防盗、防虫蛀鼠咬、防潮等工作。

　　6.5.4采用其他媒介形式的记录，也应有相应的储存条件，如软盘应注意防潮、防压、防光、防磁，以避免储存内容丢失，必要时可复制备份。

　　6.6记录的查阅、借阅

　　因工作需要查阅归档后的记录，查阅人员需填写《文件查阅、借阅、销毁申请表》，经保管部门负责人批准后方可查阅或借阅。

　　6.7记录处置的控制

　　6.7.1各部门保管的综合管理体系运行的记录超过保管期时，由本部门填写《文件查阅、借阅、销毁申请表》，经部门负责人批准后销毁。

　　6.7.2归档的记录，按照《企业档案管理办法》有关规定进行销毁。

　　6.8办公室每季度对各部门和项目部的质量/环境/职业健康安全管理记录的控制情况进行一次检查工作

篇2：天安地产原始记录管理制度

　　安永地产原始记录管理制度

　　为了规范会计核算工作，强化内部会计管理，提高会计工作质量水平。根据《会计基础工作规范》及本公司的具体情况，特制定本制度。

　　1.原始记录的内容主要包括原始凭证和记账凭证

　　原始凭证包括凭证的名称，填制凭证的日期，填制凭证单位的名称或者填制人的姓名，经办人的签名或盖章，接受凭证单位的名称，经济业务的内容，经济业务的数量、单价和金额等基本要素。

　　记账凭证包括填制凭证的日期，凭证的名称和编号，经济业务的摘要应记会计科目、方向及金额，记账符号，所附原始凭证的张数、填制，人员、稽核人员、记账人员和会计主管人员的签名或印章。

　　2.原始记录填制方法的基本要求

　　真实可靠、内容完整、填制及时、书写清楚、顺序使用、审核无误、分类正确、连续编号。

　　原始凭证填制的具体要求：从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章；凡有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明；一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联用作报销凭证；一式几联的发票和收据，必须用双面复写，或本身具备复写功能，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记。，连同存根一起保存；职工公出借款的收据，必须附记账凭证之后；经上级有关部门批准的经济业务，应将批准文件作为原始凭证附件；发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正。

　　记账凭证填制的具体要求?除结账和更正错误，记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数；一张原始凭证所列的支出需要有两个以上的单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单；记账凭证需顺序编号；填制记账凭证时如果发生错误，应当重新填制；实行会计电算化的机制记账凭证应当符合对记账凭证的一般要求，并认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误；准确编制会计分录并保证借贷平衡；摘要应与原始凭证内容一致，能准确反映经济业务的主要内容，表述简短精练。

　　3.原始记录的格式

　　原始记录的格式应尽量采用通用格式，对于本单位的专用凭证，应根据实际需要确定。原始凭证的格式：根据内部需要，自制有费用报销单、工程付款进度表、办公用品领用表、工资结转明细表、短期借款利息预提明细表等。

　　4.原始记录的审核

　　由会计审核人员按原始记录填制要求进行审核。

　　5.原始记录填制人的责任

　　对原始记录中原始凭证、记账凭证的真实性、合法性、公允性负会计责任。

　　6.原始记录的管理、传递、汇集

　　第一，会计凭证应当及时传递，不得积压；

　　第二，会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失；

　　第三，记账凭证应当连同所附原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签名或盖章。对于数量过多的原www.pmceo.com始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

　　第四，原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

　　第五，从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计结构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计结构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。

篇3：医院原始记录管理制度

　　医院原始记录管理制度

　　原始记录是用以记载和证明经济业务的发生执行和完成情况的书面证明，是作为检查和考核经济活动和重要依据，也是进行会计核算的基础，为了正确地反映经济业务和明确各方面及个人的经济责任，特制定本制度：

　　一、原始记录的内容

　　1、材料物资方面的原始记录

　　医用卫生材料及低值易耗品的验收领用单；

　　总务仓库的其他材料及低值易耗品的验收领用单；

　　药库药品的领用单；

　　药房消耗日报表；

　　各类材料，药品盘点报告单

　　2、劳动方面的原始记录

　　职工人数的记录；

　　职工调动、考勤的记录；

　　工资结算的记录；

　　奖金测算的记录。

　　3、设备使用方面的原始记录

　　医疗仪器设备的固定资产验收单、领用单；

　　图书及其他设备的固定资产验收单、领用单；

　　房屋建筑物固定资产验收单、领用单；

　　各类固定资产登记卡，设备报废单，调拨单；

　　固定资产盘点报告单；

　　固定资产报损报废审批单。

　　4、费用开支的原始记录

　　水、电费结算单；

　　领款收据；

　　劳务以及办公费开支；

　　零星维修结算表。

　　5、财务管理方面的原始记录

　　借款借据。

　　收款收据

　　二、原始记录的填制方法、格式

　　序号　项目内容　管理部门　记录格式　应具备内容

　　1　医用卫生材料

　　药剂科

　　单据式记录单

　　日期、品种、

　　规格、数量、

　　单价、总金额、经办人、验收人、审批人

　　2　低值易耗品

　　药剂科

　　信息科

　　总务科

　　单据式记录单

　　3　医疗药品

　　药剂科

　　日报表式记录单

　　4　专业图书资料

　　图书室

　　单据式记录单

　　5　借款借据

　　借款人

　　单据式记录单

　　6　收款收据工资计算表

　　收款人

　　制表人

　　单据式记录单

　　7　行政家具设备

　　总务科

　　单据式记录单

　　始凭证的审核

　　原始记录是财务科最基础的核算资料，财务科确定由审核员对各种原始记录的正确性、真实性和手续的完备性等进行审核，稽核员每月进行抽查，每月与各管理部门进行帐实核对。

　　原始记录填制人的责任

　　各管理部门的专职原始记录员，应按原始记录的格式的各项内容如实填写，不能遗漏，对各项经济业务发生情况及时做好记录工作，所有记录的数据必须如实反映，计算准确，不得弄虚作假，原始记录填制人对填制的业务内容负责。

　　原始记录签署、传递汇集

　　卫生材料领用单，图书设备等固定资产单据，一般由经办人员填写，经部门负责人签署意见，专职记录签章后及时送财务科审核，然后入帐。

　　药品的入库、领用，由药库会计，根据发票验收，及领料单，单据送财务科审核，无误后，登记入帐。

　　总务材料的领用，由经办人填写后，科主任签署意见，经专职记录员汇总后每月交财务科审核，审核无误后列报支出。

　　借款单和领款单的填制，一般由经办人填写，经院长审批后，报财务科审核，无误后付款。