1、目的
为规范分公司在合同办理工作中的做法,特制订本工作流程,加强工作计划性,优化工作流程,简化审批手续。提高工作效率,明确各相关部门在此工作中的职责。
2、适用范围
各类采购合同
3、术语及定义
A类合同、B类合同、C类合同分类详见合同分类表(附表一)
4、职责
4.1采购部负责合同的起草及初审工作;
4.2采购部根据合同分类表,将合同分为A、B或C类进行审批;
4.3工程部负责对C类合同标的质量要求、工期、验收方法等进行审批;
4.4财务部负责对所有合同的付款是否在公司预算范围内,付款方式的合理性进行审批;
4.5生产副总负责对工程部和采购部的评审负责;
4.6总经理对合同全面进行评审。
4.7A、B类合同须上报总公司进行下一步评审。
4.8采购部根据审批意见修改合同后再行签署
如果各部门负责人因事在外不能及时进行合同评审,应委托他人代为评审,委托人负评审责任,被委托人不负评审责任。www.pmceo.com各级委托代理评审人为:分公司总经理可委托为: ;分公司副总经理可委托为: ;分公司采购部经理可委托为: ;分公司工程部经理可委托为: ;分公司财务部可委托为: 。任何评审人在自身评审时限内未完成合同审批的,视为已默许此合并负评审责任,合同评审可进入下一个环节(特殊情况除外)。
5、工作程序
5.1采购部在确定合同条款后七日完成合同的起草及初审工作;
5.2采购部根据合同类型进行报审工作;
5.3工程部须在4小时内完成审批;
5.4财务部须在2小时内完成审批;
5.5生产副总经理须在4小时内完成审批;
5.6公司总经理须在4小时内完成审批;
5.7A、B类合同采购部在分公司审批完成后4小时内上报总公司进行下一步评审。
5.8采购部根据审批意见修改合同后立即进行签署。
物业经理人网 www.pmceo.coM篇2：公司采购招标作业指导书
1.目的
规范公司采购招标作业程序,明确采购招标作业中各部门的职责。
2.适用范围
适用于公司所有由合约管理部组织实施的施工、监理、造价咨询、营销、设计等服务的招标采购作业,由项目管理部、规划设计中心、营销中心自行经办的招标采购作业不适用此规定。
3.术语和定义
3.1招投标委员会:是公司采购的决策机构及各种采购工作成果的最终审批机构;由公司主管副总及其他相关人员组成。
4.职责
4.1.合约管理部
4.1.1.负责公司授权范围内的招标采购作业的组织;
4.1.2.负责组织招标文件的编制;
4.1.3.负责投标人资格审查的组织;
4.1.4.负责招标答疑工作的组织;
4.1.5.负责组织评标;
4.1.6.负责发出《中标通知书》和《未中标通知书》;
4.1.7.负责合同洽商的组织及合同的拟定、报批和签订。
4.2.工程管理部
4.2.1负责提供业务范围内的技术要求
4.2.2负责业务范围内招标文件的会签;
4.2.3负责业务范围内技术标的评审;
4.2.4参加业务范围内的评标会议。
4.3.项目管理部
4.3.1.负责提供《工程采购进场需求计划表》;
4.3.2.负责业务(来自:www.pmceo.com)范围内招标文件的会签;
4.3.3.参加业务范围内的评标会议。
4.4.预算管理部
4.4.1.负责业务范围内经济标的评审;
4.4.2.参加业务范围内的评标会议。
4.5.规划设计中心
4.5.1.负责提供采购所需的图纸;
4.5.2.负责产品外观品质标准及设计方案的确定;
4.5.3.负责评标过程中对上述内容的评定。
4.6.营销管理中心
4.6.1负责提供业务范围内的技术要求
4.6.2负责业务范围内招标文件的会签;
4.6.3负责业务范围内技术标的评审;
4.6.4参加业务范围内的评标会议。
4.7.公司招投标委员会
4.7.1.负责招标文件及投标人资格的审批;
4.7.2.参加评标会议并定标。
5.工作程序
5.1.招标准备阶段
5.1.1.规划设计中心提供采购用图纸或设计方案;
5.1.2.合约管理部根据《公司采购管理程序》组织编制招标文件,填写《招标文件审批表》后提交给各协助部门会签。
5.1.3.合约管理部从《合格供方名录》及《可试用供方名录》中选取入围供应商,并形成《招标单位确定表》。
5.1.4.根据各会签部门的意见调整修改标书后会同《招标单位确定表》后报公司招投标委员会相关领导审批,审批记录形成完整的《招标文件审批表》;
5.1.5.招标文件及投标人资格经审批通过后方可实施招标。
5.2.招标阶段
5.2.1.招标文件发布
5.2.1.1.合约管理部根据招标文件规定的时间邀请入围投标人参加招标。
5.2.1.2.招标文件发布会由合约管理文员负责发放。
5.2.1.3.所有参加投标的单位在标书发放登记表中签字后领取招标文件;
5.2.2.招标文件答疑
5.2.2.1.合约管理部文员应须督促投标人按照招标文件规定的时间和方式填写并提交需答疑事宜;
5.2.2.2.合约管理部召集工程管理部、预算管理部等职能部门进行答疑解答,并形成答疑纪要,按照标书规定的时间及方式给投标(来自:www.pmceo.com)单位予以回复。5.2.2.3.答疑纪要原件经各职能部门各相关人员签字确认后,与招标文件放于一处,同时由合约管理部存档并发放评标部门。
5.2.3.开标
5.2.3.1.合约管理部按照招标文件规定的时间收取标书并组织开标。参加人员由招投标委员会中任三人组成;
5.2.3.2.开标结束后,形成《开标记录表》,参与开标的人员在《开标记录表》签字确认。
5.2.4.评标定标
5.2.4.1.各相关部门依据投标人投标情况,对技术标及商务标进行对比分析及评定。形成《技术/商务投标情况对比分析表》;
5.2.4.2.合约管理部召集并组织招投标委员会人员按照《评标管理作业指导书》召开评标会,根据《技术/商务投标情况对比分析表》对投标人进行评分,选定中标人,评标过程形成《评标会议纪要》;与会各方在《评标会议纪要》上签字确认。
5.2.4.3.合约管理部根据评标会的结论发《中标通知书》,同时知会未中标人。
5.2.5.废标及废标的处理
5.2.5.1.出现(不仅限于)以下情形,经评标会确定后可宣布本次招标须重新进行招标或改为竞争性谈判,谈判工作应按照在满足技术的前提下由低向高的顺序进行。
5.2.5.1.1未对招标文件的要求进行响应;
5.2.5.1.2多个投标人放弃投标或者投标人有弄虚作假、串通等行为;
5.3合同签订阶段
5.3.5合约管理部按照《合同管理程序》进行合同洽商的组织、合同拟定、合同审批和合同签订。
5.4特殊事项说明
5.4.1可以通过传真、电子邮件进行答疑,答疑形成文件必须存档;
5.4.2《中标通知书》可在网上发布。
6.支持性文件
6.2《公司采购管理程序》;
6.3《合同管理程序》
7.相关记录
7.2《招标文件审批表》;
7.3《投标单位审核确认表》;
7.4《评标会议纪要》;
7.5《开标记录表》;
7.6《技术/商务投标情况对比分析表》;
7.7《中标通知书》;
7.8《未中标通知书》。